معالجه المشاكل فى المناسبات
لا تسير الأمور دائما طبقا للخطة الموضوعه لاداره المناسبه, لذلك يجب التصرف بسرعه وذكاء ولباقه. الخطوات التاليه تفيد فى حل مشاكل المناسبات :
<!--مشكله الضيوف المتأخره :
هذه واحده من المشاكل الشائعه ، لذلك من الأفضل أن تكون مستعدا لذلك مسبقا. تأكد أن الدعوات واضحة فيما يتعلق بموعد هذا الحدث ، وضمان أن يتم تأكيد ذلك الوقت. إنه من الحكمة بالنسبه للضيوف الرئيسين أن يكون هناك وسيله الاتصال الخاصة بهم في متناول يد المدعوين لضمان أن يتمكنوا من التصرف إذا كان هناك تأخير في حركة المرور أو اشخاص لم يعرفوا مكان الحدث. وعلى العموم التأخير الاضطرارى يمكن تفهمه (مثل ارتباك المرور غير المتوقع) ومغفور من قبل الضيوف الذين جاؤا في الوقت المحدد. للمدعويين الذين يصلون في وقت متأخر عن عمد، ينبغي أن ينظر إليه على أنه خيار الضيف،و ليس خطأك كمدير، لذلك واجبك الأول هو للضيوف التي هي بالفعل موجودة وضمان انهم يٌعتنى بهم. باختصار يمكن القول، عليك التصرف كما لو لم يكن هناك مشكلة و استمر فى عملك. اما اذا كان التأخير من الحضور رئيسين (مثل العروس والعريس)، الأساليب المعتادة هي:
تواصل مع الضيف المتأخر مباشرة للتحقق من تقدير وقت الوصول. قدم المشورة للمطبخ على الفور بجميع التطورات بحيث يمكن أن يبطئ أو يسرع للحفاظ على الطعام ساخنا ليقدم فى موعده.
امتنع عن جعل سبب التأخير معروفا للجمهور هذه ليست مسئوليتك كمدير، ولكن اطلب من العميل صاحب المناسبه او الضيوف المتابعين ان يطلعوك بذلك لتتخذ اجراءاتك. اجعلهم يعرفون ما تنوي القيام به، ولكن السماح لمن يشرفوا على المناسبه ان يقدموا اقتراحاتهم لأنهم يعرفوا الضيوف وما هو المناسب في هذا السياق. وايضا هذا هو الأفضل لضمان أنه لا يوجد أي مشكلة بالنسبة للضيوف الذين هم بالفعل موجودون، و حفظ ماء الوجه للضيوف الذين تأخروا.لانه من المعروف أن... حتى دقيقة واحدة من التأخير تعتبر طويله جدا بالنسبة لمعظم الضيوف الذين وصلوا فى الموعد.
إذا كان الضيوف المتأخيرين من الضيوف الرئيسين، قدم اطباق من فاتح الشهية إضافية أو المشروبات في وقت مبكر حتى تصرف الضيوف الذين جاءوا في الوقت المناسب عن الشعور بالملل وشغلهم. في معظم الحالات، يتم إعداد المقبلات فى وقت مبكر حتى إذا وصل جميع الضيوف في الوقت المحدد يمكنك منع حدوث مشكلات غير متوقعة من المطبخ .. الضيوف الذين يتأخرون لأكثر مما هو معقول (يمكن ان يكون هناك طعام لا يمكن أن ينتظر مثل السوفليه، او يجب ان يقدم ساخنا)، ابدء الحدث كما هو مخطط له وعند وصول الضيوف المتأخرين، قدم لهم الطعام (حتى إذا كان هو موعد تقديم الحلوى).
يمكنك ايضا استخدام الموسيقى الراقصه حتى ينشغل الضيوف بالرقص او التصفيق ،او بعض الالعاب ، أو أي شكل آخر من وسائل الترفيه ، لتشغل الحضور عن تأخير الاشخاص المهمين، حتى وصولهم, وينبغي النظر في هذه الاستراتيجية الاحتياطية مقدما. مع اداره الأحداث بعناية تتمكن من إلهاء الضيوف عن هذا التأخير 10-15 دقيقة ونادرا ما يلاحظوا ذلك. وهناك أوقات يمكنك اطاله الحدث أكثر من ساعة بنجاح من خلال الاستخدام الحذر لوسائل ترفيه الضيوف.
كمدير قد تضطر إلى القيام وارتجال دور المضيف لضمان نجاح هذا الحدث. من الحكمة تطوير المهارات اللازمة لتكون قادرا على التحدث بلباقه ولكن في نفس الوقت قم بتفويض دور الإدارة لعضو آخر في الفريق الذي يمكن أن يغطي بدلا منك هذ الوقت. والهدف هو ضمان أن لا أحد يجلس على طاولة و هو صامت.
<!--مشاكل الطعام :
هذا أمر نادر الحدوث إذا كنت قد خططت الأشياء بعناية، ولكن المشاكل تظهر فجأه, (مثل أحد الضيوف أو طفل صغير صنع فوضى على مائده الطعام، أو وقوع حادث في المطبخ). من وقت مبكر يجب أن تكون على بينة من نوع الضيوف حتى تضعهم في الاعتبار عند عرض الاطعمه (مثل البوفيه) وحيث يجلس هؤلاء الضيوف. يجب تنظيف أي تسرب لأسباب تتعلق بالسلامة على الفور، حتى لو كان ذلك يعني إزالة السجادة الحمراء أو ديكور اوقطعه من الأثاث حتى تكون قادرا على القيام بذلك. إذا كان لديك قطع بديله يمكن وضعها بدل الثمينه، يمكن وضعها بمهارة بحيث لا يشعر احد ان هناك شىء ازيل خوفا من الضيوف. وتنطبق القاعدة نفسها على التصرف. تصرف كما لو لم يحدث أي مشكلة، حتى إذا كنت تشعر العكس تماما، ولكن تعامل مع هذه المسألة على وجه السرعة لكن بهدوء ودون ارتباك.
يفضل وضع ستارة أو حاجز لإخفاء منطقة الطعام (مثل البوفيه او عند تجهيز أطباق ستقدم فى الدورة القادمة)، بالإضافة إلى ان بعض الضيوف إذا وجد الطعام معد على البوفيه يعتبروا انه يمكنهم تناوله وقتما يشاؤا - الذي ليس هو الحال دائما. كثير من الناس ايضا قد يشعرون بعدم الارتياح إذا كان الطعام معروض لكنهم ممنوعون من أكله، أو أن يخشوا ان يبرد. قد يتسبب الأطفال الصغار أثناء اللعب فى انهيار جزء من البوفيه او منضده عليها اطباق او مشروبات بالصدفة ليس نادرا فى العديد من حفلات الزفاف في جميع أنحاء العالم، لذلك ابقى الطعام بعيدا عن الانظار حتى اللحظة الأخيرة لكى تسير الامور على ما يرام.
ـ تمويه القائمة : إذا كان جزء من صحن لا يمكن ادراجه مع باقى الاصناف لسبب ما (مثل احتراق جزء من طبق) ، إما تستبعده تماما،او إيجاد بديل،او تصغير حجم الجزء المقدم منه و الاكثار من الاطعمه الاخرى ، لتحقيق التوازن. اخطر المضيفين بالمطلوب منهم اتباعه.
ـ انسكاب المواد الغذائية العرضي على الملابس: للرجال من الأسهل أن يكون هناك قطع من القمصان، والبدل أو الملابس المناسبة لهم، على الرغم من أن هذا نادرا ما يستخدم الا فى المناسبات العائليه أو المناسبات الرسمية.اما للسيدات و هو الأكثر صعوبة بكثير، لاننا كما نعرف قد تم استثمار الوقت والمال في اللباس والماكياج، يجب ان تكون على حذر شديد لتجنب المشاكل المحتملة (بما في ذلك الأطفال). اعتمادا على طبيعة الحدث ، اختار الاطعمه و المفارش طبقا لذلك. العديد من الملابس المكلفة قد يدمرها انسكاب الحساء، والصلصات , لذلك وجود المناديل و الفوط ضروري. إذا كان الضيف يعيش قريبا، يمكنه أن يغادر للمنزل والتغيير، ولكن اذا كانت المسافة طويلة أو الوقت غير كافي من الحكمة أن نقدم له سترة او فستان ويترك الامر بالنسبة لهم لاتخاذ قرار، أما إذا كانت المناسبه في المنزل، على سيدة المنزل ان تقرض من فسد ملبسه شىء يلبسه.
ـ وجود نباتيين غير متوقعين: هؤلاء الذين لا يأكلون اللحوم او الذين يعانون من الحساسية الغذائية، - لا ينبغي أن تحدث مفاجأة فى أي وقت مع التخطيط السليم – ولكن بعض الضيوف أحيانا يحضرون معهم أفراد من الأسرة إضافيين أو أصدقاء مقربين دون اخطار المضيف ، خاصة إذا لم تكن مناسبه رسميه. عادة ما يتم حل هذه المشكله بسهولة. مع وصول الضيوف إلى الباب قم بعدهم، وأسأل ما إذا كان هناك أي احتياجات غذائية خاصه, اخطر المطبخ وموظفي الخدمة فورا بما يستجد حتى لا تفاجأ.
3. الأطفال:
انه من الحكمة أن تتذكر أن العديد من المديرين تقع فى أخطاء خطيرة في التقليل من ذكاء أو نسيان احتياجات ورغبات الأطفال في المناسبات، و ان لديهم نفس الاحتياجات و الرغبات كالبالغين – وهو أن يقضوا وقتا طيبا وعدم الملل. تذكر أن الآباء هم أيضا في كثير من الأحيان يشعروا بالإهانة إذا اهمل مضيف المناسبه أطفالهم.
في الممارسة العملية، من الأفضل تقديم للأطفال (دون سن 10) وجبات خفيفة في وقت مبكر عن موعد العشاء الذى يبدأ في وقت متأخر بعد التاسعه. يجب ان تكون الاطعمه المقدمة ممتعة وصحية لان الآباء يقدروا اللمسات الخاصة لأبنائهم - لأنه يجعل عملهم أسهل بحيث يمكنهم أن يستمتعوا بوقتهم كضيوف.يجب اعداد "قائمة للأطفال" خاصه، من المستحسن ان تكون الاطباق و الاكواب ذات اشكال مبهجه(الاطباق والمناديل وغيرها الوانها زاهيه ورسوماتها جميله) للأطفال دون سن 8، لان الاطفال أكبر من هذا السن غالبا ما يحبوا ان يعاملوا مثل البالغين ويستخدموا ادوات الكبار وتقدم لهم نفس الخدمة.
للاطفال أكثر من سن10 يتعين تقديم طعام وكميات الكبار ، حتى لو أنهم لن يأكلوا كل ذلك. ولكن يمكن ان تقدم قائمة الأطفال لهم (بعد إذن آبائهم) إذا كانوا لا يهتمون بالخيارات. كما هو معروف عن البالغين من سن 13-18 فى كثير من الأحيان يطلبوا نفس طعام الصغار، مثل الهمبرجر والبطاطس المقلية في مقابل الغذاء الأكثر رسمية ويمكن ان تستخدم قائمة الأطفال باعتبارها "القائمة البديلة" لهذه الفئة العمرية من الضيوف. أنه من الحكمة ان تتصرف فى الحدود الآمنة وذلك بمناقشة كل ذلك مع المضيفين الاساسين حول خططك للحفاظ على الصغار والكبار المدعوين ، في وقت مبكر من تاريخ الحدث.
اما الرضع، فان الوالدين يتولوا مراقبتهم عن كثب ، لان الاخ او الاخت البالغه في العصر الحديث لا تريد أن تكون جليسه الأطفال لاخواتهم في الوقت الذى يحبوا ان يستمتعوا هم انفسهم بالمناسبه . كمية المسؤولية الملقاه على أحد الوالدين لمراقبه أبنائهم 'تعتمد على البلد، المستوى الاجتماعي للحدث أو شخصية الوالدين. من الشائع على نحو متزايد ان تجد الوالدين لا يتحملوا أي مسؤولية على الإطلاق عندما يبدأ الطفل فى المشي والكلام، وخصوصا عندما يكون الوالدين من الضيوف يفترضوا، إن الطفل إذا تعرض للمتاعب من خلال تجوله فى المكان المدعون سيتولوا عمليه ارجاعه لهم.
يجب عدم ترك الأطفال دون إشراف، ولكن كمدير للحدث المسئول عن الإشراف ينبغي تفويض هذا الجزء لعضو آخر في الفريق، أو الاستعانة بمصادر خارجية، لانك كمدير لا تستطيع أن تفعل كل الوظائف فى نفس الوقت.
وبالمثل، ينبغي توفير مساحة منفصلة للأمهات مع أطفال صغار لاحتياجاتهم مثل فواصل المرحاض / ، و لإرضاع الاطفال (الخ)، ومكانا للأطفال الصغار للنوم في حال أنهم تعبوا.
