المعلومات الضروريه لمالك مشروع صغير

( الجزء الأول)

انك لا تكن على استعداد لبدء مشروعك الصغير حتى يمكنك أن تفكر فى ادارته بشكل صحيح يحقق لك النجاح و الإستمراريه.  العمل هو نشاط مستمر لا يشغل او يدير نفسه. كمدير لمشروعك سيكون عليك تحديد الأهداف، وتحديد كيفية الوصول إلى هذه الأهداف واتخاذ جميع القرارات اللازمة. سيكون عليك شراء أو صنع المنتج الخاص بك، وتسعيره ، و الإعلان عنه وبيعه. سيكون عليك حفظ السجلات، وتحديد التكاليف. سيكون عليك مراقبة المخزون، واتخاذ قرارات الشراء الصحيحة والمحافظة على انخفاض التكاليف. سيكون عليك توظيف وتدريب وتحفيز الموظفين الآن أو مع تقدمك فى المشروع.

تحديد أهداف إدارة المشروع :
الإدارة الجيدة للأعمال التجارية الصغيرة هى مفتاح النجاح لان الإدارة الجيدة تبدأ بتحديد الأهداف.  ضع أهداف لنفسك لإنجاز المهام الضرورية و الكثيره لبدأ وإدارة مشروعك بنجاح.  كن محددا. ضع كتابهً أهداف قابلة للقياس من حيث الأداء. جزء الأهداف الرئيسية  الى أهداف فرعية، تٌبين ما تتوقع تحقيقه في الشهرين أو الأشهر الثلاثة القادمة، والأشهر الستة القادمة، في العام المقبل، والسنوات الخمس القادمة. بجانب كل هدف رئيسى وبجانب كل هدف فرعي ضع تاريخا محددا يبين متى يتم تحقيقه.

حدد الإجراءات التى يجب اتخاذها لتحقيق الأهداف. في حين أن الجهد المطلوب للوصول إلى كل هدف فرعي يجب أن يكون كبيرا بما يكفي ليثير التحدى داخلك، لا ينبغي أن يكون كبيرا لدرجة غير معقولة حتى يحبطك. لا تخطط لتحقيق أهداف كثيرة معا في وقت واحد حتى لا ترتبك ولا تستطيع تنفيذ ايا منها.  

•         تحديد الأولويات:

خطط مسبقا كيفية قياس النتائج حتى تتمكن من معرفة بالضبط درجه اجاده ما تقوم به من عمل. هذا هو المقصود من الأهداف "قابلة للقياس". إذا لم تتمكن من الحفاظ على مستوى النتيجة من الجوده اثناء تقدمك فى العمل , الإحتمال الأقوى انك ستفقد الحافز. أعد ترتيب خطة العمل لازاله العقبات التي قد تقف في طريقك. ضع خطه بالعقبات المحتمل ان تحدث وسبل تجنبها أو التقليل من آثارها.

الشراء :
الشراء بمهاره يعتبر عنصرا أساسيا هاما لإدارة مربحه للمشروع. هذا صحيح سواء كنت تاجر جملة أو تاجر تجزئة ، او صانع أو مشغل خدمة. بعض تجار التجزئة يقولون انه هو العامل الأهم والوحيد. البضائع التي يتم شراؤها بعناية يمكن بيعها بسهوله وتحقيق ربح معقول.

•        تحديد ما الذى يجب شرائه يعني ان تعرف النوع، المواصفات، الجوده، والعلامة التجارية والحجم واللون، و ما ينطبق على المخزون الخاص بك – الذي يمكنك بيعه أفضل. هذا يتطلب ان تحصل على المعلومات الوافيه من مندوبي المبيعات، والمجلات التجارية والكتالوجات، وخصوصا ما يتعلق بما يحب او يكرهه العملاء المتعاملين معك. يجب تحليل سجلات المبيعات لديك. ينبغي على اى منشأه تقوم بالتصنيع, ان تعرف المشكلة من وجهة نظر العملاء قبل ان تتخذ قرار الشراء, بعد جمع المعلومات عن ما هي المواد وقطع الغيار واللوازم المناسبه لتصنيع ما يطلبه العملاء.
•         اعرف احتياجات عميلك المنتظم من خلال تعامله معك, وإجراء تقييم جيد للجمهور الذي تأمل أن يصبح من عملائك. في أي فئة اجتماعية اقتصادية هو؟ هل هم ملاك منازل أم مستأجرين؟ هل يبحثون عن النمط، السعر أم الجودة؟ ما هي الفئة العمرية الغالبة فى محيطك؟
• الشريحه العمريه لعملائك يجب أن تكون الاعتبار الأول في تحديد نمط الشراء. الشباب يشترون أكثر من السكان كبار السن. احتياجاتهم كثيره ، لديهم عدد أقل من المسؤوليات، ولذلك ينفقوا المزيد على أنفسهم. هم أكثر وعيا بالاتجاهات سواء في أسلوب ارتداء الملابس، وانواع السيارات أو المعدات الإلكترونية الحديثه. إذا قررت تلبية متطلبات الشباب لأنهم هم الشريحه السائده في منطقتك، سوف يكون نمط شرائك مختلف تماما عن ما إذا كانت الشريحه الغالبه هى من  متوسطى العمر الأكثر تحفظا.
• ادرس المجلات التجارية، والإعلانات الصحيفة والكتالوجات، و ما يعرض فى واجهات المنشآت المماثلة لك فى ما تبيع. اطلب المشورة من مندوبي المبيعات التى تأتى اليك لتعرض بضائعها عليك ، ولكن اشترى من العديد من الموردين بدلا من واحد، حتى تعرف ما أفضل خطوط الموضه او النوع والشكل المطلوب فى الأوقات المختلفه.
•         تحديد مصادر البضائع المناسبة ليس سهلا. يمكنك ان تشتري مباشرة من الشركات المصنعة أو المنتجة،او الموزعين، تجار الجملة أو تجار الجملة. اشترى من الموردين الذين يبيعون ما تحتاج اليه و بالمواصفات التى تريدها ويمكن أن يوردوا المطلوب فى الوقت المحدد الذى تحتاج اليها فيه. (يمكن ان تستخدم تجار الجملة والموزعون لتوريد سريع لما تحتاجه حتى تصل شحنات المصنع.)
•         يمكنك  ان تحصل على احتياجاتك من العديد من الموردين للحصول على أسعار أفضل والإستفاده من المواد الترويجية التى يعرضها. أو قد تحدد مشترياتك بين عدد قليل من الموردين لتبسيط مشاكل الائتمان الخاصة بك. سيساعدك هذا أيضا أن تصبح معروفا بانك البائع لماركة معينة أو خط من البضائع، ومحافظا على مستوى ثابت من الجوده في المنتجات التى تبيعها.
•         الشراء مهم إذا كان عملك يخضع للتغيرات الموسمية في حجم المبيعات. ستكون هناك حاجة أكثر للمخزون قبل ارتفاع حجم المبيعات فى موسم الذروه . عند تراجع المبيعات، وانخفاض الحاجة للبضائع عند انقضاء الموسم يجب ان ينخفض حجم المخزون. هذا يعني مشتريات السلع لإعادة بيعها والمواد اللازمة للتجهيز ينبغي أن تختلف تبعا لذلك.
•         في البداية، كم هو حجم الشراء المطلوب يخضع للتخمين. أفضل سياسة هي أن تكون مقتصد دون تقتير حتى يصبح لديك ما يكفي من الخبرة للحكم على احتياجاتك. من ناحية أخرى، كيف يمكنك بيع البضائع إذا لم تكن لديك فى مخزنك !.

