اتخاذ القرار الجماعي

يمكن لقرار جيد دائما منع الوقوع في الخطأ في أي نوع من المنشآت. كما أنه يساعد على تحليل واستقرار الوضع. لهذا، تعلم بعض تقنيات القرار الجماعى، لتصبح مالك فخور بمشروعك.

العديد من المؤسسات تعتمد طرق فعالة لصنع القرار، ليس فقط لمساعدة الشركة على التقدم، ولكن لجعل العمل أكثر كفاءة واكثر قدره على اداره الموظفين. صنع القرار يلعب دورا رئيسيا في مجال الأعمال التجارية والإدارة والتنظيم. البت في مشروع القرار يكون عندما يتم دراسة جميع الآراء بشكل جيد واخذها بعين الاعتبار. ولذلك، فإن عملية اتخاذ قرار صعبه وطويله. انها تتطلب اسلوب معين وخطة للوصول إلى القرار الفعال. دعونا نلقي نظرة على بعض التقنيات، التي من شأنها أن تساعد على جعل القرار معقول و قابل للتنفيذ.

الأداء الجماعى يجب ان يأخذ في الاعتبار احتياجات وآراء كل عضو في المجموعة. أن القدره على التوصل إلى قرار منصف بأكبر قدر من الكفاءة  يعتبر مهم لعمل المجموعة. وهناك مجموعة متنوعة من الطرق لاتخاذ القرارات كمجموعة، النموذج المقدم أدناه يقدم هيكل فعال لاختيار مسار العمل المناسب لمهمة معينة أو مشروع. كما يمكن أن يكون وسيلة فعالة للتعامل مع مشكلة أو نزاع ينشأ بين الأفراد داخل المجموعة.

1. تحديد القرار الذى سيتخذ.

 قبل البدء في جمع المعلومات والبدائل المتاحه من المهم بالنسبة للمجموعة ان تفهم بوضوح ما تحاول أن تقرره حتى يكون لديها الهدف الذي ستركز عليه فى المناقشات. الأسئلة المحتملة هي: ما هي تفاصيل المهمة الموكلة للمجموعه؟ ما المطلوب القيام به ؟ ما  هو الصراع الذى يؤثر على فعالية المجموعه؟ ما العائق أمام العمل الجماعي الفعال الذى نواجهه؟

2. تحليل المسألة قيد المناقشة :

بمجرد ان حددت هدفك (أي قرار أو المشكلة التي يجب التغلب عليها)، افحص البيانات والمصادر التي لديك بالفعل، وحدد ما هي المعلومات الإضافية التي قد تحتاجها. اسألوا أنفسكم: ما هو الشىء الذي يسبب المشكلة؟ لمن هذا مشكلة؟ ما هو الخطأ في الوضع الحالي؟ لماذا نحن بحاجة الى التعامل مع هذه القضية / القرار؟ أين يمكن أن نجد مصادر أخرى؟

3. وضع المعايير :

 تحديد معايير أو شروط من شأنها أن تحدد ما إذا كان القرار او الحل المختار ناجح ام لا. ومن الناحية المثالية، اذا كان هذا الحل سيكون ممكنا، تقدم بالمجموعة إلى الأمام، و اعمل على تلبية احتياجات كل عضو في المجموعة. قد ترغب في ترتيب المعايير حسب الأهمية (على سبيل المثال، قد تكون فى هذه الظروف لا يمكن حل بعض القضايا بشكل كامل). انظرفي هذه الأسئلة: ما الذى يجعل الحل / القرار ناجح؟ ما هي القضايا التي تحتاج إلى التعامل معها في الحل؟ ما هي المعايير التي سوف تساعدنا على تحديد ما إذا كان الجميع سعداء بهذا الحل / القرار؟ هل بعض المعايير ضرورية أكثر من غيرها؟

4. طرح الأفكار و الحلول الممكنة ( العصف الذهنى):

الحل او القرارالصحيح هو نتاج ضم العديد من الأفكار معا. ويستخدم هذا الأسلوب عند اتخاذ قرار جماعى، حيث يتم التعبير عن العديد من الأفكار أو الآراء من أجل التوصل إلى نتيجة. ويطلق على هذه العملية العصف الذهني. هذه الاستراتيجية لها ميزة تحسين عدد ونوعية الأفكار. الاستماع إلى وجهات نظر مختلفة من شخص لآخر يٌثبت فعالية اكثر من الراى الفردى. هذه الطريقة لا تسمح بالنقد ولكن بعرض وجهات النظر والأفكار وتعزز التحليل والبحث. بما ان أكثر من شخص يشارك في هذه التقنية، فمن المحتمل أن لا تكون آراء الناس دائما مقبولة. ولذلك، فإنه ينطوي على إجراء يساعد في حسن سير جلسة العصف الذهني. هناك مكونات معينة للعصف الذهني، وهي المشكلة و مجموعة المشاركين وموجه الحوار ومجموعة من الأسئلة. اتباع هذه الخطوات مفيد للتوصل إلى استنتاج منطقي أو حل.

5. تقييم الخيارات واختيار الأفضل :

مجرد ان اصبح لديك قائمة بالحلول المحتملة، أنت الآن على استعداد لتقييم أفضل بديل وفقا للمعايير التي تم تحديدها في الخطوة 3. تذكر أنك قد تكون قادراعلى الجمع بين الأفكار لإيجاد حل. من الناحية المثالية، فإن الجميع يتفق مع الحل (إجماع)، ولكن من الممكن أن البعض لا يتفق. في هذه الحالة، سوف تحتاج إلى استخدام أساليب صنع القرار المختلفة و طرح أسئلة إضافية عند تقييم البدائل مثل: ما هي إيجابيات / سلبيات كل خيار؟ ما هو الخيار الأكثر واقعية للتحقيق في الوقت الراهن؟ ما هو الخيار الأكثر حظا في حل المشكلة على المدى الطويل؟ التصويت للأفكار يصبح حلا اذا ما فهمت المشكله جيدا وتصبح الخطوه التاليه هى التصويت للفكره المناسبه.اطلب من المشاركين أن يكتبوا أو يقدموا قائمة بالأفكار التي وجدوها مناسبه. بمجرد ان بحثت جميع الأفكار المذكورة، يجب اجراء المزيد من المناقشات بشأنها، حيث يسمح فى هذا الوقت بالانتقادات للتوصل الى نتيجة أكثر دقة. المناقشة يساعد إلى اختصار قائمة التفضيلات للأفكار المطروحة ويقدم البدائل لاتخاذ القرار.

6. التوصل إلى قرار :

تقديم لائحة الأفكار وإجراء المناقشة عليها، توجب على كل مشارك التعبير عن رأيه الفردي على الأفكار المدرجة فى القائمه المختصره. يجب إعطاء الفرد الفضل عن ما اقترحه لاتخاذ القرار اذا كان مناسبا كما يجب السماح للآخرين بتبادل الأفكار على القرار التالي. بعد ان عبر الجميع عن رأيهم و عن الأفكار المناسبة، اصبح من الممكن التوصل إلى القرار الذى ينتظره الجميع. اتخاذ قرار هو خطوة مهمة، لما له من آثار طويلة المدى على حياتنا. ولذلك، فإنه يجب أن يؤخذ بعناية وبذكاء. أي قرار، تتخذه المنشأه يعكس عملها. ويمكن لخطأ واحد هدم الأعمال التجارية ويمكنه ان يتسبب فى جعلها تواجه المزيد من التعقيدات. ويجب أيضا دراسه مزايا وعيوب اتخاذ القرار فى مجموعه قبل بدء العملية. ومع ذلك، يمكن الاعتماد على التقنيات السابقه للقرار الجماعى لتحدد نجاح المنشأه وتساعد فى تحسين العلاقات بين موظفي الشركة.

7. تنفيذ الحل :

وهذا يتضمن تحديد الموارد اللازمة لتنفيذ القرار، فضلا عن ازاله العقبات المحتملة، ثم تنفيذ العمل. قرر ما يلي: ما الذي يجب عمله؟ كيف؟ على يد من؟ متى؟ و بأى ترتيب؟

8. رصد وتقييم النتائج :

 استنادا إلى المعايير التي تم تحديدها في الخطوة 3، قيم ما إذا كان القرار قد تم بنجاح. إذا لم يكن كذلك، يجب إعادة النظر في الخطوة 4 لتقييم خيارات أخرى أو إنشاء بدائل أخرى جديدة.

أساليب اتخاذ القرار الجماعى

من أجل جعل الإنتقال من الحلول المحتملة الى تبادل الأفكار من أجل حل وتقييم مشكلة واختيار الحل الأفضل،يكون أعضاء المجموعة بحاجة لاتخاذ القرارات. هناك طرق عديدة لصنع القرار يمكن للمجموعه استخدامها.وهنا عدد منها أدناه، مع المزايا و العيوب لكل من هذه الأساليب :

•         قرار السلطة

المجموعة تطرح الأفكار وتجرى مناقشات مفتوحة، ولكن عند اتخاذ القرار النهائي يتم من شخص واحد هو المدير او مالك المنشأه ..الخ.

الميزه :

• مناسب عندما يكون هناك خبير واضح او في المسأله موضع النقاش

•  سريع جدا

العيب :

• لا تعظم نقاط القوة في أفراد المجموعة

• قد لا تكون المجموعة متحمسه لتنفيذ قرار اتخذه شخص واحد

•         قرار بالأغلبية

المجموعة تجرى التصويت على مسألة معينة بعد فترة من المناقشة. يختار القرار باغلبية المجتمعين .

الميزه :

• يستخدم المشاركة الديمقراطية في عملية التصويت .

العيب :

• طغيان الأغلبية فى كثير من الأحيان يضعف آراء الأقلية،

•  قد يؤدى للأنشقاق داخل الجماعة

•         قرار للأقلية السلبية

تجرى المجموعة تصويتا على الفكرة الأقل شعبية ويحذفها. تكرر هذه العملية حتى لا يتبقى سوى فكرة واحدة.

الميزه :

• تدعم  الديمقراطية

• مفيد عندما يكون هناك العديد من الأفكار و قليل من الناخبين

العيب :

قد يشعر أعضاء المجموعة بالاستياء لاعتبار أفكارهم غير مناسبه و لا تحظى بشعبية

• الإجراء بطيء

•         القرار حسب التصنيف

أعضاء المجموعة يكتبوا بشكل فردي الأرقام من 5:1 (أو أقل) للأفكار التي يفضلوها، ثم ترتب كل فكرة من 1 إلى 5، و يكن 5 هو الأفضل. يتم تسجيل الأصوات على سبوره ويتم جمع الأرقام. يتم اختيار الفكرة وفقا لأعلى مجموع.

الميزه :

• يتضمن إجراءات التصويت ،ولذلك، يعطي الانطباع بأن القرار النهائي يمثل رأي كل شخص.

العيب :

• عدم مناسبتة لبعض المسائل

• يستهلك وقت اطول

• يمكن للعبة الأرقام  ان تفضي إلى قرار لا أحد يدعمه بشكل كامل

•        قرار بالإجماع

يجب على جميع أعضاء المجموعة يتوافقوا على أن هذا القرار هو أفضل واحد.

الميزه :

• الكل سيكون متفق مع القرار وبطبيعة الحال  على تنفيذ العمل

العيب :

• قد يكون من المستحيل الوصول الى الاتفاق بالإجماع

•         قرار بتوافق الآراء

يناقش القرار حتى يتأثر به الجميع ويفهموه ويوافقوا على ما سيتم القيام به. التوافق في الآراء في اتخاذ القرار يعني أن جميع الاعضاء  وافقوا بالفعل أن القرار مقبول. بعد أن قامت المجموعة بتحديد قرار يتعين القيام به، يسال كل عضو كيف يشعر بشأن القرار المقترح من خلال اختيار إحدى الاجابات التالية :

1. أستطيع أن أقول "نعم" غير مشروطه على هذا القرار.

2. أجد القرار مقبول.

3. أستطيع التعايش مع القرار، ولكنى غير متحمس له .

4. أنا لا أتفق تماما مع القرار، ولكنى لن امنعه.

5. أنا لا أتفق مع هذا القرار، وأشعر أننا يجب استكشاف خيارات أخرى.

إذا كانت كافة الاستجابات من أعضاء المجموعة هي 1، 2، 3، 4 ، لديك اجماع وتستطيع الاستعداد للمضي قدما.

الميزه :

• جميع الأعضاء يشعرون بأن لديهم فرصة متساوية للتأثير على القرار وسوف يستمروا في دعم الفريق

• أفضل طريقة لاتخاذ القرارات، إذا كان لديك الوقت

العيب :

• يكون من الصعب التوصل إلى توافق في الآراء

• يحتاج قتا طويلا

<!--الجمع بين أفكار

بدلا من إسقاط فكرة لصالح آخرى، يمكن البحث عن مجموعة من الاحتمالات لتنفيذ الفكرتين أو الجمع بينها في حل واحد.

الميزه :

• تمنع  الإستقطاب ؛ يتم تجنب (اما الأسود اوالأبيض)

العيب :

• تنفيذ القرارات قد يستغرق وقتا أطول حيث تبحث أكثر من فكرة على حده

• يمكن لقرار يجمع بين اثنين من الحلول في بعض الأحيان يكون أسوأ من أي من الحلول الأصليه منفرده.

على سبيل المثال:

1. تحديد القرار الخاص بمسأله. متى ينبغي تحديد مواعيد اجتماعات مجموعتنا؟

2. تحليل المسألة قيد المناقشة. مراعات الجدول الزمني لكل عضو للالتزامات السابقة (على سبيل المثال، مواعيد سابقه، او أنشطة). هل عطلة نهاية الأسبوع ممكن؟ كم من الوقت سنحتاج لكل اجتماع؟ كم مرة يجب تحديد الاجتماعات؟

3. وضع معايير. الوقت المثالي للاجتماع يجب ان يلبي هذه المعايير، و الترتيب من حيث الأهمية:

•       لا تتعارض مع أي عمل آخر أو مواعيد محدده مسبقا.
•        يكون في الوقت الذي يعتبر الأمثل لإنتاجية المجموعة (أي عندما تكون مستويات الطاقة الأعلى، وعندما يكون غالبيه الأعضاء على استعداد للمشاركة).
•        يكون خلال النهار ساعات العمل.

 4. طرح الأفكار الحلول المحتملة. هذه هي الأوقات التى يكون جميع أعضاء المجموعة غير مرتبطين بالتزامات سابقة:

1. السبت 12 إلى 13:30

2. الأربعاء 6 إلى 7:30

3. الجمعة 9 إلى 10:30

5. تقييم الخيارات واختيار أفضل واحدة.

السبت 12:00 حتي 13:30

الايجابيات:

• يكون الاجتماع فى بدايه الاسبوع.

• يكون لديه اليوم السابق مباشرة اجازه مما يساعد المجموعه على التحضير لهذا الاجتماع.

السلبيات:

• يقع خلال ساعة الغداء، وأعضاء المجموعة بحاجة لتناول الطعام خلال الاجتماع.

الأربعاء 6:00 إلى 07:30

الايجابيات:

•  وجود الاجتماع في منتصف الأسبوع يسمح لوقت إضافي قبل أو بعد الاربعاء لتجهيز ما نقص من المصادر او المهام الضرورية للاجتماعات.

السلبيات:

•قد يكون احد الأعضاء لديه موعد في الساعة 7:30، حتى انه قد يضطر إلى مغادرة الاجتماع مبكرا.

الخميس 9:00 حتي 10:30

الايجابيات:

• لا يرتبط أعضاء المجموعة باى مواعيد قبل الساعة 11:00 من صباح يوم الخميس، لذلك يكون هناك متسع من الوقت لإجراء الاجتماع.

السلبيات:

• إذا كان هناك مناسبه اجتماعية مقرر عقدها في ليلة الاربعاء، لاحد اعضاء المجموعه , ليس في صالح الاجتماع ان يعقد في وقت مبكر من صباح التالي للمناسبه.

يتم تحديد الأربعاء 6:00 حتي 7:30 ليكون هذا هو الموعد الأكثر ملاءمة و الذى اختير ليكون وقت الاجتماع متوافق مع المعايير: أفضل حل. بموافقه المجموعة - بتوافق الآراء – المعيار  الثالث غير موجود (و هو، الاجتماع سيكون مثاليا أثناء النهار ساعات العمل)، ولكن هذا كان في المرتبة الثالثه اى الأقل أهمية، لذلك يعتبر حل وسط.

•         تنفيذ الحل.

اختيار أعضاء المجموعة لتنفيذ التالى:

•         حجز قاعة الاجتماع
•        تأكيد الوقت و المكان مع جميع أعضاء المجموعة
•         تعيين الأدوار لكل عضو فى مجموعة للجلسات

   7.     <!--[endif]-->رصد وتقييم النتائج. شروط النجاح، يستند إلى المعايير التاليه:

•        تسجيل حضور جميع أعضاء المجموعة.
•         جميع أعضاء المجموعة هم مشاركين نشطين خلال الاجتماعات.
•         إذا تضاربت المواعيد المقررة مع ظهور ظروف غير متوقعة ، يمكن للفريق إعادة النظر في الخطوة 4 لتحديد موعد اجتماع أكثر ملاءمة.

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " سبعه خطوات تساعدك على اتخاذ القرار " على:

http://drnabihagaber.blogspot.com

( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )