إذا كانت الوظيفة الأساسية لقادة التدريب ومساعديهم تنحصر في تأهيل قادة الوحدات الكشفية ومساعديهم، تعد عملية تصميم وإدارة وتنفيذ وتقييم وتقويم الجلسات التدريبية هي من الوظائف الأساسية لقادة التدريب ومساعديهم عند القيام بمهمتهم الرئيسية.
دور المدرب تجاه الجلسة التدريبية:
ينحصر دور المدرب تجاه الجلسة التدريبية في ثلاث ادوار رئيسة هي:
- تصميم وإعداد الجلسة التدريبية.
- إدارة وتنفيذ الجلسة التدريبية.
- تقييم وتقويم الجلسة التدريبية.
أولا: تصميم وإعداد الجلسة التدريبية:
أن عملية تصميم وإعداد الجلسة التدريبية تتكون من عدة عناصر:
العناصر الفنية: (الهدف، المحتوى، الأغراض، طرق ووسائل التدريب، خط سير الجلسة).
العناصر البشرية: (المدرب، المتدرب).
العناصر الطبيعية: (المكان، درجة الحرارة، درجة الإضاءة، شكل المقاعد، الضوضاء والرائحة).
الخطوات:
1- الهدف:
جملة يوضح بها القصد من العملية التدريبية الخاصة بإشباع الاحتياجات أو حل المشكلات. 
إن صياغة الهدف بطريقة سليمة تتوقف على المحتوى مثال ذلك إذا كان محتوى الجلسة هو هدف ومبادئ حركة الكشف يكون هدف الجلسة 
{ تعريف القادة بهدف ومبادئ الحركة الكشفية }
إما إذا كان مثلا محتوى الجلسة التدريبية هو مهارة قياس الارتفاعات يكون هدف الجلسة :
{ إكساب القادة مهارة قياس الإرتفاعات}
2- المحتوى:
هو المعارف أوالمهارات أوالاتجاهات التي يجب أن يتحصل عليها المتدرب نتيجة قيامنا بتنفيذ الجلسة التدريبية والمحتوى هو أساس الجلسة التدريبية ويجب أن تتوافر في المحتوى عدة شروط هي:
- أن يكون شاملا يغطي كافة الجوانب المطلوب إكسابها للمتدربين للقيام بأدوارهم بكفاءة.
- أن يكون واضح العناصر أي يمكن إجمال المحتوى في عدة محاور أو عناصر مما يسهل على المدرب تصميم الجلسة خاصة خط سير الجلسة فكل جزء من المحتوى يمثل عنصرا أهم محورا.
3- الأغراض:
هي جمل تعبر عما سيكتسبه المتدرب من العملية التدريبية أو هو جملة تعبر عن التغيير المتوقع إدخاله على معارف أو مهارات أو سلوكيات المتدرب.
يمكن تعريف الغرض بأنه: (مجموعه من العبارات القصيرة الواضحة والمحددة التي يسهل قياسها وتحقق نتيجة)
ومن أمثلة ذلك:
- يشرح القواعد الأساسية للصحة والسلامة في المخيمات.
- يختار الاحتياجات المطلوبة لتجهيز مخيم فرقته لمدة يوم أو أسبوع.
- يعد الميزانية المطلوبة لمخيم فرقته لمدة يوم أو أسبوع.
- يطهي وجبة غذاء متكاملة العناصر في المخيم.
4- الطريقة: 
يقصد بالطريقة هنا طرق التدريب إلتى يستخدمها المدرب في تنفيذه للجلسة التدريبية ويجب على المدرب أن يختار طرق التدريب التي تتوافق مع:
- الغرض التعليمي لكل خطوة بالجلسة.
- الوقت المتاح للجلسة.
- الأدوات التي تتوفر لتنفيذ الجلسة.
- مكان تنفيذ الجلسة.
- الوسيلة التعليمية المستخدمة.
- استيعاب المتدربين.
- قدرة المدرب شخصياً.
ويفضل استخدام الطرق المركبة في التدريب كاستخدام (القاعدة، البيان العملى، التمرين) عند التدريب على المهارات المتنوعة.
