نصائح لاتخاذ قرارات أفضل لمشروعك

كل مشروع يتكون من القرارات والمهام. وكل محترف إدارة المشاريع عليه اتخاذ قرارات حول كيفية الاختيار بين مجموعة متنوعة من الخيارات لنقل المشروع إلى الأمام. هل فكرت و عملت على مهاراتك فى صنع القرار، وانت تركز على الجدول الزمني للمشروع، وإدارة الموارد والمطالب الوظيفية الأخرى؟

تحسين قدرتك على اتخاذ القرارات عمليه بسيطة. علماء النفس والاقتصاديين والفلاسفة وغيرهم من العلماء كانوا يدرسون كيف يتخذ الناس قراراتهم لعصور من الزمن. الخبر السار هو أن تحسين قدرتك على اتخاذ القرارات الذكية هي أساسا مسألة تجنب الأخطاء.

هنا أفضل ممارسات أساسية لاتخاذ القرارات واتخاذ الإجراءات اللازمة في مجال إدارة المشاريع.

1.   قاعدة الدقيقتين :

يمكنك إكمال العمل في أقل من دقيقتين؟ افعل ذلك الآن، و توقف عن التفكير فيه أكثر من ذلك. هذه قطعة كلاسيكية من التوجيه جاءت فى العديد من الكتب. انها نصيحة كلاسيكية التي تستحق أن يتكرر وضعها موضع التنفيذ.وهى ان تنفذ المهمه فى اقل وقت ممكن.

2.   اتخاذ القرارات الثانويه بسرعة :

لاتخاذ قرارات صغيرة، اقضى كمية صغيرة من الوقت عليها. على سبيل المثال، احد الاشخاص كان له عدة مناقشات حول الطريقة الصحيحة للتعامل على فاتورة قيمتها مائه جنيه من مورد. ونظرا لان هذا المورد يرسل أكثر من 50 مليون جنيه من الفواتير سنويا، هو ببساطة لا يقضى الكثير من الوقت على هذه الفواتير ذات القيمه الصغيره. يتخذ القرار سريعا حتى لا يضيع الوقت على شىء هامشى، ويهتم بالفواتير ذات المبالغ الكبيره.

3.   التقط الهاتف :

هل تستخدم البريد الإلكتروني كثيرا؟ البريد الإلكتروني رائع في نواح كثيرة (خصوصا كأداة مساعدة للذاكرة). لسوء الحظ، يمكن أن البريد الإلكتروني يبطئ عملية صنع القرار. في المرة القادمة التي تكون بحاجة الى مزيد من المعلومات من أجل اتخاذ قرار، إجرى مكالمة هاتفية قصيرة ستحصل على المعلومات فى الحال بدلا من انتظار رد الرساله. سوف تجعل العديد من القرارات بشكل أسرع بهذه الطريقة، حاول تجربتها.

4.   وضع معايير لاتخاذ القرارات الرئيسية :

عندما يتعلق الأمر بتخصيص الموارد، وإسناد مهام المشروع الرئيسية وانفاق مبالغ كبيرة من المال، فإنه من المهم أن تكون مدروسة. خذ 20 دقيقه واكتب وثيقة من صفحة واحدة تلخص معايير اتخاذ القرار للحصول على القرارات الرئيسية . بدون معايير تغطى كل ما يرضى العملاء ،يمكنك تقديم مشروع يعتمد على دقه مواعيد التسليم ، لكن لا تزال تترك العميل مستاء بسبب المناطق الاخرى التي لم تتم تلبيتها فى القرار الذى اتخذته. ضع معايير محدده لاتخاذ القرارات الرئيسيه يضمن سلامه القرار ويضمن رضا العملاء.

5.   الاختيار طبقا للشهره :

العديد من مديري المشاريع تناضل للحصول على أعضاء لفريق العمل مما يتمتعوا بأفضل شهره فى مجالهم ليعينوهم فى مشاريعهم. ومع ذلك، هناك خطر خفي لوضع النجوم فى فريق المشروع الخاص بك دون معرفة المزيد عن علاقه مزاياهم  و فائدتها لمشروعك.

تأثير الهالة هو التحيز للمعلومات التى سمعنا عنها، حيث نطور آرائنا عن الاشخاص على أساس الانطباعات العامة و الشهره. خذ من الوقت لدراستهم لان كل شخص لديه نقاط القوة والضعف لا تظهر فى الانطباعات الأولى وهو ما قد يضر مشروعك . اتخذ القرارات على اساس الواقع وليس الشهره.

6.   اتباع المعلومات المتاحه:

نحن نسبح في بحار من المعلومات. كيف يمكنك أن تقرر ما الذى يجب الالتفات إليه؟ الكثير من الناس تركز على المعلومات التي يشعر انها متاحة لهم.

لمكافحة هذا الاسلوب، تحتاج إلى الاعتماد على فريق المشروع. عن طريق طرح سؤال بانتظام، "ماذا يمكننا أن نفعل حيال هذا الوضع؟" أو "ما هي الخيارات الأخرى لديكم؟" عليك التشجيع على البحث بعمق فى ما يفيد المشروع ليس اعتمادا على معلوماتك انت ، بل على ما لدى افراد فريق العمل  قبل اتخاذ اى قرار وليس المتاح لك فقط.

 7.   اهرب من لعنة المعرفة وتصرف كمبتدئ :

للهروب من لعنة زياده المعرفه، تصرف كمبتدىء. فكر في العودة إلى الوقت قبل أن تعرف التطبيق من الداخل الى الخارج. هل تذكر ما شعرت عندما كنت لا تعرف كل هذه المختصرات التكنولوجيا؟ هل تذكر كيف شعرت بالارتباك؟ التفكير في العودة إلى تلك الأيام تساعدك على شرح متطلبات المشروع والمهام بشكل أكثر وضوحا لانك ستشرحها بالتفصيل.

8.   حب الامتلاك: فقدان شىء يؤلم :

عاده إننا نميل إلى التعلق بممتلكاتنا. حب الامتلاك يجعل من الصعب ان نبيع او نبادل شىء حتى لو كان سيدر دخل او يحسن نفسيتنا. على سبيل المثال، نحافظ على السيارة الحالية أو قميص مفضل بدلا من مبادلة ذلك لقيمته النقدية التى تساهم فى شراء الاحدث.

وينطبق هذا المفهوم مباشرة لإدارة المشروع. عند اتخاذ قرار لخفض ميزة من المشروع، قد يشعر أصحاب المصلحة بالألم من تلك الخسارة تماما. علما بان، الغاء ميزة في بعض الأحيان يكون قرار صحيح. قبل قطع ميزة أو وظيفة من المشروع، اسأل نفسك، "هل هناك أي من أصحاب المصلحة له ارتباط مباشر بهذا؟" إذا كان الأمر كذلك، تحدث إلى تلك الجهات المعنية قبل اتخاذ قرار نهائي. قد تكون لديهم أفكار أو موارد تمكنك من الحفاظ على نطاق المشروع سليم و مفيد.

9.   الخطأ فى إسناد المهام :

قد نسمع مسؤل يقول عن فرد فى الفريق"انه غير مسؤول وغير مهني، وهذا هو السبب في انه تجاهل طلباتي."احترس من هذه الأنواع من الافتراضات. الاعتماد على تفسيرات قائمه على الشخصية لتفسير السلوك هو خطأ الإسناد الأساسي. نعم، الأمور الشخصية تؤثر. ولكنها ليست العامل الوحيد للنظر فيها. تحتاج أيضا إلى النظر في بيئة الشخص. هل تسأل عن مصلحة كبيرة لينفذها في وقت متأخر من بعد ظهر يوم الجمعة؟ هذا السياق قد يفسر رد الفعل الباهت الذي تلقيته. لتجنب الوقوع ضحية لخطأ الإسناد الأساسي للمشاريع الخاصة بك، اسأل نفسك ماذا يمكن أن يؤثر على تصرفات فرد فى الفريق. هذه العملية تجعلك أكثر تعاطفا وأكثر قدرة على اتخاذ قرار توزيع المهام.

المصدر: د. نبيهه جابر

(يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أو الاقتباس)