التقارير الإدارية

 

مقدمة

 

أولاً: ما هو التقرير؟

<!--كلمة " تقرير " هي في الأصل مشتقة من الفعل قَرّرَ بمعنى قرّر المسألة أو الرأي، أي حقّقه ووضّحه.

<!--التقرير: Report هو عرض  كتابي للبيانات والمعلومات والحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة ما عرضا تحليليا ، وبأسلوب مبسط منظم ، مع ذكر النتائج والاقتراحات التي تم التوصل إليها وبما أن التقارير تعتبر مستندات رسمية تتم قراءتها بواسطة الآخرين ، لذلك يجب أن تتصف دائما بالدقة والتركيز والوضوح .

<!--يمكن تعريف التقرير بأنه : عرض مكتوب لمجموعة من الحقائق و البيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة, و يتضمن تحليلا منطقيا و اقتراحات و توجيهات تتمشى مع نتائج التحليل.

ثانياً: أهمية كتابة التقارير. The importance of writing reports.
لماذا نكتب التقارير؟  
Why do we write reports?

لكتابة التقارير أهمية كبيرة في حياتنا العملية، و تلك الأهمية تكمن في الأسباب التالية:

1- تؤدي التقارير دورا هاما في عملية التخطيط بما تتضمنه من بيانات ومعلومات وبنود تفصيلية للخطة الموضوعة وآلية تنفيذها .

2-  وسيلة لتبادل المعلومات والإحصائيات بين الأقسام والإدارات المختلفة داخل المؤسسة وبينها وبين المؤسسات أو الجهات المعنية الأخرى .

  3- تساعد التقارير في عملية اتخاذ القرار فقد يساعد تقريرا شاملا واضحا مركزا لوضع معين أو مشكلة معينة في إحدى أقسام المؤسسة في اتخاذ قرار سريع وعاجل من قبل أحد المسئولين .

 4- كما تساعد التقارير في المتابعة والرقابة على الإدارات المختلفة ومدى تنفيذها للتعليمات واللوائح المنظمة للعمل .

5-  التقارير وسيلة للتسجيل والتوثيق لجميع ما تم إنجازه من مهام مختلفة

أهداف التقارير:

كتابة التقارير قد تكون بهدف:

1- المساعدة على اتخاذ القرار من خلال التزويد بالمعلومات.

2- التنسيق والاتصال بين موظفي المؤسسة

3- المتابعة لأنشطة المؤسسة والمشاريع المنفذة.

4- الرقابة وتقييم الأداء.

5- إعطاء معلومات إدارية لازمة للعمل.

6- تفسير ظاهرة مرتبطة بمستقبل العمل.

7- عرض أفكار جديدة لتحسين العمل.

8- دراسة مشكلة محددة في بيئة العمل.

9- توثيق أنشطة المؤسسات والمشروعات.

ثالثاً: أنواع التقارير.   Types of reports

<!--تقسم التقارير بصفة عامة إلى نوعين أساسيين هما:

1- التقارير الشفهية اللفظية

2      -التقارير المكتوبة التحريرية :

و يتم تقسيم التقارير المكتوبة إلى مجموعة متنوعة حسب الأغراض و المهام التي يخدمها التقرير, فنجد أن هناك تقارير تحليلية تفصيلية, و تقارير إعلامية, وأخرى أقناعيه,...... الخ ,, أو حسب النشاط مثل تقارير البحوث, و التقارير العامة, و التقارير السنوية, .....الخ.

<!--كما أن هناك تقارير دورية و أخرى اختيارية, و البعض الآخر يميز بين أنواع التقارير حسب الحقل أو المجال, مثل التقارير الطبية, و التقارير الإدارية, و التقارير الهندسية, و تقارير المبيعات, و تقارير التسويق, ......الخ .

تقسم التقارير على أساس درجة الرسمية :
وفقا لهذا الأساس يوجد تقسيمات رئيسة للتقارير 
1- التقارير الرسمية:
هو ذلك التقرير الذي يحتوي على عناصر رسمية.
مثل: صفحة العنوان, قائمة المحتويات, قائمة الجداول والأشكال، قائمات المراجع. 
2- تقارير غير رسمية: 
هو ذلك التقرير الذي يخلو من عناصر التقرير الرسمي.
مثل : التقرير الذي يكتب لزميل العمل و التقرير المطلوب إعداده في فترة قصيرة.
وفي كل الأحوال لا يجب أن يكون دقيقا ً وواضحا ً وصحيحا ً.

من حيث زمن الإصدار يتم تقسيم البحوث إلى :

1- تقارير دورية .

2- تقارير غير دورية    .

من حيث محتوى التقارير يتم تقسيمها إلى :

1- تقارير مالية و محاسبية .

2- تقارير الأنشطة .

3- تقارير الإفراد .

و من حيث الهدف من التقارير يتم تقسيمها إلى :

1-تقارير متابعة

2- تقارير معلومات

3- تقارير الدراسات

4- تقارير تقييم الأداء

5- تقارير وصفية

6- تقارير سابقة التصميم

من حيث الجهة التي يوجه إليها التقرير يتم تقسيمها إلى :

1- تقارير داخلية .

2- تقارير خارجية .