التواصل اثناء اجتماع فريق العمل
الاجتماعات حدثا عاديا في العديد من الأعمال. يتم استخدامها لنقل المعلومات، تبادل الأفكار ووضع استراتيجيات من أجل النجاح. بالطبع، التواصل السليم داخل اجتماع عمل يتطلب الاحتراف والمجاملة. ومع ذلك، اجتماع لفريق العمل الناجح يتطلب اهتماما إضافيا إلى تفاصيل الاتصال.
الخطوة 1
الاستماع بعناية وتدوين الملاحظات : ان نتوقف لحظة للتأكد من فهم المعلومات التي يتم معالجتها. تدوين أي أسئلة تطرح بحيث يمكنك معالجتها خلال وقت مناسب. كثير من منظمى الاجتماعات تخصص وقت لطرح الأسئلة و مناقشه المخاوف.
الخطوة 2
تواصل بالعين على فترات مع المتحدث لاظهار انك تستمع بإهتمام. حافظ على لغة الجسد المفتوحه لاظهار انك منفتح على الأفكار الجديدة. تجنب تقاطع ذراعيك، والنقر بالقلم والتأرجح بمقعدك، لان مثل هذه الإجراءات يمكن ان تشتت المتكلم والمشاركين في الاجتماع.
الخطوة 3
اسمح للمتكلمين باستكمال أفكارهم قبل ان تقاطعهم. تجنب التحدث عندما لا يكون لديك أي معلومات ذات صلة أو مهمة لطرحها. التحدث بوضوح حتى يفهمك جميع الأعضاء في المجموعة. يجب ان تكون المعلومات مباشرة ودعم جميع الإجابات والآراء بالحقائق.
الخطوة 4
تأكد أن الجميع يفهم ما يتم إبلاغهم به. استخدم وسائل الإيضاح، مثل المخططات والعروض، لتعزيز المعلومات إذا كنت تقدم أفكار تفصيلية أو تحليل.
الخطوة 5
حافظ على المجامله. تذكر أن هذا اجتماع عمل. تجنب استخدام اللغة المهينة والداله على عدم الاحترام، حتى اذا صدرت من احد المشاركون في الاجتماع. حافظ على افضل سلوك لديك.
ما هي عناصر الاجتماع التعاونى لحل المشاكل ؟
هذا النوع من الإجتماعات التعاونيه هو المثالى فى حل الشاكل. و يعقد مع تصميم جماعي للتوصل إلى اتفاق أو التوصل إلى هدف من خلال تبادل المعلومات والآراء المجمعة. اجتماع الفريق التعاوني يحدث عندما تقوم مجموعة من الأفراد من مختلف المهارات والخبرات والمسؤوليات بالإجتماع معا للعمل نحو هدف مشترك. اجتماعات الفريق التعاونية لها عناصر مشتركة معينة تسمح للفريق بالوصول إلى نتيجة ناجحة.
التخطيط :
التخطيط لعقد اجتماع تعاوني يحدد نغمه توجهاته. في لقاء تعاوني، جدول الأعمال أو الأجندة هي قائمة من الموضوعات لمناقشة الترتيب من حيث الأهمية. وقبل الاجتماع، يحصل المشاركون على نسخة من جدول الأعمال حتى يعلم الجميع ما يدور حوله الاجتماع، ويمكنهم الإعداد وفقا لذلك. يمكن للمشاركين إضافة بنود إلى جدول الأعمال أو طلب أن بعض المواضيع تأخذ وقت أكثر أو أقل.و يمكن ان تساعد جداول أعمال الاجتماعات السابقة المجموعة فى تتبع التقدم العام للتعاون.
تحديد الأهداف :
تحقيق الهدف هو النتيجه النموذجية من أي اجتماع التعاوني. ويتعين على المشاركين التعرف على النتيجة المرجوة من التعاون والاتفاق على الهدف من الاجتماع. وهذا يشمل تعيين الوظائف القيادية مثل المنظم، والميسر و المسجل. عادة، أعضاء الفريق أيضا يكملوا المهام الفردية في الاجتماع المفيدة في تحقيق الأهداف العامة.
الاتصال :
لنجاح التعاون يعتبر التفاعل أمر ضروري، سواء كان ذلك شخصيا أو افتراضيا. وخلال الاجتماع، يوصل كل مشارك وجهة نظره باستخدام مختلف الأدوات، مثل النشرات، الرسوم البيانية , لوحة بيضاء أو العروض (باور بوينت). الاتصال ينطوي أيضا على مهارات إدارة الصراع لمساعدة الافراد الذين لهم وجهات نظر مختلفة تجنب الصراعات أثناء الاجتماع أو التعامل مع أعضاء الفريق الكثيره الإنتقاد.
القرار :
اجتماعات الفريق التعاوني تقوم على توافق الآراء لاتخاذ القرارات و التوصل إلى اتفاق يمكن لأي شخص أن يتعايش معه. في مجموعة تعاونية، الإقتناع الكامل بين كل المشاركين مع القرار الجماعي صعب تحقيقه, ولكن النتيجة عموما تنطوي على الحل الوسط الذى اتفق عليه جميع المشاركين. في حالات الخلاف الذي لا يحسم، على الميسر الدعوة إلى تصويت الأغلبية إذا كان هذا هو السبيل الوحيد للتوصل إلى قرار.
المصدر: د. نبيهه جابر
إقرأ مقاله "الإتصال بين مجموعات العمل " على:
ساحة النقاش