كيف تصبح منظم مناسبات

استخدم مهاراتك الاجتماعية والتنظيمية لتصبح مخطط للمناسبات.

منظم المناسبات ينسق ،و يدير وينفذ الاجتماعات والحفلات والمناسبات للعملاء أو قاعات الولائم والافراح، ومراكز المؤتمرات أو أماكن الترفيه الخاصة. على الرغم من أنك لا تحتاج دائما الى شهادة جامعية لتعمل فى وظيفة منظم مناسبات، سيكون عليك ان يكون لديك عدد قليل من المتطلبات الأساسية. فرصتك للعمل فى هذا المجال هو، الوظائف السابقة أو الحالية التى عملت بها ويمكن أن تشمل المهارات التي يمكن أن تساعدك على تلبية متطلبات ان تصبح منظم للمناسبات.

متطلبات العمل كمنظم مناسبات :

1. التعليم و الشهادات :

عاده الأفراد مع درجة البكالوريوس في بعض شكل من أشكال إدارة الأعمال لديهم فرص أكبر في تنظيم تنسيق المناسبات، ولكن ليس مطلوبا التعليم الرسمي دائما. في بعض الحالات، قد تكون قادرا على تحقيق النجاح بناء على خلفيتك المهنية، ووظيفتك السابقة والتجارب السابقة دون أي دراسة ذات صلة بهذا العمل.

<!--الخبرة المهنية:

منظمى المناسبات ينحدرون من مجموعة واسعة من الخلفيات المهنية والتعليمية. إذا كان لديك خبرة كمساعد إداري مهاراتك فى التنظيم والتنسيق والإدارة قد تجعلك المرشح المحتمل لتنظيم الحفلات. تلك المهارات مع خبره صلبة كبيرة في خدمة العملاء أو صناعة الضيافة - مثل موظفي الفندق، ومديري المطاعم ومنسقي التسويق - كثيرا ما تتم عملية انتقال سهلة لمجال تنظيم المناسبات.

<!--بذور المال :

إذا كنت تريد الذهاب لبدء عملك الخاص كمخطط للمناسبات - بدلا من الالتحاق بشركة - توقع نوعا من الاستثمار النقدي للبدء. مبلغ الاستثمار قد يختلف بشكل كبير وفقا لجدول عملك. عليك استيعاب تكاليف الضروريات مثل الترويج، والتسويق، والضرائب، والمعدات، والمحاسبة، والرسوم القانونية والتأمين.

 4.   جدول زمني مرن وحركه :

اثنان من أهم متطلبات أي نوع من مخطط المناسبات أو منسق الاجتماع هما وضع جدول زمني مرن وسهل الحركه. تنظيم المناسبات والحفلات غالبا ما يتطلب ان تكون ساعات العمل تتم مساء أو فى وقت متأخر من الليل اثناء اختيار وترتيب وتزيين مواقع الحدث أو الإشراف على الأحداث نفسها. اعتمادا على وضعك، قد تكون هناك حاجة إلى السفر إلى مواقع متعددة مثل مراكز المؤتمرات والساحات، وقاعات الحفلات أو أماكن الترفيه. السيارة، و رخصة القيادة والقدرة على السفر على مسافة معقولة هو شرط مشترك لمخططي المناسبات.

<!--المهارات الطبيعيه :

الاشخاص الذين لديهم مهارات اجتماعية ممتازة في كثير من الأحيان يميلون بشكل طبيعي لتحقيق النجاح في هذه الوظيفه. يجب أن يكون مستمعا جيدا و لديه مهارات اتصال ممتازه للتفاعل مع العملاء وفهم احتياجاتهم بخصوص المناسبه. حسن إدارة الوقت - ومهارات القياس - مطلوبة لضمان أن جميع الأحداث تتم في الوقت المناسب وبشكل صحيح دون اى عقبة. التوجه لخدمه الآخرين هى عامل مهم للغاية لمنظم المناسبات الذى يكون المساعد شخصي للمضيف فى المناسبه بهدف مشترك لاسعاد الضيوف. قد تعتقد أن العمل كمخطط للمناسبات يمكن أن يكون مهمة ممتعة، لكنه أيضا يشمل الكثير من العمل الشاق. تأكد من أن لديك المهاره اللازمه كصانع قرار جيد، و مبدع لديه أفكار مبتكره، و مهارة في التفاوض، قادرعلى تحمل تعدد المهام.

