يعتبر التحليل الوظيفي الخطوة الأولى في تكوين وإعداد القوى العاملة والتي لا بد من توفرها لتستطيع المؤسسة تحقيق أهدافها ورؤيتها، كما يعتبر تحليل الأعمال والوظائف امتدادا طبيعيا لتصميمها، حيث يبدأ التحليل من النقطة التي انتهى إليها التصميم، وبالتالي فهو أحدى وظائف إدارة الموارد البشرية الأساسية، التي تكمل ما قام به التصميم، والذي يعتبر بمثابة الأساس الذي تقوم عليه عملية التحليل.
وعليه فان عملية تحليل الوظائف والأعمال عملية يتم خلالها جمع معلومات وحقائق واقعية فعلية عن طبيعة وظائف المؤسسة، وتحليلها وتلخيصها وتقديمها على شكل قوائم مكتوبة تبين مهامها، ومسؤولياتها وصلاحياتها والمناخ المادي والنفسي والاجتماعي الذي تؤدى فيه، والمخاطر والأمراض المهنية المحتملة التي تصاحب أداءها، ومن ثم معرفة وتحديد المهارات والقدرات البشرية اللازمة من اجل أداءها.
فعادة ما يتم تحديد نوعية الأفراد المطلوبين لأداء كل وظيفة من الوظائف من خلال عملية التحليل الوظيفي، وبعد ذلك يتم تحديد العدد المطلوب لهذه الوظائف من خلال عملية تخطيط القوى العاملة ثم يتبع ذلك في النهاية عملية الاختيار والتعيين للأفراد الذي تم تحديدهم نوعا وكما.
وأيضاً يعتبر تحليل الوظيفة من أهم أدوات تقييم أداء الموظفين في موقع العمل، فهي تشكل نقطة البدء لتحديد المجالات التي يمكن إجراء بعض التحسينات عليها ووضع الأهداف والحدود الزمنية لمثل هذه التحسينات. وهكذا يمكن تخطيط التدريب على العمل بما يناسب فرداً معيناً. وتكراره عندما يحتاج بعض الأفراد إلى نفس التدريب، وهذا يمكّن تخطيط برامج التدريب الرسمي. و يوفِّر تحليل الوظائف باعثاً لشاغلي الوظائف الأدنى لتطوير أنفسهم، ويمكن أن يكون الأساس لخطط أكبر لتطوير السلم الوظيفي للمهن المختلفة داخل المؤسسة. فيعطي بذلك حافزا للموظف لتحسين أداءه للحصول على امتيازات أفضل سواء في الراتب والسلم الوظيفي.
ومن هنا فان تحليل الوظائف والأعمال يساعد على إعطاء صورة متكاملة يتمكن من خلالها اختيار الفرد الذي يستطيع أداء وظيفته بكفاية ونجاح وبأقل مجهود لذلك تشكل هذه العملية أهم المقومات التي تستند إليها الإدارة الحديثة في كافة المجالات المتعلقة بإدارة الموارد البشرية في المؤسسة.
