ان التطور الكبير فى عدد ونوعية الأنظمة الآلية فى المكتبات ومراكز المعلومات على مختلف أنواعها يبين أهميتها  فى المكتبات، ويعود تاريخها الى 1935م وهو  العام الذى شهد ادخال اول آلة معالجة بيانات للمكتبات ، وفى 1935 طبق اول نظام الى في مكتبة تكساس وفى 1940 رصد نظم للإعارة الآلية فى مكتبات جامعات فلوريدا ، جورجيا ، فيرجينا ، وفى عام 1946م دراسة نظام للاسترجاع الآلى فى مكتب براءات الاختراع الامريكى  ، وفى 1951م اول فهرس مطبوع فى شكل كتاب بواسطة الحاسب فى مكتبة كينج ، وفى 1975م تم استخدام مشروع للضبط ، وفى 1961م تم استخدام مشروع البحث الآلى فى الفهارس فى المكتبة الطبية فى امريكا  وفى 1964م تم استخدام فهارس على شكل كتاب فى مكتبة فلوريدا وفى 1966 م ظهر أول نظام آلى متكامل فى المكتبات .

كيفية تحويل النظام اليدوى الى النظام الالي: .

ويتم التحويل عبر ثلاثة طرق وهى : -

أ / التحويل الكامل للعمليات اليدوية الى الشكل الآلى :

حيث تحويل جميع العمليات الدوية الى الآلية ويرجع إتخاذ هذا القار الى إدارة المكتبة والملاحظ فى مكتباتنا فى السودان انه لا يتم التحويل الكامل .

ب/ التحول المشروط من الشكل اليدوى الى الشكل الآلى : -

حيث تفصل بعض المكتبات هذا النوع من التحول الذى لا يترك تأثيراً كبيراً على النظام ، حيث نجد ان كثيراً  من مكتباتنا فى السودان تستخدم هذا النوع من التحول .

ج/ التحول غير المشروط للعمليات اليدوية الى الشكل الآلي :

ومن أهم العوامل المؤثرة على الانظمة الالية التى يمكن بناءها فى المكتبات :

• نوع المكتبة :

          حيث تختلف وتتباين وتتنوع حسب نوع المكتبة على النحو التالى :

أ- المستفيدون

ب- الخدمات التى تقدمها  للمستفيد

ج- نوعية المصادر الادارية للمكتبة

د- اهداف المكتبة

هـ- التبعية الادارية للمكتبة ، وهذه النقطة التى نعانى منها فى السودان ، حيث ان التبعية الادارية للمكتبات تحت لجان او مجالس أو إدارات عليا  .

مدى استغلالية المكتبة

           كذلك نجد ان مكتباتنا فى السودان  غير مستقلة لوحدها ، حيث تتبع لمؤسسات أو هيئات وبذلك ليس لها استغلالية إتخاذ القرارات .

• أنواع وأشكال المشروعات التعاونية التى توجد بالمكتبة .
• مدى الآلية المطلوبة فى النظام .

مواصفات من يقوم بتحليل وتصميم وبناء النظام الآلى : -

1/ تعريف الاحتياجات الخاصة بالمكتبة ووصفها بشكل دقيق .

2/ الأخذ فى الاعتبار عمليات التغيير .

3/ وضع جدول زمنى لإنهاء العمليات الآلية .

4/ عرض ماتم انجازه على المسئولين بالمكتبة

5/ دراسة سلوك  عاملين المكتبة نحو المستفيد

6/ مواكبة التطورات التقنية الحديثة .

7/ تحديد المشاكل وايجاد الحلول لها

ودوافع لنظم الآلية للأتى : -

• مواجهة الزيادة العائلية فى تدفق المعلومات وتكاثرها من أجل التحكم .
• توفير الوقت والجهد والوظائف والخدمات
• إتاحة الفهرس الآلى عبر الخط المباشر للمستفيدين
• رفع كفاءة الفهرسة
• تجنب تكرار الجهود المبولة ورفع كفاءة العمل .

ومن أهم أنواع الانظمة الآلية فى المكتبات ومراكز المعلومات الآتى : -

• الفهرسة الآلية
• التزويد الآلى
• الإعارة الآلية
• التكشيف والاستخلاص الآليين
• السلاسل والجرد الآليين

وسوف اتناول بالبحث فى الفهرسة الآلية والتى هى عملية انتاج سجلات الفهارس المختلفة بمساعدة الحاسب الآلى فليست الغاية الفهرسة الآلية هو الحصول على شكل البطاقة التقليدية بشكل آلى على الحاسوب فقط .

