كيف تخطط لحمله علاقات عامه ناجحه

  بصفتك مالك مشروع مبتدا، قد لا يكون لديك التدفقات النقدية اللازمة لاستئجار وكالة للعلاقات العامة أو مستشارا للحملة الأولى. لذلك، قد يكون التفكير: هل العلاقات العامه ضروريه حقا؟ لحل مأزقك ، الاتى دليل خطوة بخطوة حول كيفية القيام بحملة البدء الأساسية في داخل المنشاه. بالإضافة إلى ذلك، ثلاث اخطاءعليك تجنبها.

سبعه خطوات لإنشاء حملة العلاقات العامة :

الإعلان عن ولادة شركة أو منتج أو خدمة جديدة للجمهور للمرة الأولى قد يبدو وكأنه مهمة شاقة. لكنها لا يجب أن تكون كذلك. كما هو الحال مع معظم الأشياء في الحياة، الابسط هو الأفضل.لا ينبغي أن يكون هناك شيء يخيفك. مع بعض الإرشادات الأساسية ... يمكنك فى خلال عدة أشهر، عمل حمله علاقات عامه من داخل المنشأه ونرى بعض النتائج الجيدة جدا.

الخطوة رقم 1. تعريف الشركة :

أول الأشياء أولا. الجلوس مع الرئيس التنفيذي أو الرئيس (هذا يمكن أن يكون انت كمالك للمشروع) والأشخاص الرئيسيين وتقرر كيف تريد تعريف شركتك. من المهم أن تحدد الشركة بالطريقة التي يراها الزبائن المحتملين بها. دعونا نقول أنك صانع زبدة الفول السوداني. تعريف نفسك باسلوب سهل، و لغة واضحة. لا تقول انك شركة طحن الفول السوداني ومعمل الالبان لأنك تظن ان ذلك يبدو أكثر مهنية. التفكير في نفسك بطريقة بليغه وموجزه توصل صورتك التجاريه بالسهوله اللازمه. الناس تريد التعامل السريع للتعرف عليك، كلما كنت أسرع وأكثر وضوحا، وأكثر اقناعا تصل بشكل أفضل.

الخطوة رقم 2. بلورة رسالتك :

وبعد ذلك، قرر ما هي الرسالة الأساسية الخاصة بالشركة. ينبغي أن يفسر ما هى المشاكل التى تحلها للعملاء المنتجات / الخدمات وكيف تفعل ذلك.

مرة أخرى، يجب أن تفكر في الكيفية التى يصفك بها الزبائن. انظر لشركتك من وجهة نظرهم. فكر في كيف تؤثر فيهم وتلبى احتياجاتهم.

نصيحة: الحصول على شهادات مكتوبة من العملاء إذا كنت تستطيع. إرسال دراسات حالة عن الكيفية التى ساعد المنتج / الخدمة العميل. هذا يمكن أن يساعد على بلورة رسالتك.

الخطوة رقم 3. اجعل أول نشرة صحفية لك بسيطة :

لا ينبغي أن يكون أول  اعلان صحفي لك به الكثير من التفاصيل - خاصة اذا كان الاعلان عن شركتك. يمكنك الحصول على المزيد من التفاصيل في البيانات الصحفية الثانية والثالثة عند التحدث عن شيء ملموس، مثل منتج جديد أو شراكة.

البيان الصحفي الأول يجب ان يحقق ثلاثة أمور:

•       يجعل الناس يعرفون ما تقدمه
•       يجعل الناس يعرفون ما المشكلة التي يمكن أن تحلها
•       يجعل الناس يعرفون لماذا الحل الذى تقدمه هو أفضل من أي حل آخر

لنمط الكتابة والشكل، انظر في الأمثلة على العلاقات العامة وكالات الأنباء، أو على اعمال شركات العلاقات العامة الكبرى.

نصيحة: فكر في ما سيحدث خلال الأشهر الثلاثه او السته المقبلة . ما هي المبادرات والمنتجات الجديدة و الشراكات، يمكن أن يتم الإعلان عنها ؟ الخروج مع جدول زمني تقريبي حتى تتمكن من التخطيط للوقت الذى سوف تخرج فيه بتصريحك الصحفي الأول والثاني والثالث.

الخطوة رقم 4. حدد أولويات أسواقك :

هل المنتج / الخدمة يروق للعديد من الصناعات أو الأسواق؟ يجب ان تستهدف هذه القطاعات فى بيانك الصحفى. ولكن أولا، عليك أن تقرر ما هو القطاع الذى يجب ان تضعه فى راس القائمه. وإذا كان المنتج أو الخدمة يحل مشكلة مختلفة في كل صناعة / السوق، سيكون عليك تغيير الصياغة لتعكس ذلك.

الخطوة رقم 5. تحديد نقاد الصناعة :

كل صناعة لها أصحاب النفوذ الذين يدونون، او لهم أعمدة يوميه او اسبوعيه في الصحف الرئيسية، أو إرسال رسائل إخبارية. هم المتحدثين الاكثر شعبيه و الخبراء في هذه الصناعة. تواصل معهم لينشروا تصريحك الصحفى اذا كان يستحق.

 الخطوة رقم 6. التواصل مع الصحفيين والمحررين:

هذه هي الخطوة الأكثر أهمية. و المتابعة ليست مجرد ان تسأل إذا كان قد تلقى مراسل أو محرر تصريحك الصحفي . المتابعة بشيء ذي قيمة للنشر مثل دراسة إحصائية أو اتجاه جديد ذات صلة. الصحفي لا يقوم بالنشر، الا إذا قمت بإرسال بعض المعلومات التي تستحق النشر، قد يكون لديك فرصة أفضل ان تذكر في مقال. اتصل بالصحفى بعد يومين من إرسال الإصدار الأولي. تأكد من أنك إرفقت الإعلان، او أخبار، أو شيئا عن شركتك للدراسة،او إحصائية أو معلومات.

نصيحة: أحيانا انها فكرة جيدة للسماح للرئيس التنفيذي / او الرئيس او مالك المشروع القيام بمتابعة البيان الصحفي. قد تحصل على تعليقات كثيره او رد على ما نشر.

الخطوة رقم 7. تحقق من التقويمات للبيانات و التصريحات الصحفيه :

حمله العلاقات العامه قناصه للفرص، وكذلك استباقية، لذلك عليك أن تعرف ماذا يجري في البيانات التى نشرت وردود الافعال عليها. طريقة واحدة لتحقيق ذلك هي عن طريق الحفاظ على التقويمات التحريرية ( تواريخ النشر).

معظم التصريحات الصحفيه لها مواضيع خاصة تركز عليها كل شهر أو التقارير السنوية الخاصة. يمكنك العثور على التقويمات التحريرية على موقع النشر، إما في قسم الدعاية أو في وسائل الإعلام. إذا لم يكن كذلك، اطلبها انت.

ثلاثة اخطاء يجب تجنبها :

يمكن لعمل حمله علاقات عامه بنفسك داخل منشأتك ان يكون لديهاعدد قليل من العيوب. وفيما يلي ثلاثة من هذه العيوب الشائعه التى يمكن تجنبها:

خطأ 1. إرسال التعليقات الغاضبة للمحررين وصحفيين :

الهدوء مطلوب عندما تقرا شيئا لا تحبه عن منتجك او منشاتك. الناس غالبا ما ترسل ردود فعل غاضبة، وأنها يمكن بذلك أن تضر العلاقات مع الصحيفه على المدى الطويل.

خطأ 2. لا تشرك الرئيس التنفيذي / الرئيس في عملية العلاقات العامة كلها:

هذا خطأ بالغ الأهمية. الرئيس التنفيذي / الرئيس يعرف الشركة وتاريخها ومنتجاتها وأدائها أفضل. لكنه انه قد لا يكون أكثر فصاحة، او ملما بوسائل الإعلام ، ولكن حماسه و معرفتة بالشركة يمكن ان يتغلب على ذلك.

نصيحة: استخدم وكالة علاقات عامة خارجية كحكم إذا كانت النزاعات حول الأخطاء الأولي. يجب أن يكون الموظفين في المنشاه قادرين على "قول الحقيقة للسلطة" ليكون النقاش موضوعى ولصالح المنشأه دون خوف او مجاملات. ومع ذلك، فإن ذلك يعتمد على الظروف.

خطأ 3. أن تكون عدوانيا بصوره مفرطة في المتابعة :

لا تستخدم أي شخص من موظفيك غير مهذب أو من الذين يتابعوا بطريقة عدوانية جدا. هذا لن يعطى النتائج التي تريدها، ويمكن أن يبرد العلاقة الخاصة بالشركة مع كاتب او صحفى و يعوقها من التحرك إلى الأمام.

لماذا التصريحات الصحفيه مهمه فى العلاقات العامه :

التواصل مع وسائل الإعلام مبكرا امر جيد لمشروع مبتدأ. يمكن أن تحقق شركتك صوره جيده في أذهان المستهلكين. لكن إذا كنت تستطيع الحصول على شخص آخر يتكلم عن ما يميزك من فضائل، سيكون أكثر مصداقية وتأثيرا.

أهمية التخطيط :

التخطيط هو عنصر حاسم في العلاقات العامة لضمان حصول الجميع في الاتفاق على أهداف السنة القادمة للأعمال التجارية والاتصالات، فضلا عن الاستراتيجيات والتكتيكات التي سوف يتم استخدامها لتحقيق تلك الأهداف.

يمكن أن يستغرق التخطيط للاعلان عدة أسابيع - وضع وإقرار مواد صحفية، والوصول إلى وسائل الإعلام، وتأمين المقابلات والتفاوض على مكان النشر. إذا لم تكن قد وضعت خطة العلاقات العامة الخاصة بك لهذه السنه، لا خوف، لا يزال هناك متسع من الوقت.

انظر في العناصر التالية لوضع خطة علاقات عامه سليمة للسنة القادمة.

• حدد بدقه الأهداف التجارية والاتصالات لهذا العام - هذه هو الخطوة الأولى بالغة الاهميه في تحديد استراتيجيات العلاقات العامة المناسبة والتكتيكات التي رسمت الخريطة إلى تحقيق هذه الأهداف. هذا أيضا هو الوقت المناسب لإعادة النظر في الرسائل الأساسية والفئات المستهدفة لضمان ان هذه لا تزال ذات صلة.
• أفكار العصف الذهني –

خذ بعض الوقت للاجتماع كفريق واحد لتبادل الأفكار الإبداعية. ربما هذا العام مؤسستك تريد تصل إلى مستوى برنامج علاقات اوسع. الاستفادة من مشاركه العقول في الغرفة لتأتي بأفكار جديدة لتحقيق هذا الهدف. قد تحتاج حتى إلى دعوة الآخرين ممن لا يعملوا بصوره مباشرة فى الاتصالات لأنهم يمكن ان يجلبوا نظره جديده الى طاولة المفاوضات.

•  وضع خطة العلاقات العامة الاستراتيجية التي ترسم الأنشطة الرئيسية لكل ربع سنه-

هناك خطة جيدة للعلاقات العامة توضح أنشطة كل ربع سنة محدده بدقه. ومع ذلك فإنه من المهم أن تكون مرنة فيما يتعلق بتوقيت الإعلانات، مثل إعلان طرح المنتج أو شريك، قد لا تنفذ فى الموعد وبالتالى يمكن تعديلها.

• تحديد مقاييس النجاح –

كيف سيتم قياس النجاح مقابل الاستراتيجيات المنصوص عليها في خطة العلاقات العامة؟ من المهم أن تكون اضحة وضوح الشمس أنها تخلق التوقعات الشائعه لطبيعة اى حملة ناجحة. هناك عدد من الطرق لقياس النجاح منها مقارنه العائدات قبل وبعد الحمله، الزياده فى صافى الربح، الزياده الملحوظه فى عدد العملاء، وما الى ذلك.

• التاكد من الموافقة على الخطة –

بمجرد الانتهاء، وتقديم خطة العلاقات العامة، فإنه من المهم تأمين التغذية الراجعة عنها لاجراء اى تعديلات والموافقة عليها. مرة أخرى، هذا يحدد التوقعات المشتركة على أنشطة العلاقات العامة التي سيتم تنفيذها خلال العام القادم.

 التخطيط السليم يمكن أن يحدد ما إذا كان أو لن تكون حملة العلاقات العامة ناجحه أو فاشله.

المصدر: د. نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل اوالاقتباس)