المؤتمرات الصحفية أحد أهم وسائل الاتصال بين المنظمة وبين الجمهور، ولذا كان إعداد المؤتمر الصحفي عملية هامة للعاملين بالعلاقات العامة.

العلاقات العامة

هي صوت المنشأة التي من خلالها نستطيع التأثير في المجتمع وإيصال الرسالة المراد توصيلها. فمثلاً قد يتم طرح منتج جديد أو خدمة جديدة أو حتى الدفاع عن موقف المنشأة أو توضيح الموقف فيجب استخدام العلاقات العامة في تسليط الضوء على الحدث ورسم الإستراتيجية الإعلامية المتكاملة لتغطية جميع النواحي الخاصة بطرح المنتج أو إيضاح موقف الشركة. .ومن هذا المنطلق نسلط الضوء على إحدى مهام العلاقات العامة وهي الإعداد للمؤتمر الصحفي. ‌

أ- ما قبل المؤتمر:

ويعد تخطيط وتنظيم المناسبات ومنها المؤتمر الصحفي من مهام العلاقات العامة:

1. أول ما يجب التأكد منه قبل تحديد موعد المؤتمر أو المناسبة الإعلامية عدم تعارضها مع أعياد أو مناسبات وطنية أو مؤتمرات أخرى ذات علاقة بنشاط المنشأة.

2. تحديد موضوع المؤتمر بدقة ووضع اولوية للنقاط الهامة التى من اجلها تم اعداد المؤتمر

3. إعداد قائمة المدعون وهم الصحفيين والإعلاميين من جهة، والشخصيات العامة والمسؤولين والمهتمين من جهة أخرى

.4 توجيه الدعوات قبل انعقاد المؤتمر بوقت كاف قبل عشرة أيام مثلاً ويجب أن تتضمن الدعوات اسم المدعو والزمان والمكان للمؤتمر بكل دقة كما يجب أن تتضمن الدعوات عنوان المؤتمر والهدف منه ورقم اتصال لمزيد من المعلومات.

5. يجب التأكد من استلام المدعو للدعوات كما يجب التذكير قبل ميعاد المؤتمر بوقت كاف، وفي حال الاعتذار لأي سبب يرشح شخص آخر بديل عنه.

6. إعداد أخبار صحفية عن المؤتمر الأول: ينشر قبل يومين في وسائل الإعلام ويتضمن نية عقد مؤتمر صحفي وماذا سيناقش، والثاني: ينشر في يوم انعقاد المؤتمر لتحديد المكان والزمان والخبر الثالث: يكون ملخص لأحداث المؤتمر.

7- ويظل دائماً اختيار التوقيت المناسب لعقد المؤتمر كما يجب أن لا يكون في الصباح الباكر وذلك مراعاةً لظروف الصحفيين

8. إعداد الملف الصحفي (الإعلامي) يوزع على الحضور والذي يجب أن يتضمن خبر صحفي يحتوي على جميع المعلومات الخاصة بعنوان المؤتمر وصور الأشخاص الذين سوف ينشر التصريح بأسمائهم وكلمة الرئيس مكتوبةً وخصائص ونشرات المنتج مثلاً.

9.يحب مراعاة تحديد أسئلة محتملة وإعداد أجوبتها والتي قد تُطرح و تحرج المسئولين في حال مفاجأة السؤال.

10. يجب عمل بروفات كاملة لجميع المتحدثين على أن يتم تسجيلها بالفيديو ومن ثم مشاهدتها لأنه حتماً ستكون هناك أخطاء من قبل المتحدثين والتي سوف يتفادونها بعد مشاهدة أنفسهم وبهذه أيضا تعطي المسئول الجرأة على الوقوف أو التكلم أمام الكاميرات.

11. كما يجب إعداد أجندة الحفل والتي تتضمن فقرات الحفل مع تحديد زمن كل فقرة ومراعاة عدم الإطالة في المقدمات والتركيز على موضوع المناسبة وفتح مجال لطرح الأسئلة للإجابة عليها.

‌ب. في يوم المؤتمر:

1. التأكد من ملائمة وجاهزية المكان لاستقبال المدعوين مثل تنسيق المقاعد مع إعطاء مجال للحركة والتنقل بينها.

2. التأكد من عمل أجهزة الصوت والإضاءة وعمل أجهزة الكمبيوتر والشاشات المرئية.

3. تحديد مقاعد الصحفيين ومقاعد المتحدثين مع تحديد مكان المصورين لالتقاط الصور والتصوير التلفزيوني.

4. تجهيز مكان المتحدثين بشكل كامل والتأكد من وجود أقلام وأوراق وماء ومناديل والأجندة والكلمات مكتوبة للمراجعة

5. ومن المهم وضع أسماء المتحدثين أمامهم على الطاولة بحيث يستطيع السائل طرح السؤال للشخص المحدد.

6. تجهيز مكان الضيوف وتوفير أقلام وأوراق وماء ومناديل والأجندة والكلمات مكتوبة.

7. إعطاء مساحة للعروض الترويجية للمنشأة أو منتجها كوجود لوحات ترحيبية تحمل شعار المنشأة أو لوحات تحتوي على خصائص المنتج وغير من الرسائل التي يمكن إيصالها بشكل مباشر.

8. ويفضل أن يكون هناك عرض مرئي يستخدم بواسطة استخدام برنامج البوربوينت مثلاً لتوضيح الخطوط العريضة والمعلومات الهامة ويفضل أن تكون هناك نسخة مكتوبة من العرض المرئي يوزع مع الملف الإعلامي.

9. عمل بروفات بشكل سريع.

10. سجل الحضور للتأكد من حضور المدعوين بتسجيل أسمائهم وأرقام هواتفهم.

11. يجب التركيز على أهمية استقبال الضيوف بابتسامة مشرقة والتعامل معهم بحذر وعدم التصادم معهم في أي حال من الأحوال.

12. توزيع الملف الإعلامي على الصحفيين والإعلاميين.

13. يفضل أن لا يستمر أكثر من ساعة كحد أقصى.

14. تسجيل المؤتمر بالفيديو وحفظة في إدارة العلاقات العامة لمعرفة الجوانب التي كان فيها خلل ومن ثم تفاديها مستقبلاً.

‌ج. ختام المؤتمر

1. شكر جميع الحضور على تشريفهم وتفاعلهم واستجابتهم للدعوة.

2. تقديم هدايا تذكارية وتقديرية.

3. الدعوة لتناول الطعام في حال تقديم طعام للضيوف.

د. المتابعة الإعلامية:

منذ اليوم التالي لانعقاد المؤتمر يتم التالي:

1- متابعة الأخبار الصحفية والتغطيات الإعلامية في وسائل الإعلام المقروءة والمسموعة والإنترنت.

2- إعداد ملف صحفي يتضمن جميع التغطيات التي تمت.

3- تقديم تقرير شامل للمسؤولين عن التغطية الإعلامية للمؤتمر.

أعداد م / لبنى نعيم