بسم الله الرحمن الرحيم

التخطيط

      تؤدى الإدارة مهامها من خلال القيام بوظائف وعماليات متكاملة ومتداخلة وذلك بغرض الوصول للأهداف المرسومة والمحددة لها ، وتشمل تلك الوظائف والعمليات التخطيط ، التنظيم ، التوجيه ، والرقابة . ولوظيفة التخطيط أهمية بالغة في عصرنا هذا للدرجة التي أصبحت الخـطـة من الأولويات التي تبدأ بـها أي منظمة عملها ، هذا الاهتمام نابـع من التغيير الاجتماعي والاقتصادي والسياسي المتسارع الذي يسود العالم .فالحـقيـقة الماثلة أملت عـلي المنظمات أن تنظر إلي المستقبل نـظرة فاحـصة وأن تـخطـو خـطوات محـددة توصلها لأهدافها .

        إن المتتبع للأحداث التاريخية والمرتبطة بعلم الإدارة ، يجد خاصةً بعد حرب الخليج الثانية وما صاحبها من حشد وإعلام وتقنية عالية حديثة ، يجد أن الانتباه بدأ يتجه نحو أهمية الإدارة ، ويلاحظ بأن ذلك الاهتمام فى التحول من فكر التخطيط المركزى الذى كان محور عملية التخطيط فى مختلف المجالات ، إلى الانتشار فى الفكر الديمقراطى الإداري ، ويتمثل ذلك فى حرية المدير فى اتخاذ قراراته التى تناسب العمل الذى تقوم به منظمته وذلك وفق منهج علمى مبسط وسهل .  إن ذلك يجعل من عملية اتخاذ القرار هى الوليد الشرعى للتخطيط الذى يعتبر من الوظائف الرئيسية فى العملية الإدارية . فالمدير بحكم طبيعة عمله هو مخطط لأنه يتخذ قراراته التى تؤثر على مستقبل المنظمة ، لذا يعتبر التخطيط هو الخطوة الأولى فى العملية الإدارية ، وعلى ضوءه تتم الأعمال والأنشطة التنفيذية ، أو كما يقول (محمد ضاهر وتر) (( التخطيط يسبق زمنياً جميع مراحل العمل الإداري ، فلا عملاً إدارياً دون تخطيط ، والتخطيط ميزة القائد الإداري الناجح ، ويدخل التخطيط بصورة أساسية فى الأهداف والتنظيم والتنسيق والتعاون والتوجيه والرقابة والقيادة ، وله الأهمية الأولى على جميع الأنشطة الإدارية )) .  

 المفاهيم

 د . يونس إبراهيم حيدر  ((  التخطيط هو عملية إدارية ، تتضمن تحديد الأهداف و وسائل تحقيقها ، وتهيئة الموارد اللازمة لذلك و تخصيصها ، و تحديد مراحل العمل و أولوياته . و هو عبارة عن المسار الذى يحدد بشكل مسبق يتبعه المسئولون عند اتخاذ القرارات حين القيام بعملهم . فهو يشتمل على تقرير أعمال المستقبل و بيان كيفية أدائها  )) .

وليم قلويك  (( التخطيط هو عدد من النشاطات الإدارية صممت لتهيئة المنظمة للمستقبل و للتأكد من أن القرارات المتعلقة باستخدام الأفراد و الموارد تساعد على تحقيق أهداف المنظمة  )) .   

صمويل هيز /  وليم توماس  (( التخطيط هو الوسيلة التى يوجه التنظيم بواسطتها من الحاضر إلى المستقبل ، بغية إنجاز مهمة و أهداف )) . 

على عباس  (( التخطيط هو إحدى وظائف الإدارة أو المدير ، وإحدى مكونات العملية الإدارية وعمل يسبق التنفيذ ، وبموجبه يتم تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها فى المؤسسة خلال فترة زمنية محددة )) .

سيد الهوارى  (( التخطيط مرحلة التفكير التى تسبق أى عمل واتخاذ القرار الخاصة باختيار مجموعة الأهداف الواجب تحقيقها والعناصر الواجب استخدامها ( مادية كانت أم بشرية ) وكذلك مجموعة القرارات التى توجه سير العمل والإجراءات التفصيلية التى تتبع فى تنفيذ الأعمال مع وضع البرامج الزمنية اللازمة )) .  

