المفهوم الثامن
نظام إدارة الاجتماعات
‏الاجتماعات تعتبر هي الخلايا المحركة والعاملة في المنظمة خاصة وأن المنظمات والنقابات تقوم على أساس العمل الجماعي، حيث يجب أن تعبر جميع القرارات والتوصيات الصادرة عن توجهات الأغلبية داخل المنظمة، والذي لا يمكن أن يتحقق إلا من خلال عقد جلسات يحضرها ‏المعنيين داخل المنظمة، ويتداول في هذه الجلسات الآراء والتصورات، وتحدد من خلالها الأولويات، ويتخذ بها مجموعة من القرارات والتوصيات وتوزع فيها التكاليف بين الأعضاء. وتقوم هذه الاجتماعات والجلسات على أسس و ضوابط نقابية متعارف عليها، سواء كانت هذه الاجتماعات لهيئة قيادية تنفيذية أو مؤتمر أو جمعية عمومية أو حتى لجنة فرعية، وسنتناول في هذا الفصل المفاهيم النقابية العامة في تنظيم الاجتماعات ثم نتعرض لنظام الاجتماعات .

‏أولا : المفاهيم العشرة لإدارة الاجتماعات :

‏وضعت مفاهيم عامة دارجة في شتى المنظمات وبمختلف أنواعها حول إدارة الجلسات تهدف إلى تحديد صلاحية رئيس الجلسة والحضور، كما تبين أنواع الاقتراحات والنقاط التي تثار خلال الاجتماع، ‏وتحدد أهمية كل منها وأولوية مناقشته وكيفية اتخاذ القرار فيها، ‏وفيما يلي مسح موجز لهذه المفاهيم والنقاط :
1. أنواع الاجتماعات :
‏أول مفهوم من هذه المفاهيم هي تحديد نوع الاجتماع، فقبل أن نسترسل في عرض مفاهيم إدارة الاجتماعات وجب في البداية أن نحدد طبيعة الجلسة، هل هو اجتماع رسمي لهيئة أو جهة معينة داخل المنظمة، أم هو لقاء للتشاور. ويمكن إيجاز الفرق بين النوعين بالآتي :

الاجتماعات الرسمية : وهي الاجتماعات التي تم وصفها من قبل اللوائح المنظّمة، ويخضع نظام إدارة هذا النوع من الاجتماعات إلى القواعد المنصوص عليها في اللوائح، ويتطلب عقدها عدد معين من الأعضاء يمثل النصاب القانوني للاجتماع، وتحدد في هذه الاجتماعات جدول أعمال يضم قائمة بالمواضيع قيد النقاش، ويصدر القرارات والتوصيات للمنظمة وتأخذ قوتها القانونية وإلزاميتها بحسب السلطة المخولة للهيئة المجتمعة، ويترأس الاجتماع رئيس الهيئة القيادية أو نائبه.

الاجتماعات غير الرسمية : وهي لقاءات يتداعى لها الأعضاء أحياناً لتبادل وجهات النظر، ومناقشة الأوضاع المحيطة بهدف الخروج بتصورات واقتراحات معينة، ولا تخضع هذه اللقاءات للوائح منظمة أو نصاب قانوني، وتدار حسب المفاهيم العامة لإدارة الاجتماعات، ويتم اختيار شخص يتولى إدارة الاجتماع في بداية اللقاء كإجراء تنظيمي فقط، كما يتم تعيين شخص آخر لتدوين النقاط المتفق عليها في الاجتماع وهي لا تعتبر قرارات أو توصيات لحين عرضها على اجتماعات رسمية للبت فيها. ويلجأ إلى الاجتماعات غير الرسمية في حالة احتدام الخلاف حول عدة أمور في المنظمة بشكل يعطل من آليات عمل المنظمة، حيث تتيح هذه اللقاءات فرصة للأطراف المختلفة في تفهم ‏وجهات نظر الطرف الآخر، مما يساهم في تقليل فجوة الخلاف، كما يلجأ لهذه الاجتماعات عند تعذر عقد الاجتماعات الرسمية بسبب تعذر تحقيق نصاب قانوني أوظروف محيطة في المنظمة جعلت من عقد الاجتماعات الرسمية أمراً صعباً، وتلجأ لهذه الاجتماعات أيضاً في الظروف الطارئة غير الاعتيادية، التي قد تمر بها المنظمة.

‏كما تقسم الاجتماعات الرسمية أيضاً من حيث دورية انعقادها إلى نوعين أساسيين :

‏أ. الاجتماع العادى :
‏وهو الاجتماع الذي تدار به أمور المنظمة بشكل عام، وتتم بها متابعة شئونها وبرامجها وأعمالها وفعالياتها ويعقد بشكل دوري يحدد موعده اللوائح أو قرارات المجلس نفسه، وفي هذا النوع من الاجتماعات يتم مناقشة جدول الأعمال في بداية الجلسة ويسمح للأعضاء إدراج أي موضوع للنقاش، وبعد الاتفاق على جدول أعمال محدد يبتدأ الاجتماع الذي يناقش في العادة به جدول الأعمال قبل أن يقر، وفي العادة تناقش في الاجتماع الاعتيادي المواضيع التالية:
• جدول الأعمال أو مواضيع النقاش.
• تقارير حول تنفيذ قرارات الاجتماعات السابقة.
• مناقشة مواضيع جديدة.
• وضع المقترحات ومناقشتها وإقرار المناسب منها