الإدارة المالية و المشروع الصغير

بعض المواضيع في مجال الأعمال التجارية الصغيرة مربكة مثل المحاسبة، وخاصة لصاحب العمل الجديد (و يعرف هذا الجانب من العمل أيضا باسم "امساك الدفاتر" ). هذا القسم مخصص لمساعدة أصحاب الأعمال الصغيرة  على فهم المحاسبة وتوفر لهم بعض المصادر المفيدة.

ما هي المحاسبة؟

القاموس يعرف المحاسبة على أنها "قائمة دقيقة أو تعداد المعاملات المالية". بالنسبة للجزء الاكبر، هى قائمة المعاملات المالية في مجال مشروعك التجاري الصغير. انها طريقة لتتبع الأموال الوارده لعملك والخارجه منه ( أوراق قبض, وأوراق دفع ).

لماذا المحاسبة هامة؟

من الواضح، المحاسبة أمر مهم لأنك تريد أن تعرف إذا كان عملك يحقق ربح ام لا. كما أن مالك المشروع الصغيير يريد أن يكون قادرا على النظر في مصادر الدخل والنفقات واتخاذ القرارات بناء على تلك المعلومات. باستخدام برامج المحاسبة، يمكن لصاحب العمل ايجاد تقارير عن "الربح والخسارة"، "التدفق النقدي"، و "الميزانية العمومية" وعشرات التقارير الأخرى التي يمكن أن تساعده على الحصول على صورة شاملة للكيفية التي تعمل بها المنشأه فى الوقت الحاضر أو في الماضي.

أيضا، تتطلب  ملأ العديد من استمارات الدولة, تتبع لضرائب المبيعات، والرواتب وأغراض ضريبة الدخل. في الواقع، يمكن لنظام محاسبة الجيد عمل وملأ هذه الإستمارات أسهل بكثير وأقل استهلاكا للوقت.

كيف يمكنني إعداد النظام المحاسبي  ؟

ملاحظة: إذا كنت لا تميل لعمل النواحي المالية، نوصي باللجوء الى محاسب أو ماسك الدفاتر، وخصوصا عندما تعد النظام المحاسبى الخاص بك لأول مرة ,حتى لا تخطئ او تحتاج إلى تصحيح  الأرقام في وقت لاحق عندما يأتى وقت دفع الضرائب أو ملأ الاستمارات الحكومية الأخرى.

اختيار طريقة المحاسبة :

اول قرار يجب إتخاذه هو أي نوع من المحاسبة يناسب المشروع ؟هناك إثنين من الخيارات:

الطريقة النقدية (أو الأساس النقدي) - وهذا يعني أن كنت تحسب الدخل عند تلقيه فعلا (إما نقدا، او بطاقات الائتمان أو الشيكات) ويتم حساب النفقات الخاصة بك عندما تدفعها فعلا. هذا هو الأسلوب الأكثر شيوعا للشركات الصغيرة، وخاصة تلك التي تعتمد الدفع الفوري لمنتج أو خدمة (بطاقة الائتمان، والشيكات، والنقدية، الخ.)

طريقة الاستحقاق (أو على أساس ما هو مستحق) - وهذا يعني أن تحسب الدخل عندما يتم البيع (بغض النظر إذا كنت استلمت بالفعل المال اللازم لذلك) ويتم حساب النفقات عند استلامك فعلا للسلعة أو الخدمة (بدون دفع ثمن ذلك فورا ). هذا الأسلوب هو شائع للشركات الكبرى أو الشركات الصغيرة التي تستخدم "الفواتير" وترسل فى كثير من الأحيان المنتج أو الخدمة قبل أن تقبض الثمن لذلك.

اختيار أسلوب المحاسبه :

أنت حر في اختيار أي من الطريقتين واضعا فى الإعتبار ان يكون المباع أقل من 5 ملايين دولار سنويا أو الحفاظ على المخزون (في هذه الحالة، يجب عليك استخدام أسلوب الإستحقاق).

ويعتبر عموما ان طريقة الاستحقاق تعطيك صورة أكثر دقة للوضع المالى للشركة ولكن يتطلب منك اتخاذ خطوات إضافية مثل الإحتفاظ بسجلات حسابات القبض ( ما لك من أموال لدى الغير وما قبضته) وحسابات الدفع ( ما عليك دفعه للغير أو ما دفعته ). الطريقة النقدية عموما أسهل للحفاظ على الحسابات الماليه , وهو الأسلوب المفضل للشركات الصغيرة.

اختيار طريقة لتسجيل المعاملات :

بعد أن قررت اختيار طريقة المحاسبة، فإن الخطوة التالية هي أن تقرر كيف تسير فى تسجيل المعاملات. لديك أساسا إختيارين :

التسجيل اليدوى للتعاملات الماليه - تسجيل باليد وكتابة كل معاملة في دفتر الأستاذ.

استخدام برامج الكومبيوتر - إدخال المعاملات في أحد البرامج التي تقوم بالمهمه الروتينية للتسجيل واجراء العمليات الحاسبيه .

إلى حد بعيد الأسلوب الأكثر شعبية هو برنامج الكومبيوتر للحسابات. هناك العشرات من البرامج المحاسبية ومعظمهم سوف تساعدك على الحفاظ على دفاتر للحسابات وكذلك تقوم بأشياء مثل حساب الرواتب و عمل التقارير ولكن من المهم جدا الإحتفاظ بنسخه منها على قرص سى دى.

المصدر: د. نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )