<!--<!--<!--<!--
P
التقارير
مقدمة
تشكل عملية كتابة التقرير أداة اتصال بين طرفين أحدهم الكاتب والأخر القارئ. فالتقرير هو أداة الاتصال التي تربط بين هذين الطرفين . وتتوقف عملية الاتصال علي نقل بعض المعلومات، الأفكار والآراء بين القارئ والكاتب.
وتضمن التقارير خلفية توثيقية للمؤسسة كما أنها توفر رصيد للمؤسسة يمكن استخدامه عند تنفيذ النشاطات لصالح العلاقات العامة .
مفهوم التقارير:
التقرير هو وصف للأحداث والوقائع أو دارسة تؤدى الى تنفيذ القرار والنتائج .
كما أنه يرتبط في أي منشأة أيا كان حجمها أو نشاطها بنظم المعلومات والسجلات.
نظام المعلومات هو مجموعة من العناصر البشرية والآلية لجمع وتشغيل البيانات بغرض تحويلها إلى معلومات تساعد فى تسيير المنشأة .
فالمعلومات التي تشملها التقارير يمكن استخدامها في وثائق المؤسسة الأخرى ، وهذا يوفر علي المؤسسة عملية إعادة دوران العجلة وتكرار ذلك . فالتقرير السنوي ببساطة يمكن أن يتم الحصول عليه بتجميع التقارير الدورية للمؤسسة . وبنفس الطريقة فأن المعلومات عن نشاطات المؤسسة وبرامجها وتقييماتها يمكن أن تمثل مصدراً واقعياً ومنطقياً للفقرات الأساسية عند كتابة المشاريع.
ماهو التقرير ؟؟
هو المنتج المادي الفعلي للجهود التي بذلها الكاتب ، إذ تتكون محتويات التقرير من كلمات ورموز لها معني ودلالة لشخص ما. ونظراً لان التقرير يمثل حلقة وصل بين الكاتب والقارئ ،. لذا ينبغي أن تكون المصطلحات والرموز ملائمة لكل من القارئ والكاتب وأن تعتبر عن وجهه نظر الكاتب تعبيراً صحيحاً .
أهداف التقارير:
الاستخدام الأمثل لتحليل مواقف وأحداث الماضي.
إمداد الإدارة بالبيانات والمعلومات الدقيقة في الوقت المناسب مواجهة مواقف وأحداث مفاجئة أو متوقعة.
تقديم ملخص واف لهذه الأحداث والوقائع بصورة دقيقة عن حقيقة ما يجرى في الواقع .
تفسير موقف معين أو ظاهرة معينة
عرض أفكار جديدة
تقديم اقتراحات جديدة
دراسة مشكلة معينة .
المساعدة في اتخاذ قرار معين .
لهذا تعتبر التقارير وسيلة لنقل المعلومات والبيانات والقرارات بين الجهات المختلفة أما شفهيا وأما تحريريا، وبالتالي فهي وسيلة إدارية للاتصال، ووسائل اتصال بديلة لنقل البيانات من المستويات الأدنى إلى المستويات الأعلى للتنظيم القائم .
مراحل كتابة التقرير:
هناك أربعة مراحل اسياسية لكتابة التقرير هي :
المرحلة الأولى ـــــــــ الإعداد والتجهيز
المرحلة الثانية ـــــــــ الترتيب والتنسيق
المرحلة الثالثة ـــــــــ الكتابة
المرحلة الرابعة ـــــــــ المراجعة
عند كتابة التقارير يجب أن تضع في الحسبان بأنك تعمل علي وضع نظام يؤمن ذاكرة ومرجعية للمؤسسة تدلل علي ضرورة وجود نظام يضمن استمرارية كتابة التقارير لصالح المؤسسة من اجل توثيق عمالها وتوثيق التأثير الإيجابي للمؤسسة علي المجتمع .
ماذا يستخدم الكاتب في صياغة تقريره ؟؟
المهارات الواجب توفرها لدي كاتب التقرير :
1/ مهارات الاتصال وتتمثل في :
القدرة علي التفكير والتفسير والاستنتاج والصياغة والكتابة .
القدرة علي رسم الجداول والرسوم البيانية .
توفر ثروة لغوية كافية للتعبير عما يريده الكاتب .
معرفة قواعد اللغة التي سيتم الكتابه بها
اختيار اللفظ المعبر عن المعني بدون تعقيد .
2/ مستوي المعرفة :
يعتبر مستوي المعرفة الشخصية عنصراً آخر لتحديد مدي فعالية الاتصال بواسطة التقارير . فكاتب التقرير يتأثر مستوي معرفته بعدد من الأمور وتستلزم كتابة التقرير أن يكون الكاتب :
*ملماً إلماماً كافياً بجوانب الموضوع الذي يتضمنه التقرير .
*معرفة بالأشخاص الذي سيتلقون التقرير حتي يمكن إدراك الطريقة التي سيستجيبون بها .
