إدارة شئون الأفراد
ويمكن تعريفها بأنها إستخدام والمحافظة على فريق عمل راضى بعملة ومنشأته. إنها جزء مهم من الإدارة يهتم بالأفراد العاملين وعلاقاتهم داخل المنشأة. وهى أيضا التخطيط ، المكافآت ، التكامل والمحافظة على العاملين بغرض المساهمة فى تحقيق الأهداف التنظيمية الفردية والإجتماعية.
طبيعة إدارة شئون الأفراد :
1- تشمل التوظيف ، التطوير ، والمكافآت ، التى يضعها وينفذها مدير شئون الأفراد بالتشاور مع الأدارات الأخرى.
2- إدارة الأفراد تعتبر إمتداد ا للإدارة العامة . وهى تختص بترقية وتحفيز العاملين الأكفاء على بذل أقصى جهد للمساهمة فى نجاح المنشأة.
3- موجودة لنصح ومساعدة المدير المباشر لأى مجموعة فى شئون الأفراد
4- إن شئون الأفراد تركز على الأداء أكثر من عمل جداول أو خطط مطولة أو طرق عمل مما يعتبر من مهام إداره الموارد البشريه . إن مشاكل الأفراد فى العمل تحل بفاعلية من خلال السياسات التى وضعها قسم شئون الأفراد .
5- إنها تقوم على أساس توجيه الأفراد وهى تساعد العاملين على تطوير إمكاناتهم لفائدة المنشأة.
6- إنها أيضا تحفز الموظفين من خلال نظام حوافز فعال بحيث تحفز العاملين على بذل أقصى جهدهم لنجاح المنشأة.
7- وهى تختص بالموظفين والعمال بالمنشأة .
الفرق بين إداره الموارد البشريه وإداره شئون الأفراد:
البعض يقول إنه لا يوجد فرق جوهرى بين المصطلحين, أى لا يوجد فرق فى المعنى ويمكن إستخدامهم كبدائل لبعضهما البعض. ولكن هناك من الخبراء من وجد العديد من الفروقات. منها الآتى :ــ
- يعتبر قسم شئون الأفراد إدارى أكثر فى طبيعته, لأنه يتعامل مباشره مع العاملين بالمنشأه ــ مرتباتهم وتنفيذ قوانين العمل . بينما إداره الموارد البشريه تتعامل مع العاملين كمصدر من المصادر التى تساهم فى نجاح المنشأه ــ أى تعمل على تنميه مهارات وتحديد مهمات إداره شئون الأفراد. هذه الإداره هى التى تطور وتضع الخطوط العريضه المطلوبه من القوى العامله لضمان نجاح المؤسسه. إداره المصادر البشريه هى المعنى الأشمل والأوسع عن إداره شئون الأفراد.
- يمكن إعتبار إداره شئون الأفراد رد فعل لما يصدر عن إداره الموارد البشريه. بمعنى أنها تعمل كإستجابه للسياسه العامه التى وضعتها إداره الموارد البشريه فيما يهم مصلحه العاملين كجزء من النشأه. أما إداره الموارد البشريه تعتبر المبادره حيث إنها تعمل على تحديد مواصفات الوظيفه قبل شغلها كما تعمل على تطوير السياسات والوظائف لتحسين أداء العاملين بالمنشأه على إختلاف وظائفهم ومناصبهم.
- هناك أيضا الفرق فى الدافع. نجد أن إداره شئون الأفراد تحفز العاملين بالحوافز والمكافآت كدافع للإجاده ,أى تعتمد على رضا العاملين كدافع, نجد أن إداره الموارد البشريه تعتمد على وضع الإسترتيجيات الفعاله لرفع القدره على مواجهه التحديات, والتطوير لرفع كفاءه العاملين ورفع قدرتهم على الإبداع وتنميه روح العمل كفريق من خلال التدريب والسياسات التى تدفع فى هذا الإتجاه.
- إداره شئون الأفراد هدفها الأساسى هو كل شئون العاملين من مهمات إداريه, التقليديه منها والروتينيه. بينما إداره الموارد البشريه تركز على التطوير المستمر للعاملين والوظائف والمهمات التى توكل لكل وظيفه والعمل على تحسين المستوى العام للأداء فى المنشأه .
- يعتبر قسم إداره الموارد البشريه مكون من مكونات الكيان العام للمنشأه, أما إداره شئون الأفراد فهى جزء من الوظيفه العامه للمنشأه.أى أن شئون الأفراد هى فقط وظيفه هذا القسم طبقا للسياسات التى وضعتها إداره شئون الموارد البشريه فى إطار الهدف العام للمنشأه.
تقييم إحتياجات الأفراد:
إن مالك المشروع الصغير يجب ان يضع سياسة شئون الأفراد على أساس مبادئ واضحة أو مؤكدة . المشروع الذى يتبع هذه المبادئ يكون لديه أداء عال ومعدلات نمو عن هؤلاء الذين لا يتبعوا تلك المبادئ ومن أهم تلك المبادئ :
- جميع المراكز يجب أن يشغلها القادر على الإنجاز فى وظيفته ويحب هذا العمل.
- كلما كانت المواصفات دقيقة وواقعية والمهارات المطلوبة لكل وظيفة محددة ومعروفة كلما كان الموظف يناسب تماما الوظيفة ويؤدى عمله بكفاءة.
- إن وصف تفصيلى للوظيفة مكتوبا هو مفتاح توصيل توقعات الوظيفة لما يشغلها من الموظفين. اخطر شيئ أن تقول للعاملين" إعملوا ما فى وسعكم" دون أى وصف للمطلوب.
- إن الموظفين الذين تم إختيارهم على أساس أنهم أفضل المتقدمين هى الطريقة الفعالة أكثر من الإختيار على أساس الصداقة أو النفعية.
- إذا كان المتوقع من الوظيفة واضحا ، والتقييم يقوم على أساس هذه التوقعات ، سيكون الأداء اعلى . كما ان نتائج تدريب الموظف ستؤدى الى أداء أفضل إذا كانت على أساس أهداف تعليمية قابلة للقياس.
- إن أول خطوة فى تقييم إحتياجات الأفراد للمشروع هو إجراء مراجعة لإحتياجات الأفراد المستقبلية.
- هل عبء العمل الذى تتصوره يمكن تحقيقه بالقوى العاملة الحالية ؟ هل هناك حاجة لموظفين اقل أم أكثر ؟ ضع فى الإعتبار معدلات أنماط الطلب ومعدلات دورة المبيعات المحتملة.
- هل يمكن أن تلغى أى وظيفة لتحرير العاملين لعمل آخر ؟ ما عدد العاملين لوقت كامل أو نصف الوقت أو مؤقت أو دائم ، أو يعمل بالساعة ويحتاج اليهم المشروع.
- هل يمكنك أن تكون قادرا على شغل بعض من هذه الوظائف التى ذكرت ؟ وبأى قدر من السهولة؟
- ما هى المؤهلات المطلوبة فى افراد فريق العمل.
يجب وضع وسيلة للتنبؤ بما تحتاجه من عمالة على أساس الإجابة عن الأسئلة السابقة . بمجرد أن يتم تقييم إحتياجاتك يجب وضع إستراتيجية محددة لمواجهتها.
عملية إختيار شخص كفء لكل مركز وظيفى , يجب أن يتم من خلال تعريف منهجى لمتطلبات كل وظيفة شاملة المهارات والمعرفة والمؤهلات الأخرى التى يجب أن تكون لدى الموظف ليؤدى مهام وظيفته.
لضمان أن إحتياجات الأفراد قد تحددت بتوازن :
1- قم بتحليل الوظيفة
2- ضع وصف تفصيلى للوظيفه كتابةً.
3- أعِد مواصفات الوظيفة
تحليل الوظيفة :
تحليل الوظيفة هو تجميع منهجى لكل المعلومات المتصلة بكل مهمة يؤديها الموظف. هذا التحليل يشمل المهارات والمعرفة والقدرات المطلوبة فى الموظف , كما تحدد الواجبات والمسئوليات والمتطلبات لكل وظيفه.والتحليل يجب أن يعطى معلومات مثل :
إسم الوظيفة
القسم
الإشراف المطلوب
وصف الوظيفة - الواجبات الرئيسية - الواجبات التطبيقية والمسئوليات.
الخواص الفريدة للوظيفة مثل الموقع والمكان.
نوع المواد المستخدمة
نوع المعدات المستخدمة
المؤهلات المطلوبة
متطلبات الخبرة
متطلبات التعليم
المتطلبات الذهنية والجسدية
ظروف العمل (فى الداخل والخارج - ساخن بارد جاف مبلل ......)
وصف الوظيفة :
أن تحليل الوظيفة يستخدم لإيجاد وصف الوظيفة الذى يعرِف واجبات كل مهمة ومسئوليات الوظيفة . الوصف يغطى متطلبات المهام المختلفة للمركز مثل الأنشطة الذهنية والجسدية, ظروف العمل وأخطار الوظيفة . تحديد النسبة التقريبية للوقت الذى يقضيه الموظف فى كل نشاط. أن وصف الوظيفة يركز على ماذا ولماذا وأين وكيف تؤدى الوظيفة. إن المصدر الأساسى لمالك المشروع الصغير الذى يمكن إستخدامه لوضع أوصاف الوظيفة هى أن تجعل الموظفين يشاركوا فى وضع أوصاف الوظيفة . الموظف الماهر هو الذى يعرف أكثر من غيره عن الوظيفة التى سيشغلها .
مواصفات الوظيفة :
وهى وصف للشخص المتوقع أن يشغل الوظيفة. وهى تعطى تفاصيل عن معرفته ( التعليمية والتجريبية) صفاته مهارته قدراته المطلوبة لأداء العمل بصورة مرضية . إن مواصفات الوظيفة تعطى معيار لمدى ملائمة المتقدم للوظيفة والتى تستخدم كأداة لإختييار الشخص للتوظيف.
المصدر : د. نبيهه جابر
إقرأ مقاله " شئون الأفراد و إختيار العاملين " على :
http://drnabihagaber.blogspot.com
( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أو الإقتباس )
ساحة النقاش