4. تقلبات الطقس:
الطقس المفاجئ، والمطر غير المتوقع يمكن أن تكون مشكله شائعه في أجزاء من العالم، اما العواصف فهي أندر كما انها عادة متوقعة. وبالمثل، يمكن ان تشكل موجة الحر مشكلة. بينما الظواهر الجوية ليست عادة مشكله إذا كنت في الداخل، يمكن ان تجعل الأمور صعبة اذا كانت المناسبه تقام فى مكان مكشوف.
إذا كان من المتوقع سوء الاحوال الجوية، يجب نقل موقع الحدث. إذا كان الحدث لا يمكن نقله أو إعادة جدولته، استإجر خيمة كبيرة أو جناح، على الرغم من أن هذا يمكن أن يكون باهظ الثمن عند محاوله الحجزفي وقت قصير، لذلك مهم متابعه النشره الجويه و تطورات الطقس. القليل جدا يمكن عمله لإنقاذ هذا الحدث المتضرر من الطقس ولكن عليك عمل أفضل ما لديك.
نصائح:
- حافظ على مساحة صغيرة مع سهولة الوصول للأشياء مثل المناديل للانسكابات، طفايات الحريق، والإسعافات الأولية والنثريات الأخرى. اذا كانت الامور تسير على ما يرام، لن تحتاج لهم، ولكن لأحداث كبيرة من الأفضل ان تكون موجوده للامان.
- احرص على ضمان ان الجميع يمكن أن يروا ويسمعوا من على المسرح، مثل عازفين الموسيقى او المغنين أو الخطب.
- من الحكمة أيضا أن نتذكر أنه هو دائما امتياز ان تدير حدث لشخص آخر، على الرغم من أنها يمكن أن تبدو مهمه مرهقة وصعبة، ولكنك تسعد لان مساهمتك يمكن أن تجعل العديد من الناس سعداء جدا، و تترك لهم تجربة سوف يتذكروها لحياتهم كلها.
عشر نصائح لمدير المناسبه لتجنب المشاكل
فن وعلم إدارة المناسبات اصبح تخصص للانضباط ويتطلب مهارات متعددة الأوجه. وفيما يلي بعض الأمور التى يجب ان تؤخذ في الاعتبار أثناء تنظيم مناسبه ما :ــ
المعرفة هي القوة : الفهم والمعرفة يعتبرا أمرا بالغ الأهمية من أجل جعل هذا الحدث الناجح. لا يوجد حدثين متشابهين، لذلك فهم الفروق الدقيقة في ما هو مطلوب لحدث معين أمر بالغ الأهمية. أحداث مثل اجتماعات الشركات لديهم مطالب خاصة بهم من بروتوكول وإجراءات, الفعاليات الترفيهية مثل الحفلات الموسيقية تتطلب معرفة الموارد الداعمه لوضعها في المكان. قبل البدء فعليا فى إدارة حدث ما، تأكد من أنك تفهم ما تحتاجه بالضبط لتنفيذ اى حدث. تحدث الى اشخاص شاركوا في مثل هذه الأحداث قبل، والتحدث إلى أشخاص آخرين اداروا مثل هذه الأحداث قبل، و حدًث معلوماتك باستمرار مع ديناميكيات التطور فى كل نوع من المناسبات.
تعيين المسرح : ما هو الأمثل لعدد قليل من الأشخاص قد يتحول إلى تجربة خانقه لمائة. من المهم جدا أن نعرف عدد الأشخاص الذين من المتوقع أن يحضروا هذا الحدث مسبقا. تأكد من أن العميل قد صرح باحتياجاته لك بوضوح. اعلم ان اختيار المكان تعتمد على هذا العامل. في كثير من الأحيان قرار اختيار المكان يؤخذ بالاشتراك مع العميل. بعد ان يتم اختيار المكان من الضروري الحصول على خرائط الموقع و ضروره استكشافه ، وتدوين ملاحظاتك عنه لوضعها فى الاعتبار عن تجهيز المكان.
إستعد اليوم،و نفذ غدا: بمجرد فهم ومعرفه ما يجب القيام به، حان الوقت لمرحلة التخطيط. ضع خطة الإجراءات التي يتعين اتخاذها، ومتى. تحديد المسؤوليات لمختلف الافراد الفاعلة داخل فريقك. تتبع التقدم المحرز في كل عمل مخطط حتى الانتهاء منه. قبل هذا الحدث الكبير، لا بد من إجراء محاكاة لما يتوقع من الحفل. إذا كان ذلك ممكنا، قم بإشراك العملاء القائمين على الحدث في مثل هذه المحاكاه لما يمكن أن تتوقعه أثناء الحدث الفعلي. هذا سيمنع اى مفاجآت غير سارة.