محتويات التقرير
اسم الشخص الذي يرسل إليه التقرير، أو أسماء من سيرسل إليهم التقرير إذا كان سيتم إرساله إلى أكثر من شخص، حيث توضع أسمائهم بالترتيب وفقا لمستواهم الوظيفي . تاريخ التقرير .
موضوع التقرير ..
بعض المعلومات المتعلقة بالأحداث( المرض) .
ذكر الحقائق و التي تم الحصول عليها وتحديد مصدرها .
من سيقرأ التقرير :
بالتأكيد إن صانعي القرار هم أكثر الأشخاص بحاجة إلي قراءة هذه التقارير لكي تساعدهم علي أخذ القرارات المناسبة في الأوقات والظروف المناسبة . إلا أن هناك آخرين بحاجة لقراءة هذه التقارير مثل الدوائر الحكومية والمهتمين بعمل المؤسسة . لذا يجب دائماً أن تحرص المؤسسة علي جودة إعداد هذه التقارير بصورة توضح رؤيتها وأهدافها المجتمعية .
أنواع التقارير :
هناك العديد من التقارير التي تنتج وتتداول داخل المؤسسات المختلفة ، وتختلف هذه التقارير بإختلاف توقيت إصدارها ومحتوياتها والشكل الذي تظهر به بما يخدم الهدف منها يحقق احتياجات قارئها أو المستفيد منها .
ويمكن تقسيم التقارير إلي مايلي :
1/ من حيث الزمن :
تقارير دورية : وهي التي تغطي فترات زمنية ثابته ، عادة ماتحددها نظم العمل في المؤسسة .
تقارير غير دورية : وهي تغطي فترات زمنية غير ثابته وتختلف من تقرير إلي آخر وعادة ما يرتبط إصداره مثل هذه التقارير بواقع أحداث معينة .
2/ من ناحية الهدف :
تقرير متابعة : وهي التقارير التي تكون مرتبطة بخطة موضوعة أو ببرنامج أو مشروع جاري تنفيذه . وعادة ماتضمن عملية مقارنة بين ماهو واقع فعلاً ، وما كان يجب أن يتم وفقاً للخطة أو البرنامج الموضوع ، وعادة مايرتب علي مثل هذه التقارير أتخاذ قرارات تصحيحية أو تعديل في الخطة الموضوعة أوإعادة توزيع الموارد المتاحة .
تقارير معلومات : وهي التقارير التي تنقل عن أحداث أو مواقف معينة وقد تتضمن تعليقاً مثل وجهة نظر كاتب التقرير .
تقارير الأبحاث وهي التقارير التي تعرض نتائج الأبحاث التي تجري داخل المؤسسة أو البيئة الخارجية ، وقد يقوم بها الأفراد من المؤسسة أو جهات خارجية متخصصة .
تقارير تقييم الأداء : وهي التقارير التي تقيم مستوي الأداء قياساً بمعايير موضوعة مسبقاً .
تقارير الأنشطة : هي التقارير التي تعكس الأنشطة المختلفة بالمؤسسة ويطلق عليها تقارير إدارية .
تقارير الأفراد : وتمثل الجانب الشخصي والوظيفي للفرد .
3/من ناحية التوجيه :
تقارير داخلية : وهي التقارير التي توجه إلي الجهات داخلية ، عادة ترفع للمستويات الإدارية المختلفة داخل المؤسسة .
تقارير خارجية : التقارير التي توجه إلي جهات خارجية ، مثل جهات الرقابة الحكومية المختلفة والأجهزة المركزية والإحصائية والممولين .
محتويات التقرير :
كما أسلفنا سابقاً بأن التقرير وثيقة تتضمن دراسة لمشكلة بهدف إعطاء ونقل المعلومات ، والنتائج التي تسفر عنها الدراسة ، وتقديم الأفكار والتوصيات . لذا فإن هناك قواعد أساسية يجب إتباعها عند إعداد التقرير لتعطي مضموناً ومحتوي يفي بحاجة قارئ التقرير .
وتكمن هذه القواعد في :
الدقة ، الإيجاز ، والوضوح . علي أية حال يجب أن يلائم شكل وفحوى التقرير بقدر الإمكان عقلية الشخص الذي يستخدمه ،
حيث أن الإدارة تتكون من أشخاص مختلفي الطباع والتطلعات لذلك يستحسن استبعاد فكرة التوحيد الجامدة في العرض لكل التقارير ، بل يجب إحلال مبدأ المرونة في عرض المعلومات المتضمنة في التقرير .
ومن الاعتبارات الهامة المتصلة بإعداد وعرض المعلومات في التقرير مايلي .
العنوان .
الأسباب التي من أجلها أعد التقرير.
عرض التقرير .
النتائج التي توصل إليها التقرير .
المقترحات أو التوصيات الواجب اتخاذها لتصحيح أو تحسين أوضاع العمل أو لتلافي أخطاء في العمليات .
الخلاصة .
الخاتمة .
التوصيات
.
لذا يجب مراعاة الأسلوب العام والكلمات التي يتضمنها التقرير بقدر الإمكان حتى تزداد الفاعلية التي يهدف إليها التقرير .
