لتطوير اداء موظفيك

العديد من أرباب العمل يجتمعوا مع العاملين مرة واحدة في السنة لمراجعة ما تم . في ذلك الوقت ، يرى صاحب العمل اذا كانوا يقومون بالعمل بشكل صحيح أو إذا كانت هناك مناطق في حاجة إلى التحسين. لكن ما الذى سيحدث في 364 يوما أخرى من السنة ؟ التدريب هو نهج مختلف لتطوير إمكانيات الموظفين. مع التدريب ، يمكنك ان توفر لموظفيك الفرصة للنمو و تحقيق الأداء الأمثل من خلال ردود الفعل المتسقة ، وتقديم المشورة والتوجيه. بدلا من الاعتماد فقط على جدول زمني لاستعراض ما تم، يمكنك دعم الموظفين على طول الطريق لتحقيق أهداف المنشأه . التدريب بالاسلوب الصحيح، يعتبر بمثابة خارطة طريق للنجاح والفائدة . اما اذا تم بشكل غير صحيح  ، ربما يشعر الموظفين انك جمعتهم للتدريب كنوع من التوبيخ لنقص الكفاءه، او عدم التقدير لعملهم،او حتى لمعاقبتهم.

الخطوات التاليه ، يمكن أن تساعد في خلق بيئة إيجابية لتوفير التغذية المرتدة .

الخطوة 1 : بناء علاقة من الثقة المتبادلة :

أي علاقة تدريب متجذره أساسا في علاقة المدير اليوميه مع الموظفين تحت رئاسته. دون درجة معينة من الثقة بينهم، إجراء التدريب الفعال سيكون مستحيل .

الخطوة 2 : افتتاح الجلسة :

في افتتاح اجتماع التدريب ، من المهم للمدير توضيح ، بدون استخدام لهجه تقييمية ، و غير اتهاميه ، السبب المحدد لترتيب اجتماع تدريب. المفتاح لهذه الخطوة هو إعادة التأكيد - بطريقه ودية ، وبدون اطلاق احكام – عن غرض الاجتماع الذى تم تشكيله فى بدايه لقاء للتدريب .

الخطوة 3 : احصل على الموافقه :

ربما الخطوة الأكثر أهمية في  الاجتماع  الاول لعملية التدريب هو الحصول على موافقه الموظف شفهيا أن هناك مشكلة أداء موجوده. تجنب ذكر مشكلة الأداء لأنك تفترض ان الموظف يفهم اهميتها هو خطأ نموذجي عند كثير من المديرين. لإقناع الموظف بوجود مشكلة فى الأداء ، يجب أن تكون قادرا على تحديد طبيعة المشكلة و تعريف الموظف بالعواقب المترتبة على عدم تغيير سلوكه . للقيام بذلك ، يجب تحديد السلوك وتوضيح العواقب.

 مهارة تحديد مشكله الاداء تتكون من ثلاثة أجزاء :

1 . أذكر أمثلة محددة من مشكلة الأداء .

2 . وضح ما تتوقعه من الأداء الخاص بهذه الحالة.

3 . الحصول على موافقه الموظف بشأن هذه المسألة.

مهارة توضيح عواقب مشكله الاداء يتكون من جزأين . يجب عليك:

1 . اجعل الموظف يعبر لك عن فهمه للعواقب المرتبطة بمسألة الأداء.

2 . اطلب موافقه الموظف بشأن هذه المسألة.

الخطوة 4: استكشاف البدائل :

استكشف السبل التي يمكن بها تحسين هذه القضية أو تصحيحها عن طريق تشجيع الموظف لتحديد الحلول البديلة. تجنب القفز بالبدائل الخاصة بك ، إلا إذا كان الموظف غير قادر على التفكير في أي بديل . اوجد بدائل محددة و تجنب التعميم . هدفك في هذه الخطوة ليس لاختيار بديل ، والذي هو الخطوة التالية ، ولكن لتحقيق أقصى عدد من الخيارات امام الموظف للنظر فيها ومناقشة مزاياها وعيوبها .وهذا يتطلب مهارة التفاعل و التوسع. يجب أن تحترم اقتراح الموظف ، ومناقشة مزايا وعيوب هذا الاقتراح ، و اطلب منه تقديم اقتراحات إضافية، و اطلب من الموظف أن يشرح كيفية حل المسألة قيد المناقشة .

الخطوة 5 : احصل على التزام بالعمل :

والخطوة التالية هي مساعدة الموظف على اختيار بديل . لا تختار بديلا نيابه عن الموظف . لإنجاز هذه الخطوة ، يجب أن تتأكد من الحصول على التزام شفهي من الموظف بشأن ما سيتم اتخاذه من إجراءات و متى سينفذ ذلك . تأكد من دعم خيار الموظف و الثناء على ما عرضه. الدعم الايجابى يحفز الموظف على الايجاده.

الخطوة 6 : التعامل مع الأعذار :

قد يعتذر الموظف في أي نقطة خلال جلسة التدريب . للتعامل مع الأعتذار ، أعد صياغة ما عرضه الموظف بدون إلقاء اللوم أو الاتهام و إعادة صياغة الاعتذار كتشجيع للموظف لدراسة ادائه وتعديله. رد بتعاطف لاظهار الدعم لموقف الموظف و توصيل تفهمك لكل من المحتوى و المشاعر فى تعليق الموظف.

خطوه 7 : شاركنا رأيك :

المدرب الفعال يفهم قيمة و أهمية إعطاء ردود فعل عن الأداء المستمر للمرؤسين، سواء كانت إيجابية اوتصحيحية .وهناك عدد قليل من الأشياء من الضروري أن نتذكرها عند اعطاء ردود الفعل للآخرين . يجب ملاحظه الاتى :

•  ان تكون في الوقت المناسب : ينبغي أن تتحدث في أقرب وقت ممكن عند اكتشاف الخطأ  فى الاداء عمليا بعد التفاعل ،او الانتهاء من انجاز المهمه ، أو المراقبة.
•  أن تكون محددا: عبارات مثل " لقد قمت بعمل عظيم " أو " أنت لم تأخذ مخاوف العملاء بشكل جيد " تعتبر غامضة للغاية ولا تعطي ما يكفي من التبصر في السلوك الذي نود أن لا نراه يتكرر أو نريد تغييره.
•  التركيز على " ما "، وليس "لماذا ": تجنب الوقوع في ردود الفعل بحيث تبدو كما لو كانت حكم. ابدأ بـ " لقد لوحظ ... " أو "لقد رأيت ... " ومن ثم اشر إلى السلوك الذى تود مراجعته. ركز على السلوك و ليس الشخص . اوصف ما سمعت ورأيت ، وكيف أثرت تلك السلوكيات على الفريق، العميل ، الخ
•  استخدم لهجة صادقة للصوت : تجنب اللهجة التي تعكس الغضب ، اوالإحباط اوخيبة الأمل أو السخرية.ردود الفعل الإيجابية تعزز الأداء. الافراد سوف تبذل, بشكل طبيعي , جهدا اضافيا عندما يشعرون ان ادائهم معترف به و يحظى بالتقدير. عندما يتم التعامل مع ردود الفعل التصحيحية باسلوب سيئ ، ستكون مصدرا  للاحتكاك والصراع. عندما يتم التعامل معها بشكل ايجابى ، سيشعر الافراد بالآثار الإيجابية مما يعزز الأداء.

المصدر: د نبيهه جابر

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل او الإقتباس)