طلبة علم المكتبات والعلوم الوثائقية " سيدي بلعباس"

يهتم بكل ما يهم طالب التخصص من محاضرات ودروس وتوجيهات.......؟.

 

       إن الغرض من عملية التقييم والاختيار هو تحديد مصير الوثائق، هو تحديد مصير الوثائق، والأمر لا يتم اعتباطيا وإنما يعتمد على إجراءات مقننة والحكم على مدد حفظ الوثائق يدخل فيه اعتبارات كثيرة، منها طبيعة الوثائق ونطاق استخدامها وفائدتها من وجهة نظر البحث والاستفادة منها، ومن الضروري إن يكون إطار تحديد حفظ مقنن يعمل على تحديد نوعية الوثائق التي يجب إن تستهلك فورا.

           وتعتبر مسالة تقييم الوثائق الأرشيفية من أصعب المسائل التي تواجه الأرشيفين على مرا لعصور. منذ أيام الثورة الفرنسية حاول الأرشيفين حاولوا إيجاد حل لهذه المسالة ولا تزال الدراسات مستمرة في كل البلدان في هذا الميدان. إن الأرشيفي منشغل حتما فيما يجب إتلافه أكثر مما يجب حفظه.

          وقد طرحت هذه الإشكالية في ملتقى دولي في واشفطن 1976.وأظهرت دراسات هوفر انه لا يوجد تقنين عالمي مطبق في عملية فرز الوثائق، المسالة تبقى أصلا مفتوحة للمصالح المكلفة بالتحليل الذي يعتبر أساس عملية الفرز الأرشيفي وأساس كل تقنين. الفرز والتقييم يتبع التسلسل الزمني للعملية حسب الأعمار الثلاثة للأرشيف.

<!--تصفية الوثائق على مستوى المكاتب في العمر الأول

<!--الفرز الأولي على مستوى المكاتب نهاية العمر الأول وقبل بداية الحفظ المؤقت

<!--فرز ثاني على مستوى العمر الوسيط وإثناء الشروع في عملية الترحيل، وهذا أصعب عملية في تحديد الأرشيف التاريخي .1

ما هو تعريف التقييم وإجراءاته؟ ما هي النقاط والقيم التي تحدد مصير الوثيقة؟

<!--تعريف التقييم:

            يرى ريجير أن التقييم هو ** تقرير ما إذا كانت الوثائق الإدارية ذات قيم تكفي لنقلها أو بقائها تحت وصاية المؤسسة الأرشيفية، أو أن ليست لها قيم دائمة فيسمح باستهلاكها بعد فترة من الوقت طالت وقصرت .2

 

           كما عرفت لجنة المصطلحات المنبثقة من جمعية الأرشيفين الأمريكيين التقييم بأنه **مجموعة من العمليات والإجراءات التي يتم بواسطتها تقدير قيمة ومكانة الوثائق اعتمادا على قيمتها الإدارية الجارية والقيمة القانونية فضلا عن القيمة الاثباتية أو أهميتها البحثية وترتبيها وارتباطها بغيرها من ال وثائق3.

          قيم الوثائق ومعايير التقييم:

تكتسب الوثيقة الأرشيفية عبر حياتها الطويلة قيمتين أساستني:

<!--القيمة الأولية: التي تكون فيها الوثائق نافعة للإدارات التي إنتاجها أثناء انجاز أعمالها وأداء وضاءها الأساسية.

2    القيمة الثانوية: تظهر عندما تستنفذ الوثائق الإدارية اغراضها الإدارية الجارية وتصبح مفيدة لبحوث أخرى، وينبغي إن نعلم إن جزء الأكبر من الوثائق لا تكون لها قيمة ثانوية على الإطلاق أو تصبح لها قيمه ثانوية طفيفة جدا بحيث تكاد تكون معدومة إذا ما قرنت بما تشغله من حيز المكان أو نظرا لصعوبة استغلالها أو لوجود وثائق أخرى أهم منها في نفس الموضوع.<!--[if !supportLists]-->

3    القيمة الإدارية: تبرز أهمية القيمة الإدارية في الوثائق لما تلعبه من دور هام في إدارة العمليات أو أنشطة الهيئة ولا شك إن كل الوثائق لها قيمة إدارية إثناء حياتها الجارية وبعد إتمام العمل فقد لا يوجد حاجة إدارية لاستبقائها إلا انه هناك عدد من الوثائق ذات الطابع الخاص مثل التوجيهات والقوانين التي تستمر قيمتها إلى حين تغير البرنامج أو تلغي أو يحل محلها وثائق أخرى ولكنها تستبقى لتوثيق سياسة الإدارة.<!--[if !supportLists]-->

4    القيمة المادية: هي الوثائق التي تتعامل مع مسائل الميزانيات المالية وتلك التي تستخدم في عقد الصفقات المالية والوثائق التي لها قيمة مادية تحفظ لمدة أطول لضرورة المصلحة العمل ويوجد لها قواعد مدد حفظ بالمنظمات الحكومية.

5    القيمة القانونية: يقصد بتا تلك الوثائق التي تحمل حقوق والتزامات قانونية اتجاه أطراف أخرى أو أفراد.<!--[if !supportLists]-->

<!--القيم الثانوية:

<!--القيمة التاريخية: هي الوثائق التي تشمل على معلومات لا تهم فقط منتجها بل تهم أيضا الباحثين من مختلف التخصصات ... ولا تعني القيمة الثانوية أنها قيمة اقل وإنما قيمة مختلفة تكتسبها الوثيقة وتقوم على أساس الاستخدام المستقبلي وان قيمة التاريخية نسبية تختلف باختلاف الوثيقة.

<!--القيمة الاثباتية: هي تلك الوثائق التي تحمل إثبات أو برهان على نشاط ما أو لهيئة (.1)

مبادئ توجهيه في عملية تقييم الوثائق الأرشيفية:

يعتمد تقييم الأرشيف على خمس مبادئ أساسية على الأرشيفي مراعاتها والتحقق منها:

<!--إن الأرشيف شاهد على مجموع النشاطات المتجمع.

<!--إن حكمه الذي أصدره موضوعي.

<!--إن يحترم الروابط التي تربط التقييم مع التدخلات أرشيفية أخرى.

<!--إن هناك توازن بين المقاصد الإدارية والمقاصد التراثية لتدخله.

<!--إن هناك توازن بين الاعتبارات التي تخص النشاء الأرشيف وتلك المرتبطة باستعماله.

ينبغي التذكير إن السلسلة الأرشيفية (الإنتاج والدفع والمعالجة. الترتيب الوصف التبليغ وحماية الأرشيف). ترتكز أساسا على عملية التقييم وإنها مدار علة الأرشيف.2

عند القيام بعملية التقييم هناك مجموعة من الخطوات يجب مراعاتها:

<!--مسح الوثائق الخاصة بجهة ويتضمن ثلاث مراحل

<!--الإعداد التمهيدي للمسح الوثائق

<!--حصر الوثائق

<!--تحليل الوثائق

<!--تسجيل النتائج التحليل:

<!--تقرير تقييم الوثائق

<!--جدول تسيير الوثائق (مدد الحفظ)

<!--فحص وتعديل الجداول: من الضروري إجراء فحص واستقصاء أولى للمسح ويجب إن يقوم بت محلل الوثائق الإدارية، لذل يجب صياغة مجموعة من الأسئلة التي تستخدم في مسح الوثائق، لتكون بمثابة ورقة عمل تعطي فكرة مبدئية عن ماهية الوثائق المراد مسحها من حيث طبيعتها وحجمها وترتيبها وطرق حفظها وغيرها. الأسئلة كالتالية:

<!--اسم الهيئة المراد حصر وثائقها والإعمال التي تؤديها.

<!--ما هي السلاسل الوثائق الرئيسية المقيدة بالجهة

<!--ما هي نظام الترتيب المتبع؟

<!--ما هي طرق استرجاع المعلومات؟

<!--هل تستخدم التكنولوجيات في التعامل مع الوثائق؟

<!--ماهية أنواع الحفظ المستخدمة؟

<!--هل هناك برنامج لإدارة الوثائق الجارية؟

<!--هل هناك نظام متبع في ترحيل الوثائق؟

<!--هل يوجد إجراءات لنقلها؟

<!--هل يتم استخدام مكان خاص بتخزين الوثائق بفعالية؟

<!--هل يتم استهلاك الوثائق بانتظام؟

<!--هل هناك معايير لحماية الوثائق الحيوية؟

ـ

<!--الأرشيفي وعملية التقييم:

   وقد أكد العالم شلن برج إن الأرشيفي هو المفصل النهائي في قرارات التقييم والاختيار: لا هذا لا يكون خاضعا فقط للأرشيفين وإنما هناك وجهات نظر يجب عليه مراعاتها فهناك الأكاديميون يفضلون الاحتفاظ بكل قطعة، إما الإداريون فهم ينظرون إليها من حيث صلتها وقيمتها الفورية بالنشاط الإداري، في جين يطمح البعض فبالاحتفاظ بالوثائق إلى ابعد من قيمتها الفورية. لهذا يجب خلق نوع من التوازن بين الحالتين حيث لأستطيع الأرشيفي إن يحتفظ بكل الوثائق التي تنتج وفي نفس الوقت لأستطيع إن يتلفها كلها.

   والمقيم يجب إن يكون واسع المعرفة وتكون له خبرة وان يكون مدربا جيدا في عملية التقييم كما يجب إن يكون ملما بالتطورات الإدارية التي تتعلق بالهيئة المعنية.

   هناك يتضح إن كل من الإداري يجب إن يتشاركان في تقدير قيم الوثائق الإدارية وتحديد مصيرها، ونلاحظ إن لكل واحد منها دور في ذلك.

<!--مبدأ الدقة في عملية التقييم:

يستلزم إن تكون لدي الأرشيفي إن تكون لديه نظرة مستقبلية تضمن توفر إبعاد معلوماتية متعددة في الوثائق الأرشيفية بحيث تعكس الماضي بأبعاده والمستقبل باحتياجاته ومن ثم فعالية التحليل، وان يقوم بعملية التحليل بدقة.

إن مفهوم الدقة Finesse ترجح الكفة إلى مفهوم درجة التركيز في المعلومة المحتوة/ ويمكن تقريب ذلك إلى بعض القواعد الاقتصادية، لاسيما قانون Pareto الذي يشرف على تسيير المخازن.

<!--5-15% من المواد تمثل 65 إلى 70% من القيمة فئة أ.   تمثل القيمة تاريخية

<!--20الى 30 % من المواد تمثل 20الى 30 % من القيمة فئة ب.  تمثل تنقية الوثائق في عمر ثاني

<!--65الى 75 % من المواد تمثل 15-5% من القيمة فئة ج    تمثل الفرز الأول

الفئات المستنتجة تقترب من الأنواع الثلاث للفرز والاختيار.1

  

<!--مستويات التقييم والفرز:

<!--التقييم والفرز على مستوى الأرشيف الحي:

قبل إن تهجر الوثائق الأرشيفية المكاتب الأصلية، فالإداري الذي قام بمتابعة صيرورتها وتكوينها هو الأجدر لعملية الفرز الأولي والتي تسمي بتنقية الوثائق يعني ذلك إتلاف الوثائق المكررة لنفس الملف والتي تسمى بأوراق السلة Papiers Corbeille.

  من الملاحظ إن التنقية تمارس على الأوراق المنفردة عكس الأرشفة التي تعالج الملفات.

<!--الفرز والتقييم على مستوى الأرشيف الوسيط":

تعتبر عملية الفرز والتقييم في هذه المرحلة مرحلة حاسمة، حيث تكمن هنا مسؤولية الأرشيفي. حيث إن 5-10% من الإنتاج الكي موجه للحفظ فقط إما الباقي فهو موجه للإتلاف مع اخذ ثلاثة اعتبارات بعين الاعتبار:

<!--وجهة نظر المستفيد الذي يحتاج إلى الوثيقة لسبب إداري أو إثبات حق.

<!--بحسب وجهة نظر المؤرخ يعتبر كل وثيقة يمكن إن تحتوي معلومات مهمة.

<!--وجهة نظر الأرشيفي في جد ذاته.

وعلى العموم الفرز والتقييم قائم على أساس العوامل المرتبطة بالمناهج الجارية للبحث التاريخي وهي ملخصة كمايلي:

<!--يحفظ الأرشيف الثبات حق من الحقوق.

<!--يحفظ الأرشيف ذا الطابع الإحصائي.

<!--تتلف الوثائق التي يمكن إيجاد معلوماتها في الوثائق العامة.

<!--بعض الوثائق يمكن نفعها مع بعضها أكثر مما تكون بمفردها.

وفي نظر الباحث حفظ عينات من الأرشيف المتلف لا يقدم أية فائدة، وان الأرشيف يحفظ لسببين:

<!--قيمة للإعلام (إعلامية)

<!--قيمة للشهادة (الاثباتية).    والقاعدة هي إعداد رزنامة حفظ.

 

 

من إعداد: لطرش ح.

التحميلات المرفقة

  • Currently 0/5 Stars.
  • 1 2 3 4 5
0 تصويتات / 860 مشاهدة
نشرت فى 20 ديسمبر 2017 بواسطة latreche-hakim

ساحة النقاش

لطرش عبد الحكيم

latreche-hakim
موقع خاص بالطلبة، تخصص علم المكتبات والعلوم الوثائقية لجامعة جيلالي ليابس -سيدي بلعباس- الجزائر »

ابحث

تسجيل الدخول

عدد زيارات الموقع

28,259