5- الوسائل المعينة:
تعد الوسائل المعينة أخر العناصر الفنية عند تصميم الجلسة التدريبية، والتي يجب اختيارها بعناية فائقة وإعدادها بطريقة يسهل استخدامها.
6- خطوات سير الجلسة:
تقسم خطوات سير الجلسة إلى (مقدمة، صلب الموضوع، تمارين، تلخيص وختام).
- تعريف المتدربين بالجلسة وموضعها والهدف منها.
- يحدد لكل خطوة من خطوات الجلسة زمنا مناسبا لما تشمله هذه الخطوة. 
- اختيار الطريقة والوسيلة التدريبية المناسبة لكل خطوة.
- حديث من المدرب يجمل فيه محتوى الجلسة بإيجاز ويتأكد أن أغراض الجلسة قد تحققت.
وفيما يلي نموذج لتصميم جلسة تدريبية لمدة ساعة:
موضوع الجلسة: قواعد تقديم المشورة. 
هدف الجلسة: معاونة القادة على استخدام تقديم المشورة.
الأغراض: في نهاية الجلسة يكون كل قائد قادر على أن:
- يشرح أهمية تقديم المشورة.
- يذكر لماذا نقدم المشورة.
- يكتب القواعد الست لتقديم المشورة. 
- يحدد حدود تقديم المشورة. 
خطوات سير الجلسة:
الزمن بالدقيقة البيان
5 التعريف بالجلسة ( هدف ، أغراض ، خطوات)
10 تنشيط فكري أهمية تقديم المشورة
15 مجموعات تبادل الأفكار حول لماذا نقدم المشورة
15 تنشيط فكري عن قواعد تقديم المشورة
10 تنشيط فكري حول حدود تقديم المشورة
5 تعليق وختام، توزيع مذكرة فنية عن تقديم المشورة
60 الاجمالي
طرق التدريب: (الحديث، تنشيط فكري، مجموعات تبادل الأفكار).
الوسائل المعينة: (اللوحات الثابتة، جهاز العرض فوق الرأس، لوحة الجيوب)
ثانيا: تنفيذ وإدارة الجلسات التدريبية: 
لقد قام المدرب بحشد كافة العناصر الفنية من اجل تصميم وإعداد الجلسة التدريبية، وألآن جاء دور الإدارة والتنفيذ حيث تحتوي هذه المرحلة على العناصر البشرية والعناصر الطبيعية:
المدرب: 
يجب على المدرب أن:
- يعي ويفهم ويحفظ المحتوى جيدا عن ظهر قلب، حيث من الغالب ما يسأل احد المتدربين في معلومة في محتوى الجلسة:
- يجب على المدرب أن يتقن قواعد التحدث للجماعة جيدا.
- يجب على المدرب أن يسيطر على جلسته خاصة المتدربين ولا يسمح باي خروج عن الجلسة وأن يأخذ في اعتباره كل كلمة أو حركة أو تعبير وجه من المتدربين. 
- يكون فطنا فهو دائما يجعل المتدربين في وضع يسمح لهم بتحقيق أغراض الجلسة.
- يعد كافة الأدوات المطلوبة لتنفيذ جلسته.
- يتقن استخدام طرق التدريب جيدا.
- يتقن استخدام الوسائل المعينة المتنوعة بطريقة صحيحة.
- يمكن أن يشارك أكثر من مدرب بالجلسة خاصة إذا احتاج محتوى الجلسة ذلك أو طال وقت الجلسة فيمكن تقسيم محاور الجلسة على عدة مدربين ويفضل عدم استمرار مدرب في إدارة جلسة أكثر من ساعتين مع التأكيد أن هناك مدرب رئيسي وآخرون معاونون.
- يتعرف على مستوى الدارسين وخصائصهم عند تصميم وتنفيذه للجلسة.
- يجيد استخدام المجموعات الصغيرة في التدريب.
- يقدم جلسته بطريقة مشوقة ومثيرة لانتباه المتدربين.
المتدرب:
- يجب على قادة الدورات التدريبية والمدربون أن يهيئوا الظروف الطبيعية للمتدربين والتأكد من أن المتدربين في وضع يسمح بالاستفادة من الجلسات (صحي .. وبدني .. وذهني) فلا يرهق المتدربين مثلا في أعمال ليلية توثر على كفاءتهم الذهنية في اليوم التالي.
- يجب التعرف على خصائص المتدربين (وظائفهم المدنية، وظائفهم الكشفية، درجة التعليم.... الخ) عند تصميم الأنشطة والجلسات التدريبية.
- يجب التعرف على احتياجاتهم بكل دقه (احتياجات شخصية – احتياجات الدور).
العناصر الطبيعية:
(المكان .. درجة الحرارة .. درجة الإضاءة .. شكل المقاعد .. الضوضاء... الخ)
يجب على المدرب على أن يأخذ في اعتباره العناصر والعوامل الطبيعية المحيطة بالجلسة والتي تؤثر على المتدربين والمدرب مما يؤدي إلى كفاءة متدنية للجلسة التدريبية ويجب في كل الأحوال أن يراعي:
- يعد المكان إعدادا جيدا يسمح بحرية الحركة واستخدام المجموعات الصغيرة في التدريب.
- يتم توزيع المقاعد والترابيزات بطريقة مثلى أقرب إلى الدائرة أو الحدوة.
- يكون مكان الجلسة بعيدا عن الضوضاء، وجيد التهوية والإضاءة مناسبة.
ثالثا: تقييم وتقويم الجلسة التدريبية: 
تعد عملية تقييم وتقويم الجلسة التدريبية من أهم أدوار القائد نحو الجلسة ولكن هناك عدة أسئلة تطرح نفسها هي:
- من يقوم بتقييم وتقويم الجلسة التدريبية؟
- في أي وقت تقيم وتقوم الجلسة التدريبية؟
- المدرب يصمم الجلسة وأثناء الإعداد يكتشف بعض العوائق التي تحول دون تنفيذ التصميم الذي أعده سلفا مما يستوجب التعديل وبذلك يقيم ويقوم الجلسة قبل التنفيذ.
- قد يرى المدرب أثناء التنفيذ أن طريقة التدريب التي حددها سلفا لن تتماشى مع المتدربين فيقوم بتعديلها أثناء التنفيذ وبذلك يقييم ويقوم الجلسة أثناء التنفيذ.
- يقوم المدرب بتقييم أداءه في الجلسة ذاتيا أولا ثم يأخذ في اعتباره تقييم المتدربين ومن ثم يقوم بالتعديل في الجلسات القادمة التي سوف يصممها ويديرها وبذلك يقيم ويقوم الجلسة بعد التنفيذ.
- من المهم أن يقوم المتدربين بتقييم الجلسة بأن يشعرهم بأنهم أصحاب أدوار إيجابية في عملية التدريب ويمكن تصميم استمارة تقييم للمتدربين على أن يراعى نوع الدورة التي يلتحق بها المتدرب.
استمارة تقييم مشارك للجلسة التدريبية:
ضع علامة (صح) أمام التقييم المناسب من وجة نظرك مع مراعاة الدقة والحياديه التامة، وتذكر أن هذا التقييم سوف يستفيد به زميلك كما تستفيد أنت منه.
م مجال التقييم 1 2 3 4 5
1 مدى تحقيق الأهداف والأغراض لخطوات سير الجلسة
2 إتباع التسلسل المنطقي لخطوات سير الجلسة
3 الاستخدام الأمثل للوقت
4 الطريقة المستخدمة
5 مدى مناسبة المحتوى
6 مدى مناسبة الوسيلة المعينة واستخدامها
7 تفاعل المدربين مع المدرب
8 المظهر العام للمدرب

- يقوم بالتقييم والتقويم مفوض التدريب الاهلي أو مفوض التدريب بالمناطق أو قادة الدورات التدريبية بغية التعرف على كفاءة المدربين ومدى كفاءة استخدام طرق ووسائل التدريب وكذلك لقياس مدى كفاية محتوى الجلسة التدريبية.
من الملاحظ أن عملية تصميم وإدارة وتقييم الجلسات التدريبية هي عمل شاق يستلزم تضافر جهود عده وخبرات فائقة لتحقيق الهدف من الأنشطة التدريبية.