كيفية اعداد المؤتمرات و تنسيق الندوات

مقدمه:

نحتاج دائما الى انشطة و فعاليات حتى نصل الى القطاع العريض من الجمهور. هذه الأنشطه تشكل مؤتمرات و ندوات أو ورش عمل . و حتى تؤتي ثمارها يجب أن نخطط الأنشطة بصورة فعالة و كفء .

في هذه الدورة سنناقش أبعاد التخطيط لعقد المؤتمرات و الندوات و التحديات التي ستواجهنا و كيفية مواجهتها و سنطلع على كيفية تنسيق و تنظيم عقد المؤتمرات و الدورات

دور المؤتمرات و الندوات في تحقيق الأهداف المرادة

تعد المؤتمرات و الندوات من الأساليب الفعالة في الترويج لقضايا الجمهور و توعيتهم و طرح ورقة عمل ومناقشة بعض الأمور و ايجاد الحلول لها ,حيث تسهم فيما يلي :

 -  تزويد المنسقين بفكرة عن الأبعاد التي من أجلها عقد المؤتمر أو الندوة مثل قضايا اقتصادية أو سياسية وما الى ذلك .

 - تدريب المنسقين على الانخراط بصورة فعالة في مجال صنع القرار و دراسة الامور و اصدار التشريعات و اقامة العلاقات مع وسائل الاعلام .

 - التوصل الى لغة مشتركة بين المنسقين و الاتفاق على عمل واحد بافكار واحدة للحصول على عمل مميز .

 - التقريب بين مختلف وجهات النظر و الاراء المتنوعة و توفير الفرص للدعم المتبادل و التعلم .

 - خلق الحافز و تعزيز الالتزام بين افراد الفريق الواحد و العاملين عليها .

اعداد الندوات و المؤتمرات :

       <!--[endif]-->يجب تحديد ما نود تحقيقه من عقد المؤتمر او الندوة اذ يعتمد تصميم المؤتمر او الندوة على ما نرغب في تحقيقه . فعلى سبيل المثال ,تختلف الندوة او المؤتمر المعقود لتزويد المشاركين بمعلومات جديدة عن قضية ما , عن الندوة او المؤتمر الذي يعقد بهدف اعطاء المشاركين فرصة للتفاعل و تبادل المعلومات و الافكار عن موضوع ما .

•        تحديد المشاركين في المؤتمر أو الندوة . و يشترط لنجاح هذه الانشطة ان تكون لدى المشاركين خبرة متشابهة في مجال واحد و اهتمام مشترك في موضوع واحد.
•        توفير الوقت والطاقة للأعداد للمؤتمر او الندوة لكي تاتي بالثمار المرجوة منها , ويتطلب ذلك ان يعرف المنظمون مقدمآ رغبات واحتياجات المشاركين و الجديد الذين يرغبون في معرفته , فعلى سبيل المثال , اذا كان المؤتمر او الندوة يتناول قضايا اقتصاديه فيجب ان ينتقي القائمون به الفئة او الفئات التى يمكن ان تستفيد بالفعل من حضور هذا النشاط.
•        ارسال استمارة راى الى المشاركين قبل عقد النشاط او الاتصال هاتفيا بهم , وسؤالهم عن المعلومات التي يودون معرفتها او لموضوعات التي يرغبون في مناقشتها.
•        تخطيط انشطة وفعاليات المؤتمر او الندوة, بعد تحديد مستوى المشاركين. وللمساعده في عملية التخطيط يجب الرد على الآسئله الآتيه:
•    هل ستكون هناك فرص عمليه للتعلم المتبادل؟
•       هل سيتألف المؤتمر او الندوة اساسآ من محاضرات و متحدثين؟
•        هل ستكون هناك مناقشات جماعيه؟
•        هل سيتم تقديم بحوث ومناقشتها؟
•      هل ستستخدم وسائل سمعيه بصرية؟
•        من هم المشاركون و القادة في المؤتمر او الندوة؟
•        من الذي سيتولى إداردة المناقشات الجماعيه؟
•        من سيشارك في جلسات المناقشات من داخل النشاط او خارجه؟
•        هل سيكون هناك توازن في الحضور من حيث الجنس و السن و الموقع الجغرافي , الخ,

تخطيط البرنامج

•        ما هو ترتيب المتحدثين في المؤتمر او الندة؟
•       ما هي الموضوعات التي سيناقشها كل منهم؟
•        هل سيكون هناك متحدث أساسي؟
•        هل سيكون هناك حفل استقبال او مناسبة غير رسميه يحضرها كل او بعض المشاركين؟
•     ما هي المواد المكتوبه او المطبوعات التي ترغب في توزيعها على المشاركين؟
•        هل سيدفع المشاركون رسما ماليا للحضور؟ وما هو مقدر هذا الرسم؟

(قد تتمكن من تغطية نفقات المؤتمر عن طريق الحصول على رسوم مالية من المشاركين لحضور المؤتمر او مقابل الحصول على المواد امختلفةالمتاحة خلال المؤتمر (.

التنفيذ :

بعد تخطيط المؤتمر او الندوة , يجب تنفيذ ما يلي :

•        وضع جدول زمني بالمواعيد المقررة و آخر مهلة لها ,و ينطبق ذلك على ارسال خطابات الدعوة لحضور المؤتمر , وحجز مكان عقد المؤتمر أو الندوة...الخ. ويجب التاكد من أن تعطي لنفسك مهلة كافية للتخطيط , واعداد المطبوعات و الاتصال بالمتحدثين و الحصول على التصاريح و الموافقات اللازمة لعقد اللقاء, مثل الموافقات الأمنية و الادارية...الخ.
•        ضمان جودة تجهيز المكان الذي تخطط لعقد المؤتمر او الندوة فيه مثل (إعداد القائمة والماكولات و المشروبات نظم الصوت و الاضاءة قوائم التسجيل و اسماء المشاركين.....الخ) و يراعى عند اختيار المكان سهولة وصول المشاركين اليه .
•        الاتصال بالمتحدثين و من يكلف بادارة المناقشات و دعوتهم بصورة رسمية للحضور بوقت كافي .
•      اعداد قوائم بريدية للأشخاص الذين تنوي دعوتهم للمشاركة ( اعضاء فاعلون في مجال الدورة او المؤتمر ).
•        دعوة الصحفيين و الاعلاميين ة التاكيد على حضورهم من خلال اتصال تليفوني.
•        ارسال الدعوات و المنشورات او خطابات المعلومات الاخرى بشأن المؤتمر. و يجب ان تتضمن الخطابات بطاقة رد تتضمن خانة لاسم المشارك و عنوانه , بحيث يعيدها اليك مرة اخرى مع الرسم المالي ( اذا كان هناك رسم اشتراك لحضور المؤتمر او الندوة ). و بهذه الطريقة يمكن تحديد من سيحضر المؤتمر او الندوة و من سدد رسوم الاشتراك عند بداية المؤتمر او الندوة .
•        طلب الوسائل السمعية و البصرية و المرطبات و المشروبات اللازمة... الخ.
•        ترتيب المبيت للضيوف اذا تطلب الامر ذلك .

التقييم :

يجب ان تتذكر ان تطلب من المشاركين اعطاء تقييمهم للندوة او المؤتمر لدى نهايته. و يجب توزيع استمارات التقييم لدى نهاية كل ندوة او مؤتمر لمعرفة آراء المشاركين و الحضور فيما يلي :

- اسلوب العرض .

- المشرفون

- مستوى التعاون و المشاركة

- اطلب من المشاركين التقدم بمقترحاتهم و استخدم هذه المعلومات عند التخطيط لندوة او مؤتمر آخر.

- يجب ان تتضمن استمارة التقييم اسئلة محددة لأنه في العادة يستمتع المشاركون بالمؤتمرات و الندوات الى حد كبير باعتبارها تغيير عن روتين العمل اليومي و هكذا فانك اذا وجهت السؤال التالي :

س : ما مدى فائدة هذه الندوة او المؤتمر بالنسبة لك؟ (نرجو وضع دائرة حول اجابة واحدة فقط ).

مفيدة/ للغاية مفيدة /غير مفيدة

فان معظم المشاركون سيجيبون بانها كانت مفيدة للغاية حتى اذا لم يتعلموا منها كثيرا و لكن سوف تحصل على تققيم افضل اذا جهت اسئلة محددة بدرجة اكبر .

مثال :

في هذا المؤتمر او الندوة هل حصلت على ما يلي :

( ضع علامة امام الاختيار الذي يعبر عن رأيك)

تاكيد لمعلوماتك / القليل من المعلومات الجديدة / معلومات جديدة لها قيمتها

هل حصلت على كل ما تريد معرفته ؟ (نعم ) ( لا ) (لماذا \ لما لا ) ؟

............................................................ ............................................................