واجبات منظم المناسبات :

•       الخدمات اللوجستية :

على منظم المناسبات ان يدير جميع الخدمات اللوجستية اللازمة لتنفيذ هذا الحدث. إما بشكل مستقل أو باداره فريق عمل، و تحدد وتحجز المكان الذى سيقام فيه المناسبه. بالإضافة إلى ذلك، عليك شراء الخدمات من الموردين الخارجيين مثل موردى الاطعمه و المشروبات، عمال الديكور ، وعند الضروره،تحضير وسائل الترفيه. بمجرد ان تم تحديد سعر الدفع، عليك تسجيل اتفاقات الخدمة مع تسليط الضوء على جميع شروط الاتفاق.

منظم الحدث يوجه الموظفين اثناء اعداد المكان. وهذا يشمل ضمان أن جميع الأثاث مثل وضع حيث ينبغي أن يكون، وكذلك التأكد من أن جميع الديكور انشأ بشكل صحيح. كما على منظم المناسبه ان يضمن أن جميع المتحدثين أو الضيوف الخاصين اخطروا عن موعد حديثهم  و ان هناك وسيلة انتقال مناسبة من وإلى هذا الحدث، فضلا عن أماكن الإقامة إذا لزم الأمر.

•        الميزانية :

كل حدث له ميزانية معينه يتم تحديدها عادة من قبل العميل. فمن واجب منظم المناسبه العمل فى حدود هذه الميزانية وتوجيه العملاء نحو الخيارات المتاحه و الفعالة من حيث التكلفة. يجب عمل سجل مالي ، لتوثيق جميع المشتريات بطريقة مقبولة و مفهومه لصاحب المناسبه.

•        العملاء :

يجب أن يكون لديك مكان مناسب للاجتماع مع العملاء. إذا كان منزلك هو في موقع مناسب، يمكنك أن تخصص مكان ليكون مكتبك لاتمام عملك . فى هذه الحاله فكر في اداره الأعمال من المنزل. خلاف ذلك، يجب عليك أن تختار موقع يساعد على استقبال العملاء ومناقشة الترتيبات لهذا الحدث. تذكر، مكتبك يعطى الانطباع الأول عنك، لذلك تأكد من أنه جميل و يعكس الاناقه و التنظيم. يجب أن تكون متاحا لعملائك يسهل التواصل معك. وهذا يعني وجود تليفون ارضى و خلوي , كما انك يجب ان تكون مرنا و تقبل الاجتماع بهم في مواقع أخرى من مكان عملك. حافظ على التواصل الجيد من خلال البقاء على اتصال مع زبائنك. انها ليست مطمئنة لهم فقط، ولكن سوف تبقيك على علم بأي تغييرات.

•        الموردين :

مخطط الحدث عيه ان يعمل عن كثب مع الموردين وبالتالي فإنه من المهم أن تكون لديك علاقة جيدة معهم. أعرف من يستطيع أن تعتمد عليه والذي يعطي أفضل الخدمات و / أو المنتجات بأفضل الأسعار. دائما تحقق من التفاصيل معهم للتأكد من الجميع يتكلم عن نفس الاشياء حول السعر والتواريخ والمواقع والتفاصيل.

•        كن مستعدا :

مخطط الحدث الناجح دائما مستعد. لا توجد مناسبه تمر دون خلل او مفاجآت. عليه ان يكون لديه دائما خطة "ب" لتلك الأحداث غير المتوقعة. عليك أن تكون الشخص الذي يمكن أن يفكر بسرعة و لا يفقد أعصابه عند تغيير اللحظة الأخيرة. مخطط الحدث يصل دائما في وقت مبكر للتأكد من ان كل شىء وضع بشكل صحيح، و الاشراف للتأكد من عدم وجود أي تراخ أو غياب اى موظف. و يبقى دائما الى وقت متأخر للتأكد من ازاله متعلقاته و تنظيف المكان.

كيف تصبح منظم مناسبات :

إذا كنت شخصا مبدعا و تستمتع بالعمل مع الناس ولك عين على التفاصيل، يمكنك ان تنظر فى العمل كمخطط للمناسبات. حياة منظم المناسبات بعيده عن الروتين و لكنها يمكن أن تكون مجزيه جدا. استخدم مهاراتك الطبيعية والقدرات الإبداعية لديك لجعل أفكار الآخرين تصبح حقيقة واقعة.

•       معرفة المزيد حول تنظيم المناسبات من خلال التحدث إلى المخططين من ذوي الخبرة او العمل كمساعد.

العثور على وظيفة كمساعد منظم مناسبات لمعرفة المزيد حول هذه المهنه. حتى إذا لو عملت بدون اجر كمتدرب، وهذه وسيلة بسيطة للحصول على التدريب العملي ومعرفة ما هو المطلوب للتخطيط وتنظيم المناسبات.

•      قرر ما هى جوانب المناسبات التى ترغب العمل فيها:

على سبيل المثال، عليك أن تقرر ما إذا كنت سوف تكون منظم "شامل" تخطط و تنظم جميع جوانب المناسبه أو "جزئي" اى لا تشرف او تورد وسائل الترفيه و الطعام و تكون مسؤولا عن اعداد القاعه و زينتها وجلوس الضيوف وخدمتهم فقط. ستحتاج أيضا إلى معرفة ما إذا كنت سوف تخطط كل أنواع المناسبات، مثل حفلات التخرج ، حفلات أعياد الميلاد، ، حفلات الزفاف, أم تنظم فقط احد المجالات مثل الافراح.

•        قرر هل تتخصص فى نوع معين ام لا :

هناك العديد من المجالات التي قد تتخصص فيها كمنظم للمناسبات. إذا كنت سوف تعمل في مدينة كبيرة، قد تكون خطوة ذكية. اذا أصبحت جيدا في مجال واحد مثل حفلات الزفاف، جمع التبرعات، الافتتاحات الكبرى أو احتفالات توزيع الجوائز فسيعرف العملاء من يذهبوا إليه لتنظيم الحدث الخاص بهم. ومع ذلك، إذا كنت تعيش في مدينة متوسطة الحجم أو صغيرة، قد ترغب في النظر في كونك الشخص الذى ينظم كل شىء و يشرف على جوانب الحدث. المناسبات فى مدينه صغيره ستكون محدوده وانت لا تريد ان تنتظر لفترات طويله تنتظر مناسبه تنظمها.

•       اتخاذ قرار بشأن الرسوم التي سوف تفرض على خدمات تنظيم هذا الحدث الخاص بك.

 قد تختلف الرسوم، و تتوقف على نوع الحدث الذى تنظمه و تخططه. حدد سعر لكل جانب من المناسبه ، مثال: إذا أراد العميل أيضا منك الاتصال بالباعة، مثل موردى الطعام و المشروبات والترفيه، يمكنك طلب رسوما اضافية لهذه الخدمات.

•        حدد خطتك للعمل:

اكتب خطة عمل لعملية التخطيط للمناسبه التى ستنفذها تناقش فيها الاستراتيجية الخاصة بك لإنتاج المناسبه، والتعامل مع العملاء، وتعزيز الخدمات الخاصة بك في جميع أنحاء المدينة. هذه الخطة تساعدك على تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى استئجار افراد للمساعده، الحصول على تمويل من مصادر أخرى لتبدأ

•        إنشاء موقع على شبكة الانترنت، وبطاقات الأعمال والنشرات للإعلان عن عملك :

التخطيط لهذا الحدث الخاص بك. توفير المعلومات حول تجربتك وأي أحداث كنت قد ساعدوا في التخطيط في الماضي. أضف المواد الإعلانية في جميع أنحاء المدينة. تسليمها إلى الأصدقاء والعائلة لبدء جلب عملاء. تقديم الخدمات الخاصة بك وخصم للعملاء القليلة الأولى، إذا لزم الأمر، للفوز بأعمال كمخطط جديد.

•        قدم الخدمة التي تميزك عن بقية المخططين للمناسبات :

 على سبيل المثال، هل يمكن أن تقدم لزبائنك صورة مجانية مع عرض لصورهم فى مواقف وسنوات عمريه مختلفه فى حفلات الزفاف ,مجموعة سيديهات موسيقيه مميزه ...الخ.

•        احتفظ بقاعدة بيانات للاتصال :

 احتفظ بقاعده بيانات تضم شركات التموين، ديكور، و الفرق الموسيقيه المحلية ، جنبا إلى جنب مع الشركات الأمنية إذا كنت ستكون مسئولا بالكامل عن تنظيم الحفلات كاملة. هناك العديد من المواقع التي يمكنك استخدامها لإنشاء قاعدة بيانات الاتصال الخاصة بك.

•         وقع على اتفاق مكتوب مع العميل قبل ان تبدأ العمل على المناسبه:

 حرر عقد مكتوب مع العميل حتى لا يضيع الوقت والمال فى حاله الغاء الحدث. حدد فى هذا العقد مقدار الدفعه المقدمه،و شرط الجزائى اذا إلغى العميل الحجز بعد أن كنت قد بدأت تنظيم ذلك، وعما إذا كان سيتم تقييم رسوم إضافية إذا كان العميل يريد تغيير الخطط او جزء منها بعد بدأ التنفيذ او التعاقد مع الموردين.

اكتب عقد تنظيم الحفلات بمساعدة محام و الذى يمكنك استخدامها مع كل العملاء. عقد مخطط الحدث هو ​​دليل يحدد الشروط والأحكام بينك كمخطط و العميل. من المهم أن تجري عملية التخطيط لهذا الحدث الخاص بك مهنيا لتجنب الخلافات والارتباك عند العمل في هذا المجال. تعديل قالب العقد طبقا للتفاصيل المحددة التى تتصل بكل حدث وفقا لرغبات العميل وكذلك الرسوم والتقديرات للوقت اللازم لإنتاج هذا الحدث بنجاح.

•    احضر في وقت مبكر بما فيه الكفاية في يوم الحدث :

 الحضور المبكر سيمكنك من التأكد ان كل شىء تم كما خططه و لضمان ان كل شيء يسير بشكل سلس.

أهمية وضع ميزانيه لمناسبه خاصه :

الميزانية تضمن وجود ما يكفي من الأموال لكل بند من المناسبه.

في التخطيط لحدث خاص لعائلتك، لعميل أو منشأة، عناصر الميزانية تمهد الطريق للنجاح. بدون ميزانية، لا يمكنك إدارة النفقات الخاصة بالمناسبه. لن تعرف ما إذا كان هناك ما يكفي من الأموال لتغطية نفقات الحدث، الذي يمكن أن يؤدي إلى كونك مدين بالمال بسبب هذا الحدث. من خلال الميزانية، خصص حد لكل حساب رئيسي.

 تحديد الأهداف :

تم تصميم حدث يحقق فائده أو أكثر للحضور. يجب وضع أهداف لما سيحققه الحدث قبل وضع ميزانية. بالرغم ان الضيوف يأتون مع توقعاتهم الخاصة ، يمكنك استخدام الموازنة التخطيطية لضمان أن يحقق الحدث ما حدده المخططين والرعاة بأنه مهم. مع أهداف واقعيه، يمكنك أن تبدأ في البحث عن مقدمي الخدمات واختيار الأفضل منهم لجعل هذا الحدث ممتع لا ينسى.

 موازنه الاحتياجات :

تماما مثل ميزانية الحكومة، تتطلب ميزانية مناسبة خاصة تحقيق التوازن بين النفقات المختلفة وتحديد الأولويات. إذا كان لديك مبلغ محدد لترتيبات الطعام، على سبيل المثال، عليك أن تقرر كم سوف تذهب إلى المؤن، وكم سوف تذهب إلى تكاليف أخرى مثل الطاولات والكراسي والخدمه. الميزانية تتطلب الحديث مع أصحاب المصلحة، بما في ذلك التعاون بين المخططين والجهات الراعية للحدث. المبلغ المخصص لكل بند فى الحساب، و الميزانيه النهائيه يجب مراجعتها مع أصحاب المصلحة . لا تجعل قرارات الإنفاق دون استشارة اصحاب الشأن.

إعادة النظر في التوقعات :

قد ترتفع الموازنة المبدئية المقترحه لهذا الحدث، بما في ذلك تصنيف النفقات ، عن الميزانية التى حددتها أنت واصحاب الشأن. عندئذ يجب أن تعيد النظر في الأهداف. إذا قمت بتغيير التوقعات لحجم الحدث و وسائل الراحة المقدمة، يمكنك تخفيض الميزانية، وضمان ان يكون العقد فى حدود التمويل المتاح.

خطة للتكاليف المخفية :

مع الالتزام الخطي من رعاة الحدث، خطط للحصول على التمويل المناسب لجميع ترتيبات هذا الحدث. ضع جميع المصروفات، تحت مستوى التمويل. إذا كنت تتحمل رسوم إضافية، مثل دفع رسوم على خدمة النقل أو تسليم المزيد من الإمدادات و / أو القوى العاملة  الزائده عن المتفق عليها، سيكون لديك القدرة على تغطية هذه التكاليف الخفية. إذا كانت ميزانيتك بالضبط أو أكثر، فإنه سيكون من الصعب دفع كافة المصاريف المستحقة لمقدمي الخدمات الزائده عن المتوقع بعد انتهاء الحدث.

اقرأ ايضا:

•        تعلم فن اداره المناسبات
•       معالجه المشاكل فى المناسبات

المصدر: د نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس)