التخطيط في الإدارة

 الخطط الاستراتيجية ، التكتيكية ، والتشغيلية

التخطيط هو جزء من الإدارة يمعني بإنشاء الإجراءات والقواعد و المبادئ التوجيهية لتحقيق الهدف المعلن . ويتم التخطيط على المستويين الكلي والجزئي . يحتاج المدير إلى إنشاء الأهداف العريضة والبيانات المهمة وكذلك النظر لتشغيل المنشأه يوما بيوم.

سنلقي نظرة على ثلاثة أنواع من الخطط في مجال الإدارة و كيفية استخدامها ضمن الإطار التنظيمي :

اولا : الخطة الاستراتيجية :

الخطة الاستراتيجية لمحة رفيعه المستوى للمنشأه بأكملها، رؤيتها وأهدافها ، وقيمتها . هذه الخطة هي القاعده التأسيسيه للمنشأه والتى تتخذ على اساسها القرارات في المدى الطويل . مدى الخطة يمكن أن يكون اثنان، ثلاثة ، خمسة، أو حتى عشر سنوات.

المديرون على كل المستويات يعتمدوا على الخطة الاستراتيجية لتوجيه قراراتهم . و تؤثر أيضا على الثقافة داخل المنشأه وكيف تتفاعل مع العملاء ووسائل الإعلام. وبالتالي، فإن الخطة الاستراتيجية يجب أن تتطلع إلى الأمام، ولكنها يجب ان تكون قوية و مرنة ، مع التركيز على ان تحرص على استيعاب النمو في المستقبل.

المكونات الحاسمة للخطة الاستراتيجية هي :

1 . الرؤية :

اين تريد المنظمة أن تكون بعد خمس سنوات من الآن ؟ كيف أنها تريد أن تؤثر على العالم ؟ هذه هي بعض من الأسئلة التي يجب أن تسأل عند تحديد الرؤية الخاصة بالمؤسسة. لا بأس إذا كانت هذه الرؤية متكلفه و مثالية اذا كان هناك امكانيه عمل ذلك. لكن لتحقيق النجاح يجب ان تكون الرؤية أكثر واقعية و ترتكز على العملاء فى مجالها .العملاء هم مصدر العائدات التى ستساعد المنشأه للوصول الى ما تصبو اليه.

 2 . المهمة :

بيان المهمة هو لمحة أكثر واقعية من هدف الشركة و طموحاتها . لماذا الشركة موجودة؟ ما الذى تهدف إلى تحقيقه من خلال وجودها؟ شركة الملابس قد ترغب في " جلب الأزياء الجماهيريه الى الشارع " ، فى الوقت المنشأه الغير ربحية ترغب في " القضاء على شلل الأطفال " .

3 . القيم :

 هذه القيم توجه المديرين و تؤثر على نوع الموظفين الذين تستأجرهم المنشأه. ليس هناك قالب يجب اتباعه عند تحديد القيم. يمكنك كتابة مقال من الف صفحة ، أو شيء بسيط مثل " لا تكن شريرا " ـ كل شيء متروك لك. كما ترون ،لا توجد هناك حقا أي قواعد لكتابة خطة استراتيجية مثالية. هى ، وثيقة مفتوحة حية تنمو مع المنشأة. يمكنك كتابة ما تريد في ذلك، طالما أنها ترسم مستقبل مؤسستك .

ثانيا . خطة تكتيكية :

تصف الخطة التكتيكية التقنيات التى تٌخطط المنشأه لاستخدامها لتحقيق الطموحات المبينة في الخطة الاستراتيجية.وهى قصيره المدى(أي مع نطاق أقل من سنة) ، وثيقة ذات مستوى منخفض تقسم البيانات المهمة الأوسع الى قطع أصغر، للتنفيذ . إذا كانت الخطة الاستراتيجية هى ردا على " ماذا؟ " ، تجيب الخطة التكتيكية على "كيف ؟". وضع خطط تكتيكية عادة ما يتم وضعها من قبل مدراء من المستوى المتوسط ​​. و هي وثيقة مرنة جدا ، يمكن أن تضم أي شيء وكل شيء لازم لتحقيق أهداف المنشأه . هناك بعض المكونات المشتركة فى معظم الخطط التكتيكية :

1 . الأهداف المحددة مع المواعيد النهائية الثابتة :

لنفترض ان هدف مؤسستك هو أن تصبح أكبر سلسلة متاجر الأحذية في المدينة. فإن الخطة التكتيكية تجزىء هذا الطموح الواسع الى أهداف اصغر قابلة للتنفيذ. الهدف ينبغي أن يكون محددا للغاية و له مواعيد نهائية ثابته لتحفيز العمل , مثال   - توسيع اثنين من المتاجر في غضون ثلاثة أشهر ، وتنمو بنسبة 25٪ في الربع الاول من السنه، أو زيادة الإيرادات إلى مليون جنيه في غضون ستة أشهر ، وهلم جرا.

 2 . الميزانيات :

الخطة التكتيكية يجب ان توضح متطلبات الميزانية لتحقيق الأهداف المحددة في الخطة الاستراتيجية . وينبغي أن تشمل هذه الميزانية توظيف الموظفين ، والتسويق ، وتوفير المصادر ، والتصنيع، و تشغيل العمليات اليومية للمنشأه. تسجيل الإيرادات الوارده/ والخارجه أيضا ممارسة ما يوصى به.

3 . الموارد :

الخطة التكتيكية يجب ان توضح كافة الموارد التي يمكن حشدها من أجل تحقيق أهداف المنشأه . كما ينبغي أن تشمل الموارد البشرية , الموارد النقدية ، الخ مرة أخرى ، يجب ان تكون محددة للغاية .

4 . والتسويق، و التمويل ، الخ :

أخيرا ، ينبغي للخطة التكتيكية ان تحدد التسويق ، وتوفير المصادر والتمويل والتصنيع و تجارة التجزئة ، واستراتيجية العلاقات العامة. يجب أن تكون متماشيه مع الأهداف المذكورة أعلاه.

ثالثا . الخطة التشغيلية :

تصف الخطة التشغيلية ما تنفذه المنشاه يوميا. الخطة التشغيلية تعتبر خارطة طريق لتحقيق أهداف تكتيكية في إطار زمني واقعي. هذه الخطة يجب ان تكون محددة للغاية مع التركيز على الأهداف قصيرة الأجل. "زيادة المبيعات إلى 150 وحدة / يوم " ، أو " توظيف 50 موظفا جديدا " هذه أمثلة من أهداف الخطة التشغيلية . وضع الخطة التنفيذية تقع على عاتق المديرين و المشرفين على مستوى منخفض .الخطط التشغيلية يمكن أن تكون إما للاستخدام مرة واحدة ، أو جارية ، كما هو موضح أدناه :

1 . خطه للاستخدام مره واحده :

يتم إنشاء هذه الخطط للأحداث او الأنشطة التى تحدث لمره واحده . يمكن أن يكون هذا لبرنامج لمرة واحدة للمبيعات، حملة تسويقية ، حملة توظيف، الخ . هذه خطط لاستخدام لمره واحدة تميل إلى أن تكون محددة للغاية .

 2 . خطط جارية :

هذه الخطط يمكن استخدامها في بيئات متعددة على أساس مستمر . الخطط الجارية يمكن أن تكون من أنواع مختلفة، مثل :

•  السياسات: السياسة هي وثيقة عامة تنص على كيف ينبغي على المديرين التعامل مع مشكلة ما. أنها تؤثر على صنع القرار على المستوى الجزئي . خطط محددة بشأن التعاقد مع الموظفين ، إنهاء المتعاقدين ، هي أمثلة على السياسات .
•  القواعد: هى لوائح محددة يتم وفقا لها عمل المنشأه. وتهدف القواعد إلى كونها الاسس الثابته الذى ينبغي تنفيذها بصرامه . " التدخين ممنوع داخل أماكن العمل " ، أو " يجب على الموظفين التواجد فى تمام التاسعه " ، مثالين من القواعد.
•  الإجراءات : و تصف خطوة بخطوة  إجراء عملية لتحقيق هدف معين. على سبيل المثال : معظم المنشآت لديها مبادئ توجيهية بشأن توظيف و تدريب الموظفين ، أو الحصول على المواد الخام . هذه المبادئ التوجيهية يمكن أن تسمى الإجراءات.و يتم إنشاء الخطط الجارية على أساس متخصص ولكن يمكن أن يتكرر و يتغير على النحو المطلوب اذا تطلب الامر ذلك.

المصدر: د نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس)