Monitoring Health & Safety Measures

Posted by Annabel Arnaud | 0 comments

We are at a fairly advanced stage with our health and safety management system. We have a policy to provide a management framework and a set of objectives that we have set ourselves. We have an organisation with staff aware of their roles and responsibilities, and competent to deliver what is required of them.

We have planned for health and safety in our workplace, using risk assessments as a tool for measuring risk, and we have developed risk control measures accordingly. In short, things are beginning to happen. Some logical questions that follow all this activity however are, how well is it all working? Are we achieving our objectives? Are our risk control measures effective? Are staff adopting the working methods we have devised with them? There is of course only one way to determine the answers to these questions, and that is by monitoring our performance; in other words by measuring our success. There is a very old saying which goes something like, what gets measured gets done! Most of us need an incentive to do the things that we ought to do, and knowing that our performance is going to be periodically checked is usually sufficient motivation for us to do our best. The same is true in health and safety except that the stakes are often higher than in other aspects of working life.

Types of monitoring

Monitoring can be done proactively and reactively, and what is required is a combination of both in order to provide a true measure of performance. Proactive monitoring is carried out before we have any indication of failure; before anything goes wrong. It is routine, regular checking, that can include physical inspections of the workplace, audits, and environmental sampling. Reactive monitoring is the examination of data that arises from incidents in order to shed light on our performance. Accident data, details of machinery breakdown, and sickness trends are all examples of reactive data that can be used to help us to build a picture of our health and safety performance.

What should be monitored?

This series of articles has promoted the idea of systematic management, and it has set out the various elements that should be present in a successful system. It therefore follows that this management system should itself be monitored for its effectiveness, and this is done by the use of an audit. A health and safety management audit examines the structure of the management system to see that all the key elements are in place and working satisfactorily. For example, the first element in the system is the policy.

The audit

The audit would examine the company’s health and safety policy to see how robust it is, how relevant it is, and the extent to which staff understand and conform to it. Performance in an audit is usually quantified by the use of a scoring system to provide a rating which in turn provides an indication of the current level of achievement. This makes it fairly simple to set targets for the next period and embark on a cycle of continuous improvement. Audits are a form of proactive monitoring.

Inspection

Another proactive method is inspection. Inspections need to be carried out on a regular basis so that hazardous situations do not develop without being noticed. It is often useful to draw up a checklist of points to be examined in the inspection so that things are not missed and historical data can be amassed so as to identify trends if they emerge. An inspection of a workshop for example, might include an examination of the general condition of the walls and floors etc, electrical issues, machinery and tools, emergency provision, and personal protective equipment. Deficiencies can be identified and remedied before any harm is caused, remembering that they are indications of less than satisfactory performance.

Risk control

Risk control measures sometimes take the form of mechanical and/or electrical devices. Local exhaust ventilation systems for example are sometimes installed to draw off harmful fumes produced by various processes before they are inhaled by staff. We cannot take their continual efficiency for granted however, and we need to understand that any fall in their performance can lead to the contamination of the air. We therefore need to monitor our health and safety hardware as well as our staff and systems. In this case we might carry out various tests on the equipment to check that it is working within the design specification, and these tests are yet another form of proactive monitoring.

Valuable insights

There are very few occasions in life when we achieve 100% success, and this is certainly true in health and safety at work. Sadly however, our shortfalls in performance in this area often manifest themselves in accidents and ill-health. They can however provide us with valuable insights into our failures, which if acted upon, can help us to prevent the recurrence of these things. This is why it is essential to develop a reporting system that will draw attention to all accident and ill-health incidents, and indeed to near-misses! This reactive data is an indication of performance which can be used to our advantage. For example, a sudden upturn in the number of accidents occurring in a particular area, or a rise in the number of a particular type of injury, might lead us to identify a weakness in our system. Armed with this knowledge, we can then direct our resources to make the necessary improvements to prevent recurrence.

Similarly, data related to absence from work, illness, and machinery breakdown can all inform us about possible failures in our health and safety performance, both as individuals and as a company. The old saying, ‘ignorance is bliss’. most definitely does not apply in health and safety. The more knowledge we have of our failures, the less likely it is that we will be caught out! Health and safety monitoring provides us with the means by which we can gather this knowledge and so make the workplace a safer, healthier, and much more productive environment for all.                                   تمت الترجمة الى اللغة العربية بمعرفة السيد/مصطفى حافظ محمد الجندى*مستشار السلامة والصحة المهنية ومكافحة الحريق وصحة البيئة .

مراقبة أجراءات الصحة والسلامة أرسلت بواسطة أنابيل ارنو | 0 تعليق 03/24/15 نحن في مرحلة متقدمة إلى حد ما مع شركائنا في نظام إدارة الصحة والسلامة. لدينا سياسة لتوفير إطار الإدارة ومجموعة من الأهداف التي وضعناها لأنفسنا. لدينا منظمة مع الموظفين على علم أدوارهم ومسؤولياتهم، والمختصة لتقديم ما هو مطلوب منهم. لقد خططنا للصحة والسلامة في مكان العمل لدينا، وذلك باستخدام عمليات تقييم المخاطر كأداة لقياس المخاطر، ونحن قد وضعت تدابير السيطرة على المخاطر وفقا لذلك. وباختصار، فإن الأمور بدأت يحدث. بعض الأسئلة المنطقية التي تتبع كل هذا النشاط ولكن هي، جيدا كيف هو يعمل كل شيء؟ نحن نحقق أهدافنا؟ هي تدابير السيطرة على المخاطر لدينا فعالة؟ والموظفين اعتماد أساليب عمل قمنا بوضع معهم؟ وهناك بالطبع سوى طريقة واحدة لتحديد إجابات لهذه الأسئلة، وهذا هو طريق مراقبة أدائنا. وبعبارة أخرى عن طريق قياس نجاحنا. هناك قول مأثور قديم جدا الذي يذهب شيء من هذا القبيل، ما يمكن قياسه يمكن القيام به! معظمنا بحاجة إلى حافز للقيام الأشياء التي يتعين علينا أن نفعل، ومعرفة أن أداءنا سوف يتم فحصها بشكل دوري عادة ما تكون حافزا كافيا بالنسبة لنا أن نبذل قصارى جهدنا. وينطبق الشيء نفسه في مجال الصحة والسلامة إلا أن المخاطر غالبا ما تكون أعلى مما كانت عليه في جوانب أخرى من الحياة العملية. أنواع الرصد رصد يمكن القيام به على نحو استباقي وكرد فعل، والمطلوب هو مزيج من الاثنين معا من أجل توفير المقياس الحقيقي للأداء. ويتم مراقبة وقائية من قبل لدينا أي دليل على الفشل؛ قبل أي شيء يذهب على نحو خاطئ. فمن الروتيني، والتحقق من العادية، التي يمكن أن تشمل عمليات التفتيش المادي من مكان العمل، ومراجعة الحسابات، وأخذ العينات البيئية. مراقبة رد الفعل هو فحص البيانات التي تنشأ من الحوادث من أجل تسليط الضوء على أدائنا. بيانات الحوادث وتفاصيل الآلات انهيار، واتجاهات المرض كلها أمثلة على البيانات رد الفعل التي يمكن استخدامها لمساعدتنا لبناء صورة لدينا أداء الصحة والسلامة. ما ينبغي رصده؟ هذه السلسلة من المقالات شجعت فكرة الإدارة المنهجية، وضعت بها مختلف العناصر التي يجب أن تكون موجودة في نظام ناجح. ويترتب على ذلك أن هذا النظام إدارة وينبغي رصد نفسه لفعاليتها، ويتم ذلك عن طريق استخدام التدقيق. عملية مراجعة إدارة الصحة والسلامة وتبحث هيكل نظام إدارة أن نرى أن جميع العناصر الأساسية موجودة وتعمل بصورة مرضية. على سبيل المثال، العنصر الأول في النظام هي السياسة. التدقيق أن التدقيق فحص سياسة الصحة والسلامة في الشركة لمعرفة مدى قوة هو، مدى ملاءمة هو عليه، وإلى أي مدى يفهم الموظفون وتتفق عليه. وعادة ما يتم كميا الأداء في عملية التدقيق عن طريق استخدام نظام تسجيل لتوفير تصنيف والذي بدوره يوفر مؤشرا على المستوى الحالي من الإنجاز. هذا يجعل من السهل إلى حد ما لوضع أهداف للفترة القادمة والشروع في دورة التحسين المستمر. المراجعات هي شكل من أشكال مراقبة وقائية. تفتيش طريقة تفاعلية آخر هو التفتيش. تحتاج إلى أن تتم على أساس منتظم بحيث الحالات الخطرة لا تتطور دون أن يلحظ ذلك التفتيش. غالبا ما يكون من المفيد وضع قائمة من النقاط التي يتعين بحثها في التفتيش بحيث لا يتم تفويت الأشياء ويمكن جمعت البيانات التاريخية وذلك لتحديد الاتجاهات إذا ظهورها. تفتيش من ورشة عمل على سبيل المثال، يمكن أن تشمل دراسة الحالة العامة للجدران والأرضيات وغيرها، والقضايا الكهربائية والآلات والأدوات، وتوفير الطوارئ، ومعدات الوقاية الشخصية. أوجه القصور ويمكن تحديد ومعالجته قبل أن تسبب أي ضرر، وتذكر أنها دلائل على أقل من أداء مرضيا. في بعض الأحيان اتخاذ تدابير السيطرة على المخاطر السيطرة على المخاطر شكل من الأجهزة الميكانيكية و / أو الكهربائية. يتم تثبيت أنظمة تهوية العادم المحلية على سبيل المثال في بعض الأحيان إلى رسم الأبخرة الضارة التي تنتجها مختلف العمليات قبل أن يتم استنشاقه من قبل الموظفين. ونحن لا يمكن أن كفاءتها المستمر أمرا مفروغا منه ومع ذلك، ونحن بحاجة إلى أن نفهم أن أي تراجع في أدائها يمكن أن يؤدي إلى تلوث الهواء. لذا نحن بحاجة إلى مراقبة صحتنا والأجهزة السلامة، فضلا عن موظفينا والأنظمة. في هذه الحالة يمكننا أن إجراء اختبارات مختلفة على المعدات للتأكد من أنها تعمل ضمن مواصفات التصميم، وهذه الاختبارات بعد شكل آخر من أشكال مراقبة وقائية. معلومات قيمة وهناك مناسبات قليلة جدا في الحياة عندما نحقق النجاح 100٪، وهذا صحيح بالتأكيد في مجال الصحة والسلامة في العمل. للأسف ومع ذلك، فإن النقص لدينا في الأداء في هذا المجال في كثير من الأحيان تعبر عن نفسها في الحوادث واعتلال الصحة. إلا أنها يمكن أن توفر لنا مع رؤى قيمة حول إخفاقاتنا، والتي إذا عملت عليها، يمكن أن تساعدنا على منع تكرار هذه الأمور. هذا هو السبب في أنه لا بد من وضع نظام للإبلاغ التي من شأنها لفت الانتباه إلى جميع الحوادث الحوادث واعتلال الصحة، بل وإلى بالقرب من يخطئ! هذه البيانات على رد الفعل هو مؤشرا للأداء والتي يمكن استخدامها لصالحنا. على سبيل المثال، التحسن المفاجئ في عدد من الحوادث التي وقعت في منطقة معينة، أو ارتفاع في عدد نوع معين من الإصابة، قد تقودنا إلى تحديد نقاط الضعف في نظامنا. المسلحة مع هذه المعرفة، يمكننا ثم توجيه مواردنا لإدخال التحسينات اللازمة لمنع تكرارها. وبالمثل، يمكن للبيانات المتعلقة الغياب عن العمل، والمرض، والآلات انهيار اعلامنا كل شيء عن الإخفاقات المحتملة في أدائنا الصحة والسلامة، سواء كأفراد وكشركة. القول المأثور، "الجهل هو النعيم. بالتأكيد لا ينطبق في مجال الصحة والسلامة. لمزيد من المعرفة لدينا من إخفاقاتنا، وأقل احتمالا هو أننا سوف عدم الوقوع في مأزق! الصحة والسلامة مراقبة يوفر لنا الوسائل التي يمكننا من خلالها جمع هذه المعرفة وذلك جعل مكان العمل وصحة وبيئة أكثر إنتاجية أكثر أمانا للجميع    تمت الترجمة الى اللغة العربية بمعرفة السيد/مصطفى حافظ محمد الجندى*مستشار السلامة والصحة المهنية ومكافحة الحريق وصحة البيئة ..