الناس ثلاثة أصناف، أولهم يصنع الأحداث ويحركها، والثاني يشاهد الحركة، والثالث يتساءل ماذا حدث؟!.

- الصنف الأول :

مبتكرون .. مبدعون .. متحمسون .. تعرفهم من لمعة عيونهم، واحمرار وجوههم، وكراسيهم التي لا يجلسون عليها أبداً، فهم دائماً مشغولون بعمل ما، أو فكر ما، يرون كل الأبعاد، ويخضعون كل الظروف لهدفهم.

- الصنف الثاني :

مقلد .. ينتظر أن يكون رد فعل، لو ترك وحده لاختار الراحة، وعندما تقول لأحدهم: الماء يتسرب من سطح بيتك، لماذا لا تصلح السقف؟!، سيرد عليك: "وكيف أصلحه والمطر ينهمر؟!، فإذا قلت له: إذن أصلحه عندما يتوقف المطر، سيقول لك : عندما يتوقف المطر لن أكون بحاجة لإصلاحه!.

- الصنف الثالث :

يتساءلون بدهشة .. ماذا حدث؟!، هؤلاء تجدهم في الطرقات، مفتوحي الأفواه، مغمضون العيون، إذا حدث وقابلتهم فلا تبتسم فأنت تمر بمنطقة خطرة.

عزيزي السكرتير (السكرتيرة) :

لأنك مصدر الطاقة داخل العمل، ومحركه الأساسي، فبتأكيد أنت لن تختار إلا الصنف الأول المبدع، المبتكر المتحمس، لذلك خد استعدادك من الآن للمساهمة في قيادة العمل لديك. كن الغد لا اليوم، فإن العالم يتطور بشكل مذهل، وأحلام اليوم لم تعد حقائق الغد، بل أحلام اليوم صارت حقائق اليوم، والعالم لم يعد فيه وظائف تستوعب كل الناس، بل أصبح الطريق شاقاً على المجتهد، فما بالك بغيره؟!. وأنت عندما تواجه العالم الجديد، فيجب عليك أن تتسلح بما يسمى بـ (الإدراك المهني).

وهي تعني أن تكون ملماً بالحقل الذي تعمل فيه مؤسستك، سواء أكانت تقدم منتجاً أو خدمة، وهو يعني أن تكون دائماً مستعداً للإجابة على تلك الأسئلة:

1- في أي مجال تعمل مؤسستك؟.

2- ما هو الشكل القانوني للمؤسسة؟.

3- ما هو الهيكل التنظيمي للمؤسسة؟.

4- ما هي رسالة وأهداف المؤسسة؟.

5- كم عدد العاملين في المؤسسة؟.

6- ما هو توصيفك الوظيفي الخاص بك؟.

ومع الإجابة على تلك الأسئلة سوف تدرك إلى أي مدى يكون لديك الإدراك المهني، فيما يلي :

أولاً). كن فعالاً لنفسك ومهنتك

ومن أهم وسائل الفعالية الشخصية لسكرتير الغد ما يلي:

1- على كل سكرتير أن يعمل على تنمية الذات، ويتحمل المسئولية الشخصية تجاه نفسه، وأن يواصل التعلم المستمر وتطوير مهاراته.

2- لابد من التعاون مع قائد أو مرشد أو موجه يتولى رعاية السكرتير ويكون مثله الأعلى وقدوته في النجاح والتفوق.

3- متابعة الجديد في مجال الحاسب الآلي ونظم المعلومات وتعلم مهارات الإنترنت.

4- إتقان المهارات الإدارية الأساسية والتخصص في مجال محدد، بحيث يتوفر للسكرتير ميزه تنوع الخبرات والمعارف والمهارات.

5- التطوع للعمل في المشروعات المختلفة المتاحة في الشركة التي يعمل بها لتحقيق معرفة أعمق باستراتيجيات الشركة.

6- الاشتراك في الدوريات المتخصصة وعضوية اللجان وجماعات الممارسة، والتطوع في الأعمال الاجتماعية وخدمة البيئة، لتكوين شبكة علاقات واسعة تكون مصدراً للمعلومات من ناحية وتوفر فرص عمل جديدة من ناحية أخرى.

وكل هذا يدعوك لأن يكون لديك :

1- المرونة وسرعة التكيف.

2- إتقان اللغات وتطبيقات الكمبيوتر المختلفة.

3- دراسة علم النفس ومعرفة دوافع وأساليب التعامل مع الناس.

4- التمتع بقوة الشخصية والرؤية الواضحة.

5- الإحساس الدائم بأهمية الوقت والسرعة في الإنجاز.

6- الرغبة الدائمة في التميز.

7- التعلم والتدريب المستمران.

ثانياً). أضف مهمات جديدة لعملك

1- إدارة نظم المعلومات بدلاً من مجرد استخدامها، وهي تعني القدرة على تفعيل ما تستعمله من نظم معلومات لتقليل الجهد والوقت ورفع الكفاءة.

2- إدارة المشروعات الوقتية داخل المؤسسة، وفيها كيف تستخدم مواردك وإمكانياتك، وكيف تتحكم في وقتك لإنجازه في الوقت المطلوب.

3- مهمات مالية متمثلة في القدرة على إعداد ميزانيات صغيرة، والقدرة على التحكم محاسبياً في عمليات الإنفاق اليومي.

4- القدرة على تحليل المشكلات واتخاذ القرارات والتفكير بطريقة إيجابية.

5- مهمات العلاقات العامة من المهمات التي يجب أن تمتلك ملكاتها وخيوطها وتساهم فيها بشكل كبير.

كيفية تنظيم وقت المدير :

يعد تنظيم وقت المدير أحد الوظائف الرئيسية للسكرتير الخاص الناجح، لأن جزءاً كبيراً من وقت المدير يستغل في مقابلة الزائرين، وأصحاب المصالح، ورجال الأعمال، بهدف بحث ومناقشة الأمور المشتركة، لذا فإنه يتعين ضرورة دراسة نوعية الزائرين والواجبات التي يكلف بها السكرتير لتحقيق هذا الهدف، وهو التنظيم الجيد للوقت بحيث يتمكن المدير من استغلال وقته استغلالا نافعا وكاملا.

ومن الضروري للسكرتير التعرف على نوعية الزائرين، والمترددين على مكتبه لمقابلة المدير، وذلك بهدف دراسة نوعية الزائر، وكيفية معاملته أثناء الزيارة لما لذلك من تأثير واضح على علاقة الزائر بنشاط المؤسسة ومدى تأثير المقابلة على إيجاد حلول كثيرة للمشاكل التي قد تواجه المدير من هذه الزيارة، ونتعرض فيما يلي لبعض أنواع الزائرين والأمور التي يجب مراعاتها من جانب السكرتير، للتعرف على نوعية الزائر وكيفية معاملته، وكذلك دراسة أساليب تنظيم الوقت :

أولا: العاملون بالمنشأة

وهم موظفوا المؤسسة التي يعمل بها السكرتير، ويتعين التفرقة بين نوعين من العاملين:

رؤساء المدير وزملاؤه (مديرو الإدارات الأخرى) :

هذه الفئة من الزائرين تتردد على المدير بصفة مستمرة وأكثر من مرة في اليوم بهدف اللقاء، والمشاركة في بحث موضوع عاجل بين الزملاء من المديرين، أو أخذ رأي في مشكلة طارئة، دون الحاجة إلى عقد اجتماع. وتهدف أيضاً إلى التنسيق المستمر في أمور العمل المشتركة فيما بينهم بغرض المساهمة في تحقيق الهدف المنشود للمنشأة التي يعملون بها، ألا وهو النجاح الكامل. ويجب أن يعلم السكرتير دائما أن رؤساء المدير وزملاؤه لهم كامل الحرية في أي وقت للقاء المدير بدون موعد سابق. ويتم أخذ موعد اللقاء عادة بالهاتف دون تدخل السكرتير في ذلك.

موظفو الإدارة ومرؤوسو المدير في العمل :

ويشمل ذلك مجموعة الموظفين الذين يعملون تحت إشراف المدير، ورئاسته لهم، وتختلف لقاءات المدير لكل منهم طبقا لما يلي :

- حالة طلب الموظفين لمتابعة نتائج عمله، ومستوى الأداء أو تقديم تقرير يتعلق بالعمل وظروفه، يتم اللقاء مباشرة عن طريق استدعاء الموظف بواسطة السكرتير بدون موعد مسبق.

- عند رغبة أحد موظفي الإدارة مقابلة المدير لأمر شخصي يتعلق بالموظف نفسه (تقديم التماس ترقية، إجازة، عرض وجهة نظر خاصة بالعمل.. الخ) ففي تلك الحالة يتعين على السكرتير معاملة زملائه في العمل بكل ود واحترام متبادل حتى تسود روح التعاون بين الجميع داخل الإدارة، وعلى السكرتير تقديم العون له، عن طريق تحديد ميعاد مناسب لمديره، حتى لا يؤدي إلى ضياع الوقت.

ثانيا: رجال الإعلام والصحافة

قد يرغب رجال الإعلام والصحافة في القيام بزيارة لمدير المؤسسة للأسباب التالية :

- أخذ حديث صحفي من المدير يتعلق بوجهة نظره في موضوع معين وله صلة بنشاط المنشأة.

- رغبة المدير في عمل دعاية معينة لمنتجات المنشأة التي يعمل بها.

- محاولة أحد رجال الإعلام التردد على المؤسسة سراً، بهدف جمع معلومات صحفية عن موضوع معين يتعلق بعمل المنشأة.

فيتعين الإدراك بأن رجال الإعلام أذكياء يبحثون عن الأخبار الصحفية القابلة للنشر، ويتعين على السكرتير الحذر وعدم التحدث أثناء وجودهم في المؤسسة في أمور تتعلق بأعمال المؤسسة، إضافة إلى ضرورة إظهار الاهتمام بهم بلباقة وإخطار العاملين بالحذر أثناء التعامل معهم. ثم إخبار المدير وأخذ رأيه قبل التصرف التلقائي حتى لا يحدث خطأ يؤثر على سمعة المؤسسة.

ثالثا: الباحثون عن وظائف

يجب على السكرتير أن يعلم جيدا أن طالبي الوظائف ينقسمون إلى قسمين :

- الأول : المترددون على المؤسسة للبحث عن وظيفة شاغرة وعلى السكرتير توجيههم إلى قسم شؤون الموظفين.

- الثاني : الذين تقدموا بطلبات سابقة لشغل بعض الوظائف وحدد لهم موعد للمقابلة، ومعظم هذه المقابلات تتم بوجود المدير شخصيا لإجراء المقابلة واختيار الأفضل من بين المتقدمين.

وفي النهاية عزيزي السكرتير :

يمكن أن يعمل الناس 8 ساعات يومياً من أجل الراتب، و10 ساعات من أجل المدير الجيد، و24 ساعة من أجل فكرة يؤمنون بها. لذلك ضع هذه النصائح أمام عينك دائماً، فستحب عملك، ويتحول عندك إلى فكرة تؤمن بها. فعليك الالتزام بالمبادئ التي تطلبها من الآخرين، ولا تطالبهم بما ترفض أنت القيام به، وإذا أردت أن يعملوا "بجد" فعليك أن تكون أكثر جدية منهم. وكن عادلاً وغير متحيز لأي فرد من فريقك. وابتعد عن الخطابة في الحديث أو التأنيب والتقريع العلني، أما الثناء فيجب إزجاؤه علناً، واجعل من كل نجاح حدثاً يستحق الاحتفال. وحاول المحافظة على وعودك باستمرار. وشاركهم النجاح ولا تستأثر بالتقدير وحدك.