تعلم فن اداره المناسبات

إدارة حدث او مناسبه هو تجربة رائعة، سواء للشركات، للعائلة والأصدقاء أو مهنيا لحفلات الزفاف وغيرها من المناسبات العظيمة. انها مهمة صعبة ليس فقط عليك ان يكون كل شيء منظم، ولكن عليك أيضا أن تكون مفكرا سريعا عند وقوع الازمات.

ومع ذلك، فهى وظيفة مرضيه للغاية، لانها تجعل العالم مختلف إلى الأشخاص الذين تعرفهم، أو لهؤلاء الذين لا تعرفهم ولكن الذين يقدرون بوضوح لطفك ومجهودك الضخم في تنظيم عيد ميلاد، ذكرى، زفاف أو غيرها من الاحتفال والأحداث مما يحقق عائد مجزى لك.

هذه المادة سوف تعلمك كيف تكون مدير مناسبات عظيمة و تقدم بعض الاقتراحات لاستكشاف المشاكل و التخطيط الدقيق، لتجنبها جميعا.

الخطوات :ــ

معرفة وتخطيط الحدث ، و التشاور بانتظام مع العميل أو الضيوف ذات الصلة. حتى إذا كان الحدث لنفسك، أو مجرد مناسبه صغيرة، تأكد دائما من كل شيء، ستحتاجه. إدارة جيده للمناسبات في نطاق كبير هو حول تنظيم الافراد المسؤولين عن كل جانب من جوانب الحدث وأن الجميع يعرف تماما ما هي الخطة. وهذا يعني التأكد من أن جميع الأشياء تسير طبقا للجدول و وجود خطط احتياطية اذا ما وقع ما عطلها. من خلال الإجابة على بعض من الأسئلة التالية، يمكنك الحصول على فهم واضح لما يتضمنه اداره المناسبات:

 تذكر ان حفلات الزفاف غالبا ما تكون أكبر مناسبه تحت الأضواء, ليس فقط هى واحدة من أكبر الاحتفالات، فهى التى نتذكرها طيلة فترة الزواج و بين الأسرة. وغالبا ما تكون متوقعه عاطفيا جدا لذلك فمن الأفضل أن تقدم بطريقة هادئة ولكن بحماسه في جميع الأوقات.

ما هى المناسبه (الحدث) ؟ بصرف النظر عن كونها مسألة واضحة، بمجرد ان تسأل نفسك، سيصبح لديك فهم أفضل بكثير عن ما هو مطلوب. قد يكون الحدث ، مناسبه ترفيهيه مثل حفله غنائيه أو حفل لمنشأه، حفل زفاف، احتفال بذكرى، مناسبه التقاعد ، العام الجديد أو الاحتفالات الدينية مثل اعياد الميلاد، رمضان، ... (الخ). كما يمكن أن يكون شيئا أشبه باجتماع للشركات، حدث جمع تبرعات، حفل توزيع جوائز، أو حدث اجتماعى بما في ذلك الافتتاحات الكبرى، أو مناسبة رسمية أو غير رسمية. هل الاستعداد للمناسبه عال المستوى / عادى / ام منخفض؟

هل ستحتاج إلى إيجاد اواستئجار وحجزأو تفويض اشخاص إضافين لملء الأدوار؟ مثل المصورين، بنائي و مصممي الديكور، المتحدثون الضيوف، والتسويق والصحافة، والجهات الراعية، الفنانين أو الفرق.. الخ. ؟ من الحكمة أن تدرجها في حساباتك عند اعداد قائمه تقديم الطعام والجلوس بحيث يقدم لهم الطعام بالاسلوب اللائق وتحدد لهم مكان للجلوس إذا كان ذلك مطلوبا منك.

ما هو الإطار الزمني والتاريخ؟ في عالم مثالي، سوف تحصل على الكثير من الوقت لتخطيط وتنظيم المطلوب للمناسبه. ومع ذلك، هذا نادرا ما يحدث, والوقت سوف يكون هو الجوهر. في كثير من الأحيان يمكن أن ياتى الإشعار قبل الموعد بيوم  واحد للتخطيط لحدث ذات نطاق صغير، لكنه قد يكون بنفس أهمية حدث كبير.

كم سيكون عدد الحاضرين ؟ بعض الأحداث بشكل صارم تلتزم بتذكرة دخول أو الدعوة فقط، ولذلك فمن السهل التخطيط لها، ولكن فى العديد من الأحداث  قد ياتى بعض المدعوون متأخرين، أو يصطحبو الأطفال أو الشركاء أو الأصدقاء معهم دون دعوتهم.

  هل الغذاء سيكون على نمط بوفيه،او تقديم الطعام لكل ضيف أو غير رسمي؟

هل سيقدم  مع الأغذية مشروبات ؟ إذا كان الأمر كذلك، عليك معرفه من من الفريق سيكون المسئول عن الطبخ، ومن للخدمة و من للتنظيف. بعض الأحداث ذاتيه (احضر معك الطعام)، في هذه الحالة سيكون من الضروري ضمان وجود معدات الطهي (مثل معدات الشواء، و فوط مطبخ، وغيرها) ، وكذلك مبردات للمشروبات التى سيحضرها معهم الضيوف. و سوف تحتاج إلى توفير اطباق التقديم ، وكذلك سخان للحفاظ على الطعام الساخن , و مبرد للحفاظ على الأطباق الباردة مثل الحلويات. ستحتاج أيضا للحفاظ على أطباق اللحوم الباردة في بيئة آمنة للحد من خطر التسمم الغذائي. غلف الطعام لابعاد الحشرات (والناس) بعيدا عن الطعام حتى يحين وقت تناول الطعام , احرص ان يكون هناك شخص مسؤول عن إزالة هذه الأغطية في الوقت المحدد.

ما هو نوع المواد الغذائية التي تحتاجها للتقديم؟ هل هناك من الضيوف من يعانون من الحساسية، أو نباتين، او مرضى السكري، او لهم احتياجات دينية فى الطعام( خالي من الخنزير) ..الخ؟ قد يكون هناك اطفال صغار أو مسنين لا  يستطيعون تناول الأطعمة الصلبة؟

  اذا لم تحدد الدعوه عدد الافراد بوضوح، وتركت الأعداد لتكون مرنة , في حين كانت المساحة محدودة، فمن الأفضل معرفة كيفية استيعاب الحد الأقصى للضيوف دون أن يكونوا غير مستريحين.

ما نوع المبنى الذى عليك استضافة الحدث فيه وكيف ستدار المساحه المتاحه؟ هل الضيوف ستجلس على الكراسي في صفوف،او على المقاعد حول الطاولات، أو على سجاد نزهة على الارض؟ هل قد يسبب الطقس مشكلة اذا كان المكان مكشوف؟ هل ستحتاج لمنصه للمتكلمين أو المسرح؟ إذا كان الأمر كذلك، خطط لضمان مساحة مخصصة كبيرة بما فيه الكفاية.

من الأفضل دائما زيارة الموقع في وقت مبكر وارسم لنفسك خريطة للمنطقة. هذه الخريطة يمكن أن تستخدم بمثابة "خطة معركة" و تسمح لك برسم وتخصيص مساحة الجلوس، و الممرات التى ستستخدم لخدمة الأغذية و المشروبات , والمسارات المطلوبة والخروج منها، وكذلك كيف ستضع المعدات في مكانها. يجب عليك أيضا تحديد مكان المولد الكهربائى (إذا لزم الأمر)، و المعدات الخارجية مثل ثلاجة، تنك الثلج، والشواء أو المواقد (الخ) ، وكذلك مصادر الكهرباء والكابلات .

لأنها يمكن أن تشكل أكبر مشكلة لوجستية . من الحكمه ضمان وجود مساحة كافية للحاضرين ليتحركوا براحتهم في الموقع.

اسأل نفسك هل هناك ما يكفي من مرافق؟ ومن الأمثلة على ذلك دورات المياه والحمامات، أماكن وقوف السيارات ، سلالم لنزول كرسي متحرك ان وجد، غرف تغيير الملابس، وغرف التخزين ومساحة المطبخ، وصناديق التخلص من النفايات، مبردات المشروبات، تجهيز وسيله نقل و اماكن للاقامه اذا كان هناك ضيوف من خارج المدينة او من خارج البلاد لنقلهم الى و من مكان الحدث.

هل مطلوب موافقات حكومية و قانونية محلية ؟ في معظم الحالات يطلب من موافقات للسهر بعد منتصف الليل، و أيضا للضوضاء المفرطة، ووقوف السيارات.

هل تحتاج الى فنى كهربائي ليتم تعيينه لتركيب اضواء فنيه؟

بهذه الاجابات على الاسئله السابقه يمكنك معرفة ما قد تحتاج إلى القيام به لنجاح الحدث.

هل من المرجح أن تكون هناك تغييرات متكررة؟ حفلات الزفاف تعتبر عميل سيئ السمعة لمنسقى المناسبات حيث يتم طلب تغييرات فى التصميم فى اللحظات الاخيره, لذلك فمن الحكمة أن تحدد لزبائنك موعد قاطع للتغييرات. عادة أسبوع قبل موعد الحدث وكتابتها فى وثيقة التعاقد ، لكن يمكن اعطاء العميل بعض المرونة والابتعاد عن تغييرات اللحظة الاخيره.كن متفهما على قدر الامكان لان حفلات الزفاف عادة حدثا متوقعا عاطفيا جدا يريدها اصحابها ان تكون اجمل شىء.

2.   ما هي خطة المعركة؟

نظم فريق الخدمة الخاص بك (حتى لو كانوا أصدقاء وأقارب أو غيرهم من المتطوعين) للتعامل مع الأقسام ذات الصلة، حتى لو كنت لا تعمل منسقا للمناسبات  ولكنك تقيم مناسبة عائلية صغيرة.

من الناحية المثالية، يجب أن يكون اخطار فريق العمل قبل أسبوعين على الأقل من الحدث، أو أكثر إذا كان ذلك ممكنا. المطاعم، وباعة الزهور والفنانين والأشخاص المهمين الآخرين يفضلوا منحهم الكثير من الوقت للعمل طبقا للخطة، كما هو عادة أكثر تكلفة الحصول على السلع والموظفين بصوره عاجله و فى وقت قصير. ميزة أخرى هي أنه اذا لم يكونوا قادرين على الحفاظ على موعدك، لديك بعض الوقت لإيجاد بديل عنهم.

وأنه من الحكمة للحصول على ثلاثة عروض أسعار لجميع التطبيقات ونسأل ما هى خبرتهم فى حل المشكلات. المشاكل الشائعه التي يعاني منها افراد الخدمه هى كلها تتلخص فى الارباك الذى يسببه طلبهم قبل وقت قصير. اذن التخطيط مسبقا أمر ضروري. تأكد من توفر تعليمات واضحة حول كيفية الوصول الى الموقع وإعطائهم رقم هاتفك و يفضل بطاقة العمل مع  وسائل الاتصال لاستدعائك اذا كانوا بحاجة لتوجيهاتك.

ينبغي أن تكون خطة العمل واضحه و مرتبه من البداية إلى النهاية. التخطيط، والشراء و الحصول على المصادر، و التفويض،التركيب والإنشاء، وتشغيل الحدث الرئيسي ولكن الأهم من ذلك ترتيب المكان بعد الانتهاء من الحدث. اعاده ترتيب المكان ، إعادة المعدات المستأجرة أو المستعارة وبعد ذلك الاطمئنان من العميل عن تجربته و أشكره على الاستعانه بك كمنظم للمناسبه. حتى لو بدون أجر، أشكره على إتاحة الفرصة لك لتنظيم مثل هذه تجربة الرائعة لتشغيل حدث.

   في كثير من الأحيان سوف ستحتاج إلى معرفة التحديات المحتملة للمناسبه. في كثير من الأحيان يمكن أن يكون واضحا باستخدام مراقبة لغة الجسد - المهارة الذى يتم تدريب الكثير من الافراد في خدمات الضيافة عليها للتطوير وتحسين ادائهم.

ضع خطة ( ب) للنظر في حلول المشكلات الشائعة و ابحثها مع العميل. قد تتضمن المشاكل الشائعة متطفلين الليلة، ضيوف مدعوين يعانوا من امراض تتطلب رعايه خاصه، الطقس تحول غير سار , سوء سلوك بعض الضيوف. المدير الجيد يتيح للمناسبه ان تسير بهدوء من تلقاء نفسها و التصرف واتخاذ اللازم عند الحاجة.

اعقد اجتماعات منتظمة مع العملاء في وقت مبكر لمناقشه "خطة العمل" واطلب منهم تقديم أفكارهم واقتراحاتهم. في جميع الأوقات يجب عليك اظهار المهنية، و الثقه بالنفس ، الودية و معرفه "ما يمكن عمله" بطريقة مهذبه واستخدم المعايير المهنية في تقديم الأوراق مثل الجداول والقوائم. أيضا اعرض عينات مقترحه للديكور لمعرفة والتأكد من قدرتك على تخطيط خريطة العمل. برامج الكمبيوتر الحديثة لديها العديد من البرامج النظرية المعمارية التي يمكن استخدامها لتقديم صورة عن الكيفية التي تتخيل كيف سيظهر الحدث.

لمناسبه تخص الشركات أو الوزارات، من الحكمة ضمان أن يكون لديك نسخة حديثه من جدول الأعمال و التواصل بشكل فعال لضمان تعريف كافة التغييرات إلى العملاء وجميع الأطراف المعنية. في الممارسة العملية، معظم الأحداث مشابهة جدا فقط الموضوع أو السياق هو الذي يختلف. لذا فمن الحكمة أن نتذكر ما ومن الذي يدور حوله هذا الحدث فى جميع مراحل عملية التخطيط.

أيضا استخدم هذا الوقت لمعرفة ما إذا كان هناك اى من مثيرى المشاكل المحتملين بين الأسرة والأصدقاء و/ أو الضيوف الآخرين. من المتوقع ان يعتبرك العميل على علم جيدا بهذا، ابحث بدقة مسبقا ، بما في ذلك قراءة الأخبار المحلية والدولية والمواد الإعلامية حول السياق الأوسع لهذه المناسبه. إذا لم يكن لديك المعرفة الكافيه فى خطه العمل التى تضعها، من الصعب تقديم خطة مهنية. بما أن العميل لديه ثقة فيك لمواجهه كافه التحديات، سوف تحتاج إلى معرفة الاتى:

1. من هم الضيوف الرئيسيين - وهذا عادة واضحا عندما يكون الحدث احتفاليا - مثل العروس والعريس. العميل ليس دائما الضيف المهم ولكن قد يكون جزءا من مجموعتهم، أو غير موجودعلى الإطلاق.

2. من هم الضيوف المضيفة - وهؤلاء غالبا ما يتصرفوا بصفتهم المضيفين في اماكنهم و يكونوا مجاملين ومحفزين لباقى الضيوف. هؤلاء الاشخاص مفيدين للحفاظ على جو بهيج و يفتحوا الاحاديث اذا هدأت الامور ،و يشاركوا فى تشجيع الناس على الرقص أو تقديم المدعوين إلى ضيوف آخرين حتى لا يشعر احد بالغربه. هؤلاء الناس يجب أن يكونوا موثوق بهم و عادة ما يكونوا مفيدين لاطلاعك على سير الحفل، و قد يتدخلوا في حالة الطوارئ. هؤلاء الافراد عموما الذين يجعلوا المناسبه تسير بسلاسه . إذا لم يكن هناك ضيوف مضيفه متوفرة أو مناسبة لملء هذا الدور (لأنهم ليس لديهم مهارات مجامله الحضور)، فمن الأفضل أن اختيار افراد من فريقك الذين تعرف انهم يمكن أن يقوموا بهذا الدور او من مصدر خارجي إذا لزم الأمر.

3. من هم صانعي السلام - يجب أن تكون على علم في جميع الأوقات بمن هم هؤلاء الاشخاص الرئيسية التى تحتاج إليهم لتقديم المشورة وإشراكهم في معالجة القضايا والخلافات فى الوقت المناسب. في المناسبه المحدوده, الشخصيه أو العائليه ، قد يكون رب الأسرة، أو صديق قديم هم المسئولين عن ذلك. في المناسبات المدنية، والترفيهيه، و للشركات، المناسبات الحكومية أو أي أحداث رفيعة المستوى من غير المرجح أن يكون هناك أي صانعي السلام في المجموعة (أو الجمهور)، عندئذ من الحكمة التعاقد من الباطن مع مثل هذا الشخص إذا كان هناك خطر محتمل لحدوث مشاكل.