الخصائص الفنية لكتابة التقارير :
من أجل إعداد تقارير ذات جودة عالية يتطلب من كاتب التقرير معرفة الخصائص الفنية للتقرير والتي تتمثل في :-
حدد المشكلة .
حدد الغرض من التقرير .
تعرف علي قارئ التقرير وحدد احتياجاته .
حدد الإطار العام للتقرير .
اجمع المعلومات .
رتب محتويات التقرير .
أكتب التقرير .
استخدم وسائل الإيضاح .
مواصفات التقرير الفعال :-
هنالك بعض المواصفات التي يجب أن تتوفر في التقرير حتى يمكن اعتباره تقريراً جيداً كما أنه يستخدم كمعيار للحكم علي جودة أي تقرير وكفاءة ومهارة معد التقرير ، وتتلخص هذه المواصفات فيما يلي :
البعد الزمني .
الشمولية والارتباط بالموضوع .
الدقة وصحة البيانات .
القدرة علي الإقناع .
أسلوب العرض ( ودي وشيق ) .
الصعوبات التي تواجه معدي التقارير :
عدم امتلاك مهارات خاصة بذلك .
عدم امتلاك معرفة كافية .
عدم القدرة علي العمل بروح الفريق .
عدم القدرة للوصول إلي المعلومات المطلوبة .
معلومات إضافية ومرفقات :
يمكنك القيام بإضافة مطبوعات أو مواد تبرهن وتوضح النشاطات التي قمت بتنفيذها وعملت على توثيقها في تقريرك . إن ذلك قد يشمل صورا ، أجندة ورشة العمل ، مقالات صحفية غطت نشاطك ، إن هذه المرفقات يمكن إن توفر جانبا مفقوداً لم تتمكن من تزويده للقارئ في تقريرك .
بالنسبة لنظم التقارير للأمراض في مجال الخدمات البيطرية بدأ منذ عام 1902م.
في عام 1999م ادخل نظام المحليات في التقارير بالنسبة للولايات الشمالية، والقرى في الولايات الجنوبية.
منذ عام 2003 حتى الآن حدث تطور في نظم التقارير للإدارة العامة لصحة الحيوان ومكافحة الاوبئة وذلك بفضل مشروع (PACE) ثم (LESP) الذي عمل على ربط كل الولايات بالمركز لتبادل المعلومات.
Disease out break investigation
Epidemiological information (Form 1-1)
Serial No ( ) Reference No ( ) for HQ office only
State…………………………………...………. Locality………………………..………………………
Location………………………….Latitude…………………..…Longitude……………………………
Animal owner……………………………Village/Camp leader…….……………………………..……
Animal health problems: ………………………………………………………………………………..
Season: Wet ( ) Dry ( ) Winter ( )
Pasture situation : Rich ( ) Moderate ( ) Poor ( )
Disease history:
Species ……………………… ………………Breed ……………………………………………………..
Age of affected animals: less than one year ( ) 1-2 year ( ) 2-3 year ( ) > 3 year ( ) All ( )
Sex: Male ( ) Female ( ) All ( )
Date of occurrence …………………………………………………………………………..……….……
Date of the disease reported to LVO* …………………………………..…………………………………
Vaccinations? Yes ( ) No ( )
Date of last vaccination :…………………………………………………………………………………..
The herd is: resident ( ) transhumance ( ) nomadic ( ) trade ( )
Total No. Herd(s)/flock(s)…………..……… ……………………………...…..………
No. of herds affected: ……………………………………………………………….…………….………
No of animal at Risk………………………………………………………………
animals died: less than one year ( ) 1-2 year ( ) 2-3 year ( ) > 3 year ( ) All ( )
No. of animals introduced during last month ( ) Place of origin………………………….
No. of animals left the herd during last month ( ) Place of destination……………………
When did you with your herd to this place ?............................................................................................
Where did you come from? …...…………………………………………………………………………
Where are you intending to move your herd/flock? ………………………………………………….
Is your animals come in contact with other Species? No ( ) Yes ( ) Name them ……………
……………………………………………………………………………………………………………
Name other species affected……………………………………………………………………………..
Are there any insects or rodents in your area? Yes ( ) No ( )
Mosquitoes ( ) b) biting flies ( ) c ) Ticks( ) d lice( ) e) rodents ( )
Others ( ) Name them ……………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
Is your animals contact with wildlife? Yes ( ) No ( )
Are wild animals affected? No ( ) Yes ( )Þ Name them………………………………………...
Has this disease been seen before in the area? No ( ) Yes ( ) When……………………..
What is the suspected disease(s)? ………………………………………………………………………
The local name(s)? ……………………………. … …..………………… …………………………… Basis for Diagnosis? Clinical Examination ( ) P.M ( ) Lab. ( ) All ( )
Control measures : Quarantine ( ) Treatment ( ) Slaughter ( ) Other ( )
Specify …………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………&hellip
د/ منتصر محمد عبدالله
السودان / نهر النيل / شندي
ساحة النقاش