خدمات المكتبات والمعلومات

مقدمة
لاشك أن نجاح أي مكتبه في أداء رسالتها مرهون بقدرتها على توفير المعلومات المناسبه للشخص المناسب في الوقت المناسب, ومن ذلك تنبثق جميع الإجراءات
والعمليات المناسبه التي تتم في المكتبات ومراكز المعلومات . إذ أن الهدف المستهدف من إقتناء المجموعات وتنظيمها هو تقديم خدماتها للمستفيدين منها.
تعتبر المكتبه في نظر القارئ العادي وفي نظر الباحث المتخصص أنها المكان المناسب الذي يمكن فيه الاطلاع على الكتب, بل يمكنه أن
يحصل فيه على خدمات المكتبات والمعلومات بكافة أشكالها . ونعنى في هذا البحث
بالخدمات التقليديه في المكتبات والمعلومات وأيضا غير التقليديه وقد تناولت هذا
المعلومات وخدمات المعلومات
ماهية المعلومات :
إن كلمة معلومات information من الكلمات التي يصعب تعريفها , نظراً
لدلالتها على أشياء عديده , فقد ذكر لانكستر في كتابه "نظم استرجاع المعلومات" أن المعلومات شيء غير محدد المعالم لايمكن رؤيته أوسماعه أو لمسه, فالإنسان يحاط علما أي يصبح عن بينه أو درايه في موضوع معين إذا ما تغيرت حالته المعرفيه بشكل ما, ومجرد إعطاء أحد القراء أو الباحثين
وثيقه عن موضوع معين مثل بنوك" المعلومات الصناعيه" أو تقديم البيانات الازمه للتعرف على هذه الوثيقه لا يحيط القارئ أو الباحث علما بموضوع وبنوك المعلومات
الصناعيه1ذومن ثم لا يمكن لتناول المعلومات أن يتم إلا عندما يتم الإطلاع على الوثيقه والإحاطه بمحتواها ومن ثم فالمعلومات هنا هي : ذلك الشيء الذي يغير من الحاله المعرفيه للشخص في موضوع ما
ويذكر محمد فتحي عبد الهادي أن بعض المعلومات يأتي إلينا بواسطة الملاحظه المباشره لما يحيط بنا , والبعض مما يقول الآخرون, والبعض من القراءة
وهناك مصادر أخرى غير ذلك وكل المعلومات التي ستبدل أو تغير من البناء المعرفي هي نتيجه عملية المعلومات وعلى ذلك فإنه يمكن القول أن المعلومات هي أي معرفه تكتسب من خلال الإتصال أو البحث أو التعليم أو الملاحظه .... إلخ
أما حشمت قاسم فإنه يضع المعلومات في مرتبه وسط بين البيانات أو المعطيات والمعرفه <فالبيانات أو المعطيات عباره عن حقائق متفرقه , وعندما تتجمع هذه الحقائق وترتبط معا تصبح معلومات, وعندما تصبح المعلومات قادره على التأثير في سلوك الفرد والمجتمع تتحول إلى معرفه. فالفرد بنيته المعرفيه الناتجه عما حصله من معلومات وما لإكتسبهمن خبرات والتي تؤثر في أداؤه وسلوكه وكذلك الحال بالنسبه للمجتمع>
أهمية المعلومات :
إن للمعلومات دورها الذي لايمكن إنكاره في كل نواحي نشاط الإنساني, فهي أساسيه للبحث العلمي, وهي التي تشكل الخلفيه الملائمه لإتخاذ القرارات الجديده, وهي عنصر لا غنى عنه في الحياه اليوميه لأي فرد وهي بالإضافه لهذا كله
مورد ضروري للصناعه والتنميه والشئون الإقتصاديه والإداريه والعسكريه والسياسيه ولذلك يصدق القول من يملك المعلومات ويستثمرها يستطيع أن يكون الأقوى
وتلخص بولين أثرتون أهمية المعلومات في النقاط التاليه :
أ- تنميه قدرة الدوله على الإفاده من المعلومات المتاحه والخبرات التي تحققت في الدول الأخرى.
ب- ترشيد وتنسيق ما تبذله الدوله من جهد في البحث والتطوير على ضوء ما هو متاح من معلومات .
ج- كفالة قاعده معرفيه عريضه لحل المشكلات .
د- توفير بدائل وأساليب حديثه لحل المشكلات الفنيه وإختيارات تكفل الحد من هذه المشكلات في المستقبل .
و- رفع مستوى فعاليه وكفاءة الأنشطه الفنيه في قطاعات الإنتاج والخدمات .
ي- ضمان القرارات السليمه في جميع القطاعات وعلى مختلف مستويات المسئوليه.
خدمات المعلومات :
حدد حشمت قاسم في رساله الماجستير التي نوقشت في عام 1971
المفهوم والمقصود بخدمات المعلومات حيث أشار إلى أنها < الناتج النهائي الذي يحصل عليه المستفيد من المعلومات والذي يتأتى نتيجة للتفاعل بين ما يتوافر لأجهزة المعلومات من موارد ماديه وبشريه فضلا عن تنفيذ بعض العمليات والإجراءات الفنيه, وترتبط هذه الخدمات بطبيعة نشاط المستفيدين وأنماط إحتياجاتهم للمعلوماتومن أمثلة خدمات المعلومات : البحث في الإنتاج الفكري, وخدمات الإحاطه الجاريه, والبث الإنتقائي للمعلومات ... إلخ . ومهما كان الجهاز الذي يقدم خدمات المعلومات والمكتبات سواء كان مكتبه بمفهومها التقليدي أو مركز معلومات كظاهره عصريه فإن هذه الأجهزه تحرص على توفير خدمات المعلومات والمكتبات بكافة أشكالها ولذا فإنه من الواجب أن تحقق خدمات المعلومات ما يلي : 1- توفير مصادر المعلومات المناسبه للمستفيدين, ويقتضي ذلك ممارسة التقييم والإنتقاء والتركيز على الكيف لا الكم . 2- سرعة الإحاطه بمصادر المعلومات المناسبه, فما لم يكن المستفيد, وخاصة إذاوكان من الباحثين يحيط بما يدور على جبهة البحث في مجال تخصصه فإنه يفقد القدره على المشاركه الفعاله حيث يفتقد مصدر الإيحاء بالأفكار الجديده كما تزداد إحتمالات تكراره لجهود سابقه . 3- إدراك الإحتياجات المتغيره المستفيدين تبعا لتغير ظروف الحاجه إلى المعلومات والعمل على تلبية الإحتياجات. 4- مراعاة الدقه فيما يقدم من معلومات, حيث يمكن الإعتماد على معلومات خاطئه أن يؤدي إلى اثار لا تحمد عقباها . 5- تلافي النقص في المعلومات الناتج عن تشتت الإنتاج الفكري في منافذ النشر ال مختلفه . 6- مساعدة المستفيد على تخطي الحواجز اللغويه, وتقديم المعلومات في أكثر الأشكال ملائمة لإحتياجات المستفيد وإمكاناته .
خدمات المكتبات والمعلومات التقليدية
1- الجولات الإرشادية orientation tours :
هذه الجولات الإرشادية تعقدها المكتبات العامة والجامعية وغيرها من المكتبات ومرافق المعلومات بغرض تعريف وإرشاد مجتمع المستفيدين من خدماتها . وتدعم الجولة الإرشادية صورة المكتبة وخدماتها في ذهن المستفيدين , وغالبا ما تعقد هذة الجولة بشكل دوري أو تعقدها المكتبة الجامعية عند بداية العام الدراسي , وتقدم للطلاب الجدد الملتحقين حديثا بالجامعة للتعرف على المكتبة وأقسامها ومقتنياها وخدماتها . ويعتمد في هذه الجولة على محاضرات يقدمها المسؤلون عن المكتبة , هذا بالإضافة إلى الكتيبات التعريفية التي تعدها المكتبة وتحمل ما يعرف بالمكتبة ومقتنياتها وخدماتها , وقد يستعان في الجولة الإرشادية بأفلام سينمائية أوافلام فيديو . وهذة الجولات الموجهه تعرف بالمكتبة وخدماتها وأنشطتها . وتهدف هذه الخدمة إلى إكساب المستفيد المهارات الأساسية اللازمة لتحقيق التعامل الفعال مع موارد المكتبة .
خدمات الإرشاد :
تعد خدمات الإرشاد من الخدمات الضرورية التي تقدمها المكتبة حإنها تهدف إنها تهدف ألى معاونة المستفيدين في الحصول على الموارد أو المعلومات المطلوبة , ويعرف أ.د. حشمت قاسم الخدمات الإرشادية بأنها كل ما يبذلة الأمناء والعاملون من جهود وكل ما توفره المكتبات من أدوات وإمكانات من شأنها الإرتفاع بمستوى فعالية الإفادة من مصادر المعلومات أينما وجدت
تدريب المستفيدين User Education :
قد يواجه المستفيدون عند تعاملهم مع المكتبة بأمور لا يعرفون عنها شيئا . لذا كان تدريب المستفيدين هو كل ما يبذله العاملون بالمكتبة لإكساب المستفيدين المهارات الأساسية اللازمة للتعامل مع المكتبة وما تقدمه من خدمات مما يحقق أقصى إستخدام لمصادر المعلومات المتوفرة بالمكتبة .
من المعروف أن المكتبات حسب فئاتها وكيفية تنظيم مجموعاتها , كما أن لكل مكتبة طرق الوصول إلى هذه المجموعات , وحتى وإن إتفقت المكتبات فيما بينها في خطط التصنيف وتقنيات الفهرسة الوصفية . هذا بالإضافة إلى أن هناك بعض المكتبات تقتني أوعية مرجعية تحتاج إلى نوع من التدريب على إستعمالها . مثال ذلك : أدوات البحث والإسترجاع كالكشافات أو قواعد البيانات الآلية وغيرها من الأوعية المستحدثة بنتيجة للتطور الهائل في تكنولوجيا المعلومات
الخدمة المرجعية :
وهي أحدى الخدمات الإرشادية التي تقدمها المكتبة وهدفها توفير الإمكانات المتاحة والأدوات التي من شأنها أن ترتفع بمستوى فاعلية الإفادة من مصادر المعلومات أينما وجدت بالمكتبة أو في غيرها , تتم عن طريق الإرشاد والتوضيح والإعلام .
وتعد الخدمة المرجعية أحد الأهداف الهامة لكافة المكتبات , ومن ثم فهي تستحق كل ما يوجه إليها من إهتمام وما يحاط بها من أهمية وما تتكلفه المكتبة في سبيل إدارة مجموعة المراجع بها وتنظيمها وإبراز مكانتها وكيانها . فالمكتبة التي ساهمت بكفاءة في تلبية الإحتياجات البحثية والمعرفية لمجتمعها من المستفيدين نحنل مكانة خاصة ضمن إهتماماتهم مما يحتم ضرورة وجودها وإستمرارها فالمكتبة وقسم المراجع بها ومصادر المعلومات فيه وفرت على المستفيدين الكثير من الوقت والجهد والمال حيث تمكن المستفيدين من إستخدام المراجع بكافة فئاتها سواء عامة أو متخصصة , إلى جانب ما قدمته المكتبة من مساعدات ببليوجرافية يصعب الحصول عليها إلا من الإختصاصيين في الخدمة المرجعية . وللخدمة المرجعية عناصر عديدة , منها :
أ- الرد على الإستفسارات
ب- إقتناء المراجع الهامه المتنوعه منها المراجع الطبيه والقواميس والموسوعات والكتب السنويه والمعاجم اللغويه ... إلخ
ج- الإرشاد إلى كيفية إستخدام هذه المراجع وهذه وظيفة إختصاصي المراجع.
خدمة النشر :
تعتبر هذه الخدمة من الخدمات التي تقدمها المكتبات الوطنية ومراكز المعلومات والمكتبات المتخصصة لمجتمع المستفيد من خدماتها , وعلى مستوى أقل من ذلك تقوم هذه الخدمات بعض المكتبات العامة .
ويرتبط النشر بأكثر من خدمة خدمات المكتبات والمعلومات ويمكن تقسيم خدمات النشر إلى :
نشر الكشافات_ الببليوجرافيات_الفهارس_أدلة المكتبات_الملفات الوثائقية_نشرات الإستخلاص .
2- خدمات القراء :
تعتبر خدمات الإطلاع الداخلي , والإعارة , وخدمة التصوير , وخدمة توفير أو الإمداد بالوثائق وسوف نوجزها في الفقرة التالية :
أ- خدمة الإطلاع الداخلي :
هذه الخدمة تحتاج في أي مكتبة ألى عناصر عديدة حتى يمكن أن تقدم هذه الخدمة بصورة لائقه , فلابد من تخصيص قاعات للإطلاع الداخلي تتوافر فيها المساحة المناسبة , الإضاءة الجيدة , التهوية الصحية السليمة , بجانب التجهيزات المناسبة اللائقه من مقاعد ومناضد للقراءة , ورفوف مناسبة لكل أوعية المعلومات الني قد تضمها القاعة بالإضلفة ألى تحصينها ضد الضوضاء , أو على الأقل تجهيز عدد من الغرف الصغيرة المجهزة ضد الضوضاء (الخلوات) , وتخصيصها للمستفيدين الذين قد يستخدمون مسجلات الصوت أو غيرها من الأجهزة التي تسبب ضوضاء للآخرين , أو تستخدم هذه الخلوات لمن يريدون من أعضاء هيئة التدريس تحديدا أن تكون لهم أماكن للقراءة مستقلة عن بقية قاعة الإطلاع الداخلي.
ب- خدمة الإعارة :
تعتبر خدمة الإعارة من خدمات القراء التي تقدمها كل المكتبات , فيما عدا المكتبات الوطنية التي تقتني مجموعات نادرة من المخطوطات والمطبوعات والدوريات ... وغيرها , فلا تقدم هذه الخدمة من خلال هذه المجموعات وخدمة الإعارة من الخدمات التقليدية التي يمكن أن تقدمها المكتبات الجامعية بصورة يدوية أو الية .
ودائما تنظم أعمال الإعارة في المكتبات لوائح تنظيمية تضعها المكتبات وفقا لما تقتضيه أحوالها , وتنص هذه اللوائح التنظيمية على تحيد الفئات المصرح لها بالإفلدة من الإعارة وشروط هذه الإفادة ونوعيات التي يسمح بإعارتها , ومدة الإعارة بالنسبة لكل فئة من المستفيدين ولكل نوع من المواد
ولا تقتصر خدمة الإعارة من المكتبات على الحضور الشخصي للمستفيد , بل إنه في بعض المكتبات الجامعية تقوم المكتبة المركزية أو مكتبة الكلية بالإعارة الدائمة أو الإعارة الجماعية اللإقسام العلمية بالكليات أو لبعض مكتبات الكليات من المكتبة المركزية أو أن تقوم المكتبات العامة بالإعارة المسنين أو ذوي الإحتياجات الخاصة بتوصيل المادة المعاره إلى المنازل
ج- خدمة التصوير :
وترتبط خدمة التصوير بخدمة الإعارة حيث إنها تمثل البديل لها في كثير من الأحيان وللعديد من الأوعية كالدوريات والكتب المرجعية التي لا يسمح بإعارتها.
ومن المعروف أن خدمة التصوير ترتبط بحقوق التأليف والنشر , ولذا فإن هذه الخدمة تخضع عادة للرقابة من قبل القائمين على خدمات القراء , حيث لا يسمح بتصوير كامل الوعاء (الكتاب) أو عدد من الدورية , على سبيل المثال , ويكون التصوير جزئيا , ولذا يجب أن يكون التصوير ليس بغرض التملك , وإنما بغرض التخفيف من القيود التي تفرض على تداول مواد معينة , وذلك لمراعاة حقوق المؤلفين والناشرين .
د- خدمة توفير أو الإمداد بالوثائق Document supply :
وهذه الخدمة من خدمات القراء التي يمكن أن تقدمها المكتبات بكافة أنواعها , والجامعية منها , وعادة ما ترتبط هذه الخدمة بالموارد المالية المتاحة للمكتبات بحيث أنها قد تلبي الإحتياجات الأساسية للمستفيدين من خدماتها من خلال توفير ما لا يجده المستفيد من مقتنيات المكتبة ,وذلك بتعويض النقص في مجموعاتها من المصادر البديلة كالمكتبات التي تتعاون أو تتشارك في منظومة مكتبية تعاونية أو بعض الجهات أو الأجهزة التي توفر الوثائق بمقابل . وغالبا ما تكون هذه الخدمة لتوفير مقالات من دوريات تقتنيها المكتبة لسبب أولآخر , وقد تكون هذه الوثائق عبارة عن مواد أخرى خلاف مقالات الدوريات أو الكتب : فقد تكون هذه المواد معايير أو براءات إختراع ... إلخ. وتلجأ بعض المكتبات للحصول على إقرار أو تعهد من المستفيد بخدمة توفير الوثائق يوضح فيه أن صورالوثائقالتي يحصل عليها ستكون الإستخدام الشخصي ولأغراض البحث العلمي , وهذا الإجراء الذي تتخذه المكتبات يوفر الحماية القانونية لحقوق المؤلفين والناشرين .
خدمات المعلومات غير التقليدية
من خدمات المعلومات غير التقليدية :
الإحاطة الجارية :
الإحاطة الجارية هي الإلمام بالتطورات الحديثة في أي فرع من فروع المعرفة خاصة ما يهم منها مستفيدين بهذه التطورات , وهذا الإهتمام قد يكون نتيجة رغبة شخصية في التعرف على أحد ما نشر عن موضوع معين من أجل الإطلاع علية أو إستخدامه في البحث والتدريس أو الإستفادة منه في كتابة مقالات أو تقارير أو كتب , أو الإستعانة به في إدارة قسم أو هيئة أو شركة أو التعرف على إتجاهات المنافسين من شركات ومنظمات في مجالات معينة أو إستخدامها في تخطيط برامج المستقبل في مجالات معينة وغير ذلك من الأمور
وترتبط خدمة الإحاطة الجارية أساسا بالمكتبات الأكاديمية ووحدات المعلومات المتخصصة فهي تفيد في التعرف على التيارات الفكرية والعلمية الحديثة , والحرص على ملاحقة التطورات في مجال التخصص سمة علمة لجميع المستفيدين من المعلومات بلا إستثناء , وهي ترتبط ارتباطا وثيقا بمدى الحرص على المشاركة في مجريات جبهة البحث والإرتباط بهذة المجريات بأي شكل من الأشكال ولكل وسيلته الخاصة لتحقيق هذا الهدف
ويعرف محمد محمد أمان (1985) الإحاطة الجارية بأنها نظم لمراجعة الوثائق الحديثه من أجل اختيار مواد ومحتويات لها اتصال أو علاقة بإحتياجات شخص أومجموعة , وتسجيل هذه المواد والمحتويات ثم إرسال مذكرات عنها إلى الأشخاص أو المجموعات التي تهتم بالموضوع
وتتخذ خدمة الإحاطة الجارية أشكالا متعددة يمكن لمراكز المعلومات أن تقدمها كلها أو بعضها , وهى كاللآتي :
1- الإتصال الهاتفي بالأفراد :
هناك بعض العوامل التي تحول دون الإستخدام المكثف اللاتصال الهاتفي لأغراض الإحاطة الجارية ولعل في مقدمة هذه العوامل طول ما يستنفده هذا الإتصال من وقت العاملين بمراكز المعلومات الحديثة , وإتجاهاتهم العلمية والعملية , وذلك من أجل توفير المعلومات الحديثة التي قد تفيدهم .
والإتصال الهاتفي من خدمات المعلومات الإيجابية في التجمعات المحددة والهيئات الصغيرة , هذا بالإضافة إلى الظروف التي تدعو الحاجة فيها لإيصال المعلومات بأقصى سرعة ممكنة
2- الإخطارات اليومية :
تعتبر نشرة المعلومات اليومية Daily Intelligence Bulletin التىتشتمل على المواد الإخبارية فضلا عن بعض التقارير والتحليلات والموجزات الإعلامية من خدمات المعلومات وتحديدا من الإحاطة الجارية .
3 - إرسال الإشارات الببليوجرافية إلى الأفراد :
تعتمد هذه الخدمة على العلاقات الوثيقة بين مراكز المعلومات وبين المستفيدين وتتم هذه الخدمة بتسجيل البيانات الببليوجرافية للأوعية ذات الأهمية الخاصة على جزازات وإرسالها إلى من يشغلون المناصب القيادية في الوسط المستفيد من خدمات مركز المعلومات . وحتى تتم الإفادة من هذه الخدمة بصورة سليمة يجب أن يحتفظ المركز بسجل بطاقي للاهتمامات التخصصية الموضوعية لهؤلاء المستفيدين وهذه الخدمة تعتبر من خدمات البث الإنتقائي للمعلومات .
ويذكر حشمت قاسم (1984) أن الإخطارات الببليوجرافية لا تقتصر فقط على مقتنيات مراكز المعلومات من الأوعية , وإنما تغطي الوثائق التى يتم التعريف بها في الكشافات ونشرات الإستخلاص وكذلك تستعمل مراكز المعلومات نماذج موحده لتسجيل البيانات الببليوجرافية (الورقية) تشتمل على اسم المرسل إليه وتاريخ الإرسال مع الإستفسار في بعض الأحيان عما إذا كان المستفيد بحاجة للاطلاع على الوثيقة المعرف بها
4 - تمرير الدوريات :
لاينكر أحد أهمية الدوريات المتخصصة ومكانتها بين أوعية المعلومات ودورها في بث المعلومات الحديثة . إن تمرير الأعداد الجارية للدوريات على المستفيدين من خدمات الإحاطة الجارية كخدمة من خدمات المعلومات , تعتبر هذه الخدمة من أقدم أشكالها وأكثرها انتشارا وأقدرها على اجتذاب اهتمام المستفيدين .
5 - قوائم الإضافات الجديدة :
لقد عرفت المكتبات منذ وقت طويل الإعلان عن مايرد إليها حديثا من مقتنيات وذلك من خلال عرض أغلفة الكتب الجديدة إليها في لوحات الإعلانات في مداخل
المكتبة وفي أماكن تواجد المستفيدين . وهناك من المكتبات التي تضع بعض أعدادها
في وحدات عرض خاصة بمداخل قاعات الإطلاع ولكن هذه الوسيلة من الإحاطة الجارية لا تتعدى حدود المكتبة التي ترغب في الإعلام عما ورد إليها حديثا . لذا فإن إعداد وإصدار وسيلة للإحاطة الجارية تفيد كل المستفيدين من خدمات المكتبة وذلك بإعداد وإصدار قوائم إضافات بالمقتنيات الجديدة التى ترد للمكتبة .
6 - خدمة مجموعات الإهتمام وإقامة المعارض :
هى إحدى خدمات الإحاطة الجارية التى تسعى بعض المكتبات العامة تقديمها لمجتمع المستفيدين من خدماتها وذلك من خلال تنشيط بعض المجموعات التى تود أن تنبه وتلفت انتباه القراء إليها , وقد يكون السبب في ذلك أن تكون هذه المجموعات تعانى من الركود أو أن يكون موضوع هذه المجموعه يحظى بإهتمام قطاع من الرأى العام أومجتمع المستفيدين وتهدف المكتبة من عرض مجموعة الكتب هذه إلى إحاطة المستفيدين بها وما لحقها من تغيرات ويتم تقديم هذه الخدمة من خلال استخدام وسائل وأدوات فنية كنواحي مساعدة مثل بناء ديكور معين لعرض مجموعات الإهتمام التي تهدف إلى تنشيط الأوعية الثقافية سواء الأطلاع الداخلي أو الإعارة الخارجية وتعد مجموعات الإهتمام شكلا متطورا لمعارض الكتب .
إقامة المعارض :
تعرض المكتبات ومراكز المعلومات مختارات أو ما اقتنته من أوعية معلومات جديدة بصفة منتظمة من أجل اطلاع المستفيدين على ما هو حديث من مقتنيات . ويجب أن تكون طريقة العرض جذابة وفي موضع استراتيجي يسهل للمستفيد أن يراه وان يتحقق من محتويات المعرض .
ويجب ألا يمنع المعرض من حصول المستفيد على الوعاء المطلوب إذا رغب في تصفحه أو إعارته فوق ظهوره في المعرض . والمعارض التي تقيمها بعض المكتبات ومراكز المعلومات ليست فقط لإحاطة المستفيدين بما ورد حديثا من أوعية إليها ولكنها قد تكون مرتبطة بمناسبة دينية أو سياسية أو كشف علمي معين أو انتقاء مؤتمر علمي . إن المعارض وسيلة من وسائل الإحاطة الجارية التي تتبناها المكتبات ومراكز المعلومات وتعول عليها كثيرا في إحاطة مستفيديها من مقتنياتها وخدماتها بصورة جارية مستمرة .
7 - استنساخ قوائم محتويات الدوريات :
إن من أوسع وسائل الإحاطة الجارية التى تعتمد عليها المكتبات ومراكز المعلومات هى عملية استنساخ قوائم محتويات الدوريات الجارية التى تقتنيها المكتبات ومراكز المعلومات . وتصوير هذه القوائم ييسر الرجوع إلى الدوريات المطلوبة حيث أن الصفحات تشتمل على بيان محتويات العدد بالإضافة إلى اسم الدورية ورقم المجلد أو السنة ورقم العدد .
ولقد ساعد على استمرار هذه الوسيلة عاملان أساسيان :
(1) توافر وسائل الإستنساخ والتصوير الإقتصادي السريع
(2) الالتزام ببعض القواعد المعيارية في إخرج صفحات محتويات إعداد الدوريات حيث أصبحت هذه الصفحات تشتمل على البيانات اللازمة للتحقق من الدورية والعدد .
8 - النشرة الإعلامية Information Bulletin :
من أهم وسائل الإحاطة الجارية هذه الوسيلة التى تعرف بالنشرة الإعلامية أو كما يطلق عليها بعض مراكز المعلومات الرسالة الإخبارية .
وهي وسيلة سريعة للبث السريع الفعال للمعلومات . وتعتبر النشرة الإعلامية هي نشرة الإحاطة الجارية وهي السبيل المناسب لتحقيق هذا الهدف , حيث تتسع هذه النشرة لعرض الوثائق الحديثة والتعريف بالوثائق المناسبة فضلا عن المواد الإخبارية والإخطارات , أى
كل ما يتعلق بأهداف الإحاطة الجارية باختصار
محتويات النشرة الإعلامية :
تحتوي النشرة الإعلامية على المواد التالية :
1 - مقالات الدوريات الجارية .
2 - المقتنيات الحديثة من الكتب .
3 - براءات الإختراع والمواصفات القياسية وتقارير البحوث والمهام العلمية .
4 - تقارير البحوث والتقارير عن المشروعات التى ترعاها الهيئة التى يتبعها مركز المعلومات .
5 - المواد الإخبارية ذات الأهمية المهنية أو الفنية أو التجارية .
6 - المؤتمرات واللقاءات التى عقدت والمرتقبة .
7 - عروض للكتب والمطبوعات سواء الصادرة عن الهيئة التى يتبعها مركز المعلومات أو المكتبة ومركز المعلومات الصادرة عنه النشرة الإعلامية .
خطوات إعداد النشرة الإعلامية :
حدد د. حشمت قاسم (1984) خطوات إعداد النشرة الإعلامية فيما يلي :
1 - اختيار المواد والأوعية المراد التعريف بها , وتأتى هذا من خلال استعراض ما يضاف يوميا إلى تقنيات مركز المعلومات , وغالبا ما تكون هذه مهمة رئيس تحرير النشرة الإعلامية . ويراعى في اختيار مواد النشرة جميع أنشطة الوسط المستفيد , ويفضل أن يحتفظ بقائمة بالموضوعات التى تحظى باهتمام خاص .
2 - ترجمة ما يحتاج إلى ترجمة .
3 - إعداد المستخلصات .
4 - الترتيب .
5 - الطباعة .
6 - الاستنساخ .
7 - التجميع والتغليف .
8 - التوزيع .
وللتلقيم المرتد هنا دور حيوى فى المتابعة وقياس الاداء والتوجه .
9 - الإشتراك في الخدمات التجارية المركزية :
قد يشترك مركز المعلومات فى خدمة الإحاطة الجارية المركزية التى توفرها بعض المؤسسات التجارية العاملة في تنظيم وبث المعلومات , وفي هذا تعويض عن عدم مقدرة مركز المعلومات المحلى عن القيام بأداء هذه الخدمة لإرتفاع تكلفتها . هذه الخدمة التى تصدرها المؤسسات التجارية تعتمد على عناوين الوثائق بالإضافة إلى مراصد البيانات المتخصصة , وغرض هذه المؤسسات التجارية من إصدار هذه الخدمة هو التغلب على ما يترتب على الفصل الزمنى بين صدور الوثيقة ونشر المستخلص الخاصة بها في دوريات الاستخلاص .
ومن أمثلة خدمات الإحاطة الجارية المركزية التى يصدرها معهد المعلومات العلمية institute for scientific ISI سلسلة current contents >
10 - البث الإنتقائي للمعلومات Selective Dissemination of Information SDI :
هذه الخدمة من خدمات الإحاطة الجارية نمط يتميز بالحرص على بمطابقة المعلومات المقدمة لاحتياجات كل مستفيد على حده , وتعكس هذه الخدمة التى تنطوى تحت خدمات الإحاطة الجارية شكلا متطورا من أشكال الإحاطة الجارية , والمقصود بهذه الخدمة هو التوجية الذى يكفل تعريف المستفيد بالوثائق المتصلة بأهتمامات دون غيرها . وأبسط أشكال البث الإنتقائى للمعلومات هو تقسيم النشرات الببليوجرافية الموضوعية التى تصدرها المكتبة إلى قطاعات موضوعية وتوزيعها على المستفيدين المهتمين كل في مجال أهتمامهه , وذلك بهدف إعفائهم من الاطلاع على بيانات القطاعات الموضوعية الأخرى التى لا تدخل فى مجال اهتماماتهم المباشرة .
وتعتمد هذه الخدمة على ثلاث دعامات أساسية وهي :
(1) سمات اهتمامات المستفيد user profile
(2) مرصد البيانات
(3) برنامج للبحث , وهذا البرنامج يقوم بمضاهاة سمات اهتمامات المستفيد بسمات الوثائق التى يضمها مرصد البيانات .
المصادر
سيده ماجد محمد ربيع . خدمات المكتبات والمعلومات : مذكرات دراسيه / سيده ماجد محمد ربيع .- الأسكندريه : دار الثقافة العلمية, 2006 - ص 9-15
12- محمد فحي عبد الهادي . مقدمه في علم العلومات / القاهرة : مكتبة غريب, 1984 .- ص13 .
3- حشمت قاسم . مدخل لدراسة المكتبات وعلم المعلومات / القاهرة : مكتبة غريب, 1990 .- ص 17 .