وبالمثل في المناسبات الكبرى رفيعة المستوى، اوالحكومية أو الأحداث الدولية، يتم تنظيم الأمن عادة من قبل العميل (مثل فنان شهير)، أو من قبل دائرة حكومية أخرى بما في ذلك النقل والخدمات اللوجستية لذلك فمن الضروري أن يكون لديك كل تفاصيل الاتصال اللازمة لحالات الطوارئ و كيفيه التواصل بشكل فعال. في الأحداث الرئيسية المعتاده، أو عندما تدير حدثا خاص بك, لا يجب ان تكون انت صانع سلام ، و اترك إدارتها لشخص آخر , حتى لا يضر قدرتك على الاحتفاظ بهدوئك فى متابعه الحدث و التعامل مع الضيوف.

4. من هو صانع القرار - بالنسبة لمعظم الحالات، هو انت نفسك كمدير، ولكن عندما يجب استشارة الضيوف فمن غير المناسب إشراك الضيوف الرئيسين(لأنهم عادة ما يكونوا منشغلين بضيافه باقى الضيوف)، اعرف مسبقا من الذى يجب أن تستشيره في حالات الطوارئ. في الغالب سيكون الشخص الذي يدفع الفاتورة لك عن ما تقدمه من خدمات ، أو ما تطلق عليه "العميل"، هو الشخص الذى له القول الفصل في هذه المسألة.

5. تحديد وقت المتحدثين - من المرجح ان هذه المناسبة قد تستغرق وقتا أطول مما كان مخططا له أصلا؟ يجب تحديد موعد الخطب حتى لا تستغرق وقتا أكثر مما هو محدد. فمن الأفضل السماح للضيوف بمعرفه الإطار الزمني، مثل 10:30 حتي 11:30 لتناول العشاء، ولكن في كثير من الأحيان قد تزيد عن ذلك . فى هذه الحاله ابدأ الفقره التاليه فينتظم الجميع.

6. تنقيح خطة العمل لهذا اليوم - تأكد أن الأمور لا تزال تسير على ما يرام مع فريق الخدمات فضلا عن التحقق من اعداد الضيوف - لمعرفة هل هناك أي إضافات أو إلغاءات وأن الخدمات اللوجستية (العمل من الباطن مثل توريد الزهور، المطاعم، معدى ديكور، الخ.) لا تزال في الموعد المحدد. أيضا إبقاء العين على التنبؤات الجوية في حالة الطقس غير المتوقع الذى يجبرك على تغيير الخطة اذا كانت الحفله فى مكان مفتوح.

ــ   إذا كنت تقوم بإعداد الأمور الرئيسية في نفس اليوم، مثل شاشات العرض والجداول وما إلى ذلك، فانت متأخر عن الجدول الزمني. الاستثناء لهذا هو اذا كان المكان مشغول و لا يوجد لديك ببساطة الخيار - في هذه الحالة، اعمل بسرعة وبشكل منهجي لتنتهى فى الوقت المناسب.بعض الأشياء، مثل الطاولات والكراسي، معدات المسرح، والإضاءة والزينة يمكن جميعها ان تقام في اليوم السابق. اللمسات النهائية والسكاكين (وما شابه ذلك) يمكن وضعها في اليوم الفعلي.

ــ يمكنك تشكيل بروفة صغيرة مع الضيوف الرئيسين، وفريق الخدمات حتى يتمكنوا من تصور ما سيكون عليه الوضع للحفله. اجراء البروفات قبل الموعد المحدد غالبا ما تكشف المشاكل المحتملة في الخطة  . البروفات عادة ما تجعل الاشخاص الذين يقوموا باستضافة الضيوف أكثر ثقة لأنهم يتعرفوا على ما هي واجباتهم، ويمكن اضافه بعض المدخلات إلى تحسين الخطة.

ــ التحقق من أن أعداد واحتياجات الضيف لا تزال صحيحة في يوم هذا الحدث و قدم النصائح لفريق الخدمة عن أي تغييرات في أقرب وقت ممكن.

