اهمية التنظيم في مكان العمل

ان تكون منظما فى وظيفتك يمكن أن يساعدك على أن تكون أكثرنجاحا. سواء يمكنك القيام بعملك دون تنظيم ليست مسألة ناجحه مع الكل. انها عن كيف يمكنك القيام بعملك بصوره جيده وكيف يمكنك أن تفعل ذلك على نحو أفضل. الموظفين ذوي المهارات التنظيمية أفضل وأكثر إنتاجية في العمل، و يتركوا الانطباعات الأفضل على أرباب العمل والحصول على مزيد من الترقيات عن أولئك الذين لا يحافظون على النظام، ولهم عادات عمل غير فعالة. بدلا من السماح لحياتك المهنية ان تاخذ مسار من عادات الإهمال، يجب ان تكتسب عادات النظام ، لانك بهذه العملية، تصل لقدراتك الايجابيه في مكان العمل.

الكفاءة :

مع عدم التنظيم انك تضيع الوقت في البحث عن الملفات والوثائق المفقودة أو الصيد من خلال البريد الإلكتروني القديم لتعقب المعلومات الناقصة. أنت أيضا تضيع الوقت فى التبديل بين الأجهزة للحصول على معلومات مختلفة من أماكن منفصلة. إذا كنت منظما تنظيما جيدا ، يمكنك توفير ساعات خلال الأسبوع، وزيادة كبيرة في الإنتاجية وتقليل مستوى الإجهاد. مع التنظيم، قد تكون فعلا قادرا على انجاز المطلوب في وقت معقول و تلبية جميع المواعيد النهائية لما يوكل اليك من عمل.

جودة  أفضل للعمل :

كونك منظما يساعدك على تجنب الأخطاء المكلفة، مثل نقص المعلومات أو نسيان المواعيد. فقدان المذكرة التى اعطاها لك مديرك او رئيسك يمكن أن تعني أخطاء تضيع الوقت و المال. أن تنسى كتابة المعلومات الهامة يكون سببا يجعلك تعيد بدأ  تشغيل مشروع من الصفر. كتابه ملحوظاتك و مواعيدك فى دفتر واحد بدلا من نسيان لقاء او موعد نهائى اذا استخدمت دفاتر متعددة بدلا من دمجها في دفتر منظم واحد. اكتساب عاده التنظيم يساعدك على تجنب الأخطاء ويسمح لك أن تؤدى عملك مع القليل من الأخطاء.

انطباعات جيدة :

انظر في السيناريوهات التالية: رئيس الشركة يصاحب عميل مهم مروا على مكتبك ، والذى يبدو مثل منطقة كوارث. توقف مسؤول تنفيذي من قبل بشكل غير متوقع، ويجد مساحة العمل الخاصة بك منظمه ومرتبة بصوره جيده. كونك منظما يمكن أن يساعدك على اعطاء انطباعا ايجابيا للرؤساء والعملاء وزملاء العمل والزوار لشركتك. يمكنك كسب الاحترام لك و لشركتك من خلال الحفاظ على العادات التنظيمية على المستوى المهني.

الفرص المستقبلية:

تلك الانطباعات الجيدة التي اخذها عنك رؤسائك عندما مروا بمكتبك لا تنسى - وخاصة إذا كانوا جزءا من حياة العمل المنظمة الخاصة بك. يمكن للمهارات تنظيمية جيدة تظهر للمشرفين أنك شخص يتحمل المسئوليه، جادا في عمله وقادرا على مهام أكبر. عندما يأتي الوقت للترقيات، يمكن لاسمك ان يجد طريقه إلى الترقيه ، ببساطة لأنك موظف يقظ وفعال ومستعد جيدا.

لماذا تنظيم مكان العمل مهم ؟

تنظيم مكان عملك أمر حيوي لعملك ليزدهر على المدى الطويل. جنبا إلى جنب مع بناء الشعور بوجود هيكل و نظام، وبيئة عمل منظمة تعزز روح الفريق. العمل سيتم  تشغيله بكفاءة اكثر.

المعنويات :

النظام يولد النجاح.  مكان عمل نظيف و منظم يعطى انطباعا قويا على الكيفية التي ينظر بها الموظفون لوظائفهم. العاملين الذين يفتخرون ببيئة عملهم يكونوا أكثر ميلا لتنظيم مكاتبهم ، تنظيف مكانهم بعد الانتهاء، والمحافظه على نظام الحفظ للمستندات والاوراق، والعمل معا بشكل أكثر فعالية. بيئه نظيفة و مرتبه للعمل يمكن أن تحدث تغييرا إيجابيا في معنويات الموظفين.

الاحترافية :

مكتب مرتب و منظم يخلق شعورا بالاحترافيه لكل من الموظفين والعملاء. إنه يدل على التفاني على مستوى الشركة بالتفاصيل والنظافة والتخطيط المدروس للعملاء والزملاء. مكاتب منظمه، أوراق مرتبه أو ملفات هامة محفوظه بصوره صحيحه يساعد العملاء المحتملين بتشكيل تصور أن العاملين حقا تفتخر بوظائفهم. ونتيجة لذلك، العملاء تفضل التعامل مع منشاتك عن اى منشأه اخرى.

السلامة والصحة :

مساحة عمل فى شركة تعانى من الفوضى يمكن أن تشكل مخاوف تتعلق بالسلامة والصحة. على سبيل المثال، بقاء اطعمه قديمة في ثلاجة الشركة يمكن أن يسبب الامراض للعمال لأنه يمكن أن يؤوي بعض اليكروبات الحية الدقيقة الخطيرة وحتى القاتلة. جعل أسطح الأرض خاليه من الأشياء التي يمكن أن تسبب سقوط شخص. تنظيف السوائل المنسكبة على وجه السرعة للحد من الانزلاق والسقوط. إزالة فوضى وضع الاشياء فى الممرات حتى لا يصطدم بها شخص فيصاب وتنكسر هذه الاشياء. مكان نظيف وآمن ومنظم يساعد على التقليل من اصابات العمال والمطالبه بالتعويضات.

الكفاءة :

بيئة العمل الفوضويه يمكن أن تعيق الكفاءة. يشجع على العمل المنظم يشجع العمال على أن تكون منتجة، ويقلل من ضغوط العمل ذات الصلة ويوفر الوقت - لا سيما بسبب الموظفين يقضون وقتا أقل في البحث عن الأشياء. عند إنشاء مكان العمل بكفاءة، انت تؤسس لهيكل عمل منظم. وبذلك، العمال قادرون على إنجاز المزيد وتوليد المزيد من الأعمال التجارية.

المصدر: د. نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل والاختبار)