الإدارة الإلكترونيه في مؤسسات التعليم والتدريب المهنى
الإدارة بشكلها العام تمتاز بدورها في نجاح اى عمل ، فهى عمليه إنسانيه تستهدف التعاون والتنسيق بين الجهود البشريه بالشكل الذى يمكنها بإستغلال ما لديها من إمكانيات وما يتوفر لديها من وسائل وتقنيات حديثه
لتحقيق أهداف محدده بأقل وقت وجهد وكلفه.
وحيث إن مراكز التدريب المهنى إحدى هذه المؤسسات التعليميه والتدريبيه الهامة التي تعتبر معقل الفكر الإنسانى ومصدر الإستثمار وتنمية الثروه البشرية يقاس تقدم الدول بمدى مواكبتها للتطورات التكنولوجية المتسارعة، وبقدرتها على النمو الاقتصادي والنهوض بمستوى المعيشة لمواطنيها.
مفهوم الإدارة الإلكترونيّة
تُعرفُ الإدارةُ الإلكترونيّة (Electronic Management) بأنّها منظومةٌ حديثةٌ تعتمدُ على التكنولوجيا الإلكترونيّة، وتهدفُ إلى تحويل الإدارة التقليديّة إلى إدارةٍ إلكترونيّة تعتمدُ على استخدام الحاسوب وتطبيقاته،
التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية:
من أجل التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية لا بد من تحقيق المراحل التالية:
§ أتمتة مؤسسات الدولة وتحويل جميع معلومات الحكومة ووزارتها الورقية إلى معلومات الكترونية.
§ تأمين البينة التحتية الضرورية لربط كافة مؤسسات الدولة بشبكة معلومات واحدة وتبادل المعلومات بين مختلف الجهات.
§ تحديد جميع التعاملات بين المواطن وكل مؤسسة وتحويلها إلى تعاملات الكترونية.
اولاً : متطلبات الإدارة الإلكترونيه في مؤسسات التعليم والتدريب المهنى
· الإدارة الإلكترونيه تؤثر و تتأثر بكافة عناصر البيئة المحيطة بها و تتفاعل مع كافة العناصر السياسية و الاقتصادية و الاجتماعية و الثقافية و التكنولوجية لذلك فان مشروع الإدارة الالكترونية يجب أن يراعي عدّة متطلبات منها:
-أولاً: البنية التحتيّة إذ انّ الإدارة الالكترونية تتطلب وجود مستوى مناسب ان لم نقل عال من البنية التحتيّة التي تتضمن شبكة حديثة للاتصالات و البيانات و بنية تحتيّة متطورة للاتصالات السلكية و اللاسلكية تكون قادرة على تأمين التواصل و نقل المعلومات بين المؤسسات الإدارية نفسها من جهة و بين المؤسسات و المواطن من جهة .
- ثانيا: توافر الوسائل الإلكترونية اللازمة للاستفادة من الخدمات التي تقدمها الإدارة الالكترونية و التي نستطيع بواسطتها التواصل معها و منها أجهزة الكمبيوتر الشخصية و المحمولة و الهاتف الشبكي و غيرها من الأجهزة التي تمكننا من الاتصال بالشبكة العالمية أو الداخلية في البلد و بأسعار معقولة تتيح لمعظم الناس الحصول عليها.
- ثالثا: توافر عدد لا بأس به من مزودي الخدمة بالانترنت ، و نشدد على أن تكون الأسعار معقولة قدر الإمكان من اجل فتح المجال لأكبر عدد ممكن من المواطنين للتفاعل مع الإدارة الالكترونية في أقل جهد و أقصر وقت و أقل كلفة ممكنة.
- رابعا: التدريب و بناء القدرات ، و هو يشمل تدريب كافة الموظفين على طرق استعمال أجهزة الكمبيوتر و إدارة الشبكات و قواعد المعلومات والبيانات و كافة المعلومات اللازمة للعمل على إدارة و توجيه "الإدارة الالكترونية" بشكل سليم و يفضل أن يتم ذلك بواسطة معاهد أو مراكز تدريب متخصصة كمؤسسات .
<!--خامساً: توافر مستوى مناسب من التمويل ، بحيث يمكّن التمويل من إجراء صيانة دورية و تدريب للكوادر و الموظفين و الحفاظ على مستوى عال من تقديم الخدمات و مواكبة أي تطور يحصل في إطار التكنولوجيا و "الإدارة الالكترونية" على مستوى العالم.
<!--سادساً: توفر الرغبه لدى الإدارة العليا بحيث يكون هناك مسؤول أو لجنة محددة تتولى تطبيق هذا المشروع و تعمل على تهيئة البيئة اللازمة و المناسبة للعمل و تتولى الإشراف على التطبيق و تقييم المستويات التي وصلت إليها في التنفيذ .
<!--سابعاً: وجود التشريعات و النصوص القانونية التي تسهل عمل الإدارة الالكترونية و تضفي عليها المشروعية و المصداقية و كافة النتائج القانونية المترتبة عليها.
* بالإضافة إلى هذه العناصر يجب توفير بعض العناصر الفنية و التقنية التي تساعد على تبسيط و تسهيل استخدام الإدارة الالكترونية بما يتناسب مع ثقافة جميع المواطنين و منها: توحيد أشكال المواقع و توحيد طرق استخدامها .
أهداف الإدارة الاكترونية:
1. تطوير الإدارة العامة: خفض الأعمال الورقية، وإعادة استعمال الحلول.
2. تحسين الخدمات: خفض التنقل، التوصيل في أي وقت وأي مكان، وسهولة الوصول للمعلومات.
3. التقرب من المواطنين (الموظفين): واجهة واحدة بالنسبة للمواطن (الموظف)، نظرة واحدة للمواطن(الموظف)، وإجراءات سهلة.
4. تحسين التنافس الاقتصادي: استخدام الانترنت للتجارة العالمية، وإتاحة الفرصة للشركات ذات المقاس المتوسط والصغير لدخول المنافسة.
5. خفض المصاريف: تكامل النظم لدعم الإجراءات الداخلية والخارجية.
أهمية تطبيق الإدارة الالكترونية في مؤسسات التعليم والتدريب المهنى
الإدارة الإلكترونية تساعد المنظمات التقليدية على التحول إلى منظمات إلكترونية ، ويتطلب تطبيق الإدارة الإلكترونية توافر ما يلى :
1- رؤية إلكترونية
تساعد هذه الرؤية على تصور المكانة المستقبلية للمنظمة الإلكترونية.
2- دعم الإدارة العليا
يجب على الإدارة العليا ان تقدم للفريق المنفذ للإدارة الإلكترونية الدعم اللازم للتنفيذ.
3- خطط الإتصال مع الجهات ذات الصلة
ويتطلب ذلك دراسة حاجات ورغبات المستفيدين من النظام ، دعم القدرات الفنية للقائمين على تقديم خدمات الإدارة الإلكترونية ، دراسة الإجراءات التفصيلية لأداء خدمات الإدارة الإلكترونية.
تقنيات ونظم الإدارة الالكترونية
بعض تقنيات الإدارة الالكترونية:
· خدمات الويب.
· المحمول.
· إدارة المستندات الالكترونية.
o الذكاء الإداري.
· الأرشفة.
· إدارة الإنتاج.
· تقدير سبل الأداء.
· تعاون برامج الشركات.
· الشبكة.
· التخطيط.
مستلزمات الإدارة الاكترونية:
- بنية شبكية تحتية قوية وسريعة وآمنة.
- بنية معلوماتية قوية (نظم معلومات قوية ومتوافقة في ما بينها)
- كادر بشري استثماري مدرب على استخدام التقنيات الحديثة.
- كادر بشري تقني قادر على القيام بعمليات الدعم الفني المستمر وتطوير النظم المعلوماتية المختلفة.
- الخلاصة إن نجاح تطبيق الإدارة الإلكترونية يتوقف على عدة محاور أهمها ما يلى :
1- التدريب المكثف والمستمر للموظفين على استخدام الحاسب.
2- بناء شبكة داخلية فى المنظمة تربط مختلف الإدارات مع بعضها.
3- توفير نظام بريد إلكترونى فى المؤسسه.
4- إيصال الموظفين بالإنترنت حتى يعتادوا على استخدامها وفهمها.
5- بناء صفحة إلكترونية للمؤسسة.
6- الاهتمام بتحديث مواقع المؤسسة على الإنترنت بشكل مستمر.
7- تطوير الأنظمة داخل المؤسسة لتناقل المعلومات مع الاهتمام أن تكون جميعها تستخدم تقنيات الإنترنت.
وإذا لم يتم استيعاب وفهم وتطبيق مبادرات الإدارة الإلكترونية جيداً ، فقد يكون ذلك سبباً فى إهدار الموارد والفشل فى تقديم الخدمات المفيدة مما يؤدى إلى عدم رضاء العملاء كما ينبغى أن تراعى الإدارة الإلكترونية فى المؤسسات التعليمية والتدريبية ومنها مؤسسه فكر للتدريب بعض الظروف الاستثنائية وأن تستوعب الاحتياجات والعوائق ، مثل العادات والأعراف السائدة ، وعدم توافر البنية التحية ، والنظام المالى والإدارى ، والاتجاهات نحو المعاملات الإلكترونية ، والخلفية المتعلقة بالحاسب الآلى ... الخ.
