تعتبر دار الوثائق القومية الأرشيف القومي للدولة (1) ،حيث أنشئت بموجب القانون رقم 356 لسنة 1954م والذي جعلها مكانا لجمع كل ما يتعلق بتاريخ مصر من اجل المحافظة عليه، وتيسير سبل البحث فيه.

ولما كانت دار الوثائق تعد وفقاً للقانون السابق أرشيفاً يقدم خدمات الجمع والحفظ للوثائق التي تخص تاريخ مصر مع ضرورة تقديم الوسائل والأدوات المختلفة التي تمكن المستفيدين من الوصول إلي تلك الوثائق كل فيما يخصه، فإن مسألة الحفظ والتخزين هذه لابد أن يقوم بها الأرشيف علي نحو علمي سليم،  وفقاً للقواعد الأرشيفية المعروفة والتي أخص منها مبدأ المحافظة علي الترتيب الأصلي للمجموعة الأرشيفية والذي يعكس معه النظام الأصلي الذي أوجدها، والإطار العام الذي أنتجت فيه تلك المجموعة، ولابد للأرشيف كذلك أن يوفر الظروف الملائمة لحفظ وتخزين مجموعاته الأرشيفية، وذلك للمحافظة علي تلك المقتنيات لأطول فترة ممكنة.

وتأتي بعد ذلك عملية الإتاحة أي إتاحة الوثائق والمجموعات الأرشيفية للباحثين والمستفيدين علي اختلاف رغباتهم واهتماماتهم البحثية بسرعة وسهولة ويسر، وعدم حجب الوثائق ( إلا وفقا لقواعد الحجب وحظر الاطلاع  المعمول بها )

 ولكي يتمكن الأرشيف من خدمة الباحثين علي ذلك النحو، لابد له من توفير أدوات البحث ومعينات الاسترجاع من فهارس وأدلة وكشافات وملخصات ودراسات وبحوث وثائقية وما إلي ذلك، سواء الآلي منها أو اليدوي، ولكن لن يتأتي ذلك كله إلا بشروط أهمها علي الإطلاق التنظيم، فالتنظيم هو الأساس الذي ينبغي أن تقوم عليه كل العمليات الأخرى التي تهدف إلي إتاحة المقتنيات، وإن كلمة أرشيف في الأصل لا يمكن أن تطلق إلا علي الوثائق التي لها قيمة تاريخية دائمة بشرط أن يكون قد أحسن تنظيمها وترتيبها بمعرفة المؤسسة التي أنتجتها خلال ممارسة أعمالها الجارية ، وبعد الاستغناء عنها ونقلها إلي دار الحفظ التاريخي بالأرشيف، حفظت تلك الوثائق علي نفس ذلك الترتيب الذي كانت عليه بتلك المؤسسة دون أي محاولات للتدخل في إعادة ترتيبها من قبل الأرشيف .

ولذلك يمكن القول بعدم جواز إطلاق كلمة أرشيف بالمعني العلمي، إلا علي المؤسسة التي تحتفظ بوثائق أو بمجموعات أرشيفية منظمة، أما الأرشيف غير المنظم فيمكن أن يطلق عليه أي مسمي آخر غير مسمي أرشيف.

ورغم محاولات أرشيفنا القومي تقديم  العديد من وسائل الإيجاد الحديثة  التي تمكن الباحث والمستفيد من الوصول إلي الوثائق التي يحتاجها بسرعة وسهولة باستخدام نظم قواعد البيانات وغيرها، إلا أن واقع الحال يؤكد علي وجود الكثير من المشكلات  التي أري أنها مازالت تقف حجرا عثرة أمام تقديم الخدمات المطلوبة للباحثين والمستفيدين علي نحو ملائم وبالشكل المرضي .

وأهم هذه المشكلات علي الإطلاق مشكلة ترتيب المجموعات الأرشيفية(2) والتي انعكست بالطبع علي طرق استرجاعها بالشكل المناسب والصحيح وفي الوقت المطلوب.

ويقودنا الحديث عن مشكلات الترتيب إلي الإشارة إلي أسباب المشكلة نفسها ، فمن وجهة نظري كباحث ومتخصص في علوم الأرشيف والوثائق أري أن هناك بعض العوامل التي أدت إلي وجود تلك المشكلة ومنها :

أسلوب جمع الوثائق:

هناك معايير ينبغي أن تتوافر في المجموعات الأرشيفية التي يتم نقلها إلي دار الوثائق ومنها الأهمية التاريخية والعلمية التي تستحق معها أن تحفظ بالأرشيف القومي حفظا أبديا ، مع ضرورة أن يتم فرز هذه المجموعات للتخلص من الوثائق عديمة القيمة داخل المؤسسة المنتجة نفسها وقبل نقلها إلي الأرشيف القومي وفقا لمعايير تقرير المصير النهائي، ويتم ذلك تحت الإشراف المباشر من قبل الأرشيف القومي تجنبا للسلبيات التي يمكن أن تحدث في حالة عدم الاهتمام بتطبيق قواعد الفرز والإعدام قبل تسليم المجموعات للدار ومنه:

- تسليم مجموعات في حالة سيئة جدا ولا تصلح أساسا للحفظ بالأرشيف ،وهذا يرجع إلي سوء حفظ تلك المجموعات بعد إنتقالها إلي المرحلة العمرية الثانية( العمر الوسيط(المحفوظات))  داخل المؤسسة المنشئة ، ثم نقلها علي تلك الحالة السيئة للأرشيف القومي في شكل وثائق ودفاتر تالفة تماما بها الكثير من الحشرات والفطريات والأوراق المفتتة ضائعة المعالم التي لا يمكن ترميمها والاستفادة منها بأي حال من الأحوال.

- تسليم مجموعات غير خاضعة لقواعد تقرير المصير النهائي،  مما ترتب عليه وجود الكثير من الوثائق عديمة القيمة (نسخ ومكررات- نماذج مطبوعة فارغة – سراكي تسليم خطابات فارغة – كتب ومطبوعات منها ما يخص المجموعة الأرشيفية ومنها مالا ينتمي للمجموعة أصلا )مجموعة وزارة الإسكان بمخزن الخدمات ومجموعة مجلس الوزراء بمخزن السيادية ومجموعات تخص الأرشيف المختلط والمحاكم المختلطة علي سبيل المثال.

وفي هذا الصدد هناك بعض الأسئلة التي يمكن توجيهها للإدارة المختصة بعمليات جمع وحفظ الوثائق ومنها :

- ما هي مهام واختصاصات إدارة الجمع علي وجه التحديد ؟

- ما هي الكيفية التي يتم بمقتضاها جمع وثائق الدار؟

- ما دور لجنة الضم والاستغناء بالنسبة لعملية الجمع ؟

- هل يتم تطبيق قواعد الفرز والإعدام علي المجموعات المسلمة للدار؟ أم يتم نقل المجموعة برمتها إلي الدار؟

نأتي إلي مشكلة أخري تتعلق بالجمع وهي قوائم تسليم المجموعات، فمن المعلوم أن قوائم الاستلام هذه تعد أداه سريعة تمكن الباحث من التعرف علي محتويات المجموعة الأرشيفية التي يدرسها ، وهي بذلك تعد بديلا عن عملية الترتيب المبدئي للوحدات المنقولة حديثا للدار والتي تحيط الباحث علماً بموضوعات الوثائق وأعدادها وفتراتها التاريخية علي وجه الدقة .

فقوائم الاستلام هذه مهمة للباحثين وبديلة عن الترتيب المبدئي، والأسئلة التي يجب طرحها هنا هي:

هل تتسلم الدار هذه القوائم بالفعل ؟ أو هل توجد قوائم لكل المجموعات المنضمة؟ هل عدد الوثائق والدفاتر المدون بالقوائم هو نفسه العدد الفعلي المسلم للدار ؟   

وهناك أيضا سؤال يتعلق بمدي الخبرة الأرشيفية للعاملين في إدارة الجمع؟ وكذلك عن مدي تأهيلهم وتدريبهم للقيام بأعباء عملية جمع الوثائق، والمشاركة في اتخاذ قرارات الضم للوحدات الأرشيفية؟

أما عن مشكلات ترميم الوثائق بدار الوثائق القومية : فإنني في هذا الصدد أطالب بسرعة وضع خطة عاجلة بالتعاون بين دار الوثائق والأجهزة المسئولة في هذا البلد لإنقاذ تراث مصر الوثائقي من الضياع نتيجة لأساليب الحفظ السيئة المتبعة في مخازن الدار، والذي أدي إلي تلف الوثائق وتمزق الدفاتر والسجلات للكثير من الوحدات الأرشيفية المحفوظة بالدار، الأمر الذي أدي الآن إلي وجود عقبات أمام الإسراع بترميم تلك المقتنيات المهمة، وهناك عدة أسئلة ينبغي طرحها علي المسؤلين بالدار حتي نكون جميعاً علي بينة من الأمر،ولكن قبل أن أطرح هذه الأسئلة لابد وأن نقر جميعا بصعوبة ترميم جميع الوثائق التالفة مرة واحدة في الوقت الراهن أو في أقرب وقت ممكن، وذلك لعدم توافر الإمكانات المادية والبشرية - حتي الآن- نتيجة لعدم الإهتمام منذ سنوات طويلة بترميم ماتلف من الوثائق أولاً بأول، الأمر الذي أدي إلي وجود الكثير من الوثائق المهددة بالدمار في السنوات القليلة المقبلة.

أما عن الأسئلة الموجهة للمسئولين بالدار فهي :

-         بعد وصول المجموعات الأرشيفية للدار كيف يتم التعامل معها ؟

-    هل تخضع لعمليات الترميم والتعقيم والتطهير قبل توزيعها علي المخازن ؟ وماهو دور إدارة الترميم بالنسبة لهذا الأمر؟

-        هل توجد خطة زمنية للإنتهاء من ترميم وثائق الدار؟

-    ماهو دور مدير ادارة الترميم في رسم السياسة العامة لترميم وثائق الدار ، ووضع أولويات الترميم وفقاً لرؤية واضحة ؟

-   ماهو دور مدير ادارة الترميم في التنسيق مع مديري المخازن من أجل      حصر كافة الوثائق لتحديد أولويات الترميم للوثائق شديدة التلف والإسراع في إنقاذ وثائق الدار التي يمكن أن نفقدها تماما في السنوات المقبلة نظراً للحالة السيئة التي هي عليها الآن ؟

-   مامعني أن تقوم الدار بعمل مشروع الميكنة وإعداد قاعدة بيانات ضخمة لمجموعات كبيرة من الوثائق سوف تفقد معظمها في الوقت القريب؟

-   هل يتم تبخير وتعقيم الوثائق وفقاً للأساليب العلمية المتعارف عليها دولياً ويتم تطبيقها في معظم الارشيفات العالمية ؟ وهل توجد غرف مجهزة ومحكمة الغلق للقيام بهذه العملية؟

نأتي الآن إلي مشكلة ترتيب الوحدات الأرشيفية وهي المشكلة التي عاني منها الأرشيف القومي - ومازال- حيث ُرتبت الكثير من المجموعات بأسلوب غير علمي ـــــ بعيدا كل البعد عن القواعد الأرشيفية المتعارف عليهاــــ توارثه العاملون بالمخازن منذ سنوات طويلة جداً ، واعني به تفتيت المجموعات المتكاملة في أكثر من مكان حفظ بمخازن الدار المختلفة ، وهذا من وجهة النظر الأرشيفية عمل له سلبيات عديدة مثل :

-         تدمير القيمة الإثباتية البرهانية للمجموعة كدليل علي الجهة أو الإدارة التي أوجدتها أو أنشأتها.

-    التاثير بالسلب علي الباحثين – خاصة في مجال الأرشيف – الذين يدرسون التاريخ الإداري والوظيفي للجهة المنشئة.

-    التأثير بشدة علي دقة وصحة العمليات الوصفية ، لأن أدوات الاسترجاع التي سوف نحصل عليها سوف يعتريها الكثير من أوجه النقص في المعلومات التي تقدمها عن الوحدة مثل :

(أعداد الدفاتر والوثائق - الفترات التاريخية – الموضوعات – التاريخ الإداري – تاريخ التركيم – الترتيب والتنظيم- الأرقام والأكواد---الخ)، ومن أمثلة تلك الوحدات المفتتة:

- ديوان المالية  ( الذي وزعت الكثير من دفاتره علي وحدات أخري بطريق الخطأ، ونظراً للتفتت الذي حدث لوثائق ذلك الديوان وتشتتها في مخازن الدار فإنني أتحدي إمكانية  تقديم دراسة أرشيفية كاملة وصحيحة عن هذا الديوان بالشكل الذي أصبح عليه الآن بمكان حفظه بالمخزن).

-  دفاتر قلم تنضيف الجهادية التابع لديوان المالية والتي انتزعت من الديوان ووضعت خطأً ضمن ديوان الجهادية .

- مديرية روضة البحرين التي قسمت أعداد كبيرة من دفاترها علي الوحدات الأرشيفية التي تخص مدريات الغربية والمنوفية (وهذا المثال يدل علي الفهم الخاطىء لدي بعض موظفي المخازن وعدم درايتهم بضرورة دراسة الهيكل التنظيمي والإداري للجهة المنشئة قبل الشروع في عمليات الترتيب الأرشيفي).

– قلم السودان بالحربية الذي حفظت دفاتره بطريق الخطأ ضمن دفاترالسودان بمخزن الخاصة

الوثائق الأجنبية لديوان السكة الحديد (التي وضعت خطأً ضمن ديوان الداخلية بمخزن المحليات)

- دفاتر المجالس القضائية التي تم انتزاعها من دفاتر المديريات ووضعها ضمن وحدة أرشيفية مصطنعة تسمي بالمجالس بمخزن السيادية 2.

- دفاتر المجالس الابتدائية والاستئنافية التي انتزعت من دفاتر مديرياتها بمخزن المحليات وحفظت بالسيادية.

- القومبانية الزراعية التابعة للسكة الحديد.

- بعض دفاتر وابورات البوستة الخديوية التي أضيفت خطاً إلي دفاتر القومبانية العزيزية.    أرشيف البلدان الذي تم انتزاعه من مجموعة وزارة الخارجية بمخزن السيادية رقم 3 -

- الترجمات القديمة للكثير من الوثائق الاجنبية والتي تم انتزاعها وحفظها منفصلة عن وثائقها بمخزن رقم9

-  فصل مجموعات من الخرائط عن ملفاتها وحفظها منفصلة( راجع محافظ الخرائط المنفصلة بمخزن الخاصة رقم 9)

- وثائق جهادية السودان – الوحدة الأرشيفية المصطنعة كما يطلق عليها في المصطلح الأرشيفي والتي تسمي بدفاتر تعداد النفوس ، والتي تكونت من انتزاع دفاتر التعداد من عدة وحدات أرشيفية تخص المديريات المختلفة.

- محكمة الصالحية النجمية التي اختلطت بعض سجلاتها بطريق الخطأ بسجلات الباب العالي ، وأيضا وجود سجل محكمة سلطان شاه ضمن سجلات باب سعادة . أضف إلي ذلك كله التداخل والاختلاط الكبير بين سجلات محاكم المديريات ومحاكم المراكز(لم يتم التفرقة بين محكمة المديرية ومحكمة المركزعند ترتيب السجلات بمخازن المحاكم الشرعية أرقام 11-12-13- قبلي)  

هناك نوع آخر من التفتيت ليس لوثائق أو دفاتر وحدة أرشيفية واحدة كما في المثال السابق ، ولكن لوحدات متصلة موضوعياً ومرتبطة وظيفياً وإدارياً مثل:

القومبانية العزيزية ووابورات البوستة ، الحجج الشرعية لخوشيار قادن، بحر برا والحجاز والشام ، الجهادية والبحرية عند الانضمام ، الترسانة والبحرية عند الانضمام ، الليمانات والفنارات والمواني والمنارات

وهذا العرض علي سبيل المثال وليس الحصر، ثم نأتي بعد ذلك إلي مشكلة المشاكل ألا وهي الوثائق المفردة التي يعود تاريخها إلي ق19، وهناك مفهوم قديم متوارث وموجود حتي الآن لدي البعض من مسؤلي المخازن الذين يقع علي عاتقهم مهمة الترتيب والتنظيم ، يتلخص في عدم وجود علاقة بين دفاتر الوحدة الأرشيفية المتكاملة ووثائقها الأصلية المفردة ، وقد أدي ذلك المفهوم إلي عدم الإهتمام – عبر سنوات طوال – بترتيب الوثائق المفردة ، والإتجاه فقط إلي ترتيب الدفاتر، الأمر الذي أدي إلي بقاء الوثائق المفردة داخل أوعية حفظها في شكل رُبط لعشرات السنين دون ترتيب أوترميم أو تعقيم .

وعند بداية مشروع الرقمنة الحالي ، أصبح من الضروري ترتيب تلك الوثائق ووضعها داخل ملفات، حتي يمكن ميكنتها - وهذا في حد ذاته كان عبئا كبيراً جدا علي عاتق الإدارة ، ومهمة في غاية الصعوبة – ولذلك قامت دار الوثائق باستقبال العشرات من الشباب ممن لديهم الرغبة في العمل ضمن مشروع الميكنة - دون النظر إلي خبراتهم في المجال أو تخصصاتهم- حيث أسند إليهم مهمة ترتيب الوثائق المفردة في ملفات موضوعية بعد تدريبهم تدريباً سريعاً في فترة وجيزة تحت إشراف أحد الموظفين بالدار، الأمر الذي أدي إلي عدم إلمام هؤلاء بالكيفية التي ينبغي أن ترتب بها الوثائق موضوعياً وفقاً للقواعد الأرشيفية، بالإضافة إلي عدم وجود متابعة كافية أو إشراف أحد من المتخصصين في مجال الأرشيف، ولذلك فقد جاءت نتائج عملية الترتيب هذه سيئة للغاية مما ترتب عليه حفظ الوثائق المفردة داخل ملفاتها بشكل غير علمي نتج عنه ما يلي:-

1-   عدم إحترام الوحدة الموضوعية للملف الواحد (3).   

2-   إختلاف عنوان الملف الخارجي عن محتواه الداخلي.

3-   عناوين بها الكثير من الأخطاء في اللغة والصياغة .

4-   عدم التفرقة بين عنوان الملف الموضوعي وعنوان الوثيقة المفردة.

5-   الفصل بين الوثائق المفردة وصورها المدونة في الدفاتر والسجلات فصلاً تاماً .

6-  توزيع وثائق الموضوع الواحد علي أكثر من ملف ، بل لقد وصل الأمر إلي توزيع أوراق الوثيقة الواحدة المكونة من عدة أوراق (مثل التقارير واليوميات والمذكرات ) علي أكثر من ملف.

7-  وجود عدة نسخ من الوثيقة الواحدة داخل عدد من الملفات لعدم درايتهم بالاختلاف الواضح بين أصول الوثائق ونسخها.

8-    وضع الوثائق داخل الملف بطريقة غير علمية (سائبة) مما يؤدي إلي سهولة ضياعها . 

9-  ولذلك يمكن القول بالوضع السيء جداً الذي وصل إليه حال ترتيب تلك الوثائق المفردة الأمر الذي سوف يؤدي بالتأكيد إلي صعوبات لا حصر لها عند إسترجاعها من قبل الباحثين.

تلك هي بعض الملاحظات علي مشكلات ترتيب الوحدات الأرشيفية بدار الوثائق.

انتقل بعد ذلك إلي الحديث عن مخازن الدار محاولاً رسم صورة دقيقة لما هو موجود بالفعل، فالمخازن بعيدة كل البعد عن عمليات التطوير التي تشهدها الدار حاليا علي الرغم من أنها تعد أهم الأماكن بالدارعلي الاطلاق، وذلك لأنها مستودع حفظ المقتنيات التي انشئت الدار من أجلها ، وكان ينبغي مراعاة كل عوامل التطوير التي نادي بها المختصين منذ سنوات .

-         المخازن تعاني من درجة الرطوبة العالية والتي لها تأثير مدمر للوثائق.

-    المخازن تعاني أيضا من ارتفاع نسبة الملوثات من أتربة وغبار وغازات صناعية ملوثة ( لوقوعها بجوار ورش السبتية )

-    عدم توافر الاضاءة المناسبة لحفظ الوثائق، وتعرض بعض المخازن خاصة العلوية منها لضوء النهار المدمر للوثائق.

-    استخدام نظام الأرفف المفتوحة (وحدات حفظ معدنية) غير ملائمة لحفظ الدفاتر والسجلات ( لقد أوصي مسئول اليونسكو ارنولد دي فورتانييه الذي أعد تقريرا شاملا عن زيارته للدار سنة 1993م بضرورة تغيير وحدات الحفظ لماتسببه من تلف للوثائق)

-         عدم وجود أوعية حفظ مناسبة لطبيعة بعض الوثائق من ناحية الحجم.

-         ملفات الوثائق المفردة نفسها غير ملائمة (صنعت من ورق خفيف سهل التمزق وكذلك الأمر بالنسبة للحوافظ.

-         عدم وجود أماكن ملائمة للموظفين والعاملين بالمخازن بعيدا عن اماكن حفظ الوثائق.

تلك هي بعض المشكلات التي عاني منها أرشيفنا القومي - ولا يزال- رغم ما شهده ويشهده حالياً من تطوير وتحديث، ونحن نرغب في تعاون الجميع من أجل التغلب علي تلك المصاعب التي تواجه الأرشيف، وذلك من أجل توفير كافة السبل التي تمكنه من أداء مهامه  في خدمة الأبحاث العلمية والتاريخية، وكمستودع لحفظ حقوق أفراد المجتمع جميعه.

المراجع:

1-  تطلق كلمة أرشيف للدلالة علي المحتوي والمكان أي علي المبني وما يحويه من مقتنيات أرشيفية، وقد وردت معظم تعريفات علماء الأرشيف لتؤكد علي أن التنظيم هو السمة الأساسية للأرشيف وأنه لا يصح أن نطلق الكلمة علي المقتنيات غير المنظمة ... للاستزادة عن معني كلمة أرشيف راجع: سلوي علي ميلاد: قاموس مصطلحات الوثائق والأرشيف والمعلومات، القاهرة، الدار المصرية اللبنانية،ط 2، 2007،ص ص 12-13.

-    محمد محجوب مالك: مباديء وقواعد إدارة الأرشيف، مقال ضمن مجلة الوثائق العربية للفرع العربي للمجلس الدولي للوثائق ( عربيكا ) بغداد،ع3، 1977م،ص ص 117- 120. 

- محمد محمد خضر: الأرشيف القومي ودوره في الدراسات التاريخية، مقال ضمن مجلة المكتبات والمعلومات العربية، الرياض، دار المريخ،ع1، 1993م،ص ص 102-104.    

2-  عن ترتيب المجموعات الأرشيفية راجع:

- عبد الرحمن عبدالله الشيخ ( مترجم ) الوثائق والأوراق التاريخية المخطوطة ( ترتيبها ووصفها) وضع ديفيد ب. جريسي، الرياض، مكتبة الملك فهد الوطنية، 1993،ص ص 15- 42.

محمد محجوب مالك ، المرجع السابق،ص ص 123-125. -

وعن معني مصطلح الترتيب الأرشيفي ومبدأ احترام المنشأ الأصلي أنظر:

 سلوي ميلاد: المرجع السابق 106-

3- يعرف الملف بأنه عملية تجميع لوثائق أو محررات معاً وفقاً لأصولها( جهة المنشأ) أو لأنواعها أو لتواريخها( ترتيباً زمنياً أو هجائياً وفقا للموضوع أو المنطقة الجغرافية أو الأشخاص التي تتناولهم الوثائق)، للاستزادة راجع:

- عبد الرحمن عبدالله الشيخ (مترجم)، مرجع سابق، ص 34.