أسوأ أشكال التواصل في علاقات العمل؟

الصمت أسوأ أشكال التواصل فى علاقات العمل وعندما تطلب مع العميل أو الشريك شيئا ما بخصوص العمل ولم يجب بأى طرقة فيجب أن تحرّر من أسر الانتظار، لا تبدّد وقتك في التحسّر والقلق. ذكّر مرةً واحدة ثم انصرف إلى شؤونك الأخرى.
ويجب أن  يدرك كل عارفٍ بشؤون البيع والتسويق أن انقطاع العميل المحتمل عن التواصل دون إنذار ولا اعتذار أمرٌ مألوف جداً.


الصمت ليس امتناعاً عن الرد.. ربما يكون أسوأ ردّ:

 

إن الصمت يا سادة هو أسوأ أنواع التغذية الراجعة وأشدّها تدميراً. التغذية الراجعة الفعّالة واضحة ومحددة وأمّا الصمت فهو رميٌ في غابة الانتظار والقلق المظلمة الشائكة. يحتمل الصمت تفسيراتٍ لا حصر لها، ولا يمكن في مواجهته إلا أن يثور أسوأ توقّعاتنا.

ولماذا تثور مخاوفنا وتوقعاتنا القاتمة عندما يحيط بنا الصمت؟ لأننا نعرف أن البشر يتحرّجون من المجابهة الصريحة بالرسائل السلبية. إن لم يتصل بنا أحدهم فإنّ أول ما يخطر ببالنا هو أنّه لا يرغب في مواجهتنا بما يسوؤنا، أو إنّه يريد التهرّب من الإزعاج الذي نسببه له. ونحن نفترض أيضاً أن من يرغب في التعامل معنا سيكون مهتماً بإشعارنا بذلك، وسوف يسارع إلى التواصل معنا.

لذلك فإنّ الصمت الذي تُقابل به اتصالاتنا لا ندركه صمتاً، وإنّما نفسّره بأنفسنا ونسمعه يقول شيئاً مثل: (لا مرحباً. لم يعجبنا أداؤكم في الاجتماع الماضي. وبالمناسبة، الالتقاء معكم شخصياً لم يسعدنا أيضاً. ودمتم بعيدين!) وهي –بالتأكيد- رسالةٌ لا ينوي الطرف الآخر توصيلها في كثير من الأحيان.

إنّ الكلمات الصريحة لا تسببَ سوء الفهم بقدر ما تسببه الفجوات بين الكلمات. وكلّما كانت الفجوة أكبر كلّما احتملت المزيد والأشنع من سوء الفهم.

ولماذا يكاد يستحيل الآن تجاهل وقائع الصمت المريرة هذه؟ لأنّها تحدث بين أناسٍ لا بدّ لهم من العمل معاً. بين الرئيس ومرؤوسيه، وبين موظّفين من أقسامٍ متباعدة يعملون على مشروعٍ مشترك.

في أجواء العمل يداً بيد ووجهاً لوجه يكاد يستحيل التغاضي عن الصمت: إن الصمت في هذه الحالة شرارةٌ تقدح الريبة دون توقّف. لا ندري إن كان زميلنا أو رئيسنا مستاءً من أدائنا أو نافراً من شخصياتنا. إن قلق البشر الأعظم إنّما يولّده الارتياب. لو رأينا ما نخشاه يقع فسوف نتحرر من القلق ونتفرغ للمعالجة ثم نمضي إلى شؤوننا الأخرى، ولكن هيهات! إن الريبة التي يولّدها الصمتُ فينا تسمّرنا وتجبرنا على الانتظار والتوجّس ومعاناة التوتّر ساعةً بعد ساعة.

لا بدّ مما ليس منه بدّ
اكسر حاجز الصمت إن لم تستطع القفز فوقه

كيف نتعامل إذاً مع الريبة والقلق الناجمين عن الصمت عندما يصعب علينا (أو لا يمكننا أصلاً) التغاضي عن ذلك الصمت؟
1- قرّر لنفسك أنّك لا تعرف ماذا يعني ذلك الصمت. قاوم إغراء التفسير وملء الفراغات بنفسك.
2- أعلم الطرف المعنيّ بأنك لا تعرف ماذا يعني صمته واطلب منه ملء الفراغ وإكمال الصورة.
3- بعد ذلك، تصرّف على اعتبار أنّ إجابته الصريحة –مهما كانت- هي الحقيقة.

كثير من الناس لا يسألون الآخرين عن معنى صمتهم لأنهم يخشون أن يظهرهم ذلك مرهفين ضعفاء، ولكنّ العكس هو الصحيح. إن لم تفتح الموضوع فسوف ينتهي بك الأمر إلى تصرفاتٍ (مثل إرسال إيميل كل بضعة أيام، أو خمس رسائل دفعةً واحدة) تجعلك تبدو أكثر رهافةً وضعفاً. طلب المصارحة في الحقيقة إنما هو مؤشر على الثقة بالنفس. إنّ طلبك معرفة أفكار الآخر ووجهة نظره الواضحة يبرز استعدادك وعدم تخوّفك من الإجابة.

إن تلقّيت إجابةً أنت لا تصدقها فعليك أن تُظهر التصديق على أية حال. إن قال لك أحدهم إنّه مشغولٌ جداً ولذلك لم يستطع الردّ عليك وليس هناك أي سببٍ آخر، فليس عليك سوى أن تسأل عن الوقت الذي يلائمه لمتابعة الحوار.

لكن ماذا لو لم تتمكن أصلاً من تطبيق الخطوة الثانية (طلب التفسير من الطرف الصامت) لأنّه لم يردّ إطلاقاً؟

بعد إيميلين أو رسالتين صوتيتين عليك أن ترسل رسالةً فاصلةً أخيرةً تؤدّي المعنى التالي: "عذراً، لا أريد مطاردتكم وإزعاجكم، ولكنّني اضطررتُ إلى ذلك. إن كنتم راغبين في متابعة تداول موضوعنا فأرجو إشعاري بذلك. وإن لم أتلقّ منكم رداً فسوف أفهم من ذلك أنّكم غير معنيّين بالمتابعة"

في العادة يجتذب الإيميل النهائي اهتمام المتلقي ويحفزه على التجاوب. وإن لم يحصل ذلك فإنّ هذا الإيميل الفاصل سيسهّل عليك طيّ الصفحة وتخلية دماغك من الهم بعد أن قمت بما ينبغي القيام به.

بعد أن ترسل الإيميل الفاصل إيّاك أن تعود إلى "تذكرة أخيرة وحسب!" تابع حياتك وعملك وتمسك بالافتراض الذي توصلت إليه: صاحبنا غير مهتمّ بالمتابعة.

أن تستجيب متأخراً خير من أن لا تستجيب أبداً
وأن تقول أي شيء خير من أن لا تقول شيئاً

وماذا لو كنت أنت من يتلقّى رسائل التذكير ثم الرسالة الفاصلة ولم تردّ عليها؟
لا تقطع الطريق قطعاً نهائياً، فكر في الاتصال مجدداً. وإن لم يكن لديك ما تناقشه فلا بأس في أن تصارح الآخر بذلك حتّى لا يبقى معلّقاً على حافة الانتظار والترقّب. أخبره أنّك ستتصل به حيثما يسمح وقتك وظروفك بذلك.
وكيف يمكنك أن تتذكر الاتصال مع أحدهم وأنت ليس لديك ما تقوله له؟
الحيلة البسيطة والفعّالة في ذلك هي أن تحرّك اتصالاتك تبعاً للأشخاص وليس الشؤون والمعلومات.

إنّني أحتفظ بلائحة تضم أسماء كل الذين تصلني بهم مسألة مفتوحة. أراجع اللائحة مرةً كل أسبوع على الأقل، وإن اكتشفت سهوي عن أحدهم مدةً طويلة (أسبوعين مثلاً) فإنّني أرسل إليه إيميلاً صغيراً لا يأخذ من وقتي سوى ثوان لأعبّر له عن "أجل أنت ما تزال على لائحة اهتمامي"

آه! معذرةً، علي أن أودّعكم الآن! فقد تذكرت بضعة إيميلات علي إرسالها الآن.

Over-seas-group

كيف يصطاد الفتى عصفورة فى الغابة المشتعلة؟ كيف يرعى وردة وسط ركام المزبلة؟ كيف تصحو بين كفيه الاجابات وفى فكيه تغفو الأسئلة؟!

ساحة النقاش

عدد زيارات الموقع

673,981