تخطيط الأعمال فى المشروع الصغير

لقد تعرفنا فى مقال سابق على خطه بدأ المشروع . الآن يجب ان نتعرف على خطه العمل فى المشروع حتى يحقق المطلوب منه ويصل الى النجاح المرجو.

اهميه تخطيط الأعمال فى المشروع الصغير:

تخطيط الأعمال مثل المياه الى لنبات عطشان. فإنه يحفظ العمل حيويا ومزدهرا. دون تخطيط الأعمال، سوف لن يكون صحيا كما أنه يمكن أن يضعف حتى ويموت. ولكن العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة لا تقوم بوضع خطه للعمل كما ينبغى، لأنهم لا يجدوا الوقت اللازم للقيام بذلك. لكن تخطيط الأعمال ليس من الضروري أن يستغرق وقتا طويلا. في جلسه او اثنتين فقط مده كل منهما ساعتين إلى ثلاثة، يمكنك وضع أساسيات خطة عمل من شأنها تنشيط عملك لمدار السنة.

حدد جانبا من الوقت على يومين لاثنين من جلسات تخطيط الأعمال. (اليومين ليس مهما أن يكونا على التوالي، ولكن ينبغي أن تكون قريبة إلى حد ما من بعضهما. يمكنك اختيار أن يكون جلسات العمل الخاصة بتخطيط الأعمال يفصل بينهما أسبوع على الأكثر.)

الجلسه الأولى : تحديد الرؤيه ومشاكل التنفيذ:

1. إعادة النظر في بيان الرؤية :

البيان الذى يحدد الرؤية التجارية هي نقطة الانطلاق لأي تخطيط للأعمال، لانها جوهر الإلهام والحافز على العمل. هل ترى نفسك بعد زياده العمل تحتاج إلى استئجار مساعدة؟ مضاعفه المبيعات ؟ تريد ان تصبح مشهورا محليا كأفضل منشأه؟ ماذا تريد عملك أن يكون عليه العام القادم؟ ثلاث سنوات من الآن؟ خمس سنوات من الآن؟

تحديث الرؤية لعملك كل فترة زمنية ضروره لتنميه المشروع – و كما ان كتابة  الرؤيه الحديثه تساعد فى تنفيذ العمل كما يجب لتحقيق هذه الرؤيه. بيان الرؤية هو لك، وليس لعملائك أو زبائنك.

2. قيم العمل :

هذه الخطوة الثانية من التخطيط ينطوي على دراسة الوضع الحالي من عملك. الأول، و هو الجزء السهل. ما هي نقاط القوه الثلاث فى العمل داخل مشروعك الآن؟ وما هي الثلاث نقاط الاضعف فى العمل؟

الآن انظرالى الأصعب قليلا؛ تحتاج إلى ربط هذه القوة والضعف لبيان رؤيتك للعام القادم. كيف ستقربك مصادر القوة الثلاثة التي حددتها إلى حيث تريد أن تكون في العام المقبل؟ وكيف ستعيقك نقاط الضعف الثلاثه؟

فكر في هذا و ناقشه ثم اكتب الجوانب الثلاثة من عملك التى تشعر انها الأكثر أهمية للتركيز عليها من حيث تحقيق بيان الرؤية للعام القادم.

على سبيل المثال، لنفترض ان بيان رؤية الأعمال لمشروعك هى زياده مبيعاتك ثلاثة أضعاف للعام القادم و جعل المنتج الخاص بكان تصبح معروفا على الصعيد الوطني. لنفترض أيضا أن نقاط قوتك هي مواصفات المنتج (الناس الذين يستخدمونها يرون فيها منتجات متفوقة)، وقاعدة العملاء لديك (المنتج في وضع جيد يؤهله محليا ان يصل الى ايدى العملاء و يحقق الكثير من التكرار)، و نظام توزيع جيد (ليس لدي أي مشاكل فى تنفيذ الطلبات أو وجود المنتج بكميه كافيه لتسليمه للعملاء).

من ناحية أخرى، فإن نقاط الضعف في عملي هي أنه لا يبدو أنه يجذب عدد كبير من العملاء الجدد، والمنتج لا يبدو معروفا خارج المنطقة المحلية، وجهود التسويق لدي على ما يبدو لا تعمل بصوره جيده.

اكتب هذه الدراسة وقارنها ببيان الرؤيه للعام المقبل، انخفاض: "قوة المبيعات. العلاقات العامه. التسويق. "

توقف هنا فى جلسه تخطيط الأعمال الأولى. هذا يكفي للبحث في الوقت الراهن – يمكن ان تنظر فى باقى مشاغلك ، لكن عقلك سوف يواصل العمل على المشكلة التى تم تحديدها .

الجلسه الثانيه: خريطه التنفيذ :

الآن بعد أن حددت اين تريد أن تذهب، فإن الغرض من الجلسه الثانيه للتخطيط هى معرفة كيف تسير للوصول إلى هناك، مما يتيح لك خطة عمل عملية للعام المقبل.

3) تحديد الأولويات الخاصة بك :

على سبيل المثال في جلسه التخطيط الأولى، لقد حددت الجوانب الثلاثة التى تعتقد بأنها الأهم من حيث تحقيق رؤيتك للعام القادم وجميعها ترتبط ببعضها ارتباطا وثيقا. انظر إلى الجوانب الثلاثة التي حددتها وقيم من الأكثر أهمية إلى ان تصل الى الأقل أهمية وكيف تعمل على تطويرها.

4. طرح الأفكار لاتخاذ الإجراءات :

ركز على اهم واحد أو اثنين من قمه الأولويات. ما يمكن أن تفعله لتحقيق ما تريد تحقيقه؟ اسمح لعقلك ان يستعرض كافة الإجراءات المحتملة التي يمكن أن تتخذ، مهما كانت غير عملية. (هنا وجود فريق لمشاركتك التخطيط أو حتى فرد واحد سوف تساعد حقا؛! الآخرين قد ياتوا بافكار لم تخطر لك)

على سبيل المثال، بعد حددت أن أولوياتك هى التسويق والعلاقات العامة، يجب طرح الأفكار لتنفيذ كافة الإجراءات التى يمكنك اتخاذها لتحسين التسويق وجهود العلاقات العامة للدرجة التى يمكن أن تزيد  المبيعات بمقدار ثلاثة أمثال وجعل المنتج معروف على الصعيد الوطني. يمكننى عمل الآتى:

•  إعداد موقع على شبكة الانترنت
•  إرسال بيانات صحفية بشكل منتظم الى الصحف
•  عمل شيئ فريد و مبهر من شأنه أن يؤدى لتغطية عامه للمنتج فى انحاء الدوله.
•  استئجار خبير علاقات العامة
•  وضع خطة للتسويق
•  عمل حملة ضخمة بالبريد بإرسال عينات الى المهتمين بالمنتج
•  نشر الإعلانات في المجلات الوطنية
•  نشر الإعلانات على محركات البحث

هذه ليست سوى قائمة جزئية، ولكن اعطتك الفكرة. والشيء المهم في هذه المرحلة من العصف الذهني تسجيل كل ما تبذلونه من الأفكار دون الحكم عليها مسبقا (رفض) أي منها. قد تكون الفكرة الأكثر جموحا تحتوي على نواة فكرة جيدة.

5. تنظيم الإجراءات :

هذه المرحلة تشكل البداية السريعة حيث يمكنك تشكيل أفكارك إلى خطة العمل.

الأول، انظر فى قائمة الإجراءات. ضع علامة على الأفكار التي تعتقد أنها جيدة، وضع علامات استفهام على تلك التي تساورك الشكوك فيها وضع خط على التي تعتقد أنها غير قابلة للتطبيق أو سخيفة.

دراسة  الأفكار "الجيدة". هل ترى أي تشابه بينها؟ إذا كان الأمر كذلك، ضعها فى مجموعات وفقا لموضوع الأفكار.

6. حدد الأهداف :

استخدام علامات التمييز التى وضعتها لخلق قائمه أجراءات الاهداف. تحديد الأهداف هو الخطوة الأولى للانجاز، سر النجاح هو تحديد الهدف ودمجه بجدول زمني للانجاز. استخدم الصيغة التالية:

"سوف ( احدد الهدف ) بواسطه (إجراءات محددة تتبع لتحقيق الهدف) وربطها بال (الوقت)."

كمثال على ذلك، يمكن للمرء أن يحدد الهدف: "أنا سوف اجعل المنتج الخاص بي معروفا على الصعيد الوطني عن طريق إنشاء خطة التسويق لفتره ( 3 شهور من الآن)."

اجراء آخر لتنفيذ الهدف يكون على النحو التالي: "أنا سوف اجعل المنتج الخاص بي معروفا على الصعيد الوطني من خلال وضع إعلانين في المجلات الوطنية خلال ( 3 أسابيع من الآن)."

لا تغفل تحديد المواعيد! انها مهمه لتحفيزك على العمل وتعطيك أساسا لتقييم التقدم المحقق.

ضع الكثير من إجراءات تنفيذ أهداف العمل حسب ما تراه لازما لتحقيق الهدف من جعل رؤية المشروع واقع في العام المقبل.

7. كيف ومتى تخطط لتقييم التقدم المحقق :

لديك خطة العمل الآن على استعداد لتنفيذ ذلك - ولكن هناك جزء من التخطيط عليك القيام به أولا. إذا لم تخطط كيف ومتى تقيم التقدم المحقق الآن، هناك احتمال انك لن ترجع الى خطة عملك وتحدثها بعد ان وضعتها.

إن التواريخ الموجوده مع الأهداف تساعد، ولكنك تحتاج أيضا إلى بناء جدول زمنى لاستعراض التقدم المحرز فى انجاز خطة العمل ومقارنته مع الجدول الزمني الخاص بالتقيم. هذا لترى ما اذا كنت تعمل بشكل أفضل بالنسبة لك؟ هذا سيجعل أهدافك أمامك وفى عقلك.

تخطيط العمل فى الجلسه الثانية ينتهي هنا. لقد اخترت الآن اتجاهك على مدار العام المقبل ووضعت خطة عمل محددة ليأخذك حيث تريد أن تذهب. لقد حددت حتى كيف ومتى تقيم التقدم المحرز من خطة عمل المنشاه.

هناك شيء واحد فقط عليك القيام به - وضع خطة العمل التى وضعتها في حيز التنفيذ! نأمل أن هذه الجلستين لوضع خطه عمل قد وضعت المشروع على طريق النجاح وتجنبت احد اهم الأسباب التى تفشل غيرك وهى العمل بدون خطه عمل واضحه.

المصدر: د. نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )