القواعد الأساسية لتنظيم الفعاليات

هناك ثلاث قواعد أساسية يمكن الاعتماد عليها في تنفيذ الفعاليات وهي كما يلي:

<!--التخطيط.

<!--الإجراءات الفنية.

<!--الإجراءات الإدارية.

وسنتناول كل منها على النحو التالي:

أولا: التخطيط:

يعد التخطيط العنصر الأساس في أي عملية إدارية، إذ لا يمكن تنفيذ الأعمال وتحقيق الأهداف دون التخطيط لها، فالتخطيط عملية فكرية ذهنية تسبق أي عملية، وينتهي باتخاذ قرارات تتعلق بما يجب عمله وكيف ومتى  يتم عمله.

لذا فإن أي عمل للفعاليات يلزمه خطة مبنية وفق منهج علمي، مثل خطة مالية، خطة لاختيار المشاركين، خطة لاختيار مكان الفعالية، خطة تنظيمية، خطة إعلامية.... وهكذا فإن أي عمل في تنظيم الفعاليات يخضع إلى مبدأ التخطيط والذي يقود المنظم الاختيار الأفضل لاستخدام مجموع الطاقات المتاحة والإمكانات المادية المتاحة لتحقيق أغراض معينة في فترة زمنية محددة.

أهمية التخطيط لتنظيم الفعاليات:

<!--إنه سلاح يساعد المنظمين على تحديد وتنسيق ما يمكن عمله لتحقيق أهداف الفعالية في الوقت المحدد.

<!--يساعد على الأداء المتميز في حل المشاكل والموضوعات التي قد تواجه أنشطة الفعالية.

<!--يتيح للمنظمين اكتشاف المشاكل التي تتطلب حلول واتخاذ قرارات فورية سريعة والقيام بإجراءات وتعديلات بما يضمن تحقيق نتائج أفضل.

<!--تحقيق أمثل لاستخدام الموارد المتاحة.

<!--وضوح الرؤية لتوزيع المهام وفق الزمن المتاح قبل تنفيذ الفعالية.

المتغيرات التي تحكم عملية التخطيط:

<!--الأهداف المطلوب تحقيقها من الفعالية.

<!--الموارد المتاحة.

هذه المتغيرات الهامة يتم تنفيذها من خلال خطط قصيرة المدى وخطط متوسطة المدى وخطط طويلة المدى.

منهج النظم في تخطيط الفعاليات:

تعتبر عملية التخطيط من أهم النشاطات التي تسبق التنفيذ الفعلي لتنظيم الفعاليات، ومما لا شك فيه أن نجاح الفعالية يعتمد إلى حد كبير على سلامة التخطيط ودقته، ويفضل اعتماد منهج "نظرية النظم" في عملية التخطيط هذه لأنها تتبع المنحى العلمي في تخطيط وبرمجة جميع الخطوات اللازمة للفعالية وتساعد هذه النظرية المخطط في تبني وجهة نظر شمولية تتناول موضوع الخطة بتحليل عناصرها وتبيان ترابطها وعلاقاتها المتبادلة معا، فإذا ما اعتبرنا إدارة الفعالية نظاما مفتوحا فإن الفعالية تتكون من العناصر التالية :

المدخلات: وتشمل المدخلات البشرية وتمثل الجهاز الفني والإداري المسئول عن تنفيذ الفعالية، والمدخلات غير البشرية (المادية) وتتمثل في الميزانية التي يتم رصدها لتنفيذ الفعالية، وكذلك المعدات والأجهزة والمواد والقاعات وكافة المستلزمات الأخرى.

العمليات: وتشمل على تحليل الاحتياجات وتقييم البدائل ووضع الاستراتيجية والخطط واعتماد التنظيم المناسب وتحضير جداول التخطيط والتنفيذ الفعلي والتقييم المستمر وتصحيح المسار.

المخرجات: وتشمل على الناتج من عملية التخطيط كالتسجيل والبرنامج العلمي والمعرض والتغطية الإعلامية وآلية صرف الميزانية وأوجه ومسوغات الصرف.

التغذية الراجعة: وهي المعلومات التصحيحية التي قد ترد من المخرجات إلى المدخلات أو العمليات وتقوم بعملية المراقبة لمختلف أوجه لإدارة الفعالية وتقويم الآثار لمعرفة مدى تحقيق الفعالية للأهداف المنشودة.

ويؤخذ في الاعتبار النقاط التالية في عملية التخطيط:

<!--جمع المعلومات الوافية وتحليلها والخروج منها بمؤشرات توجه عملية التخطيط. ومن المعلومات الهامة التي يجب الحصول عليها وتحليلها: عدد المشاركين والأشخاص المرافقين المتوقع حضورهم وتصنيفهم حسب فئاتهم.

<!--تحديد الموعد المناسب لتنظيم الفعالية  والبدائل المتاحة.

<!--تحديد مدة الفعالية.

<!--تحديد مكان تنظيم الفعالية والبدائل المتاحة.

<!--تحديد الفعاليات المصاحبة وتوزيعها وفق برنامج زمني محدد.