7. كن أول من يصل إلى موقع للاشراف على الاستعدادات. يجب ان تثق و تحترم فريق الخدمة الخاص بك فى الاعتناء بأنفسهم. قدم المساعدة إذا لزم الأمر، لكنهم عادة هم من ذوي الخبرة بما يكفي لا يحتاجوا إلى أي مساعدة.

8. قم بدور موظف الاستقبال في البداية، استقبل و قدم التحيه لكل ضيف (إذا كان ذلك مناسبا) عند قدومهم. ثم عد لدور مدير الحفله عندما يبدأ الحدث. وسيكون دورك هو حل المشاكل وضمان ان العمل و كافه الامور المطلوبه تسير وفق الخطه الموضوعه. الإبقاء على التواصل بالعين مع الضيوف و مع المضيفين لتلبيه اى طلب او اجراء اى تغيير اذا لزم الامر لتغيير الخطط.

9. هنئ نفسك بعد انتهاء الحدث. معظم الأحداث تسير تلقائيا عندما تبدأ، ولكن كل المجهود و العمل الجاد هو التحضير و ترتيب الاحتياجات الذي لا يراه أحد.اسأل عميلك عن رايه حتى تحسن من ادائك او التقاط افكار جديده.

ملخص خطوات تنظيم المناسبات :ــ

الخطوة الأولى : وضح الهدف من المناسبة ، يجب أن يتفق زملاؤك ورؤساؤك على هدف أساسي واحد للمناسبة.
نعم لابد من التوضيح الهدف من المناسبة لكي تححق ثمارها.

الخطوة الثانية : قسم المناسبة إلى مراحل ، وفرعها إلى مراحل أصغر وهذه أفضل طريقة لفهم وتنفيذ العمليات المعقدة.وهذة تسمى تقسيم الادوار وجدولتها

الخطوة الثالثة : حدد النشاطات التي ستنفذها في كل مرحلة ، من أمثلة هذه النشاطات حجز مكان ملائم للمناسبة ، وإضافة جدول ترفيهي إلى الجدول الرئيسي وتنسيق المادة والمقدمين ، والاحتياط للحالات الخاصة والطوارئ.
وهذة يتم من خلالها التجهيزات سواء مادية او بشرية وتحديد الاوقات المناسبة.

الخطوة الرابعة : ضع كل النشاطات في جدول منظم ، وضع في الاعتبار ترتيب تلك النشاطات حسب أولوية كل منها ، سيمكنك هذا من حصر المهام التي عليك تنفيذها وعلاقتها بهدف المناسبة الرئيسي.
للحفاظ على الوقت واستثمارة بشكل ايجابي

الخطوة الخامسة : أحسب الوقت الذي يستغرقه تنفيذ كل النشاطات ، سيساعدك هذا في تنظيم وقتك الشخصي ، وتحديد عدد المساعدين الذين تحتاجهم.
مكملة لسابقتها

الخطوة السادسة : أحسب تكلفة كل نشاط ، وعلاقة التكاليف بالميزانية الرئيسية.
لكي لاتقع في حرج اثناء التنفيذ ونقص المخزون

 الخطوه السابعة : أحسب الميزانية وجدول المشروع ، لتعرف ما إذا كان باستطاعتك تنفيذ الخطة في الوقت المحدد ووفق المخصصات المتاحة ، أحسب تكاليف المواد والمكان والوقت والموظفين والفرص البديلة أيضاً وكلما وجدت التكاليف أعلى من الميزانية ، أعد التخطيط ثم أعد حساباتك حتى تصل إلى المعادلة الفعالة ، أفضل النتائج الممكنة بأقل التكاليف المتاحة.
بذل اقل جهد لتحقيق اعلى فائدة مرجوةسواء كنت مخططاً رسمياً أو غير رسمي ، فإن نجاح تنظيم أي مناسبة سيعتمد اعتماداً كلياً على أمرين (خطة جيدة للتنفيذ وتنفيذ جيد للخطه ) لابد من وضع بدائل للخطة .

اقرأ ايضا:

 كيف تصبح منظم مناسبات

 معالجه المشاكل فى المناسبات

المصدر: د نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس)