التفويــض الناجــح فى العــمل
ان التفويض الناجح يعتبر أداه مهمه يتردد كثير من المديرين فى استخدامها. وينبع ذلك من عدم الخبره فى التفويض خاصه لدى المديرين الجدد,اوعدم الرغبه فى التخلى عن عمل يحب الإحتفاظ به ,او حتى لإقتناعه بالمثل القائل" اذا اردت انجازعمل بسرعه وإجادته إعمله بنفسك "
وكما اوضح الكاتب جريجورى سميث ,ان التفويض مفيد جدا للأسباب الآتيه:ــ
- بمجرد ان يتعلم الأفراد العمل منك , يمكنهم تحمل المسئوليه لبعض الأعمال التى تثقل كاهلك ولا تجد وقت كاف لأدائها.
- يمكنك تطوير الأفراد ليتحملوا مسئوليه الأعمال الروتينيه التى لا تتأثر بعدم ادائك لها .
- ان التفويض يحمل المسئوليه لأشخاص قد يكون لديهم مهاره اعلى منك فى هذا الجزء من العمل .
- تحمل المسئوليه ينمى ويطور مهارات الأفراد ويزيد من استمتاعهم بتأدية وظيفتهم .
- التفويض ينمى الشريحه الأدنى منك وبالتالى ترتفع انت معهم الى درجه اعلى فى السلم الوظيفى.مما يمنحك وقت اكثر لتأديه الأعمال ذات الأوليه فى جدول اعمالك.كما إنه يخلق صف ثانى من الموظفين الأكفاء يمكنك الإعتماد عليهم إذا إستدعى الأمر ذلك.
ارشادات تساعدك على التفويض الأكثر فاعليه:ــ
1. حدد ما الذى ستفوضه:ــ حدد اى المهام التى يمكن تفويضها لشخص آخر .لكن يجب ملاحظه ان التفويض اكثر من مجرد توزيع مهمه ما لإنجازها كجزء من متطلبات العمل اليوميه الطبيعيه . عندما تفوض فإنك تعطى الشخص الآخر احد مهماتك انت ,ولكنك تحتفظ بالمسئوليه والرقابه لنفسك.قيم الأنشطه الروتينيه التى تستهلك وقتك وقرر هل يمكن الغاء بعضها ام تفويضها؟
2. إختارالأفراد الأكفاء الراغبين فى اداء المهمه:ــ يعتمد المدى الذى يمكنك التفويض عنده على قدره وخبره مساعديك وحجم ثقتك فيهم . ان الفرد القادر يستطيع تنفيذ اكثر من عمل دون تدخل من احد . اما الأفراد الأقل خبره سيتحملوا المسئوليه ولكن تحت اشراف ومتابعه وتوجيه عن قرب لضمان مستوى الأداء وتحقيق النتائج المرجوه المحدده له.ومع ذلك تشجيع وتدريب هؤلاء الأفراد سيرفع من مستوى ادائهم وينمى مهاراتهم مما يسهل معه تحملهم المسئوليه دون الحاجه للمتابعه فيما بعد.
3. وضح النتائج التى تريد تحقيقها :ــ ان وضوح المطلوب من نتائج يضمن نجاح التفويض.ان كل فرد له شخصيته الخاصه واسلوبه فى الأداء لذلك عندما تكون النتائج المطلوبه واضحه ومحدده يستطيع ايجاد افضل طريقه لتنفيذ المطلوب.اما اذا اردت استخدام أسلوب خاص للتنفيذ عليك ان تذكر ذلك وتوضحه للشخص الذى فوضت اليه المهمه.
4. حدد المسئوليه وحدودها :ــ انت الذى تحدد مستوى المسئوليه وليس الموظف بعد ان تعطى الموظف المعلومات عن المهمه المفوضه اليه ,اطلب منه ان يقول مافهمه عن المهمه واهدافها . اذا كانت اجاباته لا تتماشى مع توقعاتك ,راجع معه المهمه بالتفصيل حتى تتأكد انه فهم تماما المطلوب عمله .
5. إطلع الموظف على حدود سلطاته فيما يتعلق بالمهمه المفوضه اليه :ــ اشرح له السلطات الممنوحه له وحدودها وما القرارات التى يستطيع اتخاذها مستقلا وما الذى يجب ان يرجع اليك فيه قبل اتخاذ القرار .
6. اشرح لماذا يتم العمل وما هى النتائج المتوقعه :ــ عندما تفوض عمل ,وضح كيفيه توافقه داخل الإطار العام للمنشأه ومساعدته فى تحقيق الأهداف العامه .ان مستويات الأداء المحدده للمنشأه هى التى تساعد الفرد على معرفه اذا كان يحقق النتائج المطلوبه منه لتحقيق الأهداف الكبرى للمنشأه. لتتأكد انك تتواصل جيدا مع من فوضت له العمل يجب ان توضح الآتى :ــ
- النتائج المطلوب تحقيقها .
