التوظيف

( الاستقطاب والاختيار والتعيين )

      عملية التوظيف ( Staffing ) هي الامتداد الطبيعي لعملية التخطيط والأداء الأساسية التي يمكن من خلالها توظيف الأفراد ، وإجراء المفاضلة بينهم وفقاً للمعايير العلمية ، والتعرف على من تتوفر فيهم الشروط اللازمة لأداء العمل وتحمل المسئولية  . وتتضمن عملية التوظيف ثلاثة عناصر أساسية هي : الاستقطاب والاختيار والتعيين .

أولاً : الاستقطاب     Recruitment

المفهوم

1.  د. مدني عبد القادر علاقي .(الاستقطاب هو البحث عن الأفراد الصالحين لملء الوظائف الشاغرة في العمل واستمالتهم وجذبهم واختيار الأفضل منهم بعد ذلك للعمل) .

2.      د. محمد علي سويلم . ( هو استمالة وجذب مجموعة كافية من الأفراد يكونون القاعدة التي يمكن منها اختيار أو انتقاء أصلح الأفراد لمل الوظائف الشاغرة ) .

أهمية الاستقطاب

1.      الاستقطاب الجيد يفتح أبواب ومصادر العمل المتاحة أمام المنظمة ، كلما زاد عدد المتقدمين للعمل ، أصبحت الخيارات واسعة لاختيار الأكفاء والأفضل .

2.      من خلال الاستقطاب تستطيع المنظمة توصيل رسالتها إلى المرشحين بأنها المكان المناسب لهم للعمل ولبناء وتطوير حياتهم الوظيفية .

3.      إن نجاح عملية الاستقطاب هو الخطوة الأولي في بناء قوة العمل الفاعلية والمنتجة .

4.      الإسهام في زيادة فاعلية المنظمة ، وذلك عن طريق زيادة معدلات استقرار العمالة ، وتكوين قوى عاملة ذات تأهيل وكفاءة عالية .

مصادر استقطاب العمالة

1.      المصدر الداخلي .    Internal Source of  Recruitment

تتمثل المصادر الداخلية في الأفراد المتوقع ترقيتهم أو نقلهم من وظيفة من وظيفة إلى أخرى على شكل ترفيع / ترقية أو تغيير ، وكذلك الأفراد الزائدين عن حاجات العمل ... الخ .

2.     المصدر الخارجي. External Source of  Recruitment

تلجأ المنظمة إلى المصادر الخارجية عند عدم وفاء المصادر الداخلية بحاجتها من العاملين المطلوبين للعمل ، أو عندما ترغب المنظمة في إضافة وتنويع الكفاءات فيها . من بين أهم مصادر الاستقطاب الخارجية ، الجامعات ، المعهد ومراكز التدريب ، ومكاتب العمل الخاصة أو الحكومة ... الخ  

ثانياً : الاختيار     Selection

المفاهيم

1.      ماثيس . ( الاختيار هو عملية انتقاء الأفراد الذين تتوفر لديهم المؤهلات الضرورية والمناسبة لشغل وظائف معينة في المنظمة ) .

2.      مايكل كاريل . ( هو العملية التي يتم بمقتضاها فحص طلبات المتقدمين للتأكد ممن تنطبق عليهم مواصفات وشروط الوظيفة ، ثم مقابلتهم وتعينهم في نهاية الأمر ) .

يعتبر الاختيار العملية الثانية اللاحقة لعملية الاستقطاب ، فهي مرحلة تطوير وكشف والفرد ) التعرف على الآخر .  

خطوات عملية الاختيار  

1.      استقبال طالبي العمل .

بعد أن تتم عملية الاستقطاب ، تبدأ عملية استقبال طالبي العمل الذي يحضرون إلى المنظمة بغرض الحصول على بعض المعلومات المتعلقة بالعمل والشروط اللازم توافرها فيمن سيشغل هذه الوظيفة ، والميزات التي سيحصل عليها ، والأشياء المطلوب توفيرها وغيرها من المعلومات التي تقوم إدارة الموارد البشرية بتزويدهم بها .

2.      الفحص الأولى لطلبات التوظيف

طلبات التوظيف أما أن تكون في شكل خطابات من المتقدمين ، أو نماذج طلبات التوظيف
، أو السيرة الذاتية . في هذه المرحلة يتم فحص الطلبات والتأكد من مطابقتها للشروط والمواصفات المعلنة للوظائف الشاغرة ، ومن ثم استبعاد الطلبات التي لا تنطبق عليها الشروط .

3.      الاختبارات.

تعتمد بعض المنظمات على الاختبارات للمفاضلة بين المتقدمين للعمل من أجل اختيار الأنسب وعند تنفيذ سياسة الاختبارات على المنظمة مراعاة العوامل التالية :

أ.        إن الاختبارات تمثل جزء من عملية المفاضلة ، ولا يتم الاعتماد عليها فقط في اتخاذ القرار النهائي .

ب.       تتوقف الاختبارات على الطريقة التي يتم إعدادها ، وعلى أمانة المشرفين عليها ومدى إلمامهم بأبعادها .

جـ.     تحدد الاختبارات مقدرة الشخص على أداء عمل معين ، لكنها لا تضمن انه سوف يؤدي ذلك العمل على الوجه الأكمل .

وتتمثل أنواع الاختبارات في الآتي :

أ.      اختبارات الأداء     Performance Tests .

ب.     اختبارات الذكاء . Intelligence Tests .

جـ.    اختبارات القدرات والاستعدادات .    Aptitude Tests .

د.      اختبارات الشخصية .    Personality Tests .

4.     المقابلة      Interview .

تتعدد أنواع المقابلات باختلاف الهدف منها ، ومن تلك الأنواع ما يلي :

أ.        المقابلة الموجهة Directive Interview .  

ب.     المقابلة غير الموجهة In directive Interview  .

جـ.   المقابلة الموقفية .  

5.      الاختيار الأولى . وهنا تقوم إدارة الموارد البشرية بإجراء مراجعة شاملة لكل المعلومات التي حصلت عليها بشأن المرشح للوظيفة ، ومقارنة ذلك مع نتيجة الاختيار .  

6.      القرار النهائي . بعد تحديد وتحليل البيانات الخاصة بالمرشح الذي أجتاز الاختبار أو المقابلة بنجاح ، وبعد أخذ رأي مدير الوحدة المختص بالوظيفة الشاغرة تقوم إدارة الموارد البشرية بتقديم ترشيحات التعيين إلى رئيس المنظمة أو الجهة المخولة بالتعيين بغرض إصدار الأمر الإداري الخاص بالتعيين وإخطار المرشح بذلك .

7.      الكشف الطبي .

وهي المرحلة الأخيرة من عملية الاختيار ، والتي يتم فيها التأكد من أن المرشح يتمتع بصحة جيدة تمكنه من أداء العمل ، وأنه خالي من الأمراض المعدية . لذا يجب أن يتم الكشف الطبي قبل صدور قرار التعيين .

ثالثاً : التعيين . Placement

التعيين هو الخطوة الأخيرة في عملية التوظيف ، ويتضمن التعيين أربعة خطوات أساسية
هي:إصدار قرار التعيين ، والتهيئة المبدئية ، ثم التقييم أثناء فترة التجربة ، وأخيراً التثبيت والتمكين .

1.     إصدار قرار التعيين. من العادة تتولى الجهة المختصة إصدار قرار التعيين بعد الانتهاء من عملية الاختيار والاتفاق مع المرشح على الأجر والمزايا الأخرى وعادة يتم تعيين الأشخاص الجدد لمدة سنة أو أقل .

2.     التهيئة والمبدئية  . المقصود بالتهيئة المبدئية (Orientation) هو تعريف الموظف الجديد بالمنظمة والوظيفة والعاملين معه . ويتم ذلك من خلال تعريفه بالمسئوليات وسلطات الوظيفة وأهداف المنظمة وسياساتها الرئيسية وعلاقة عمله بها . ويتم تحقيق ذلك عن طريق الكتب والنشرات وأدلة العمل والأفلام والتسجيلات والزيارات الميدانية من الأفضل عند تصميم تهيئة وتوجيه الموظف الجديد .

3.     متابعة وتقييم الفرد خلال فترة الاختبار . يبقى الموظف الجديد خلال فترة محددة تحت الاختبار من قبل رئيسه المباشر ، وفي نهاية الفترة يقدم الرئيس المباشر تقريراً يحدد فيه كفاءة الموظف الجديد ، ويعطي رأيه صراحة بشأن تثبيته أو فصله أو تحويله إلى عمل أخر .

4. التثبيت والتمكين . بعد أن يمضي الموظف الفترة التجريبية المحددة بنجاح يتم تعيينه بصورة نهائية ، وهنا يتم تمكين الفرد من أداء العمل من خلال منحه الصلاحية الكاملة وتهيئة الظروف المادية والمعنوية اللازمة لتنفيذ العمل . لتثبيت الموظف يجب أن يتم تمكينه من أدائه Empowerment .