المعالجة المحاسبية للقيود 
القيد او التسجيل في دفتر اليومية:
من تعريف علم المحاسبة نجد أنه يعمل على قيد وتسجيل جميع العمليات المالية التى تحدث فى سجلات ودفاترمالية، فمصادر القيود والأوراق

الثبوتية والمستندات بحاجة إلى حفظ، وذلك للرجوع إليها عند الحاجة، وكذلك فهي بحاجة إلى توثيق وتسجيل، وهذا التسجيل يتم فيما يسمى بـ"الدفاتر التجارية"، وهذا التسجيل بحاجة إلى علم وفن وذوق، وبحاجة إلى تعليمات ونظم وطرق محاسبية تتلاءم مع نوع المشروع وحجمه، والأهم من ذلك أنه بحاجة إلى قوانين تنظم وتحمي وتحافظ على الأموال العامة والخاصة.

وتمثل الدفاتر التجارية The Commercial Books المنظمة جيداً مرآة عاكسة وصادقة تعكس سير أعمال التاجر وتبين مركزه المالي، فالدفاتر التجارية متى كانت منتظمة هي أداة إثبات في المنازعات التي تحصل بين التجار أنفسهم ومع المتعاملين معهم، فإذا أهمل التاجر مسك الدفاتر التجارية يحرم من هذه الميزة، بل يؤدي هذا الإهمال إلى الإضرار به، فيمكن للتاجر أن يستعين بدفاتره التجارية إذا كانت منتظمة لإثبات حسن نيته عند عجزه عن دفع ديونه التجارية، ويطلب الصلح الواقي من الإفلاس أو التسوية القضائية، وإذا ما أشهر إفلاسه أمكنه أن يستعين أيضا بهذه الدفاتر لينجو من خطر الإفلاس التقصيري أو الاحتيالي ، ولقد فرض المشرع لهذين النوعين عقوبة جنائية، كما تفيد الدفاتر التجارية عند فرض الضريبة على الدخل إذا تمكن التاجر من التصريح عن أرباحه الحقيقية وتحول دون فرض ضريبة على أساس التقدير الجزافي الذي يؤدي إلى الإجحاف بالتاجر.
والدفاتر التجارية عبارة عن سجلات يقيد فيها التاجر عملياته التجارية إيراداته، مصروفاته، حقوقه، إلتزاماته، و من هذه السجلات يتضح مركزه المالي و ظروف تجارته، و قد فرضت القوانين التجارية في الدول المختلفة إلتزاما على التجار بموجبه يلتزمون بمسك الدفاتر التجارية، إلاّ أنّ التشريعات تختلف في أمر تعيين الدفاتر التي يجب على التجار مسكها، فتكتفي بعض القوانين بإلزام التاجر بمسك دفاتر كافية للدلالة على حالة تجارته دون أن تعين أنواع هذه الدفاتر، و تفرض قوانين أخرى حدا أدنى من الدفاتر الإجبارية التي يلزم بها كل تاجر و تترك له حرية إضافة ما يشاء من الدفاتر الأخرى حسب حجم تجارته، و هذا ما أخذ به المشرع المصري إذ ألزم التاجر بمسك دفتري اليومية و الجرد.
مما سبق فان التسجيل في الدفاتر التجارية مهم جدا للتاجر والأطراف ذات العلاقة، فهي تمكن التاجر من تصنيف العمليات المالية وتبويبها، ومن ثم معرفة نتائج أعمال المشروع من ربح أو خسارة، وكذلك معرفة المركز المالي للمشروع، وعلى ماسك الدفاتر بالإضافة لما سبق التسجيل والحفظ أولا بأول وحسب التسلسل التاريخي.

وتقسم الدفاتر التجارية إلى 3 أقسام:-
· 1- الدفاتر القانونية (الإجبارية، الإلزامية).
· 2- الدفاتر الاختيارية (العرفية).
· 3- الدفاتر الإحصائية والبيانية.

أولاً - الدفاتر الإجبارية The Statutory Books:-
وهي تلك الدفاتر التي الزم القانون التاجر بإمساكها وتنظيمها، وتنقسم إلى:-

1- دفتر اليومية Journal:-
نص القانون على أن تقيد في دفتر اليومية الأصلى جميع العمليات المالية التى يقوم بها التاجر، وكذلك مسحوباته الشخصية، ويتم القيد يوماً بيوم بالتفصيل، فهو عبارة عن الدفتر الذي تسجل فيه القيود المحاسبية عند حدوث العملية المالية، أولا بأول، وحسب التسلسل التاريخي.
ويعد دفتر اليومية المرحلة الأولى للقيد المحاسبي، والتي تتفق مع نظرية القيد المزدوج، ويتم الإثبات فيها من واقع المستندات، ومصادر القيود المباشرة عند حدوث عملية مالية لها تأثير مالي، ومن مميزاته أي دفتر اليومية أنه يعتبر سجلاً واضحاً ومتكاملاً ومنظماً لجميع العمليات المالية في المشروع.
والدفتر مصمم _مهما كانت الطريقة المحاسبية المستخدمة_ بشكل يساعد على تجميع البيانات وترحيلها إلى دفتر الأستاذ بطريقة منظمة وسريعة لجميع الحسابات وبيان ما يطرأ عليها من تغيرات، وبالتالي سهولة ودقة عمل ميزان المراجعة وإعداد القوائم المالية المختلفة، وأهمها قائمة التدفقات النقدية وقائمة الدخل وقائمة المركز المالي.
وإن كان القانون لم يحدد شكلاً معيناً لدفتر اليومية أو الطريقة التى تثبت بها العمليات فى الدفاتر، ولكنه بوجه عام يتخذ الشكل الآتى:-

مبلـغ

البيــان

رقم القيد

رقم المستند

رقم الأستاذ

التاريخ
منـه

لــه

شرح خانات دفتر اليومية:-
1- المبالغ: وتقسم إلى خانتين:-
أ- منه:- ويكتب فيها مبلغ الطرف المدين.
ب- له:- ويكتب فيها مبلغ الطرف الدائن.
2- البيان: ويكتب فيها القيد المحاسبي بطرفيه المدين والدائن، حيث يكون الطرف المدين بالسطر الأول، ثم في السطر الثاني الطرف الدائن، وبشكل مائل، وفي الجزء الثالث ملخص أو شرح العملية المالية.
3- رقم القيد: ويكون متسلسلاً من بداية السنة المالية وحتى آخر قيد في السنة المالية.
4- رقم المستند: ويكتب فيه رقم المصدر المباشر للعملية المالية، مستند القبض أو الصرف أو القيد.
5- رقم صفحة الاستاذ: ويكتب فيها رقم صفحة ذلك الحساب في دفتر الاستاذ، مقابله وعلى السطر.
6- التاريخ: ويكتب فيها تاريخ حدوث العملية المالية، حيث يتم التسجيل في دفتر اليومية أولاً بأول، وحسب التسلسل التاريخي.

ويتم التسجيل في دفتر اليومية وفقا للخطوات التالية:-
1. كتابة التاريخ.
2. كتابة اسم الحساب المدين في خانة البيان على السطر الأول من القيد (في اقصى اليمين) مع المبلغ.
3. كتابة اسم الحساب الدائن في خانة البيان على السطر الثاني من القيد (في اقصى اليسار) مع المبلغ.
4. اعطاء شرح مختصر لكل عملية بعد كل قيد.
5. ترك سطر دون كتابة بعد كل قيد لتحقيق استقلال ووضوح كل قيد عن غيره من القيود.
6. التأكد من تساوي المبالغ المدينة مع المبالغ الدائنة.

مثال على كيفية التسجيل في دفتر اليومية:-
- بدء أحمد مشروعه التجاري في 1/1/2012م برأسمال قدره 300.000 جنيه تم ايداعه في البنك.
- في 2/1/ 2012م قام أحمد بشراء سياره قيمتها 20.000 جنيه بشيك.
- في 5/1 تم شراء أثاث بمبلغ 20.000 جنيه سدد نصفها نقداً، والباقي على الحساب.

الحل:-
أ‌- تحليل العمليات الى أطرافها الدائنة والمدينة:-

م

الطرف المدين من القيد

الطرف الدائن من القيد
1

300.000 حـ/ البنك

300.000 حـ/ راس المال
2

20.000 حـ/ السيارات

20.000 حـ/ البنك
3

20.000 حـ/ أثاث

10.000 حـ/ النقدية
10.000 حـ/ البنك