مراقبه المخزون :

للمساعدة في حل مشاكل الشراء، يجب أن تبدأ في الاحتفاظ بسجلات مراقبة المخزون في الحال. وهذا سوف يساعد على إبقاء التوازن في المخزون - لا كبير جدا ولا صغير جدا - مع نسبة كافيه من تشكيلة من المنتجات، والأحجام والألوان والأنماط والصفات.
في الأساس، هناك نوعان من الرقابة على المخزون- التحكم والسيطرة بالقيمه النقديه ( بالجنيه) والتحكم حسب الوحده . التحكم بالقيمه النقديه تظهر حجم الاموال المستثمرة في كل فئة من المخزون. الضوابط بالوحدة تشير إلى عدد البنود الفردية, متى ومن اين تم الشراء حسب البند. ويمكن لنظام مراقبة مخزون جيد ان يساعدك على تحديد ما هو، ومن اين، و متى، وإلى أي مدى يمكنك الشراء.

التسعير:
الكثير من نجاحك في إدارة الأعمال يعتمد على مدى قدرتك على تحديد الاسعار المناسبه و جوده الخدمات التي تقدمها. إذا كانت الأسعار منخفضة جدا ، فلن تغطي النفقات؛او مرتفعة جدا سوف ينخفض حجم المبيعات. في كلتا الحالتين، لن تحقق أرباحا.

•         قبل بدأ عملك يجب أن تقرر المستوى العام للأسعار التى تتوقع المحافظة عليها. هل تبيع احتياجات الجمهور الذين يشترون على المستوى السعرى المتوسط، ام المرتفع، أم المنخفض؟  كما ان اختيارك للمكان، و مظهر المنشأه، ونوعية السلع المتداولة، والخدمات التي سيتم تقديمها  و السعر, تعتمد على العملاء الذين تأمل فى استقطابهم.
•         بعد تحديد مستوى العام للأسعار، تصبح على استعداد لتسعير الأصناف الفردية. بشكل عام، سعر كل بند يجب أن يغطى تكاليف هذا البند، و التكاليف الأخرى، بالإضافة إلى الربح. في الأعمال التجارية التي تبيع بنود قليله، يمكن بسهولة  تخصيص التكاليف الإجمالية لكل بند و تحديد السعر بسرعة. لكن عند بيع مجموعة متنوعة كبيره من البنود، تخصيص التكاليف وتحديد مستوى الأسعار تتطلب محاسب. 
•         اذا كنت تتعامل فى تقديم الخدمات يجب ان يغطى السعر التكاليف الإدارية بالإضافة إلى التكاليف المباشرة لأداء الخدمة. إذا كنت تعمل فى تصنيع المنتجات، يجب ان يشمل السعر تكاليف العمالة المباشرة والمواد واللوازم، و ما اشتريته من أجزاء من منشآت أخرى، والأدوات و المعدات، والنفقات العامة فى المصنع و فى البيع ويجب أن تقدر المصروفات الإدارية بعناية. لحساب التكلفة لكل وحدة يتطلب تقدير عدد الوحدات التى يخطط لإنتاجها. قبل ان ينمو المصنع او يتسع يكون من الحكمة التشاور مع محاسب عن نظام محاسبة التكاليف المستخدم.
•         اما السلع الفاخرة فيحد لها مستوى اسعار مرتفع، اما سلع الإستخدام المنزلى يجب ان يكون السعر فى متناول الجميع. على سبيل المثال، الرغبه فى زيادة حجم المبيعات بتخفيض متوسط السعر ​​على بند معين – قد لا يحقق مستوى أعلى من الأرباح الإجمالية اذا تم خفض السعر أكثر من اللازم. الزيادة الناتجة في المبيعات نتيجه لخفض الأسعار ,لا ترفع إجمالي الربح بما يكفي للتعويض عن انخفاض السعر.
•    في بعض الأحيان قد ترغب في بيع بند معين أو خدمة بسعر أقل لزيادة حركة المرور على المتجر على أمل زيادة المبيعات من البضائع أو توليد عدد كبير من عقود الخدمة الجديدة. أسعار المنافسين تحكم أيضا الأسعار الخاصة بك. ليس هناك وصفة سحرية من شأنها أن تعمل على كل منتج أو خدمة كل كل الوقت. ولكن يجب أن نضع في اعتبارنا مستوى المتوسط ​​العام التي تحتاجه لتحقيق الربح. 

اقرا باقى المقال على:

المعلومات الضروريه لمالك مشروع صغير( الجزء الثانى )