الوقت الصحيح! عند التخطيط لحدث، ابدأ العمل قبل فترة زمنية معقولة. ينبغي أن لا تكون الفتره الزمنيه للمناسبه نفسها سريعه، ولا ينبغي أن تكون طويله ليفقد الجمهور صبره و يمل. ينبغي أن يكون جدول الأعمال متوازن، مع ترك فتره زمنيه للطوارىء حتى يمكن معالجتها اذا ظهرت.
الأدوات اللازمه: من المهم فهم الجوانب التقنية التي تدير العرض. تجهيز المعدات التقنية المناسبة والفنيين المهرة له أهمية قصوى. لا شيء يمكن أن يكون أكثر حرجا من قطعة من المعدات المعطوبة في منتصف العرض. على الفنيين فحص وإعادة فحص المعدات قبل بدء العرض.
الالتزام بالقوانين: تنظيم حدث يتطلب أيضا عدد من الموافقات والتراخيص والإجراءات التي يمكن الحصول عليها, مثل تصريح من الشرطة، موافقات السلطة مدنية، موافقات البيئة وما إلى ذلك. تأكد انك، أو عميلك، قد حصلت على جميع الموافقات والأذونات اللازمة. التزم بالقانون اثناء سير احداث المناسبه و لا تفعل ما يخالفه.
ليس هناك "أنا" في العمل الجماعي: يتضمن الحدث عددا من اللاعبين. في بعض الأحداث الكبيره، يكون عدد اللاعبين المشاركين كبير . على سبيل المثال، في حفل موسيقي - الموسيقيين و فنيين الصوت و فنيين الضوء و فنيين المسرح، والجهات الراعية، والمشاهير، وبالطبع الجمهور العام. كل من هذه الأجزاء يجب أن تعمل بسلاسة في نظام متكامل ومتناسق. الاتصال هو المفتاح. هناك حاجة إلى الاجتماعات المتكررة و البروفات لكى يفهم الجميع ما هي مسؤولياتهم وكيف أنهم يحتاجوا إلى تنسيق كامل. خلال هذا الحدث يجب الحرص على آليات تنسيق فعالة للاتصال مثل سماعات لاسلكية، أو الهواتف المحمولة. في العمل الجماعي، والأهم من ذلك كله، أن نبتعد عن الانانيه. لا تحاول إلقاء اللوم على الآخرين في أي شيء خطا - بدلا من ذلك يجب على الفريق بأكمله العمل بالتنسيق الوثيق لاصلاح أدنى خطأ ارتكبه اى فرد فى الفريق.
"إذا كان أي شيء يمكن أن يسوء، سوف يحدث": على الرغم من التخطيط الدقيق، البروفات تقديم أفضل ما تبذلونه من جهود، قد لا تعمل بعض الأشياء على نحو سلس، ويمكن أن تحدث أخطاء اللحظة الأخيرة. لا داعي للذعر - كن مستعدا لمثل هذه الضرورات.يجب ان يكون لديك خطة احتياطية. اتخذ الترتيبات اللازمة لاحتياطي الطاقة في حالات الطوارئ و احتياطي الامور الفنية الأخرى. في حالة حدوث تأخير مفرط (على سبيل المثال تأخر فنان عن الظهور في الوقت المناسب)،يجب ان يكون لديك خطة مسبقا لكيفية التعامل مع الوضع والحفاظ على الحضور دون ان يشعروا بالملل.
السلامة أمر بالغ الأهمية : في حين أنه من المهم وجود متعة، فان السلامة ايضا عامل مهم جدا. تأكد من أن مخارج الطوارئ مميزه بشكل جيد وظاهره, وأن لديك الموظفين المدربين بصوره كافية للتعامل مع الوضع في حالة حدوث أي شيء غير مرغوب فيه. يجب ان تكون وسائل الاطفاء جاهزة في حال وقوع أحداث كبيرة.
الدور الايجابى ! وأخيرا وليس آخرا، تذكر دائما أن إدارة هذا الحدث هو كل شيء عن التفاعل مع الناس لتقديم أفضل النتائج. حافظ على جو من البهجة و الإيجابية - ذلك يقلل الإجهاد لجميع الأطراف المعنية. الزبون هو دائما الملك - بعض الأمور قد لا تذهب دائما بشكل يرضيك، ولكن في النهاية رضاك سيأتي من رؤية هذا الحدث ينفذ على أكمل وجه.
اقرأ ايضا:
المصدر: د نبيهه جابر
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس)
ساحة النقاش