مراقبه المخزون و قرار الشراء

المخزون يتكون من السلع والمواد التي تخزنها المنشآت التجارية للبيع بالتجزئة أو يخزنها صانع للمحافظه على المواد الخام اللازمة للإنتاج. مراقبة المخزون هى وسيلة ضروريه للحفاظ على المستوى الصحيح من العرض والحد من الخسائر في البضائع او المواد قبل الإنتهاء من التصنيع أو بيعها للمستهلك.
مراقبة المخزون هي واحدة من أكبر العوامل في نجاح الشركة أو فشلها. هذا الجزء من سلسلة التوريد لديه تأثير كبير على قدرة الشركة على تصنيع البضائع للبيع أو لتغطيه إحتياجات العملاء بناء على ما تم طلبه من المنتجات النهائية. ومراقبة المخزون  عليها أن تحقق التوازن السليم بين حاجة العميل لتأمين إحتياجاته من المنتجات بسرعة و بين ضرورة العمل للسيطرة على تكاليف التخزين. لإدارة المخزون بشكل فعال ، يجب على رجال الأعمال أن يكون لديهم فهم راسخ للطلب، وتكاليف المخزون.

عدم اليقين في الطلب :ــ

 من الصعب في مجال التخزين قبول الفرض الذى يشير إلى ثبات حجم الطلب على سلعة أو صنف معين, أو فرض عدم الإلتزام بالتوريد للكمية المتفق عليها. ففي أحيان كثيرة معدل الاستخدام للصنف مختلف من فترة لأخرى, كما أنّ التوريد قد يتم بكميات أقل من المتفق - خاصة إذا دخلنا - أضف إلى ذلك فترة التوريد ذاتها نادراً ما تتطابق مع الفترة المتفق عليها, و يطلق على مثل تلك الحالات حالة الطلب المتغير و حالة فترة التوريد المتغيرة.

و تمثل تلك الحالات صعوبة بالغة بالنسبة للقائمين بالإدارة, فإذا تم الاحتفاظ بمخزون أكثر من رقم الطلب الذي سوف يتحقق, كان معنى ذلك رأس مال عاطل و تكاليف مرتفعة, كما أنّ عدم وجود مخزون كاف يعني ضياع فرصة تحقيق أرباح للمشروع بسبب عدم القدرة على الوفاء بالطلب الفعلي, ومن الأساليب الشائعة لمواجهة مثل هذه المشكلة الاحتفاظ بما يعرف بمخزون الأمان أو احتياطي المخزون.

تبعات الشراء بكميات أكبر:-

عندما يتم الشراء بكميات كبيرة زائدة عن الحاجة هناك بعض الخسائر

1-   تعطيل استثمار رأسمال في مخزون راكد

2-   التعرض لمخاطر التخزين و التقادم و زيادة التكلفة دون مبرر

3-    التغيرات وخطورتها كمخاطر تقلب الأسعار الخاصة بالسلعة وتغيرات الموضة و الموديلات

تبعات الشراء بكميات أقل

•   عدم الاستفادة من الفرص التسويقية كالعجز عن تلبية طلبات العميل بالكميات التي يطلبها
•   تقطع عملية الإنتاج مما قد يؤدي لعدم التجانس بالجودة بسبب الشراء المتقطع
•   تؤدي الى زيادة تكلفة الشراء بسبب ارتفاع السعر
•   بسبب التكرار تؤدي إلى ارتفاع تكلفة إصدار امر الشراء

العوامل المؤثرة في تحديد الكمية المناسبة للشراء

1-   عوامل خاصة بالسوق و توافر الصنف بالمواصفات المطلوبة و اتجاهات الاسعار

2-   عوامل خاصة بظروف السلعة السعر,الوقت,العرض,الطلب

3-    العوامل الخاصة بطبيعة الإنتاج مستمر او متغير

4-   إمكانيات المنشاة المالية و التخزينية

5-   معدلات استخدام المواد المشتراه كما و نوعا ,اهمية الصنف للمنشاة

6-    الدورة الزمنية لإعادة الطلب او فترة الاستمرار ( الفاصل بين إصدار أمر الشراء ووصول البضاعة

7-   الكمية الاقتصادية

8-   الظروف الخاصة بالموردين (تحديد حد ادنى او عدم القدرة على التوريد)

9-    الظروف الخاصة بمشاكل السوق و الشحن

10- امكانية الحصول على وفورات

ولا يفوتنا أن ندرك أن هناك علاقة عكسية بين تكاليف التوريد و تكاليف التخزين

يجب الموازنة بين تكاليف التوريد و التخزين عند تحديد الكمية الاقتصادية. 

الشراء بالكمية الاقتصادية

ويتم ذلك من خلال تحديد الكمية التي يجب شراؤها بحيث تؤدي الى تقليل التكلفة الى أدنى حد ممكن , و تتحقق اقل تكلفة للشراء عندما تتعادل نفقات الاحتفاظ بالمخزون و نفقات الحصول على الشراء. و قد تساعد النقاط التاليه على ذلك إذا ما نفذتها المنشأه :

 إزالة المعوقات:

إن المعوقات لها تأثير سلبى على نظام العمل لأنها تمنع التدفق السلس للمنتجات من خلاله ، لذلك يجب إزالتها . و المعوقات متنوعة  مثل الجودة الرديئة ، تلف المعدات , تغيرات فى جدول الإنتاج, تأخر وصول المواد , كل هذه العوائق يجب إزالتها على قدر الإمكان.

إجعل النظام مرن 

النظام المرن هو القوى بدرجة تكفى لمعالجة مزيج المنتجات على أساس يومى ومعالجة المتغيرات فى مستوى الناتج بينما يظل محافظا على التوازن وسرعة الناتج هذا يمكن النظام من التعامل مع مكوناته بثقه.

تخفيض عدد فترات الإعداد ومده التوريد

فترات الإعداد والمهل الزمنية للتوريد تعنى إطالة العملية دون إضافة أى قيمة للمنتج. علاوة على أن وقت  الإعداد الطويل والمهل الزمنية تؤثر سلبا على مرونة النظام بما أن تقليل هذه الفترات مهم جدا و يعتبرهدف للتحسين المستمر.

تقليل المخزون :

إن المخزون مصدر عاطل يشغل فراغات ويضيف تكلفة للنظام يجب تقليلها على قدر الإمكان

كلفة الاحتفاظ بالمخزون تشمل ما يلي :-

1-   الفائدة على راس المال المستثمر في التزين

2-   كلفة التامين على المخزون و الضريبة على الممتلكات

3-   تكاليف التخزين و التقادم

وليس بمقدور منظمات الاعمال الانتاجية ان تحقق الإنتاج او المبيعات دون مخزون للبضاعة الجاهزة او المواد الخام او النصف مصنعة

 و تقوم إدارة المخزون بتحديد الكمية المناسبة و الاقتصادية من المخزون  بانواعة

 تقسم تكاليف المخزون الى قسمين :

<!--التكاليف المتعلقة بالاحتفاظ بالمخزون : مثل تكاليف التخزين ,المناوله,التامين ,راس المال المجمد ,و التقادم  وتتراوح نسبة هذة التكاليف الى مجموع إجمالي التكاليف 20% الى 30%

2- التكاليف الخاصة بالطلبيات : وهي المصاريف الإدارية و الاتصالات الهاتفية و تكاليف الشحن و الاستلام و المناولة و عادة ما تكون هذة التكاليف ثابتة للطلبية الواحدة.

مجموع التكاليف =  تكاليف الاحتفاظ بالمخزون  +  تكاليف الطلبيات

مستويات او حدود المخزون:

1-   الحد الأدنى : و هو الحد الذي لايسمح بأن يقل فية المخزون من أي صنف عن هذا الحد او هذا المستوى ويمكن احتسابة بالمعادلة التالية:

عدد الأيام التي تستغرقها الطلبية حتى يتم شراؤها واستلامها فعليا  * معدل الاستخدام اليومي

على فرض ان الطلبية الواحدة تستغرق 20 يوما ومعدل الاستخدام اليومي لصنف معين 8 وحدة من المادة

يكون الحد الادني= 20*8=160 وحدة

2-   حد  او نقطة إعادة الطلب : وهي الكمية التي اذا وصلت اليها المادة من  المخزون يجب البدء في إجراءات طلب المواد لكي تصل هذة المواد في وقت مناسب و تضاف إلى الرصيد الموجود لتصل الكمية الى حدها الأعلى او دونه وتمثل الفرق وتحسب بالمعادلة التالية

كمية الحد الأدنى  + ( المدة اللازمة لوصول المواد الى المؤسسة مضروبة في  معدل الاستخدام اليومي )

على فرض ان الحد الأدني 200 وحدة ومعدل الاستخدام 10 وحدات يومي والمدة اللزمة لوصول الطلبية=21 يوم

تكون لمعادلة كمايلي: 21*10+200 = 410 وحدة اذا وصل الكمية لهذا الحد يتمم الطلب

3-   الحد الأعلى : هو الحد الذي يجب أن لا تتخطاة كمية المخزون من الصنف عن هذا المستوى و لا يمكن ان تسمح بة إدارة  المشروع. ويمثل الكمية التي تحتاجها المنظمة لمدة معينة تقدرها الشركة او ادارة الانتاج وفق معدل الاستهلاك اليومي مضروب بعدد ايام الانتاج

مثال 1  : اذا كان لديك المعلومات التالية كمدير مشتريات

 المخزون لصنف ما يجب أن يكفي 20-50 يوم على الأقل ( الحد الأدنى ) ,كما ان الشركة تستخدم هذا الجزء لإنتاج العدد من المنتجات و لفترة طويلة  فان خطوط الإنتاج في ظل الطاقة الطبيعية تحتاج الى 90 وحدة يوميا المدة اللازمة لوصول الطبية 8 أيام

اوجد الحد الادني ، حد الطلب، الحد الاعلى

 الحد الادني= 20=90= 1800وحدة

والحد الاعلى =50*90=4500 وحدة

نقطة اعادة الطلب= الحد الادنى +8*90= 720  +1800 = 2520 وحدة

إتـــخاذ قرار التصنيع أم الشراء

تحليل التصنيع أم الشراء

•       لتحديد إذا ما كان منتج أو خدمة تصنع داخل المصنع أم تشترى من خارج المصنع, يجب أن يعتمد القرار على إعتبارات إستراتيجية وفنية.
•       يمكن الإستفادة بمصادر خارجية فى حالة إذا ما كان المنتج يقع فى واحدة من الفئات الآتية:ــ
•      عنصر حاسم لنجاح المنتج  بما فى ذلك تصورات العملاء من سمات هامة للمنتج.
•        بند يحتاج لتصميمات متخصصة ومهارات للتصنيع أو معدات وعدد الموردين الموثوق بهم محدود جدا 
•        البند الذى يتناسب جيدا مع جوهر كفاءات المنشاة التى تطورها لتنفيذ خطط مستقبلية.

الإعتبارات الفنية

الإعتبارات التى تكون فى صالح التصنيع :

•      التكلفة ( أقل تكلفة إذا ما صنعت ).
•        القوة الإنتاجية تتحمل مصاريف ثابتة.
•       تحتاج مراقبة مباشرة لجودة الإنتاج.
•        سرية التصميم.
•       الموردون  لا يعتمد عليهم
•       ترغب فى المحافظة على قوة عاملة ثابتة ( فى حالة هبوط المبيعات )

متى تقرر المنشأة التحويل من التصنيع الى الشراء ؟

•      لو قررت المنشأة التحول من التصنيع الى الشراء ، على المشترى دراسة الأسعار المعروضة بعناية ، قد يقدم المورد عطاء بسعر منخفض بصورة غير واقعية ليحفز المشترى على التوقف عن الإنتاج لفرضية أن التكلفة سترتفع فى المستقبل. عندئذ المشترى تحت رهن المورد الذى سيرفع السعر بعد مرور الوقت
•       إذا قررت التحول من الشراء للتصنيع ، يجب ضمان أنك تملك المعدات الفنية وكيفية التصنيع ووجود مصدر م}كد لتوريد الخامات
•       إن تكلفة إنتاج غير مقبول والأجزاء المرفوضة يجب أن توضع فى الإعتبار

المصدر: د. نبيهه جابر

إقرأ مقاله "إداره المخزون عند نقطه تراجع الطلب  " على:

http://drnabihagaber.blogspot.com

 ( يجب ذكر المصدر و الرابط عند النقل و الإقتباس )