أهمية السجلات والدفاتر المالية

تعتبر المزرعة السمكية الوحدة الاقتصادية الأساسية فى قطاع الاستزراع المائى، والتى تستخدم مجموعة من عناصر الانتاج الطبيعية مثل الأرض والمياه والكائنات المائية، وعناصر الإنتاج غير الطبيعية مثل الأعلاف والأسمدة والعمل الانسانى والآلى وغيرها.

إلا أن استخدام وتوجيه هذه الموارد يتوقف أساسا على تكاليف الوحدة المستخدمة من هذه العناصر وكذلك على قيمة الوحدة المنتجة، وهذه العلاقة بين تكاليف الانتاج وقيمة المنتجات تحدد بدورها شكل التكامل الانتاجى على مستوى المزرعة أفقيا أو رأسيا، أو بمعنى آخر تحدد المنوال الانتاجى، وهذا هو الجانب التخطيطى للادارة المزرعية. أما الجانب التنفيذى من ادارة الأعمال المزرعية، والذى يتناول تنفيذ البرامج والخطط المزرعية، فإنه يتطلب مسك السجلات والدفاتر المالية المزرعية التى تساعد فى تسجيل أعمال المزرعة وتحقيق الرقابة على التنفيذ وهذه السجلات والدفاتر تخدم فى نفس الوقت الأهداف التخطيطية للمزرعة.

ومن هنا تنبع أهمية استخدام السجلات والدفاتر باعتبارها أساسا للدراسات التخطيطية والرقابية. ونقطة البداية للدراسات التحليلية بغرض اعداد بيانات تلعب دورا رئيسيا فى خدمة الإدارة المزرعية، سواء في إعداد الخطط أو متابعة تنفيذ هذه الخطط أو الرقابة وتقييم أوجه النشاط المختلفة على مستوى المزرعة أو على مستوى قطاع الاستزراع المائي كله.

خصائص السجلات والدفاتر المالية فى المزارع السمكية:

يتميز الاستزراع المائى بخصائص معينة تميزه عن غيره من قطاعات الإنتاج الأخرى والتى تنعكس بدورها على طبيعة ونوع السجلات والدفاتر المالية المستخدمة، ونذكر منها:

أ -     الاستزراع المائى يشمل منتجات حية نباتية وحيوانية متنوعة مما يتطلب تعدد الدفاتر والسجلات وتداخل العمليات المحاسبية.

ب -   المياه هى عنصر الإنتاج الرئيسى والذى إذا أحسن استخدامه زاد انتاجه وزادت خصوبته وهذا بدوره له أثر على التكلفة.

ج -   موسمية الإنتاج فى هذا النشاط وأثر ذلك على تباين دورات العمل والإنتاج وبالتالى القيد فى الدفاتر والسجلات المالية.

د -    الاختلاف فى توقيت السنة المرتبطة بدوره الإنتاج السمكى والسنة المالية المتبعة فى الدولة، وما يرتبط بذلك من مشاكل تحميل السنوات المالية بايراداتها ومصروفاتها (مبدأ استقلال الفترة المحاسبية). كذلك طول الفترات الانتاجية لبعض الأنواع المستزرعة.

مقومات النظام الدفترى المزرعي:

يتوقف نجاح النظام الدفترى المستخدم فى المزرعة فى تحقيق الهدف منه على توفر مجموعة من المقومات منها:

أ -     تصميم الدورة المستندية بشكل يضمن الحصول على الأرقام والبيانات والمعلومات بدقة، وتنظيم المجموعة الدفترية بشكل يوفر الرقابة والمراجعة.

ب -   تصميم الدفاتر بحيث تضمن القدر اللازم من التفصيلات دون إضافة، وبحيث لا تترك بيانات اجمالية يصعب فهمها أو لا يستفاد منها فى وضع الخطط وتحقيق الرقابة واتخاذ القرارات.

ج -   يجب أن يكون النظام الموضوع اقتصاديا بحيث تغطى فوائده النفقات التي تتكبدها المزرعة من إدخاله.

د -    يجب أن يضمن النظام الموضوع عرض البيانات بوضوح وسهولة تمكن المستفيدين من استخدامها وليس من المفروض أن يكون هؤلاء المستفيدين على علم بالأصول المحاسبية،  لهذا يجب أن يراعى التبسيط مع عدم الإخلال بالدقة.

هـ -  يجب أن يوضع النظام الدفترى بحيث يتفق مع طبيعة عمل المزرعة من خلال التعرف على النواحى الفنية والاقتصادية والمالية للمزرعة وهذا يتطلب الآتى:

    .  تقسيم المزرعة إلى عدة أقسام حسب الأنشطة التى تقوم بها والتى يتطلب كل نشاط منها حسابا مستقلا، كما هو الحال فى الاستزراع المختلط.

     . استخدام مجموعة من السجلات الاحصائية والادارية التى تتناو

نواحى النشاط المختلفة فى المزرعة والتى تعمل على توفير وتدفق البيانات الضرورية.

السجلات المزرعية:

توجد أشكال مختلفة من السجلات المزرعية، ولكن أفضلها هى تلك السجلات التى تبين بشكل بسيط مدخلات ومخرجات العمليات المزرعية معبرا عنها بكميات (طن - كجم ..الخ) وقيم (وحدات نقدية).

إن جمع وتحليل البيانات عن التكاليف والايرادات من واقع السجلات المزرعية يوفر المعلومات الضرورية لتحقيق الأهداف الآتية:

1 -    تحديد الربحية النسبية لتقنيات ونظم الإنتاج المختلفة.

2 -    مقارنة الانتاجية للمدخلات الرئيسية مثل الأرض، العمل، رأس المال بغيرها من الأنشطة الانتاجية البديلة.

3 -    تحسين كفاءة الأعمال المزرعية.

ويمكن تقسيم السجلات المزرعية بشكل عام إلى نوعين: سجلات يومية وسجلات سنوية (أو موسمية).

وكما سبق أن ذكرنا يجب أن تكون السجلات اليومية بسيطة بقدر الإمكان، ولكن فى نفس الوقت تسمح بتسجيل كل التفاصيل الضرورية حتى يمكن تقييم أداء المزرعة بشكل كامل.

ويتم مسك سجل لكل حوض أو عدة أحواض لها نفس الظروف، وكل سجل يمكن أن يحفظ فى دفتر مستقل أو فى صفحات منفصلة فى نفس الدفتر. وتضم السجلات اليومية ما يلى:

أولا: سجلات المدخلات (التكاليف):

من المعروف أن هناك نوعين من المدخلات المتغيرة والثابتة. والمدخلات أو التكاليف المتغيرة هى تلك التى تتغير مع تغير مستوى الإنتاج مثل الزريعة، الأعلاف، الأسمدة، العمالة، المبيدات المختلفة، الوقود، الكهرباء، المياه.

أما المدخلات الثابتة فهى تلك التى لا تتغير مع تغير مستوى الإنتاج مثل ايجار الأرض، الضرائب، الفوائد، أقساط التأمين، الإهلاك الخاص بالأصول الثابتة، مرتبات المدير والفنيين .. الخ.

كل عنصر من التكاليف المتغيرة يجب أن يوصف بالتفصيل بقدر الإمكان. فعلى سبيل المثال، إذا كان الاستزراع متعدد الأصناف هو الذى يمارس فى المزرعة، فإن الزريعة يجب أن تفرز حسب الأنواع التى يتم استزراعها وحجم الزريعة، أى ما إذا كانت زريعة أو اصبعيات. كذلك فإن الأعلاف المستخدمة يجب أن تصنف حسب الأنواع مثل حبيات، كسب الأرز، كسب فول الصويا، كسب فول السوداني أو النفايات من الأسماك. كذلك عندما يتم استخدام أسمدة فإنه يجب تحديد نوع الأسمدة المستخدمة مثل مخلفات الدواجن أو الحيوانات، أو المخلفات غير العضوية، ويتم تسجيل كل عنصر وكمية وتكلفة الوحدة واجمالى تكلفته، نموذج (1).

نموذج (1)  نموذج سجل يومى لعناصر المدخلات المتغيرة "أ"

"أ"  -  يخصص سجل مستقل لكل حوض أو مجموعة أحواض مشتركة فى نفس المواصفات والظروف.

"ب"  - عنصر المدخلات المتغيرة مثل الزريعة، الأعلاف، الأسمدة، الكهرباء، المياه، الوقود، الزيوت …الخ.

"ج"   -  نوع كل عنصر من المدخلات - مثلا نوع الزريعة قد يكون زريعة بلطى، وزريعة مبروك، اصبعيات بلطى.

"د"   -  الكمية من كل نوع والوحدة المستخدمة - كجم - طن .. الخ.

"هـ" -  تكلفة الكجم، تكلفة الطن، أو تكلفة 1000 وحدة من الزريعة .. الخ.

"و"    -  حاصل ضرب الكمية ×  تكلفة الوحدة.

ولما كانت جميع الأعمال المزرعية تحتاج إلى عمالة ، فإنه من الأفضل مسك سجل خاص للعمالة حيث يتم فيه تصنيف نوع العمالة… بالغين - أطفال - ذكور - اناث، ويتم تسجيل الأجور النقدية وكذلك المدفوعات العينية، كذلك يجب أيضا تسجيل عمل أفراد أسرة المزارع إن وجد "نموذج 2".

نموذج (2)  سجل يومى العمالة "أ"

"أ" - يخصص سجل مستقل للعمالة لكل حوض أو مجموعة أحواض متماثلة ولها نفس الظروف.

"ب" - نوع النشاط يقصد به على سبيل المثال تجهيز الأحواض - التسميد - تخزين الزريعة فى الحوض - التغذية - صيانة الأحواض - جمع المحصول - التسويق …الخ.

"ج" - يقصد به بالغ - أطفال - إناث - ذكور ..الخ.

"د" - تحديد طول وقت العمل على أساس اليوم أو الساعة.

"هـ"- تحديد معدل الأجر النقدى على أساس يوم عمل أو ساعة عمل، كذلك فإن الأجور النوعية يجب أن تسجل قيمتها باستخدام أسعار السوق للمنتجات.

وبالنسبة للتكاليف الثابتة فإنها عادة ما تدفع على أساس سنوى أو ربع سنوى أو شهرى ويجب أن يتم تسجيلها فى سجل مستقل.

وتكلفة الأفراد الدائمين يجب أن تتضمن المرتبات والحوافز مخصوما منها قيمة تكلفة العمل والأنشطة الأخرى والتى لا تتصل بنشاط المزرعة السمكية، "نموذج 3".

نموذج (3) سجل المدخلات الثابتة

"أ" العنصر .. مثل الإيجار، الضرائب، مرتبات المدير والفنيين، أقساط السنوية، أقساط التأمين ..الخ.

"ب" المرتب الشهري للمدير والفنيين يجب أن تتضمن الحوافز وأن يخصم تكلفة أعمالهم في انشطة أخرى خارج نطاق المزرعة السمكية.

وفى حالة الاقتراض لبناء أحواض مثلا أو لشراء معدات فإنه من الضرورى الاحتفاظ بسجل مستقل لكل قرض بحيث يوضح الغرض من القرض، المبلغ المستحق، الفائدة المستحقة … الخ، نموذج"4".

نموذج (4) "أ" سجل القروض

تاريخ القرض :  -----------------

مبلغ القرض   :  -----------------

مصدر القرض :  -----------------

الغرض من القرض "ب"  -------------    مستخدم للحوض رقم  --------

شرط القرض :

مدة القرض:  -------------

معدل الفائدة:  -------------

سداد القرض :

التاريخ   المبلغ المستحق    الفائدة المدفوعة    القسط المدفوع    إجمالى المدفوعات

____   _______      ________    __________      __________

……     ………..        ……….       ..…..………      ..…..………

"أ"    يخصص سجل مستقل لكل قرض.

"ب"  مثل إنشاء أحواض، شراء معدات، تكاليف تشغيل … الخ.

كذلك فإن إعداد قائمة بالأصول الثابتة موضحا بها تكلفة شراء الأصل أو تكلفته الحالية وكذلك عدد سنوات عمره الافتراضي يعتبر هاما لحساب اهلاك هذه الأصول. ويعتبر حساب الاهلاك بطريقة الخط المستقيم هو أبسط الطرق، حيث يتم قسمة تكلفة الأصل على عدد السنوات المتوقعة لعمره الافتراضى، وإذا كانت هناك قيمة خردة متبقية فى نهاية عمره الافتراضى فإنه يجب استبعادها من قيمة الأصل قبل أن يتم تقدير الاهلاك السنوى للأصل. ويتم استخدام القيمة الاحلالية للأصل بدلا من القيمة الأصلية للأصل عند حساب الاهلاك فى حالة الأصول التى تم انشاؤها أو شراؤها منذ فترات طويلة، مع ملاحظة أن الأرض لا تستهلك. وفى حالة استخدام الأصل فى أنشطة أخرى بالاضافة إلى المزرعة السمكية فإنه يحسب نصيب المزرعة السمكية فقط من اهلاك هذا الأصل المشترك.