هل هناك شيء ترى انه لم يكن ضروريا ؟( اذكر )

............................................................ ............................................................

نرجو كتابة تعليقك المحدد على اسلوب العرض الذي اتبعه المشرف في هذه الندوة او المؤتمر ؟

............................................................ ............................................................

ما الاسلوب الذي يمكن اتباعه من اجل تحسين هذه الندوة او الجلسة ؟

.....................................................................................................................................................................................................

معوقات و حلول

ان تنظيم مؤتمر او ندوة في أي مجال من المجالات قد يصادفه صعوبات و عقبات بعضها عام أي انه يواجه أي نشاط من هذا النوع ايآ كانت اهافه و غاياته 

•        الصعوبات العامة :

تتلخص هذه الصعوبات في عدم توفر التمويل اللازم لعقد النشاط . عدم وجود مشاركين قادرين على التفاعل و تبادل الخبرات و اكتساب المهارات , نقص الكادر البشري القادر على القيام بمثل هذه الانشطة , و كذلك وجود طابع تنظيمي مثل عدم وجود مكان ملائم لعقد المؤتمر او الندوة و البعد المكاني للمشاركين لمقر انعقاد النشاط و غياب التنسيق , عدم القدرة على الحصول على التصاريح المطلوبة لعقد النشاط .

مثل هذه الصعوبات ذات الطابع العام تحتاج الى مزيد من الجهد و توفير التمويل اللازم و التنسيق و العناية بالكوادر البشرية و فتح خطوط اتصال و حوار مستمر مع الجهات المسؤولة من اجل تبادل الخبرات و الابقاء على قنوات اتصال مع المؤسسات المعنية بالنشاط من اجل تسهيل عقد هذه الدورة او المؤتمر.

•        الصعوبات الخاصة :

وهي جملة الصعوبات التي تنبع في الاساس من التحديات التي تواجه عقد ندوات او مؤتمرات .

أ- صعوبة الموضوع : في بعض الحالات قد لا يستقبل المجتمع المحلي بارتياح بعض الموضوعات ذات الصلة بقضية ما إما لأنها لا تتفق بصورة او باخرى مع العادات و التقاليد السائدة أو نظرآ لأنها لا تتصل بصورة مباشرة بمفردات الحياة اليومية للمواطنين العاديين .

يكمن الحل في ايجاد الكادر البشري الملم بابعاد موضوع النشاط و تجنب كل ما يضعف هذا النشاط .

ب – ضعف القدرت التنظيمية : يقصد بذلك ان لا تتوفر لدى العاملن على عقد هذا النشاط القدرة على اقامة نشاط في هذا المجال و هو المجال المقترح نظرآ لأن بعض النشاطات تحتاج الى الخبراء في هذا المجال .

يكمن الحل عندما يطرح مقترح لعقد نشاط لا بد من دراسته و ايجاد كوادر بشرية لتنظيم النشاط ذو خبرات سابقة .

ج – تبسيط المفاهيم : يقصد بذلك جعل مفهوم عنوان الندوة في متناول ايدي الاشخاص العاديين أي ليس لهم خبرة في هذا النشاط .

الاسس التي نعتمد عليها في اعداد المؤتمرات و الندوات :

•      تحديد الغرض من عقد المؤتمر او الندوة .
•        الاعداد لعقد المؤتمر و يشمل الاعداد عدة خطوات ( اعداد المكان المناسب و الحصول على الموافقات و التصاريح من الجهات المسئولة
•       توجيه الدعوة للاشخاص المهتمين قبل عقد المؤتمر او الندوة بوقت كافي.
•       تنظيم جلسات المؤتمر او الندوة من حيث اعداد الجلسات و تسمية المتحدثين و التصال بهم ..الخ .
•        تجهيز المطبوعات ( كتب – نشرات – بيانات صحفية ) التي سيجري توزيعها اثناء المؤتمر او الندوة .
•        ارسال البيان الختامي للقاء كل من شارك في فعالاته مصحوبآ بخطاب
•        تقييم المؤتمر و تحديد نقاط القوة و الضعف للاستفادة منها في المستقبل عند تخطيط و تنفيذ لقاءات مماثلة. 

 للدكتور خالد عدنان الصمادي, الجامعة الاردنية بالسودان ,منتدى الساحه الكشفيه