إن الرقابة عملية إدارية هامة للغاية وهى تمارس من قبل جميع الأفراد فى المستويات الإدارية المختلقة، وهى أحد العناصر الأساسية للعملية الإدارية، وينظر إلى الرقابة الآن كحجر الزاوية فى الإدارة، وتعد وظيفة حيوية فى الدولة الحديثة بالدرجة التى تضعها فى مصاف السلطات الهامة بالدول فى بعض البلدان.
وهناك تعريفات كثيرة للرقابة، حيث لايوجد إتفاق بين جميع الباحثين والدارسين على تعريف جامع شامل لمعنى كلمة الرقابة؛ إلا أن هناك بعض التعريفات التى وردت وتعبر بشكل أكثر شمولاً من التعريفات الأخرى من أهمها أن الرقابة هى "النشاط الذى يساعد على التحقق من أن أدء الأعمال تم بالكيفية المحددة لها طبقاً للإجراءات والأنشطة والقوانين التى تحكم أداء العمل الإدارى العام، وكذلك التحقق من أن التنفيذ يسير فى إتجاه الأهداف الرئيسية المحددة"، وهذا يعنى أن الرقابة تهتم بالإجراءات والهدف المرجو تحقيقه منها فى نفس الوقت.
ومهما تعددت وتنوعت تعريفات الرقابة فإن هناك عناصر رئيسية لابد من توافرها فى عملية الرقابة، وذلك كما يلى :
1- وجود معيار محدد وواضح ودقيق يمكن بلوغه، ويجب على واضع المعيار التأكد من أنه يناسب قدرات المنظمة المالية والفنية وقدرات أفرادها.
2- وجود أسلوب ونظام تبليغ عن أى انحراف يحدث فى المنظمة.
3- تحديد من هو الشخص الذى يتمتع بحق إتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة لمعالجة الإنحراف الذى تم التبليغ عنه.
4- تحديد أساليب الرقابة المناسبة.
5- تحديد نوع الرقابة.
ومن أهم خصائص النظام الجيد للرقابة، ما يلى:
- الملاءمة: أى على المنظمة أن تستعمل نظام رقابة جيد يناسب طبيعة عملها وحجمها.
- المرونة: ويقصد بها مناسبة أسلوب الرقابة المتبع مع إحتياجات المنظمة وتعديل وتطوير أساليب الرقابة كلما أحتاج الأمر إلى ذلك.
- الفعالية: أى إستخدام نظام رقابة جيد ومتطور يكون قادر على إكتشاف الأخطاء والإنحرافات قبل وقوعها ومعالجتها بأسلوب علمى وطريقة تضمن عدم ظهورها فى المستقبل.
- مراعاة عدم إرتفاع تكلفة النظام بالنسبة للعوائد المتوقع جنيها من تطبيقة.
- وجود نظام معلومات كفؤ وقادر على تزويد المسئولين عن تنفيذ نظام الرقابة بالمعلومات الضرورية بدقة وفى الوقت المناسب.
وتتنوع مشكلات الرقابة فى المنظمات العامة فى مصر، ومن أهم هذه المشكلات ما يلى :
<!--عدم وضوح مفهوم الرقابة والإفتقار إلى المفاهيم السليمة عن الرقابة.
<!--تعدد الجهات التى تطلب بيانات إحصائية أو محاسبية بغرض الرقابة.
<!--تعدد الأجهزة الرقابية وتداخل أو تضارب إختصاصاتها.
<!--تدخل الدولة بصورة مباشرة أو عن طريق المؤسسات كأجهزة رقابية فى الوحدات الإنتاجية مما يؤدى إلى الكثير من التعارض.
<!--عدم وجود معايير للرقابة الداخلية.
<!--إفتقار أجهزة المتابعة والتقييم إلى الاخصائيين الاكفاء فى متابعة الخطط وتقييمها.