      من خلال استعراض المفاهيم السابقة ، يتضح لنا أن التخطيط هو عبارة عن تفكير عقلانى والتحليل والتنبؤ بغرض تحديد أسلوب عمل ( خطة ) تقود إلى تحقيق الأهداف المستقبلية ، أى أن الخطة تعتبر بيان مفصل لأهداف المنظمة يشتمل على وجود غاية عليا يتم صياغتها فى جملة أهداف ، وجود معلومات وحقائق ، التنبؤ بالمستقبل طرق ووسائل لتحقيق الأهداف ، وأخيراً فترة زمنية .  

      إذن التخطيط ما هو إلا عملية تفكير ، عندما نقول نحن نخطط هذا يعنى بأننا نخطط ، وبمثل عندما نفكر بأن نقيم مشروع صناعى أياً كان فنحن نخطط من وجهة نظر صناعية ، وإذا فكرنا مثلاً فى إقامة مشروع زراعى أو زيادة المساحة المزروعة فنحن نخطط من وجهة نظر زراعية ، وإذا فكرنا فى زيادة رأس مال المنظمة فنحن نخطط من وجعة نظر مالية ، وإذا فكرنا زيادة معدلات المبيعات والترويج لها فنحن نخطط من وجهة نظر تسويقية وهكذا . وهذا يعنى بأن التفكير فى المستقبل هو التخطيط ، أما إذا كان التفكير فى الماضى فهذا يعنى عملية التقييم ، وإذا كان التفكير فى الحاضر فهذا يعنى عملية التقويم والإصلاح ، إذن التخطيط هو عملية التفكير فى المستقبل .

      إن التفكير ما هو إلا عملية بحث ، ومن العادة يكون البحث بالعقل حيث يحتوى مخ الإنسان على الخبرات الموروثة والخبرات المكتسبة ، وبالتالى الإنسان يفكر ليبحث فى الخبرات المكتسبة أولاً ، فإذا لم يتوصل إلى حل فيلجأ للبحث فى الخبرات الموروثة .       

أهمية التخطيط

       إن العمل بدون خطة يصبح ضربا من العبث وضياع الوقت سدى ، إذ تعم الفوضى والعشوائية ويصبح الوصول إلى الهدف بعيد المنال ، وتبرز أهمية التخطيط  فى توقعاته للمستقبل وما قد يحمله من مفاجآت وتقلبات ، حيث أن الأهداف التى يراد الوصول إليها هى أهداف مستقبلية ، أى أن تحقيقها يتم خلال فترة زمنية محددة قد تطول أو تقصر، مما يفرض على رجل الإدارة عمل الافتراضات اللازمة لما قد يكون عليه هذا المستقبل ، وتكوين فكرة عما سيكون عليه الوضع عند البدء فى التنفيذ وخلال مراحله المختلفة . 

مزايا التخطيط

       إن عملية التخطيط تعتبر الحد الفاصل بين العشوائية والتفكير المنطقى الذى يبحث عن التطور والنمو وتحقيق أهداف المنظمة المستقبلية بطريقة علمية ومنهجية ، ويمتاز التخطيط بالأتي :

1.     يساعد التخطيط  فى تحديد الأهداف المراد الوصول إليها بحيث يمكن توضيحها للعاملين ، مما يسهل تنفيذها .  

2.     المساعدة فى تحديد الامكانات اللازمة لتنفيذ الأهداف .  

3.  يساعد التخطيط فى التنسيق بين جميع الأعمال لضمان التعاون والانسجام بين الإفراد بعضهم البعض ، وبين الإدارات المختلفة مما يحول دون حدوث التضارب أو التعارض عند القيام بتنفيذ تلك الأعمال .  

4.     يعتبر التخطيط وسيلة فعالة فى تحقيق الرقابة الداخلية والخارجية على مدى تنفيذ الأهداف .  

5.     يحقق التخطيط الأمن النفسى للأفراد والجماعات ، بحيث يطمئن الجميع بأن الأمور التى تهمهم أخذت فى الاعتبار .   

6.  يساعد التخطيط فى محاولة توقع الأحداث بحيث يمكن الإدارة من التقدير الجيد للظروف وعدم ترك الأمور لمحض الصدفة  

7.     يسعى التخطيط للاستخدام الأمثل للموارد ( المادية – البشرية ) مما يؤدى إلى الاقتصاد فى الوقت والتكاليف . 

8.     يساعد التخطيط فى تنمية قدرات المديرين عن طريق ما يقومون به من وضع الخطط والبرامج .  

 لكى يكون التخطيط ناجحاً وسليماً بحيث يحقق أهداف المنظمة ، من الضرورى أن يتصف ببعض السمات ، أهمها قيام الخطة علي الأتي  :

1.     أن تكون الأهداف واضحة وواقعية وقابلة للتطبيق .

2.   البساطة و بكلمات مفهومة وأرقام محددة ، لأن التعقيد قد يؤدى إلى الفهم المغلوط وبالتالى التنفيذ الخطأ وعدم تحقيق الأهداف .  

3.  المرونة ، وتعتبر من الأمور الهامة فى العملية التخطيطية ، وتحقق بأن يوضع فى الاعتبار الخطط البديلة لمجابهة أى موقف طارئ .  

4.     الارتباط بوقت محدد .      

5.     مشاركة الجميع فى التخطيط يعتبر ضرورى حيث يتم العمل بين المدير وفريق العمل وإدارة المنظمة ككل .

6.     التكامل والتجانس بين أجزاء المنظمة ، أى شمولية التخطيط لكافة الأنشطة .

7.     استخدام الإمكانيات المتاحة بطريقة سليمة ( مادية – بشرية ) .

   بالرغم مما ذكر أعلاه من مزايا وسمات ومتطلبات التخطيط وأهميته ، إلا أنه هناك بعض الأمور التى قد تعيق وتؤثر سلباً فى العملية التخطيطية ، نذكر منها ما يلى :

1.     اتجاهات العاملين : كثيرا ما تحدث الاتجاهات السلبية نحو الخطة ، أثرا كبيرا فى عرقلة مسيرتها . 

2.     عدم صحة التنبؤات والإفتراضات .

3.     إغفال الجانب الإنساني : يؤدى تجاهل الخطة للعامل الإنساني إلى مقاومة العاملين لها  ، مما يؤدى إلى فشلها  .

4.     الاعتماد على الجهات الخارجية فى وضع الخطة .  

5.     القيود والسياسات الحكومية .  

6.     عدم مراعاة التغيير فى الواقع .  

7.     أسباب متعلقة بعدم مراعاة إتباع الخطوات الصحيحة والمنطقية لعملية التخطيط .  

 مراحل التخطيط

         اختلفت الآراء حول مراحل عملية التخطيط ، وفى ما يلى نورد أهم تلك الاختلافات :

1.     تشخيص وضع المنظمة .

2.     البحث عن البدائل و الحلول .

3.     تقييم البدائل و الحلول و مقارنتها .

4.     الاختيار و القرار .

5.     بدء عملية التنفيذ . و تشتمل على الآتى :

        أ 0  تحديد مراحل العمل و أولوياته .

       ب0  تحديد الوسائل اللازمة .

      ج 0  تحديد الزمن اللازم لكل مرحلة و زمن البدء .    

الأكاديمية العسكرية العليا السودانية    توضح بأن مراحل عملية التخطيط تتمثل في الآتي :      

1.     وضع الأهداف.                     

2.     دراسة التغيرات فى العوامل البيئية.   

3.     وضع الخطة.                           

4.     إقرار الخطة و اعتمادها.               

5.     تنفيذ الخطة ومتابعتها .                        

أحمد رشيد  أشار إلى أربعة مراحل تمثلت فى الآتى :

1.     التشخيص و تحديد المشكلات .

2.     اقتراح وسائل لحل المشكلات .

3.     تحليل كل وسيلة من تلك الوسائل .

4.     تقرير أسلوب المعالجة .  

على عباس تناول عملية التخطيط فى مجموعة من المراحل المتلاحقة والتى يمكن تحديدها على النحو التالى :

1.     وضع الأهداف . Goal Setting  

2.     التنبؤ .  Forecasting

3.     تحديد المهام والواجبات . Tasks & Duties

4.      تحديد الإمكانات المتاحة . Available Resources  .  

مراحل التخطيط فى الإدارة العسكرية   

       يتم التخطيط فى القوات المسلحة على ثلاثة مستويات هى التخطيط الإستراتيجى ، التخطيط العملياتى ، والتخطيط التعبوى ( التكتيكى ) . أياً كان مستوى التخطيط فإنه يتم وفق ثلاثة مراحل(خطوات) متعارف عليها ، هى التنبؤ ، تقدير الموقف ، وإعداد الخطط . يعتبر التنبؤ : أولى مراحل التخطيط ، ويحدث عادة بعد استلام المهمة من المستوى الأعلى ، إن عملية التخطيط فى الإدارة العسكرية عملية مستمرة من ناحية زمنية وعملية تبدأ قبل فترة طويلة ، فالقائد وهئية أركانه يقومون عادةً بتجميع المعلومات وتقيمها باستمرار بغرض التنبؤ بمختلف المواقف التى ستحدث مستقبلاً ، وبالتالى معرفتها وكيفية علاجها باتخاذ القرارات اللازمة ، لذا فإن التنبؤ يتطلب مقدرة عالية من الإبداع والفكر والتصور ، كما وأنه كلما كانت المعلومات التى يعتمد عليها التنبؤ دقيقة كلما كانت عملية التنبؤ فاعلة وأقرب إلى الصواب ، لذا التنبؤ هو عملية متواصلة بغض النظر عن المهمة الحالية .  

       أما تقدير الموقف  : فهو سياق منطقى يستخدم فيه الحس والإدراك والتصور السليم والحكم والاستنتاج ، بغرض الوصول الى خطة مقنعة قابلة للتنفيذ فى حدود الواجب المخصص للقائد ، إن السياق المنطقى مبنى على أسلوب علمى مدروس يتناول فى طياته كل الحقائق المتيسرة التى يفرضها الموقف الماثل ، ويتم ذلك بالبحث والتحليل للوصول لعدة خيارات (بدائل) لحل المعضلة قيد البحث ، وتتمثل خطوات تقدير الموقف التعبوى على النحو التالى :

1.     دراسة الموقف الماثل، وذلك لإعطاء خلفية تمكن من حصر المعضلة المطلوب حلها .

2.     صياغة القصد بطريقة صحيحة وواضحة ومختصرة .

3.     دراسة العوامل التى تؤثر على القصد .مناقشة وتحليل العوامل للوصول الى استنتاجات وخيارات .

4.  اعتبار الطرق المختلفة لتحقيق القصد ( صياغة ومناقشة مسالك العمل الممكنة بناءاً على الخيارات والاستنتاجات التى تم التوصل إليها ، واختيار أحسن المسالك ) .

5.     عمل الخطوط العريضة للخطة بناءاً على المسلك المختار .

 ومن الأمور الهامة وجود  سياق أو نسق لمحتويات تقدير الموقف التعبوى ، وهو كالآتى :

1.     القصد .

2.     العوامل . ( الأرض والطقس، العدو، قواتنا، الوقت والمسافة، تقدير الواجبات ) .

3.     المسالك . (لنا، رد فعل العدو، المزايا والعيوب.. وهكذا لكل ، المسالك  للعدو التعليق عليه) .

5.     القرار . وهو أفضل المسالك . 

6.     الخطة . وتشمل ( المهمة، التنفيذ عام والواجبات والتعليمات التنسيقية ) .

 والمرحلة الأخيرة هى إعداد الخطط : لكل مستوى نسق معين للخطة ، سنتناول هنا المستوى التعبوى ، فى هذا المستوى تنبثق الخطة من تقدير الموقف التعبوى ، وتعبر الخطة عن قرار يغطى جميع الأعمال لكافة مراحل العملية مع احتمالات محددة جداً ( البدائل ) ، والسبب فى ذلك يرجع إلى أن العمل فى هذا المستوى ينتهى خلال فترة زمنية قصيرة  ، لذا توضح الخطة كافة التفاصيل التى تساعد المرؤوسين على تفهم الخطة    

وما هو مطلوب تنفيذه ، ويتمثل سياق الخطة فى الآتى :

1.     المهمة .

2.  التنفيذ الذى يحتوى على تصور القائد للعملية وتحديد واجبات المرؤوسين وأى تفاصيل خاصة بالتنسيق بين الوحدات المنفذة .

من خلال العرض السابق لمختلف أنواع التخطيط ، يمكن التوصل إلى صياغة أشمل وأكثر وضوحاً لمراحل التخطيط  ، وذلك على النحو التالى :

1.     تحديد الأهداف المراد الوصول إليها ، والمستقاة من الغايات والأهداف العليا الصادرة من المستوى الأعلى .

2.     جمع الحقائق والمعلومات .

3.  دراسة العوامل المؤثرة على تحقيق الأهداف مثل البيئة الداخلية ، البيئة الخارجية ، الوقت ، النواحى المالية ، التقنية ...

4.     تحديد ودراسة الحلول المتاحة والمتمثلة فى الخيارات ( البدائل ) .

5.     اختيار أفضل الحلول وهو القرار ، بالإضافة إلى بدائل أخرى تعتبر بمثابة خطط بديلة .

6.     صياغة الخطة ، والتى تشتمل على الأتى :

أ. تحديد المهام والواجبات .

ب. التوقيتات ومراحل ( برمجة ) التنفيذ .

ج. جميع النواحى التنسيقية بين الجهات المنفذة للخطة .

د. تحديد الموازنة المالية .

أنواع التخطيط 

       بالمثل هناك العديد من أنواع التخطيط وفق مفاهيم الباحثين ، وأبلغ تعبير عن هذا التعدد ما أورده (محمد ضاهر وتر) (( إن أنواع التخطيط عديدة ، وقد قسمها بعضهم إلى تخطيط إستراتيجى وتخطيط عملياتى وتخطيط تكتيكى ، كما قسمها بعضهم إلى تخطيط إستراتيجى وتخطيط تفصيلى وتخطيط فردى ، وقسمها البروفسير رونالد ستون إلى تخطيط برامج وتخطيط مساعد لتنفيذ البرامج ، وهناك أشكال أخرى من التخطيط منها على مستوى المنظمة الإدارية ومنها على مستوى الدولة ، فإذا كان على مستوى المنظمة الإدارية يمكن تقسيمه إلى تخطيط إستراتيجى وتكتيكى وتفصيلى وفردى ، أما إذا كان التخطيط على مستوى الدولة فإنه يمكن أن يقسم إلى تخطيط شامل وتخطيط جزئى وتخطيط قومى وتخطيط مناطق وتخطيط قصير الأجل وتخطيط طويل الأجل )) . وعليه درجت العادة لدى الكثيرين ، وعلى مختلف المنظمات هناك تقسيمات أدخلت بعض أشكال وأنواع التخطيط ، وذلك على النحو التالى :

1.      التخطيط من حيث الفترة  ( طويل الأجل – متوسط الأجل – قصير الأجل ) 0

2.      التخطيط من حيث الشمول  ( شامل – جزئى ) 0

3.      التخطيط من حيث تعدد الخواص ( درجة التعقيد  / التكلفة / الأهمية  ...  ) 0

4.      التخطيط من حيث مجال الخطة ( أفراد – تمويل – إنتاج –  ... ) 0

5.   التخطيط من حيث مجال استعمال الخطة  ( وحيدة الاستعمال -  دائمة الاستعمال – متكررة الاستعمال – غير متكررة ) 0

6.     التخطيط حسب النشاط الذى تتعرض له الخطة (إقتصادى ، مالى ، صناعى ، زراعى ..) .

وفى مجال تعدد أشكال الخطط المتمخضة من عملية التخطيط والأكثر شيوعاً واستخداما هى أنواع التخطيط من حيث خطط الأهداف ، خطط الاستعمال الواحد ، الخطط المستمرة ، ويمكن تلخيص ما أورده أحمد رشيد فى هذا المجال ، وذلك على النحو التالى :  

  خطط الأهداف

       يتم وضع أهداف لفترة زمنية محددة ، وذلك من خلالها تحديد أنسب وسائل لتحقيق تلك الأهداف ، ومن العادة  تتنزل من تلك الأهداف ما يعرف بالأغراض ( Objectives ) و السياسات (Policy ( . إن القواعد التى ترتكز عليها خطط الأهداف ما يلى  :

1.     تحديد أهداف زمنية للإدارة ، أى الأهداف التى تريد تحقيقها فى عام  أو عامين ...

2.     تحديد الأغراض و السياسات .     

3.     تحديد الأهداف والأغراض لكل وحدة داخل المنظمة .

4.     وضع ميزانيات و جدول زمنى لخطوات التنفيذ   .

خطط الاستعمال الواحد  Single Use Plan  وتشمل :

1.  البرامج التنفيذية . تشمل كل نواحى النشاطات الضرورية فى المنظمة لتحقيق الأهداف . مثال : هدف الإنتاج يحتاج لبرنامج تنفيذى لزيادة الطاقة الإنتاجية وكذلك برنامج تنفيذى للتوسع فى نظام العمل .

2.  المشروعات  .  تقسم البرامج التنفيذية إلى مشروعات ، مثال : البرنامج التنفيذى لزيادة الطاقة الإنتاجية يقسم إلى مشروعات تدريب بعض العاملين ، مشروع تركيب بعض المعدات ...

3.  البرامج الخاصة  . و هى شبيه بالمشروعات ، ولكنها تتناول موضوع واحد لا يتكرر فى المنظمة ، مثل موضوع تدريب بعض العاملين على عمل جديد تدريباً خاصاً مرتبطاً بمشروع محدد .

الخطط المستمرة  Standing  Plans   وتشمل :

1.  السياسات  . ( Policies )  و هى إطار عام يوضح أسلوب التصرف نحو تحقيق الأهداف . إن وضع السياسات يحدد للإدارة أساليب العمل بحيث لا يحدث أى تعارض بين تلك السياسات من ناحية و أساليب تحقيقها للأهداف .

2.  الإجراءات  . ( Procedures )  و هى إرشادات العمل التى توضح تفصيلات تكملة وإتمام بعض الأعمال المتكررة ، مثل صرف مواد من المخازن ، تعيين أفراد جدد ، شراء بعض المواد ...

3.  اللوائح  .  ( Standard methods ) تعتبر أكثر تفصيلاً من الإجراءات فى توضيح العمل  عادة ما ترتبط اللوائح فى كثير من الأحيان بالعمليات المالية مثل العطاءات ، المشتريات ... 

أما أنواع التخطيط فى الإدارة العسكرية ينقسم إلى ثلاثة أنواع رئيسية هى : التخطيط الاسـتراتيجى ، التخطيـط العمـلياتى ، والتخطيـط التـعبـوى . وهذا موضوع يطول شرحه ، ويكتفى بما سبق ذكره عن التخطيط التعبوى .

المستويات الإدارية ومستوى  التخطيط

       من الأهمية بمكان أن يكون لكل مستوى إدارى بالمنظمة مستوى معين من التخطيط يحقق أهدافها وبالتالى أهداف المستوى الأعلى ويتم الربط بين المستوى الإدارى ومستوى التخطيط على النحو التالى :

1.  الإدارة العليا . فى هذا المستوى يتم التخطيط على المستوى الإستراتيجي للمنظمة ، وبالتالى يتم تحدد الأهداف الإستراتيجية والسياسات في المدى البعيد بهدف استمرارية  المنظمة .

2.  الإدارة الوسطى . يعرف التخطيط فى هذا المستوى بالتخطيط التكتيكي ، وتركز الإدارة هنا على وضع البرامج والاحتياجات المادية والبشرية وخطط التسويق والإنتاج ...  

3.  الإدارة التنفيذية / التشغيلية . يعرف التخطيط فى هذا المستوى بالتخطيط التشغيلى / العملياتى ، ويتم التركز على وضع الخـطط القصيرة للإنتاج والتسويق ، أي وضع البرامج وإجراءات العمل وجداول التشغيل ...

بناءاً لما ذكر أعلاه ، تجدر ملاحظة أن عملية التخطيط تتم عادةً فى المستويات العليا ، لأن التخطيط هو أكثر مهام الإدارة العليا ويظهر بها أكثر من المستويات الأخرى ، الإدارة الوسطى والإدارة الدنيا التى تقل فيهما المهام التخطيطية كلما تدرجنا إلى المستويات الدنيا التى تهتم بالعملية التنفيذية أكثر