كتاب دورى رقم (4) لسنة 2008 بشأن تحديد مستندات ملف التأمين الإجتماعى ومستندات صرف الحقوق التأمينية

والمنطقة التأمينية المختصة لتسوية وصرف الحقوق التأمينية

تقضى المادة رقم (5) من قرار وزير المالية رقم 554 لسنة 2007 بالقواعد المنفذه لأحكام قانون التأمين الإجتماعى على أنه :

" يلتزم صاحب العمل الذى لديه جهاز تأمين إجتماعى أو المكتب التابع للصندوق المختص بالنسبة لباقى أصحاب الأعمال بإنشاء ملف خاص بالتأمين الإجتماعي لكل مؤمن عليه يتضمن كافة المستندات الخاصة به ويراعى فى جميع الأحوال إستيفاء هذه المستندات أولاً بأول على أن يتضمن على الأخص المستندات الآتية :

أولاً :  المستندات التي تستوفي عند بدء مدة الإشتراك :

1-         مستند الميلاد ( شهادة الميلاد أو مستخرج رسمي من واقع سجلات المواليد أو حكم قضائى أوالبطاقة الشخصية أوالعائلية أوجواز السفر أو صورة ضوئية من أيهم علي أن تطابق هذه الصورة علي الأصل والتوقيع بما يفيد المطابقة بمعرفة الموظف المختص ).

وفى الحالات التى يكون فيها أكثر من مستند ميلاد يتضمن كل منها تاريخ ميلاد مختلف عن الآخر يعتد بمستند الميلاد الذى يعامل به وظيفياً بالنسبة للعاملين بالحكومة والقطاع العام وقطاع الأعمال العام على أن يتم الرجوع إلى مصلحة الأحوال المدنية بالنسبة للعاملين بالقطاع الخاص.

2-         قرار التعيين أو بيان معتمد بتاريخ بدء مدة الإشتراك أو نسخة من عقد العمل.

3-         إستمارة إخطار بإشتراك عامل بالنسبة للعاملين بالقطاع الخاص ، وفقاً للنموذج رقم(1) المرفق.

4-         إقرار إستلام العمل إن وجد.

5-         صحيفة البيانات الأساسية ، وفقاً للنموذج رقم (5) المرفق فى حالة وجود مدد سابقة تابعة لقطاع يتبع الصندوق الآخر.

6-         إستمارة تحديد المستفيدين من التعويض الإضافى ، وفقاً للنموذج رقم (105) المرفق.

7-         إستمارة تحديد المستفيدين من منحة الوفاة ، وفقاً للنموذج رقم (105مكرر) المرفق.

8-         بيان من المؤمن عليه بمدد الإشتراك  السابقة أو مدى إستحقاقه معاش آخر، وفقاً للنموذج رقم (7) المرفق.

9-         تقريراللياقة الطبية للعاملين بالقطاع الخاص الصادر من الجهة الطبية المختصة عند بدء الإشتراك.

10-     إستمارة بيانات التغطية التأمينية ( البيانات التاريخية ) للمؤمن عليه ، وفقاً للنموذج رقـم (10) المرفق.

ثانياً  : مستندات تستوفى خلال مدة الإشتراك :

1-         بيان تدرج أجرى الإشتراك الأساسى والمتغير .

2-         إستمارة حساب أو الإشتراك عن مدد ، وفقاً للنموذج رقم (44) المرفق

3-         القرارات الخاصة بمدد الإعارات والإجازات الخاصة بدون أجر والإجازات الدراسية بدون أجر والبعثات العلمية والإستمارات والمستندات الدالة على السداد عن تلك المدد.

4-         بيان معتمد من الجهة المختصة بالمدد التى تقضي أية قوانين أو قرارات بإضافتها إلى مدة الإشتراك فى التأمين.

5-          إخطارات تحصيل الأقساط.

6-         شهادة تقدير العجز الجزئي المستديم.

ثالثا :  المستندات التي تستوفي عند إنهاء الخدمة :

1-                 صورة معتمدة من قرار إنهاء الخدمة أو مستخرج رسمي منه.

2-                 الإستمارة الخاصة بالإخطار عن إنتهاء الخدمة بالنسبة للعاملين بالقطاع الخاص ، وفقاً لنموذج الاستمارة رقم (6) المرفق.

3-                 شهادة الوفاه أو شهادة تقدير العجز الكامل.

4-                 قرار اللجنة المشار إليها بالمادة (106) بعدم وجود عمل آخر للمؤمن عليه لدى صاحب العمل.

ويراعى تعلية جميع المستندات المشار إليها  فى هذا الفصل على غلاف الملف مع إثبات تواريخها وأرقامها.

وفى جميع الأحوال يتعين على صاحب العمل تسجيل كافة البيانات والمعلومات الخاصة بملف التأمين الاجتماعي للمؤمن عليه على الحاسب الآلى وإبلاغ الصندوق المختص بنسخة إلكترونية منها عند طلبها.

وعلى صندوقي التأمين الإجتماعي إنشاء ملف إلكترونى لكل مؤمن عليه يتضمن كافة البيانات والمعلومات الخاصة به والتي يتضمنها ملف التأمين الإجتماعي المشار إليه على أن يتم تحديثها بصورة دورية منتظمة."

وتقضى المادة (6) على أنه :

" يلتزم صاحب العمل المنشأ لديه جهاز تأمين إجتماعى بالإحتفاظ بملف التأمين الإجتماعي للمؤمن عليه على أن يتم موافاة الصندوق المختص به خلال أسبوع على الأكثر من تاريخ تحقق إحدى الوقائع الآتية:

1-       عند طلبه بمعرفة الصندوق المختص.

2-       تحقق واقعة إستحقاق صرف أى من الحقوق التأمينية.

3-      تصفية المنشأة أو إدماجها فى منشأة أخرى."

وتقضى المادة رقم (7) من ذات القرار على أنه :

" فى حالة إلتحاق المؤمن عليه بعمل وله مدة إشتراك سابقة يلتزم بتقديم بيان ، وفقاً للنموذج رقم (7) المرفق إلى الجهة التى بها ملفه التأمينى عن مدة إشتراكه الأخيرة وعلى هذه الجهة طلب الملف عن مدة إشتراكه السابقة وإتخاذ إجراءات  ضم هذه المدة."

وتقضى المادة رقم 172 من ذات القرار على أنه :

" يقدم طلب صرف الحقوق التأمينية على أى من النماذج الآتية :

1-                    طلب صرف الحقوق التأمينية للمؤمن عليه على النموذج رقم (109) المرفق.

2-                    طلب صرف الحقوق التأمينية لحالات المستفيدين عن المؤمن عليه أو صاحب المعاش على النموذج رقم (119) المرفق.

3-         طلب صرف الحقوق التأمينية للأخوة والأخوات على النموذج رقم
(119 مكرر ) المرفق.

4-        طلب صرف المعاش لحالات الإستحقاق بعد وفاة المؤمن عليه
أو صاحب المعاش على النموذج رقم ( 172 ) المرفق."

وتقضى المادة رقم 173 من ذات القرار (المعدلة بالقرار رقم 353 لسنة 2008 ) على أنه :

"على أجهزة شئون العاملين بوحدات الجهاز الإداري للدولة والهيئات العامة والقطاع العام وقطاع الأعمال العام في حالةإنتهاء خدمة المؤمن عليه للعجز أو الوفاه إبلاغ جهاز التأمين الإجتماعي كتابة خلال أسبوع من تاريخ العلم بالواقعة دون تعليق ذلك على صدور قرار إنهاء الخدمة وعلى جهاز التأمين الاجتماعي إستيفاء كافة مستندات ملف التأمين الإجتماعي وفقاً لأحكام الباب الأول وإرساله إلى الصندوق المختص خلال مدة أقصاها خمسة عشر يوماً من تاريخ إنتهاء الخدمة.

وعلى جميع المناطق والمكاتب التأمينية التابعة لصندوقى التأمين الإجتماعى بالتنسيق مع أجهزة شئون العاملين بالجهات المشار إليها بالفقرة الأولى إتخاذ إجراءات تجهيز الملف التأمينى للمؤمن عليه من حيث ضم المدد ومراجعة البيانات والمعلومات الواردة بالملف الورقى مع الملف المسجل آلياً وذلك قبل ثلاثة أشهر من بلوغ المؤمن عليه سن الستين ، حتى يمكن صرف المعاش فى نفس اليوم الذى يبلغ فيه المؤمن عليه هذه السن.

وعلى الصندوق المختص فور ورود ملف التأمين الإجتـماعي إتخاذ الإجراءات الآتية. 

1-                    التحقق من إستيفاء ملف التأمين الإجتماعي وفقاً للباب الأول.

2-        تقدير وصرف الحقوق التأمينية بصفة نهائية وفقاً لأحكام القانون مع مراعاة خصم ما سبق صرفه من سلفة معاش بمعرفة صاحب العمل.

3-        إخطار صاحب الشأن بقيمة الحقوق التأمينية المستحقة له بصفة نهائية وفقاً لآى من النموذجين رقمى ( 173) و (173 مكرر) المرفقين.

وإذا تأخر صرف مستحقات المؤمن عليه أو المستحقين عنه فى المواعيد المقررة بعد إرسال الملف إلى الصندوق المختص مستوفياً كافة المستندات يلتزم الصندوق بناء على طلب صاحب الشأن بقيمة المبالغ الإضافية وفقاً للمادة (141) من قانون التأمين الإجتماعى.

وإذا كان تأخير هذه المستحقات نتيجة لعدم إرسال الملف إلى الصندوق المختص فى الموعد المحدد أو لعدم إستيفاء صاحب العمل المستندات المشار إليها بالمادة (5) يرجع الصندوق المختص على صاحب العمل بقيمة المبالغ الإضافية التى إلتزم بصرفها للمؤمن عليه أوالمستحقين عنه نظير التأخير فى الصرف."

وتقضى المادة رقم 174 من ذات القرار على أنه :

" إذا قام صاحب العمل بخصم نفقة شرعية من راتب المؤمن عليه فعليه التأشير على الصورة التنفيذيـة للحكم الصادر بالنفقة الشرعية بما يفيد قيمة ما تم صرفه منها وتاريخ الصرف مع بيان قيمة المتجمد من النفقة حتى تاريخ إنتهاء الخدمة.

وعلى الصندوق المختص خصم متجمد النفقة من الحقوق التأمينية فى الحدود الجائز الحجز عليها قانوناً.

ويستمر صرف النفقة خصماً من المعاش دورياً إلى مستحقيها إلى أن تنتهي مدتها أو وفاة المحكوم عليه بها ، ولا يترتب على وقف صرف المعاش نتيجة عدم تقدم صاحب المعاش للصرف إيقاف صرف النفقة ، ولا يجوز خصم قيمتها من حقوق المستحقين فى حالة وجود متجمد النفقة إلا من المبالغ التى تعتبر تركة وتخصم فى هذه الحالة بكاملها.

وعلى مستحقي النفقة الإمتناع عن صرفها فور علمهم بوفاة المحكوم عليه بها ويؤخذ عليهم إقراراً بذلك عند بدء الصرف لهم."

وتقضى المادة رقم 175 من ذات القرار على أنه :

 "يلتزم المستحقون بإستيفاء بيانات نموذج طلب الصرف المعد لهذا الغرض فإذا تعذر إستيفاء بيانات بعضهم فيتم صرف النصيب المستحق لمن إستوفيت بياناته بإفتراض إستحقاق الذين لم يوقعوا على النموذج.

وعلى الصندوق المختص بعد ورود ملف التأمين الاجتماعي إليه إخطار المستحقين الذين لم يوقعوا على النموذج بكتاب موصى عليه لإستيفاء البيانات الخاصة بهم وتسوية المستحقات بصفة نهائية بعد إستيفاء تلك البيانات."

وحرصاً من الصندوق على راحة أصحاب الشأن وتيسير وسرعة وصرف الحقوق التأمينية ، صدر بتاريخ 19/4/2001 صدر كتاب دورى الصندوق رقم 4 لسنة 2001 بشأن تسوية وصرف الحقوق التأمينية الخاصة بالجهة الإدارية الفرعية ، إلا أنه تبين من التطبيق العملى وجود بعض الصعوبات فى بعض الجهات عند تنفيذ هذا الكتاب ، لذا يهيب الصندوق بجميع الجهات الإدارية مراعاة ما يلى عند إعداد وتجهيز ملف التأمين الإجتماعى وإرساله للمنطقة التأمينية المختصة :

أولاً : تحديد مستندات ملف التأمين الإجتماعى :

1-                شهادة الميلاد.

وفى الحالات التى يكون فيها أكثر من مستند ميلاد يتضمن كل منها تاريخ ميلاد مختلف عن الآخر يعتد بمستند الميلاد الذى يعامل به وظيفياً.

2-                قرار التعيين أو نسخة من عقد العمل.

3-                إقرار إستلام العمل إن وجد.

4-      صحيفة البيانات الأساسية ، وفقاً للنموذج رقم (5) المرفق فى حالة وجود مدد سابقة تابعة لقطاع يتبع صندوق التأمين الإجتماعى للعاملين بالقطاع العام وقطاع الأعمال العام والخاص.

5-                إستمارة تحديد المستفيدين من التعويض الإضافى ، وفقاً للنموذج رقم (105).

6-                إستمارة تحديد المستفيدين من منحة الوفاة ، وفقاً للنموذج رقم (105مكرر).

7-                بيان من المؤمن عليه بمدد الإشتراك  السابقة أو مدى إستحقاقه معاش آخر، وفقاً للنموذج رقم (7).

8-                إستمارة بيانات التغطية التأمينية ( البيانات التاريخية ) للمؤمن عليه ، وفقاً للنموذج رقـم (10) المرفق.

7-        إستمارة 134 ع.ح للأجر الأساسى وبطاقات الأجر المتغير.

8-        إستمارة حساب أو الإشتراك عن مدد وفقاً لأحكام المادة 34 من قانون التأمين الإجتماعى.

9-        القرارات الخاصة بمدد الإعارات والإجازات الخاصة بدون أجر والإجازات الدراسية بدون أجر والبعثات العلمية والإستمارات والمستندات الدالة على السداد عن تلك المدد.

10-   بيان معتمد من الجهة المختصة بالمدد التى تقضي أية قوانين أو قرارات بإضافتها إلى مدة الإشتراك فى التأمين.

11-    إخطارات تحصيل الأقساط.

12-   شهادة تقدير العجز المستديم.

13-   صورة معتمدة من قرار إنهاء الخدمة أو مستخرج رسمي منه.

14-   شهادة الوفاه.

15-  قرار اللجنة الخماسية بعدم وجود عمل آخر للمؤمن عليه لدى صاحب العمل.

ثانياً : طلب صرف الحقوق التأمينية :

يحدد طلب صرف الحقوق التأمينية على النماذج المرفقة بهذا الكتاب الدورى وفقاً لما يلى :

1-      طلب صرف الحقوق التأمينية للمؤمن عليه على النموذج رقم (109) المرفق.

2-      طلب صرف الحقوق التأمينية لحالات المستفيدين عن المؤمن عليه أو صاحب المعاش على النموذج رقم (119) المرفق.

3-       طلب صرف الحقوق التأمينية للأخوة والأخوات على النموذج رقم (119 مكرر ) المرفق.

وفى حالة تأخير أصحاب الشأن فى تقديم طلبات الصرف أو عدم إستيفاء بعض المستندات يتم إرسال ملف التأمين الإجتماعى إلى المنطقة التأمينية المختصة دون تعليق الملف على إنتظار أصحاب الشأن فى إستيفاء مستندات صرف الحقوق التأمينية.

ثالثاً : تحديد الجهة الإدارية الفرعية:

تحدد الجهة الإدارية الفرعية بالجهات التى تقوم بالأعمال الآتية :

1-       وجود سجلات مرتبات بالجهة ، ووحدة حسابية.

2-       إعداد بطاقات الأجور المتغيرة وإعتمادها من مفتش المنطقة المختص وإرسالها إلى الجهة الرئيسية والإحتفاظ بصورة منها وفقاً لأحكام الكتاب الدورى رقم 2 لسنة 1993 بشأن إعداد بطاقات الأجور المتغيرة سنوياً.

رابعاً : تحديد منطقة التأمين الإجتماعى المختصة بتسوية وصرف الحقوق التأمينية للجهات الرئيسية :

1-      تتولى الجهة الإدارية الفرعية تلقى طلبات صرف الحقوق التأمينية من المؤمن عليهم أو المستحقين عنهم ، وإرسال خطاب للجهة الرئيسية بطلب ملف التأمين الإجتماعى.

2-      يتولى المركز الرئيسى للجهة الإدارية الفرعية تجهيز ملف التأمين الإجتماعى مستوفياً جميع المستندات المبينه فيما سبق وإرساله للجهة الإدارية الفرعية.

3-      تتولى الجهة الإدارية الفرعية تلقى ملف التأمين الإجتماعى من المركز الرئيسى لها وضمه إلى الملف الفرعى.

4-      تقديم الملف للمفتش المختص لمراجعته وإعتماده.

5-      إرسال ملف التأمين الإجتماعى إلى المنطقة التأمينية التابعة لها الجهة الإدارية الفرعية لإتخاذ إجراءات تسوية وصرف الحقوق التأمينية.

يستثنى من تطبيق هذه القواعد جميع الجهات الفرعية التابعة لمحافظات القاهرة والجيزة وحلوان و6أكتوبر ، وتلتزم الجهة الرئيسية بإستيفاء ملف التأمين الإجتماعى ومستندات صرف الحقوق التأمينية وإرسال الملف للمنطقة التأمينية التابع لها الجهة الإدارية الرئيسية.

خامساً : حالات ومواعيد تقديم الملف التأمينى إلى المنطقة التأمينية المختصة :

تلتزم الجهة الإدارية بموافاة المنطقة التأمينية المختصة بالملف التأمينى فى حالة تحقق إحدى الوقائع الآتية :

1-               يتم موافاة المنطقة التأمينية المختصة بالملف التأمينى قبل بلوغ سن التقاعد بثلاثة أشهر.

2-               خلال أسبوع من تاريخ إنتهاء الخدمة للعجز أو الوفاه ، وفى حالة عدم تقديم طلب الصرف بالجهة الإدارية يلتزم أصحاب الشأن بتقديم طلب الصرف إلى المنطقة التأمينية المختصة.

3-               خلال أسبوع من تقديم طلب صرف الحقوق التأمينية لباقى حالات الإستحقاق.   

فى حالة التأخير فى صرف الحقوق التأمينية نتيجة عدم إرسال الملف التأمينيى مستوفياً كافة المستندات للمنطقة التأمينية المختصة سوف يتحمل المتسبب فى التأخير بمبلغ إضافى بواقع 1% من قيمة الحقوق التأمينية عن كل شهر يتأخر فيه الصرف عن الميعاد المحدد بما لا يجاوز أصل المستحقات التأمينية.

وبناء عليه يهيب الصندوق الحكومى بكافة الوحدات الإدارية بمراعاة أحكام هذا الكتاب بكل دقة.

رئيس صندوق التأمين الإجتماعى

للعاملين بالقطاع الحكومى

" رشاد سالم أحمد "

تحريراً فى :    /8/2008