اختيار النظام المحاسبى لمشروعك الصغير
المحاسبة تعرف بـ "لغة الأعمال". ينبغي لجميع الشركات ان يكون لديها نظام محاسبى قوي وآمن، يمكن التحكم فيه. يمكن للنظام المحاسبي المناسب لعملك ان يشكل الفرق بين النجاح والفشل. إذا كنت تعرف النفقات الخاصة بك والإيرادات ويمكن تتبع هوامش الربح الخاصه بك، سوف تكون دائما على علم كيف هو أداء عملك. وبالإضافة إلى ذلك، سوف تعرف ما هي المسؤولية الضريبية الخاصة بك ويمكنك وضع خطط لمواجهة المرتبات، وتكاليف المخزون والالتزامات الضريبية. اتبع الإرشادات البسيطة الآتيه ويمكنك تطوير نوع من النظام المحاسبي التي سوف تساعدك على تتبع عملك.
الخطوات :
1.إختيار طريقة المحاسبة :
لديك خيارين في الأساس. اسلوب السجلات النقدية للدخل عندما يتم استلامها فعلا, والمصروفات عند دفعها فعلا. اما طريقه الاستحقاق تتم عند إجراء عملية البيع، حتى لو لم يتم الحصول على المال في ذلك الوقت. أسلوب الاستحقاق يوضح أيضا النفقات عندما تستلم أنت المادة أو الخدمة، حتى لو كنت دفعت بالفعل الثمن. العديد من الشركات الصغيرة تستخدم الأسلوب النقدي.اما أسلوب الاستحقاق يناسب الشركات الكبيرة ذات المعاملات واسعة. أساس الاستحقاق هو أكثر دقة، يتفق مع مبادئ المحاسبة المقبولة عموما، وتلتزم بمطابقة النقديه لمفهوم المحاسبة (تتم مطابقة الإيرادات إلى النفقات خلال الفترة التي تحدث فيها، وليس بالضرورة عند تلقي الإيرادات أو النفقات وتدفع).
2. اختار البرنامج :
العديد من الشركات تقدم برامج المحاسبة و المرتبات للأعمال الصغيرة . و هناك برامج أكثر تقدما تتيح لك تتبع المخزون وإدارة علاقات العملاء، جنبا إلى جنب مع عرض المميزات كنقاط بيع للترويج. حدد أي أسلوب مناسب لك ولعملك. إذا كنت تشعر انك غير متأكد، ابدأ مع برنامج الأعمال الصغيرة التي يمكن أن يعطيك بداية سهلة ويتيح لك التوسع فى ما بعد.
3. عمل رسما بيانيا للحسابات :
البرمجيات التجارية عادة تقدم هذه الوظيفة. هى قائمة لجميع أنواع الحسابات لعملك، مثل المصروفات والإيرادات والأصول. هذا المخطط يوفر لك لمحة عامة عن أنواع السجلات التي يجب الاحتفاظ بها.
4.إدخال جميع المعاملات : أفضل وسيلة لمواصلة تطوير نظام المحاسبى لديك هو باستخدامه. إدخال المعاملات لتغطية النفقات والدخل وشراء الأصول وتقييم المخزون، سوف يجعلك ببطء تحدد النظام الخاص بك ليناسب عملية المحاسبة لمشروعك.
5. التوفيق بين كشف حسابك المصرفي مع نظام المحاسبة الخاص بك :
لكل الإنفاق أو مبلغ للتأمين على كشف حسابك المصرفي، يجب أن تجده مطابق لما في نظام المحاسبة لديك. بموازنة كشف حسابك المصرفي مع نظامك المحاسبى ، أنك ستطور لديك عادات أفضل لامساك الدفاتر و سوف تبقى أيضا متابعا لاموالك بالدقه المطلوبه.
6. تحديد طريقة تكلفة المخزون المستخدمة لحساب تكلفة البضاعة المباعة: إذا كنت تعمل في مجال المبيعات التجارية، لخص أسلوب تقدير التكاليف للمخزون المستخدمة لتحديد تكلفة البضاعة المباعة. يمكن أن تكون واحده من هذه الأساليب (آخر ما دخل البضائع يخرج اولا)، (أول ما دخل من بضائع اول ما يخرج )، متوسط التكلفة، أو التكلفة المحدده للوحدة. تحت نظامما جاء اولا يخرج اولا ، التكاليف الجديثه تضاف لتكلفة البضاعة المباعة. تحت نظام الداخل فى الآخر يخرج اولا، يتم اضافه أقدم التكاليف للبضاعة المباعة. اما طريقة متوسط التكلفة يأخذ متوسط تكلفة المخزون لتحديد تكلفة البضاعة المباعة، واسلوب تكلفة الوحدة المحدد يتبع فى البيع بالوحده, وعادة يستخدم في مبيعات السيارات والعقارات.
7. تحديد الأسلوب المستخدم لمنح سماح للحسابات الغير قابلة للتحصيل (المعدومه): هناك طريقتين للمحاسبة للحسابات غير القابلة للتحصيل، هما طريقة الاستحقاق وطريقة الشطب المباشر. الأسلوب يحدد مبلغ السماح فى طريقه الإستحقاق للكميات غير القابلة للتحصيل من الحسابات المدينة على أساس نسبة مئوية من إجمالي المستحقات. فى طريقه الشطب المباشر يكتب ببساطة قبالة الحسابات "ديون معدومة" كما تم تحديدها. طريقة الإستحقاق أكثر دقة ، وتقدم صورة حقيقية للمبالغ القابلة للتحصيل الفعلي في حسابات القبض ( المبالغ المستحق تحصيلها).
8. حدد قيمة الأصول المستهلكه وحدد طريقة الاستهلاك: تكلفة الأصول يمكن تحديد قيمه الاستهلاك (المخصصة) من خلال عمر الأصل. هناك ثلاث طرق للاستهلاك، واختيار أي من الطرق تناسبك يعتمد إلى حد ما على نوع الاصول الموجوده. طريقة الخط المستقيم يأخذ ببساطة تكلفة الأصل ويقسم على عمره الإنتاجي المقدر. ويفضل استخدام طريقة الخط المستقيم على الأصول مثل المبنى، حيث التراجع الحقيقي الوحيد في فائدته يعتمد على الوقت. طريقة وحدات الإنتاج وتتم بتعيين التكلفة لكل وحدة وتنخفض قيمتها تكلفتها على أساس عدد الوحدات المستخدمة. وتححد قيمه استهلاك شاحنه التسليم باستخدام طريقة وحدات الإنتاج. أسلوب انخفاض الرصيد يحدد كتابة تكلفه الاستهلاك في وقت مبكر من حياته، ثم يخفض حصه كل عام. الأصول التي تنخفض كفائتها مع مرور الوقت، يفضل استخدام طريقه انخفاض قيمة الرصيد معها.
9. تحديد الضوابط والإجراءات الداخلية: يجب إعطاء القارئ وصفا دقيقا للضوابط الداخلية المستخدمه لتأمين أصول الشركة. ويشمل هذا بيانات عن وتيرة التسويات المصرفية، فضلا عن تحديد المخاطر المرتبطة بالرقابة على الأصول التجارية.
المصدر: د. نبيهه جابر
اقرأ مقاله " كيفية تحديد المصروفات فى مشروعك" على:
http://drnabihagaber.blogspot.com
( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )
ساحة النقاش