السؤال

السلام عليكم، أنا ماهر جدًّا في وضع الجداول الزمنية للعمل والدراسة، وأكون في غاية الحماس، لكن المشكلة أني لا أستطيع أن أفعل سوى ربع هذا الجدول تقريبا، وينتابني إحساس بالإحباط، ولا أدري أين المشكلة؟! أريد أن أعرف أيضا ما هي خصائص الجدول الزمني للدراسة أو العمل التي تجعله قابلا للتنفيذ؟ وما خصائص فترة الراحة؟ كيف يمكن أن أريح ذهني؟ وما هي الظروف المحيطة التي يجب توافرها للمساعدة على تنفيذ الجدول؟ شكرًا.

الرد :

 السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، الأخ الكريم محمد، بداية شكرا جزيلا على سؤالك الذي أثلج صدري، فقد صارت لغة العالم الآن هي لغة النجاح والإنجاز. والتخطيط من أهم أدوات هذا الإنجاز والنجاح، وقد آن الأوان لنتحدث هذه اللغة التي غابت كثيرا عن مفرداتنا اليومية أو تقلصت حدود استخداماتها بين جدران المؤسسات والشركات، وإن هذا لوهم كبير؛ فتلك المهارات ما هي إلا مهارات حياتية تساعد كل فرد أيا كان موقعه ومسؤولياته على أن يقوم بها بشكل أفضل، فها أنت على الطريق، وإن تعثرت قليلا فدعنا نر أسباب هذا التعثر، وليمكننا معرفة الأسباب عن قرب وبشكل أكثر وضوحا. هناك بعض النقاط المهمة سأعرضها لك: - يجب أن ننظر للتخطيط الفعال على أنه دائرة وليس خطًا مستقيمًا، وتبدأ الدائرة: - بمعرفة أين نحن (تقييم الوضع الراهن). - ثم تحديد الهدف. - ثم استعراض البدائل المتاحة. - ثم التخطيط التفصيلي. - تقييم الخطة. - تنفيذ. - ثم مراقبة للخطة، لنبدأ من جديد في تعديل الخطة أو البدء في خطة جديدة. أحيانا نخلط بين أمرين: الهدف والخطة. وعلينا أن نعرف أنهما ليسا نفس الشيء، بل إن الهدف هو الوجهة التي نريد الوصول إليها، والخطة هي الطريقة التي نصل بها. - ما تتحدث أنت بشأنه هو إدارة الوقت، وبالطبع فإننا نحتاج لإدارة هذا الوقت لنتمكن من الوصول لشيء ما (هدف)، ويسبق الهدف رؤية شاملة للحياة وصياغة رسالة شخصية بمثابة دستورك الشخصي. ولن أدخل في تفصيلات (كيفية صياغة الهدف وتحديد الرؤية والرسالة الشخصية)، وسأعتبر مجازًا أننا بصدد هدف ما أيا كان وتريد الوصول إليه، وها أنت تسأل عن كيفية التخطيط للوصول لهذا الهدف الافتراضي الذي لا أعرفه (ويسعدني معرفته والتواصل الدائم بشأنه بطبيعة الحال). ولنتمكن من التخطيط علينا البدء بالإجابة على هذه الأسئلة: أولا- هل وضعت أهدافا؟ ثانيا- ما هي رؤيتك للوقت؟ ثالثا- هل لديك الكثير من الأوقات البينية؟ رابعا- أي نوع من التخطيط تتبعه (سنوي – شهري – أسبوعي)؟ أولا: هل حددت أهدافك؟ حدد الهدف حدد بوضوح تام ما الذي تريد إنجازه. كلما كان الأمر واضحا ومحددا كان الوصول أضمن وأيسر. سجل ذلك في جملة واضحة، مثل: (أريد إنهاء 3 دروس بنهاية يوم السبت). فمثلا: "أريد الاستذكار جيدا" لا تصلح أن تكون هدفا؛ فهذا أمر غير محدد وغير معين بوقت، وكذلك لا يمكن قياس تحقيقه. ولتبدأ حالا: خذ وقتًا لتسجل ثلاثة أهداف قصيرة المدى، تلك هي الأهداف التي عليك تحقيقها في غضون عام. وبينما تفعل ذلك فكر في الأشياء التي تريد تغييرها أو إضافتها لحياتك. وكلما اتضح لك شيء سجلته لديك في مفكرة خاصة وضعها في مكان في متناول يدك. وتذكر أن: الهدف هو الشيء الواضح المحدد إنجازه بفترة زمنية ويمكن قياس تحقيقه. قسم الهدف الآن فكر في كل الأجزاء المكونة لأهدافك. فكل الأهداف أيا كانت تتكون من عدد من الأنشطة يوصل أداؤها للنتيجة النهائية (الهدف). على سبيل المثال: إذا كان الهدف هو حصولك على شهادتك بتقدير ممتاز. يقسم لعدد من الأهداف الفرعية هي الانتهاء من كل سنة دراسية بتقدير ممتاز. ويقسم هذا بدوره إلى الانتهاء من كل فصل دراسي بتقدير ممتاز. وهذا يعني فهم كل دروس المادة الدراسية وتلخيصها في نفس يوم المحاضرة؛ وحل تدريب على الجزء العملي بها... حلل لمهمات محددة وصغيرة. فهناك طريق متصل بين ما تؤديه كل يوم من مهمات دراسية وبين هذه الحفلة لتخرجك التي تلوح على البعد. استبق دائما في ذهنك صورة ذهنية للحالة الرائعة التي تأتي بإنجازك للهدف. فالتخيل لأنفسنا وقت النجاح أو وقت تسلم الجائزة أو وقت عرض أعمالنا على ربنا يوم الحساب، كلها تلعب دور المحفزات التي تدفعنا للسير في اتجاه ما خططنا له. والغرض من تقسيم الأهداف الكبيرة والبعيدة لأهداف فرعية وأنشطة محددة هو أن نعرف بالضبط ما الذي ينبغي علينا فعله، وبالطبع يمكننا هذا من توقيعه على جدولنا الزمني، وأيضا يمكننا مراجعة الحالة باستمرار، هل نحن على الطريق أم تأخرنا أم انحرفنا تماما عنه. الأهداف الضبابية هي أساس التخطيط الفاشل للوقت؛ وهي السبب الرئيسي وراء التأجيل والتسويف والمماطلة والتوهان. وضع الأهداف مقدما بوضوح يجعل لديك دائما شيئا حاضرا في ذهنك لتفعله. لن تقف مرتبكا متسائلا: ماذا أفعل الآن؟ فصاحب الهدف التفصيلي الواضح لديه من الأنشطة المحددة ما يمكنه تناوله لينجزه؛ فلديك دائما ما تفعله مما يحقق الاستمرارية والتقدم خطوة خطوة إزاء الهدف الواضح. ثانيا: ما رؤيتك للوقت؟ أصحاب الأهداف الواضحة يتعاملون مع الوقت كمورد ثمين يكرس لنهايات مرغوبة، ويتعاملون معه بحرص شديد خشية تبديده في عدد من الأنشطة لا تفضي بهم للهدف المحدد الواضح الذي وضعوه سلفا. وهم بطبيعة الحال مختلفون تماما عن هؤلاء المتسكعين على نواصي الشوارع أو الماكثين حتى الفجر على المقاهي أو حتى عن اللاتي يقضين جل وقتهن في مهام الطهي والتنظيف والمكالمات التليفونية. ولن أزيد في الأمثلة، ولكن فقط انظر حولك فستجد هنا وهناك الكثير ممن يكررون مثل هذه العبارات: ماذا نفعل الآن؟ لا أجد شيئا يمكنني فعله، سأشاهد التلفاز حتى تلوح لى فكرة يمكنني عملها... وبالطبع مثل هؤلاء يستجيبون لأي داع يدعوهم لأي نشاط يمكنهم القيام به. ولم لا؟ فليس لديهم ما يفعلونه. وجود الهدف هو الفرق الجوهري بين الفريقين (الفريق الذي لديه دائما شيء محدد ليفعله، والفريق الذي على المقهى حتى إشعار آخر). وبالطبع هذا الشعور بأهمية الوقت هو الذي يدفعنا لقبول بعض الأنشطة لنؤديها؛ لأنها تصب في مجرى الهدف المحدد لدينا؛ ويدفعنا لرفض القيام ببعض الأنشطة الأخرى؛ لأنها لا تصب في مجرى الهدف المحدد. وهو ما يعرضنا لمفهومين مهمين جدا: المهم والعاجل؛ الفاعلية والكفاءة. المهم والعاجل: من الأمور المهمة لتحديد رؤيتك للوقت تصنيف أي نشاط لأحد صنفين: مهم أو عاجل. وأنت فقط الذي تستطيع تحديد الأشياء المهمة بالنسبة لك وفقا لما حددته من أهداف وأنشطة توصل لهذه الأهداف. في الواقع إن كل أنشطتنا الحياتية تقع في أحد المربعات الأربعة الآتية: 1-غير مهم غير عاجل: قد تتعجب ما الذي يجعلنا ننخرط في أنشطة غير مهمة وغير عاجلة. ولكنك ستذهل حين تعرف أن غالبية الوقت ينفق لدى الكثيرين في هذا المربع، ككثير من الأشياء التي يمكننا القيام بها على الرغم من عدم أهميتها بالنسبة لهدفنا؛ وأيضا عدم إلحاحها لأي سبب. كالنوم أكثر من الحاجة؛ أو الجلوس متسمرا أمام التلفاز حتى مع البرامج السخيفة وغير المحببة؛ دردشة التليفون في نفس الأحاديث المملة. 2- غير مهم وعاجل: ثم تزداد الأشياء الملحة فنجد أنفسنا ننتقل للمربع الثالث لنؤدي الأشياء أسرع وفي عجلة أكثر. كن حذرا فهذا ليس معناه أنك تؤدي الأشياء الأكثر أهمية، بل تؤدي الأشياء الملحة. وأخطر ما في هذا الأمر هو انشغالك بمثل هذه الأنشطة عن تحقيق أهدافك. تخيل كيف أنك تؤدي عملا ملحا بسرعة وفي عجلة بينما ينشغل ذهنك في عمل آخر أكثر أهمية. فنحن كثيرا ما نتعامل مع العاجل على أنه مهم. وحين تجد نفسك مدفوعا لأداء أعمال في سرعة وعجلة قف واسأل نفسك: ما التبعات التي تترتب على عدم قيامي بهذا النشاط؟ غالبا ما تكون الإجابة هي إفساح مزيد من الوقت للأنشطة المهمة. 3- مهم وغير عاجل: ثم ننتقل بعد ذلك للمربع الثاني لنؤدي الأشياء ذات الأهمية العالية وغير العاجلة. احذر فكثير منا يؤجل الأشياء المهمة إن لم تكن عاجلة، فنؤجل للغد نشاطا مهما لننخرط في غيره من الأنشطة الملحة. فمثلا أكثر الأشياء أهمية للطلبة هو الاستذكار، ولكن كثيرين يؤجلون هذا النشاط حتى تقترب الامتحانات فيصبح الاستذكار نشاطا عاجلا. أفضل وقت للبدء في الاستذكار (النشاط المهم) هو أول يوم في العام الدراسي (حيث لا يكون نشاطا عاجلا). ولذا علينا الوقوف في هذا المربع الذي نؤدي فيه الأعمال المهمة المخطط لها سلفا وفق هدفنا المحدد؛ حتى لا نضطر للزحف للمربع الهام والعاجل فنؤدي بكفاءة أقل. 4- مهم وعاجل: هناك سؤال يكرره الكثير من الناس: قد أديت ما يجب عليّ قبل اليوم المحدد، وقد أتى ذلك بنتائج، لم أغير طريقتي؟ ربما كان هذا صحيحا، ولكن من المؤكد أن هذا ليس هو أفضل مستوى للأداء لديك؛ فنحن في هذا المربع نؤدي الأشياء المهمة ولكن في عجلة؛ وهو ما قد يخفض مستوى الأداء لدينا وبما لا يضمن إتمام كل الجزئيات بأفضل مستوى أداء نستطيعه؛ فاختر الآن أي المربعات تفضلها كنمط لأداء مهماتك. * الفاعلية والكفاءة: أحيانا نؤدي الأشياء غير المهمة أداء جيدا: أنت هنا غير فعال. وأحيانا نؤدي الأشياء المهمة أداء غير جيد: أنت هنا غير كفء. وما نحتاج إليه هو الكفاءة والفاعلية بأن نؤدي الأشياء المهمة أداء جيدا؛ وهو ما يستلزم تحديد الأشياء المهمة التي توصلك بالفعل لهدفك المحدد، ثم أداء هذه الأشياء المهمة مرة بعد مرة لتتمكن من أدائها أداء جيدا. ثالثا: هل لديك الكثير من الأوقات البينية؟ نقضي الكثير من الأوقات في الفواصل البينية بين نشاط وآخر، أو بين محاضرة وأخرى، أو في انتظار طبيب أو زائر أو حتى الانتظار في الصف. لا تنتظر شيئا أبدا، بل جهز دائما معك شيئا تفعله، حدد ذلك مسبقا بكتابة عدد من الأنشطة التي تستغرق زمنا قليلا؛ فليكن نصف أو ربع ساعة كقراءة مقال أو كتابة تعليق أو البحث على الإنترنت عن شيء محدد أو اتصال هاتفي أو حجز تذكرة... أي شيء من هذا القبيل. حين تحدد وتكتب هذه المهمات سلفا لن تجد أوقاتا بينية ضائعة، وقد تندهش من كم الإنجاز التراكمي الذي تصنعه هذه الأنشطة البينية. كل ما في الأمر والذي يفصل استفادتنا من عدمها بهذه الأوقات هو التحديد والكتابة في سجل المهام لنتناول إحداها بمجرد أن وجدنا أمامنا مساحة زمنية بينية خالية. رابعا: أي نوع من التخطيط تتبع؟ الآن وقد عرفنا ما الذي نريد فعله ومتى، ووضعنا أهدافا وقسمناها لأهداف أصغر وأنشطة أكثر تحديدا، وقسنا هذه الأنشطة من منطلق الكفاءة والفاعلية.. يمكننا الآن أن ننقل هذه الأحلام لتصبح موضع التنفيذ، حتى نرى جزئياتها أمامنا موقعة على جدولنا الأسبوعي أو الشهري. تذكر دائما المهم، والعاجل. وما نريد التأكيد عليه هنا ليس الأوراق التي تمثل مخططنا الأسبوعي أو الشهري وإنما عملية التفكير نفسها المتضمنة في التخطيط. فكر الآن إلى أي حد تخطط تخطيطا فعالا؟ قد أوضحت أنك تخطط بالفعل وإنما بلا فاعلية (هل تكشفت لك بعض الأسباب؟). حاول مزيدا من محاولات التخطيط (المنطلق من هدف واضح) فستجد تقدما أفضل؛ فالتخطيط كغيره من المهارات يحتاج معرفة ثم التدريب كثيرا على التنفيذ، إلى أن يصبح شيئا عاديا نؤديه بسهولة ومهارة. المخطط الشهري: للاستفادة من كامل قوته كأداة تخطيط عليك اعتباره منظما للأهداف الكبيرة والأهداف الفرعية الأصغر، بمجرد وضع هذه الأهداف الكبيرة، وتقسيمها لأهداف فرعية أصغر يمكننا استخدام هذا المخطط الشهري لنضع ملمحا على الطريق بين لحظتنا هذه واللحظة المحددة لإتمام الهدف. وهو بذلك أداة تتبع مشروعاتنا الكبيرة والمهمة بالفعل للوصول لهدفنا النهائي. وبالنظر للمخطط الشهري يمكننا بوضوح معرفة أي الأهداف الفرعية التي ينبغي علينا القيام بها أولا وفي أي الأيام تحديدا. المخطط الأسبوعي: قسم الأهداف الصغيرة (الفرعية) لعدد من الأنشطة المحددة على مدار الأسبوع؛ فهذا يحفظ أوقاتنا بطريقة أفضل حيث لا ننزلق للأشياء غير المهمة. لا بد من التركيز على الأنشطة التي توصلك للهدف؛ فهي إن لم تكن واضحة ومحددة وموقعة على الجدول في هذا اليوم فلن تنفذ، وربما مضت أسابيع دون التحرك خطوة إزاء الهدف. حاول المعرفة الدقيقة للوقت الذي يحتاجه فعليا كل نشاط، واكتب ذلك كدليل لك يساعدك على تقسيم وتنظيم الوقت، وحدد وقتا أطول لكل مهمة (ربما يطرأ شيء ما كمقاطعة أو أي طارئ)، ضع الأشياء التي تتطلب وقتا أطول أو ذات الأهمية الأكثر في بداية الأسبوع. ولكن لا تكن عبدا للجدول؛ فليس الهدف منه أن نسير كل دقيقة من حياتنا وفق جدول، ولا أن ننجز الكثير من الأشياء في القليل من الوقت، وإنما الهدف منه هو أداء الأشياء المهمة في الوقت المناسب وبفاعلية وكفاءة بما يوصلنا للهدف المحدد في الوقت المحدد. وكثير منا يجد أن الأمور لا تسير بهذه الدقة التي خططت بها.. لا تحبط فقد نبدأ أولا بتحديد أهداف قصيرة المدى حتى نكتسب مهارة التخطيط ونعتاد عليه، ونبدأ فعليا في الثقة في أهمية وفاعلية التخطيط لتيسير الوصول لأهدافنا. ثم تعال فيما بعد لنبدأ الطريق. والآن كل ما عليك هو اتباع هذه الخطوات البسيطة: - ضع هدفك المحدد وأجزاءه وأنشطته. - اكتب كل الأنشطة وفق الأولويات المهمة (أبق الأنشطة غير المهمة خارج الجدول). - ضع قائمة المهام قبل بداية الأسبوع ولا تتخمه بالكثير من الأنشطة (كن دائما في خانة المهم غير العاجل)، ولكن ضع خطتك للأسبوع كاملا. - بوجود تخطيط للأسبوع يظل لديك هدف منطقي للسيطرة على وقتك وعدم الانخراط في أنشطة غير مهمة. بوجود الجدول وقائمة المهام تصنع قرارات تتعلق بوصولك للهدف، ودونه فأنت تقودك حالتك المزاجية أو ما يظهر لك فجأة لأدائه أو حتى ما يدعوك أحد ما للانخراط فيه. بوجود الجدول أنت غير مطالب بالتفكير في كل وقت؛ ماذا عليّ أن أفعل الآن؟ ما الذي يتلو هذا النشاط؟ فالأمر محدد سلفا، فبدلا من التفكير في ماذا أفعل تفكر كيف أفعل بكفاءة. - لاحظ أنك باستمرارية تخطيطك واعتيادك عليه تصبح أكثر مهارة واعتيادا، فتصبح لديك قدرة أفضل على تحديد المدى الزمني لكل نشاط؛ يمكنك تقليل المقاطعات والاستفادة من الأوقات البينية، وتصبح أكثر ثقة في قدرتك على الإنجاز. - عليك بالوقوف كل فترة لتكتب جدولك الأسبوعي وأيضا تكتب ما الأشياء التي تؤديها بالفعل في كل ساعة؛ فهذا يساعدك على أن تعرف بوضوح ما يعرقل خططك دون ملحوظة حول ما تفعله.. قارن ذلك بما خططت له. - الجدول أداة تخطيط لخطة للوصول لهدف محدد؛ لذا عليك كتابة هدفك أولا بوضوح. - لا بد أن تكون أنت واضع الهدف وليس مفروضا عليك. - استحضر الهدف دائما نصب عينيك. - احفظ صورة ذهنية محفزة لما يحققه إنجازك لأهدافك. - اعرف بالتحديد إمكانياتك (وقت- مال- طاقة وقدرة ذهنية وبدنية) لتكون واقعيا في وضع جدولك. - اعرف بدقة المدى الزمني لكل نشاط. -لا تتخم جدولك واترك مساحة لما يلوح من فرص على الطريق. أما عن سؤالك الثاني: كيف يمكن أن أريح ذهني؟ هذا خاضع لمزاجك الشخصي فقد تكون قراءة القرآن، وقد يكون سماع بعض الموسيقى في وقت آخر، أو لعب رياضة أو الرسم أو المشي أو التلفاز أو السمر المباح مع الأصدقاء، أو غيره مما تراه أنت سببا لراحتك الذهنية. وفي نهاية حديثي أرجو أن تدون إجاباتك على هذه الأسئلة: ارجع وحلل خططتك القديمة، وأجب علينا (ليعم النفع). - ما الذي توصلت إليه كسبب فعلي لعدم فاعلية جدولك؟ - ماذا تقترح لتعديل هذا الجدول؟ - لأي المساحات من حياتك تخطط؟ - مزيد من التفاصيل عنك (عمرك- عملك- دراستك...). - أدوارك المختلفة في الحياة؟ أهدافك لكل دور؟ - ما أكثر التوجهات أهمية لديك (المال- المكانة الاجتماعية- الخدمات المجتمعية...). - ما نقاط القوة والضعف لديك؟ وذلك لنتمكن من معرفة ما الذي يجعلنا نختار هذا الهدف دون غيره، أي ما هي رؤيتنا التي تصوغ أهدافنا في الحياة وما رسالتنا الشخصية التي نحملها؟ - ما الذي تريد أن تقابل الله به يوم العرض؟ - وما الذي يقابلك من العراقيل؟ حاول دائمًا أن تكون صانع الفعل بدلا من الانتظار في خانة رد الفعل، أي كن فاعلا وليس مفعولا به؛ فلا تسأل كثيرا عن الظروف الخارجية التي تنجح خططنا؛ فنحن واضعوها ومنفذوها، وما علينا بعد الأخذ بالأسباب إلا الدعاء والتوكل على الله.