- اهميه المهمه المفوضه اليه .
- العوائق التى قد تواجهه اثناء التنفيذ .
- الموعد النهائى لإنجاز المهمه .
- مدى التقدم فى انجاز المهمه .
- مواعيد تقديم التقارير عن كل مرحله تم الإنتهاء منها .
7. تأكد ان الموظف يفهم تماما حدود سلطاته :ــ اجعله يردد ما فهمه عن المهمه المفوضه إليه . صحح اى سوء فهم ظهر مما قاله حتى تتأكد انه استوعب تماما ما فوض إليه عمله حتى يتم التنفيذ دون اخطاء .
8. ضع ميعاد نهائى لميعاد الإنتهاء :ــ ان كلمه ميعاد نهائى تختلف اهميتها من فرد لآخر حسب مدى الإلتزام لديه .لذلك يجب ان تحدد الميعاد بالساعه للإنتهاء من المهمه . لا تقل مثلا "حاول الإنتهاء فى اسرع وقت ممكن " او " اذا كان لديك وقت إفعل كذا ".تأكد ان العمل سيظل فى انتظار الوقت الممكن الذى لن يأتى ابدا . يجب عليك ان تحدد ميعاد للإنتهاء من كل جزء ومتابعه ذلك بنفسك.
9. ضع خطه للمتابعه والإشراف:ــ اعقد إجتماعات بصفه دوريه لمعرفه الآتى:
10. معرفة مدى التقدم للتدخل السريع لمعالجه السبب فى التأخير . ان بعض العاملين يخشون مواجهه المدير وسؤاله لذلك هذه الأجتماعات تعطى الفرصه للإستفسار او طلب المساعده. اذا كان الموظف الذى فوضت اليه العمل تنقصه الخبره اللازمه يمكن تقليل المده الزمنيه بين الإجتماعات او الإكثار منها .
11. إلتزم ببرنامج التفويض:ــ قد يحاول بعض الموظفين التهرب من العمل الذى فوض اليهم واعادته للمدير وهنا قد يشعر المدير بإغراء استعادت العمل وتأديته بنفسه .اذا كان الموقف صعب يمكن ذلك , ولكن الأفضل ان يساعده بالتوجيه والإرشاد حتى يتعلم الموظف ويكتسب الخبره اللازمه ويفهم ان التهرب غير مقبول .لذلك يجب ان يكون للمدير القدره على التفريق بين الموظف المتلاعب الكسول الذى يريد التهرب من العمل والموظف الذى يحتاج المساعده والنصيحه .تمسك بالتفويض الذى وضعته وتابعه بمنتهى الحزم حتى يتم العمل كما اردته وحددته وفى موعده.
12. اترك العمل لمن فوضته :ــ بمجرد إنك قررت تفويض مهمه ما , دع الموظف يعمل على تنفيذها. اشرف وتابع دون تدخل فى كل كبيره وصغيره وكأنك ما زلت المسئول الأول عن التنفيذ. تقبل ان هناك اكثر من طريقه لتحقيق الأهداف غير طريقتك أنت. وتقبل ان الخطأ يعلم الصواب .لا تعنف الموظف اذا اخطأ ووجهه حتى يتجنب الخطأ ويصححه ويؤدى عمله بالصوره التى تريدها اذا كان الخطأ نتيجه عدم معرفه وليس الإهمال.
13. درب وساعد عند الضروره:ــ من المهم ان تدعم موظفيك عند اى صعوبات تواجههم فى العمل .لا تقوم انت بالعمل نيابه عنهم لإنك بذلك لن تعطيهم فرصه للتعلم. اشرح ووجه حتى يتغلبوا على الصعوبات ويتمكنوا من حل المشاكل التى قد تظهر فى المستقبل.
14. اقبل العمل التام فقط منهم:ــ انك فوضت المهمه لتتفرغ انت لعمل اهم ,اذا قبلت مهمه ناقصه سيكون عليك اتمامها وتتراكم عليك المهمات وكأنك لم تفوض احد .
15. امدح المهمه التى تمت بنجاح فى الموعد المحدد لها :ــ ان الثناء امام الجميع يعطى الموظف الحافز لإجاده العمل وتقبل اى مهمه تفوض اليه بحماس . والتشجيع قد يكون فى صوره:ــ
- علاوه تشجيعيه
- مكافأه عن المهمه
- منح شهادة تقدير
- اجازه يوم او يومين
اقرأ باقى المقال:
مقالات تفيد الموضوع:
- خطوات تنظيم الوقت
- عملــــــــيه ادارة الوقــــــــت
- كيف تكتسب عادة ادارة الوقت
- لا تتباطأ وابدأ عملك الآن
المصدر : د. نبيهه جابر http://drnabihagaber.blogspot.com
( يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل أو الإقتباس )
ساحة النقاش