كتابة رساله عرض أسعار

واحد من أعظم وسائل كسب العميل يأتى من خلال كتابة مقترحات مبيعات قوية. وهذا يأتي عندما يتمكن البائع من دراسة احتياجات العميل المحتملة ويقوم بعمليه عصف ذهنى في الطريق ليجمع الأفكار المناسبه لتلبية تلك الاحتياجات. في الواقع يمكن أن يكون هذا واحدا من أفضل اللقطات بينك كبائع و بين العملاء، لذلك يجب عليك التأكد من أنك على استعداد جيد لإقناعه بأن منشأتك هى الأفضل لتلبية احتياجاته. هنا ينبغي أن يكون خطاب اقتراح البيع مقنعا وموجزا وقبل كل شيء واضحا جدا. نلاحظ دائما ان هذه الرسالة يمكن ان تبنى أو تدمر الصفقه مع العميل. في كتابة رسالة المبيعات يجب مراعاه الآتى :

اظهر للعميل كيف يمكن أن يتستفيد من خلال الشراء منك :

لكن يجب عليك الا تقول للعملاء المحتملين انك ستبدأ في القيام بهذه المهمة على الفور. كل ما يمكنك القيام به هو اعطاء تاريخ بداية محتمل. هذا يصور حقيقة أن لديك بعض الأعمال الاخرى تقوم بها و أنه ليس عميلك الوحيد أو الأهم. حتى لو كان هذا هو الحال، عليك دائما الحفاظ على مظهر الاحتراف والخبرة. إذا كان العميل المحتمل قد أرسل لك طلبا للحصول على عرض أسعار، عليك قراءة الرساله بعناية كبيره. هذه العروض لديها الكثير من المبادئ التوجيهية التي تتعلق بتقديم اقتراح المبيعات. هناك حاجة لاتباع هذه التعليمات بدقة حتى يتسنى للاقتراح ان لا ينتهي به فى ملف الرسائل غير المرغوب فيها.

في رسالتك، اظهر وسائل توفير احتياجات العملاء:

يمكن بسهولة أن يتم ذلك مع استخدام عرض الشرائح، والخرائط،و الكتالوجات أو مزيج من هذه. في هذا يمكن شرح طريقه الأداء، والمميزات للمنتج والإطار الزمني المحدد من البداية وحتى نهاية المهمة. ويمكن اضافة معلومات عن اختبار المنتجات و الجوده إذا تم ذلك من جهه معتمده. وبالإضافة إلى هذا أيضا يجب ذكر شروط الدفع و التسليم فى العرض الذى تقدمه.

يجب أن تكون الرسالة دائما إخباريه للعملاء المحتملين :

على الرغم من أن العميل قد يكون له بعض المعرفة عن المنتج أو الخدمة، ما يزال عليك القيام بذلك لاظهار انك خبيرا في مجال عملك. ولذا فإن هناك حاجة لإثبات مهاراتك ومدى ما يمكن أن تقدمه والطرق التي سوف تعود بالنفع على العميل. كما عليك إثبات أنك تفهم تماما العميل و إحتياجاته.

عدم المبالغه فى الترحيب و إظهار سعادتك باتصال العميل او برسالته :

من أهم الأشياء عن رسالة عرض الأسعار هو المقدمة. لا تستخدم عبارات التقدير هنا بغزارة. ان ذلك يظهر انك غير محترف وعديم الخبرة. ولكن ايضا لا تبدو متغطرسا. أهم شيء هنا هو تقديم الحقائق عن الشركة وملخصا عن ما تقترحه. تأكد أنك كتبت مسوده للخطاب كامله قبل تقديم الرساله الحقيقيه  لتفادي أي أخطاء قد تضر عمليه البيع او علاقتك المستقبليه بالعميل.

 خطوات كتابه العرض :

اللـــغة :

عاده اللغه المستخدمه هى لغه المرسل اليه , ولكن بيانات الراسل يفضل أن تكتب باللغه العربيه و الإنجليزيه, لان عاده تكون ثابته على جميع مطبوعات المنشأه.

رأس الرساله ( الترويسه):

و فيها يوضع شعار الراسل و إسم المنشأه وعنوانه وتحتهم الرقم المسلسل للرساله . إذا كان الراسل شخص يكتب إسمه و عنوانه على الجانب الأيسر . مع نهايه بيانات الراسل, على الجانب الآخر يكتب أسم و عنوان المرسل إليه, و إسم الشخص الموجه اليه الرساله .إذا كان هناك سجل تجارى أو بطاقه ضريبيه يجب وضع ارقامهم مع بيانات المنشأه.

 تاريخ العرض :

و يكتب كاملا يوم/ شهر/ سنه , و يفضل أن تكتب اسم الشهر بدلا من رقمه حيث من الممكن أن يكون هناك أمور كثيرة تتعلق بتاريخ العرض و حتى لا يتسبب فى أي لبس لدى العميل .و يمكن وضع التاريخ على اليسار تحت بيانات الراسل, او على اليمين فى محاذات آخر سطر فى عنوان الراسل.

عدد الصفحات :

من الضروري أن تذكر عدد الصفحات لكى يتأكد المستلم بأنه استلم كل الصفحات المطلوبة مثلا (2 من 4) أي أن عدد الصفحات اربعه.

يفضل أن تنهي رأس الرساله بخط فاصل عن باقى الصفحة و ذلك لكي توضح ان الآتى هو جسم الموضوع  و دخولك في متن العرض.

اسم الرساله:

و يكتب فى منتصف الصفحه حتى يتحدد موضوع الرساله مثال: عرض أسعار .... ويمكن تثبيت النموذج لاستخدامه فى كل المراسلات مع تغير موضوع الرساله.

جسم الرساله:

•         عاده فى معظم الرسائل يقسم الجسم الى فقرات تحتوى كل منها على فكره او جزء من الموضوع لتوضيحه. اما فى عروض الأسعار, أحيانا يوضع فى شكل جدول أو رساله عاديه.
•        يوضح هذا الجزء الصنف ــ السعر للوحده ــ شروط الدفع ــ شروط التسليم ( مكانه و مدته) .

 التوقيع :

يجب ذكر إسم المنشأه , يليها إسم الراسل, ثم و ظيفته, ثم توقيعه, ثم تاريخ إرسال العرض.

                                                                    مثال :                                                       

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله " اسباب نجاح المفاوضات " على:

http://drnabihagaber.blogspot.com

 ( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )