من الممكن إنجاز الأشياء بدون الكثير من الضغط. بالطبع ، هناك عقبات يجب التغلب عليها. غالبا ما يكون لدينا الكثير في أذهاننا تجعل من الصعب معرفة من أين نبدأ. هناك أيضا التحدي المتمثل في التبديل بين أنواع مختلفة من الأنشطة. نحن بحاجة إلى الدافع لإنجاز بعض الأشياء ، والعمل على الكمبيوتر لإنجاز أشياء أخرى. في كثير من الأحيان ، يمكن أن تصبح قائمة المهام طويلة وشاقة للغاية. للتصدي لهذه التحديات ، يجب على المرء أن يصفى ذهنه وأن يترك الأشياء غير المهمة.
تنظيم إحتياجاتك
1.إختار الأدوات التي ترغب في مساعدتك في التنظيم. هناك الآلاف من الأدوات والتطبيقات لمساعدتك في الحفاظ على المهمة. يجب عليك إختيار عدد قليل منها فقط وإلا فإنك قد تغرق. حاول تحديد الأدوات التي ستساعدك أكثر شيئ.
- إذا كنت تحمل هاتفًا أو جهازًا لوحيًا دائمًا ، فقد ترغب في إستخدام الهاتف الرقمي. تشمل الأدوات الرقمية التذكيرات الهاتفية والتطبيقات على هاتفك أو جهازك اللوحي والتقاويم على جهاز الكمبيوتر وجدولة البرامج.
- بعض الناس يعملون بشكل أفضل مع مخطط فعلي. يمكنك كتابة مهامك بترتيب أهميتها كل يوم. هناك بعض الخطط الصغيره بما يكفي لوضعها في محفظة أو شنطه صغيره.
- حاول ألا يكون لديك الكثير من الخطط. حتى لا تنسى أين كتبت شيئًا.
- حاول إستخدام الأداة لمدة أسبوع أو اثنين على الأقل. إذا لم تعجبك ، يمكنك محاولة العثور على أفضل. إذا كنت تعجبك ، عليك الإلتزام بإستخدام هذه الأداة فقط.
2.قم بتفريغ عقلك لمدة خمس دقائق. أكتب جميع الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها. هذا سوف يساعد في تخفيف بعض القلق. بدلاً من الإضطرار إلى تكرار الأشياء التي نحتاج إلى القيام بها في أذهاننا ، أنظر إليها على الورق. يمكنك بدء الثقة في عملية إنشاء قائمة مهام ، بدلاً من تعبئة عقلك بقلقك بشأن ما يجب القيام به.
- قم بتدوير الأشياء التي تبدو ذات أهمية خاصة وقم بوضع خطة لها.
- إفصل الأشياء التي تبدو أقل أهمية. لا تقلق بشأن هذه الأشياء في الوقت الحالي.
- ارسم خانتين في الأعلى وإثنتان فى الأسفل. سمي عمود واحد "عاجل" والآخر "أقل عجاله " ثم على الجانب ، ضع صف "هام" والآخر "أقل أهمية". نظّم مهامك تحت المربع المناسب. هل هو مهم ولكنه أقل إلحاحاً؟ أم أنها ملحة وهامة؟
3.إختار أفكارك اليومية. إستخدم دفتر ملاحظات أو هاتفك لتسجيل أفكارك اليومية حول ما تحتاج لإنجازه. بإستخدام الأفكار التي كتبتها ، أنشئ قائمة مهام.
- يمكنك إستخدام مسجل صوت على هاتفك لتسجيل الأفكار. على سبيل المثال ، سجل الأفكار أثناء الإنتظار بين الإجتماعات أو في محطة مترو الأنفاق. يمكن أن يكون ذلك مريحا للعمل على قائمة المهام خلال هذه الأوقات.
- إستخدم طريقة التقويم العكسي.إعرف التاريخ النهائي لمشروعك. ثم ، حدد التاريخ الأمثل لإنهاء المشروع. يجب أن يتضمن التاريخ الأمثل بعض الوقت الإضافي قبل الموعد النهائي. جدول المهام بحيث يمكنك الوصول فى الوقت المناسب إلى تاريخك الأمثل. إذا وصلت إلى تاريخك الأمثل ، يمكنك الإسترخاء والقيام بشيء تستمتع به.
- ضع على هاتفك تواريخ الإستحقاق.يمكنك إستخدام منبه على هاتفك أو ضبط التذكيرات بإستخدام تطبيق مخططك. عيّن هذه التذكيرات ليس فقط لليوم المحدد للإنتهاء ، ولكن للأيام السابقة لذلك التاريخ.
- قد ترغب أيضًا في تحديد تذكيرات للأهداف الأصغر التي تريد إكمالها.
4.جدولة كتل الوقت لأهم المهام. إذا كانت لديك مهمة صعبة ، فتأكد من تحديد فتره من الوقت كل أسبوع للعمل عليها. وهو يساعد على الحد من إهدار هذه الكتل من الوقت ، حيث يكون هناك شعور بالإلحاح.
- إذا كان ﻟﺪﻳﻚ وﻇﻴﻔﺔ هاﻣﺔ ، ﻓﺤﺎول ﻣنح ﻧﻔﺴﻚ ﻳﻮم ﻟﺘﻨﻔﻴﺬها. تخيل أنك ستقضي عطلة في اليوم التالي ، وستفعل كل ما تستطيع لإنجازه. لا تقلق بشأن الكمال. قم بتفويض ما لا يمكنك القيام به بنفسك إلى الشخص المناسب.
5.القيام بالمهام الصغيرة دفعة واحدة. إذا كان لديك شيء ما في قائمتك سيستغرق أقل من دقيقتين ، فإفعل ذلك.
- تجنب التركيز بشكل مفرط على إنجاز الأشياء الصغيرة. إذا كنت تركز فقط على مسح صندوق بريدك الإلكتروني ، فقد تنسى معالجة المهام الكبيرة. على الرغم من أنه من المفيد إخراج الأشياء الصغيرة من الطريق ، فلا تنسى تخصيص وقت لوظائفك الكبيرة.
5.إستيقظ مبكرًا وإنجز الأشياء! إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت لإنجاز الأمور ، فحاول الإستيقاظ قليلاً في كل يوم. إستمع إلى تغريد الطيور الصباحية المبكرة ، وسهل يوم عملك.
6.إنهاء الأسبوع مع يوم جمعة مرتب. قم بمراجعة قائمة المهام وإنهاء الأشياء التي لم تنجزها في وقت سابق من الأسبوع. عصر الجمعة هو الوقت المناسب لإرسال رسائل البريد الإلكتروني التي لم ترسلها ، وتنظيف مكتبك.
التعامل مع مهامك
1.قم بمراجعة قائمة المهام كل صباح. في وجبة الإفطار ، أنظر إلى ما تحتاج إليه في ذلك اليوم وفكر في كيفية معالجته. ما هي الأشياء الموجودة في قائمة مهامك ، وما هي العناصر التي يمكن أن تنتظر؟ رتب قائمة المهام حسب مستوى الأهمية. إذا شعرت بالإرهاق من قائمتك ، خذ نفسًا عميقًا وإسترخي قليلا ثم قم بمراجعتها.
- حاول التأكيد على عدد قليل من أهم الأشياء في قائمة مهامك.
2.ركز على قائمتك للمهام لهذا اليوم. إذا كان لديك قائمة رئيسية بكل الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها ، فإخرج فقط تلك الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها اليوم. من المفيد التركيز على 1-3 من أهم مهامك. حاول التركيز على أهم الأشياء في وقت مبكر من اليوم. إذا تركت أهم المهام حتى وقت متأخر من اليوم ، فقد لا يتوفر لك الوقت. ستشعر بتحسن إذا حصلت على الأشياء الكبيرة جاهزه في وقت مبكر.
3.تنظيم قائمة المهام حسب النشاط. إذا كنت بحاجة إلى القيام ببعض الأشياء في السيارة ، فقم بسرد كل هذه الأشياء تحت فئة واحدة. إذا كان لديك مجموعة من الأشياء للقيام بها على جهاز الكمبيوتر ، يمكنك إنشاء فئة تسمى عمل الكمبيوتر. بهذه الطريقة يمكنك توفير الوقت عن طريق الحصول على أشياء متشابهة في وقت واحد.
- إذا كان لديك مجموعة من الأعمال تنتظر شخصًا آخر ، فيمكنك الحصول على فئة تسمى الإنتظار. عندما تصبح الأشياء في هذه القائمة نشطة مرة أخرى ، يمكنك نقلها مرة أخرى إلى قائمة المهام المنتظمة لديك.
4.إنجز الأشياء في قائمتك. إسترخ ، خذ نفسًا عميقًا ، وافعل الأشياء في قائمتك. حاول إتباع الترتيب الذي قمت بإنشائه وفعل الأشياء حسب نوع النشاط.
5.تفويض العمل للآخرين في مكان عملك. عن طريق تفويض العمل ، سيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على أهم مهامك. يجب التركيز على القيام بالعمل الذي لا يمكنك القيام به. العمل المفوض الذي تعرفه للآخرين يمكن أن يؤدي بشكل أسرع.
- تفويض المسؤولية مع المهمة نفسها. أعط موظفيك المسؤولية التي يحتاجونها لإنجاز المهمة بفعالية.
- إثنى على العمل الجيد. إذا قاموا بالمهمة بشكل جيد ، يجب أن تعطيهم المديح العام.
- إختيار الشخص المناسب لهذا العمل ، بدلا من الشخص الذي لديه الوقت. تذكر تفويض العمل لأولئك الذين هم يجيدوه. وهذا يعني توظيف الأشخاص المناسبين لهذا العمل.
6.تجنب تعدد المهام. محاولة العمل بسرعة أثناء تأديه تعدد المهام في الواقع يؤدى إلى إنتاجية أضعف. سوف تشتت إنتباهك بالتنقل بين المهام.
7.تحديد المشتتات. يجب أن تتضمن هذه القائمة جميع الأشياء التي تعرف أنها غير مهمة أو تشتت إنتباهك. من خلال تضمين هذه الأشياء في قائمة ، سوف تتذكر عدم تشتيت إتباهك.
أترك الاشياء غير مهمة
1.كن واقعيا بشأن وقتك. لا تشدد على نفسك من خلال محاولة ملاءمة يوم عمل مدته اثني عشر ساعة إلى ثماني ساعات. بدلاً من ذلك ، قم بترتيب أهم الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها في يومك وترك الباقي.
2.حدد قائمة مهامك. إذا توسعت قائمتك إلى ما هو أبعد من المهام الثلاثة الأكثر أهمية لهذا اليوم ، فحاول خفضها.
3.إكتشف ما هو أقل أهمية في قائمتك. تأكد من ملاحظة ما هو أقل أهمية في قائمة مهامك والتركيز عليه أقل. إذا كان هناك عدد من العناصر مرتبة على إنها قليله الأهميه ، قم بحفظ هذه المهام لوقت أقل انشغالاً.
4.قم بإغلاق منطقة عملك. أوقف تشغيل هاتفك ، وسجّل خروجك من البريد الإلكتروني لفترة معينة ، وركّز على العمل أمامك. من خلال تجنب الإنقطاعات ، ستتمكن من التركيز وإنجاز الأمور.
المصدر: د.نبيهه جابر
(يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقباس)
ساحة النقاش