إنه في حين يشعر كل واحد منا بأن بإمكانه الاستفادة من قدر أكبر من وقته، إلا أن أكثرنا يفشل في تحقيق ذلك. لكن إليك بعض النقاط التي يمكنك استخدامها لتحقيق أكبر قدر من الاستفادة مما لديك من وقت.

ضع جدولاً، اليوم أو غداً قبل بدء العمل (احرص على عمل ذلك في غير ساعات العمل حين تكون مسترخياً وقادراً على التركيز)، وضمّنها كل شيء تنوي عمله خلال اليوم القادم ومتى ستفعله.

رتِّب مهامك بحسب أولوية كل واحدة منها. ضع قائمة بالمشاريع التي تقوم بتنفيذها مبتدئا بالمشاريع الأهم ثم الأقل أهمية وهكذا. ثم حدِّد بعد ذلك أيُّها بحاجة إلى أن تنفذه اليوم وأيُّها ستنفذه بنهاية الأسبوع أو بنهاية الشهر.

حاول أن تفرغ مما في يدك من عمل قبل أن تنتقل لمهمة أخرى. فإذا كانت لديك ثلاثة أمور يتوجب عليك عملها اليوم، وثلاثة أخرى يتعين عليك عملها خلال شهر من الآن. خذ المهام الثلاثة الأولى ثم حدِّد أيها أكثر أهمية، ثم اشرع في تنفيذه ولا تنصرف عنه إلا بعد أن تفرغ منه. ثم انتقل إلى المشروع الذي يليه وهكذا.

لا تضيع أوقات الفراغ. أحيانا يجد الإنسان نفسه محبوساً عند نقطة معينة بسبب ظروف خارجة عن سيطرته، وذلك كأن يعجز عن مواصلة العمل في المهمة الأولى إلا بعد أن يتلقى مكالمة هاتفية من شخص ما. وفي هذه الحالة فقط يمكنك الانتقال إلى المشروع الثاني من حيث الأهمية. لكن عليك أن تعود إلى المشروع الأول حالما تتلقى المكالمة التي تنظرها من ذلك الشخص.

لا تخف من المشاريع الكبيرة. لأن المهام الكبيرة تنجز بسرعة إذا جزّأتها إلى عدد من المهام الصغيرة. إن كثيراً من الناس يفضلون البدء بالمهام الأصعب. فإذا كانت لديك مهمة يمكنك إنجازها في مقدار مستمر من الوقت (مثل عمل مكالمات هاتفية وانتظار الرد عليها)، فمن الأفضل أن تبدأ بها ثم تنتقل إلى أداء مهمة أخرى في فترة انتظارك للخطوة التالية (إذا توجب عليك ترك رسائل صوتية لمن تهاتف من الأشخاص، فاحرص على تزويدهم بأكبر قدر من المعلومات عن الأمور التي تحتاج إليها ومتى تحتاج إليها، لأن ذلك سيوفر عليك كثراً من الوقت).

رتِّب المهام الصغيرة بحسب أولويتها. بعد أن تفرغ من إنجاز جميع المهام الواجب إنجازها في هذا اليوم، اختر عدداً من المشاريع الأقل أولية لتنفق فيها ما تبقى لك من وقت في ذلك اليوم. لكن ركّز على المهام التي يُحتمل أن تكتسب أهمية في القريب العاجل، أو على المشاريع الكبيرة التي تحتاج إلى تقسيمها إلى أجزاء صغيرة.وتجافى عن عمل أي شيء قد يُحوِجك تبدُّل الظروف إلى إعادة عمله من جديد.

سيطر على وقتك:

:أولاً : أزل من عقلك خرافة [الوقت حر]
إن التفكير بالأشياء الملموسة مثل السيارات والبيوت أسهل من التفكير بالوقت وذلك لأن لها قيمة ، ولكن لأن الوقت غير مرئي وغير قابل للمس فهو لا يحظى بالاحترام الكافي ، فلو سرق شخص مجوهرات منك فإنك ستنزعج وتخبر الشرطة عن الجريمة ولكن سرقة الوقت في العادة لا تعتبر حتى جنحة ، ومما يدل على هذا أننا نسمع أحياناً قول القائل : اعمل ذلك في وقتك الحر ، أي اعمل ذلك حين لا تكون منهمكاً في أمر مهم ، ولكن الحقيقة هي أنه يجب أن لا يكون هناك شيء اسمه الوقت الحر .

ثانياً : قدِّر لمجهودك  ثمرة أعلى من الثمرة الحالية

فإذا بدأت تفكر بأن وقتك فعلاً يساوي ثمرة عظيمة ؛ فلا تفاجئ إذا وجدت نفسك تجني فعلياً تلك الثمرة ، وما سيحصل هو أنك ستبدأ تدرك قيمة الساعة المهدرة ، بعد ذلك ستبدأ بالبحث عن طرق لتقليل الهدر الذي يسببه انعدام الكفاءة ، وربما وهو الأهم ستبدأ بالاختيار بدقة أكثر المشاريع والطلبات ثمرة ، ويجب أن لا تهب وقتك لأحد إلا باختيارك ، ولا تعتبر وقت شخص آخر أكثر قيمة من وقتك .

ثالثاً : حاسب نفسك ودقق في وقتك والمجهود المبذول فيه

إن كنت من الذين لا يستطيعون أن يستثمروا وقتهم بشكل جيد فحاول أن تضع لك سجلاً تدوِّن فيه جداول لوقتك والوقت الذي قضيته في أداء كل عمل من أعمالك ، وربما لا تكون هذه الطريقة ضرورية للناس الذين تعلموا إدارة وقتهم بشكل جيد ، ولكن بالنسبة للشخص الذي يجد صعوبة في إدارة وقته فإن الاحتفاظ بسجل يمكن أن يكون مفيداً كأداة تشخيص ، فالسجل يمكن أن يكون له أثر الصدمة ؛ حتى للناس ذوي الخبرة حينما يدركون كم من الوقت يتم فقدانه ببساطة ، إن السجل لا يترك مجالاً كبيراً لخداع النفس .

 نظّم نفسك ورتب أولوياتك

إن معرفة التفاوت في أهمية الواجبات على لائحتك أمر حيوي ، فهذا هو الموقع الذي يتيه فيه الكثير ممن يمكن أن يصبحوا خبراء في إدارة الوقت ، فإنهم يصنعون قائمة بالواجبات ، ولكنهم عندما يبدءون بتنفيذ البنود على القائمة ؛ فإنهم يعاملون كل الواجبات بالتساوي  ؛ وحتى يحصل تنظيم النفس وترتيب الأولويات فلابد من اتباع الأمور التالية :

1- يجب عليك أن تحدد وتدون أهدافك  .

2- ركز نشاطك وجهودك على المصادر المفيدة لعملك  .

إن الانتباه إلى ما سيعطي أفضل العوائد يحررك من الاهتمام والارتباط بالمصادر التي تساهم بشيء قليل أو بلا شيء في نجاحك ، فقد تحتاج إلى إلغاء 80% من مصادرك أو تتخلص من 80% مما كنت تضعه على لائحة أولوياتك .

3- اكتب كل واجبات يومك  .

هناك عدة أسباب وجيهة تجعل هذه النصيحة جيدة ، منها :

أ-إذا كانت الواجبات مدونة فبإمكانك أن تنام بعمق أكثر ، حيث يصبح ذهنك صافياً ، ولا يخفى عليك أثر النوم بهذه الصفة على عمل الغد .

ب-إذا كانت الواجبات مدونة فإن عقلك يتحرر ؛ حتى يحل المشاكل ، وليس فقط ليتذكرها ، فأصبح المجهود العقلي متوجهاً إلى عملية واحدة وهي إيجاد النتائج وليس إلى عمليتين ؛ عملية الحل والتذكر.

ج-إذا كانت الواجبات مدونة فأنت تكون قد خطوت خطوة نحو الالتزام ، فإذا كان الواجب لم يكتب فهو على الأرجح لا يستحق التنفيذ.

4- اجعل لائحتك شاملة لوقتك وأولوياتك  .

وحتى تكون لائحتك عملية فلابد أن :

· لا تعتمد على مذكرات مخربشة على قطع من الورق مبعثرة هنا وهناك .

· لاتعتمد على قصاصات على مكتبك أو ملصقة على الثلاجة ونحوها بواسطة مغناطيس .

· تأكد من وجود لائحتك في مكان واحد على الأقل ، فربما يكون ذلك في مفكرة تحملها معك أو في حاسوب .

· اجعل قائمتك حديثة .

· تأكد من أن تكون القائمة في متناول اليد في كل الأوقات .

5- افحص قائمتك بشكل منتظم واجعل مرؤوسيك  يفعلوا ذلك أيضاً .

راجع قائمتك بشكل دوري ، ولابد أن تنظر إليها في الصباح كأول  شيء تفعله بدون انقطاع ، وأيضا كلما أعطيت واجبات لمرؤوسيك  تأكد من أنهم يحتفظون بقوائم للأمور المطلوبة منهم ، واطلب منهم في الاجتماعات التالية ، أن يحضروا القوائم ويستعملوها كأساس لتقريرهم عن العمل ، وتأكد أنك متى استخدمت القائمة بهذه الطريقة فسوف تتأكد من أن الواجب الذي أمليته لم ينته إلى النسيان .

6- حدد الفقرات على قائمتك  بدقة وعلى قدر الطاقة .

يجب أن تكون قائمتك شاملة ، ولكنها يجب ألا تكون موسوعية ؛ وإلا أجبرت نفسك على أكثر من طاقتك ، وقبل أن تغادر المكتب اكتب ستة أشياء أو نحوها لم تتمكن من عملها اليوم ، وتحتاج إلى عملها بشدة  في الغد ، وبهذا ستصبح أكثر تركيزاً ، وسرعان ما يحصل لك تحسن ملحوظ في إنتاجيتك .

7- حدد تاريخاً وزمناً للواجبات التي على لائحتك  .

ضع الواجبات المطلوبة على لائحتك ،ويجب أن تلتزم بتنفيذ ما هو على اللائحة  ، وأفضل طريقة للالتزام هي إعطاء كل واجب على اللائحة شريحة زمنية  محددة .

8- إذا كنت مسئولًا ففكر بعمل لوائح لمعاونيك  .

فعليك أن تضع لوائح واجبات لمساعديك الرئيسين ، أو تطلب منهم أن يفعلوا ذلك .

9- اعمل لائحة للمدى الطويل .

يعمل الكثير من مخططي الوقت لوائح للمدى الطويل ، بل إن بعضهم يعرف لائحة واجباته الشهرية، فيعرف مسبقاً وقبل شهر معظم المكالمات الهاتفية الهامة التي سيجريها ، وبعض الأشخاص يقدرون حتى كمية الوقت التي سيحتاجها كل من مشاريعهم الموجودة  على لائحة المدى  الطويل حتى تنتهي ، بعد ذلك يستخدمون لوائح أسبوعية  وشهرية وحتى سنوية لعمل لوائحهم من خلالها .