 وتتكون الفهرسة الآلية من عمليتين أساسيتين هما  :

1/ إنشاء التسجيلات الببليوجرافية والتى يقوم بها البشر

2/ معالجة التسجيلات الببليوجرافية والتى يقوم بها الحاسوب ولكى نبنى فهرسة آلية آلية مثالية يجب إتباع الآتى : -

• إنشاء بطاقات الفهرسة ( التسجيلات الببليوجرافية ) وتحريفها فى السودان
• فرز مداخل الفهرسة ( المؤلف – العنوان – الموضوع )
• إستبعاد التسجيلات المفقودة أو المشطوبة .
• إعداد إحالات أنظرو وأنظر أيضاً
• إعداد القوائم الإستنادية
• لابد من توافر أمن للنظام
• إنشاء بطاقات إرشادية خاصة للفهارس 

ويمكن البحث فى الفهارس الآلية عبر الآتى : -

أ / البحث التقليدى

ب/ البحث الآلى ويتم عبر الآتى : -

1- البحث البولينى ويتم بالمعامل ( )   (و)

2- المعامل   (  )   (أو )

3- المعامل  ()    (إلا )

ويمكن تطبيق الفهرسة الآلية على النحو التالى : -

إدخال البيانات (       )

يمكن إدخال التسجيلات للحاسب بالطريقة غير المباشرة (     ) أو بالطريقة المباشرة (     ) ويجب مراعاة الآتى : -

• يراعى إضافة همزة (د) القطعة بدل همزة الوصل فى بداية الأسماء العشرة المعروفة .
• يراعى التقيد التام فى توحيد الأحرف والحركات فى الادخال
• تدخل (ال) التعريف غير الاصلية بين إشارتى أصغر  من  وأكبــــر من .
• الواو وواو العطفى تدخل مسبوقة ومتبوعة بفراغ
• النسبة المئوية ( %)  تدخل فى الحقل المتكرر للفصل بين عناصره المتكررة .
• \\ وتدخل الشرطة المائلة لحصر عبارة أو كلمة أو مصطلح يقيد البحث والأسترجاع .
•    وتدخل لحصر عبارة أو كلمة
• ( ) وتدخل لحصر البيانات المتداخل بين قوسين مسبوقة بفراغ إخراج البيانات  ( )

ويمكن إخراج البيانات بطريقتين  هما : -

1- الطريقة الكلية                                       2- الطريقة الجزئية

واقع تطبيق الفهرسة الآلية فى مكتبة جامعة العلوم والتقانة .

مكتبة جامعة علوم التقانة

تأسست كلية علوم التقانة بمدينة ام درمان عام 1995م ثم أصبحت جامعة فى العام 2007م 

مكتبة جامعة علوم التقانة : -

تستمد مكتبة الجامعة وجودها وأهدافها ورسالتها من الجامعة ذاتها ، وبالتالى فإن أهدافها هى أهداف الجامعة للمعرفة عن طريق البحث وتعليم موضوعات معينة كأنظمة فكرية أو الإعداد لمهن معينة وخصوصاً فى الجامعات التكنولوجية ،وأخيرا تمكين الطالب  من أن ينمو كشخص وكمواطن ،وينبغي على المكتبة ان تعكس هذه الأهداف فالمكتبة فى الجامعة بمثابة  القلب لها فهي تقدم خدماتها لطلاب المرحلة الجامعية الأولى ولطلا ب الدراسات العليا والبحوث ولأعضاء هيئة التدريس ثم هي  تخدم المجتمع  ايضاً بتقديم  خدماتها لكل من  يستطيع  الإفادة منها. ان مستوى التقدم فى بلد ما يرتكز بالدرجة الأولى على مستوى التعليم العالي به ، كما أن التعليم العالي يقوم أساسا على أداء الجامعات لدورها ، ومستوى الجامعات يعتمد الى حد كبير على مستوى مكتباتها وتعتبر المكتبات الذاكرة الوحيدة المؤكدة المستمرة للفكر الإنساني إذ أنها ذاكرة البشرية التى تربط بين الماضي والحاضر بجسر من الاستمرار . 

أنشئت مكتبة جامعة علوم التقانة عام 1995 وهى حديثة الإنشاء تعد من إحدى الدعامات التى تستند عليها العملية التعليمية فى جميع مراحلها المختلفة بالثورة الحارة الأولى بام درمان وفى  هذا المنحى آلت على عاتقها ضرورة أهمية بناء المكتبة ⁽⁾   الالكترونية التى تعنى بإثراء التحصيل الاكاديمى بين مصادر المعرفة وسائر خدمتها

أهــــداف المكــتبــة : -

1 – اقتناء أوعية المعلومات فى شتى فروع المعرفة الخاصة بالتقانة لمقابلة احتياجات هيئة التدريس والطلاب والباحثين عن المعلومات .

2 – خدمة أهداف ورسالة الجامعة فى كل المراحل التعليمية ، وخدمة أغراض البحث العلمي

3 - إعارة أوعية المعلومات المسموح بإعارتها وهى الكتب والدوريات لشرائح المجتمع الجامعي للاستفادة منها خارج مبنى المكتبة .

4 – معالجة أوعية المعلومات من خلال الفهرسة والتكشيف والاستخلاص

ولقد تم استخدام الحاسوب فى مكتبة جامعة العلوم والتقانة فى العام 1995 م عبر برمامج CDSISIS  ثم تم التحول الى برنامج    HORIZONفى العام 2000م

جدول  رقم (16 )يوضح وحدات المكتبة والبرامج التى تخدمها : - 

تحليل :

يلاحظ الباحث  أن المساحة الكلية  لمكتبة جامعة العلوم والتقانة 491 م2

الهيكل الإدارى للعاملين فى مكتبة جامعة العلوم والتقانة ()

البيان                                                                                       العدد

أمين مكتبة                                                    1

نائب أمين مكتبة                                              1

مساعدى أمناء مكتبات                                        6

ملازمين                                                     7

فني حاسوب                                                 2

المجموع                                                   17

تحليل : واذا قارنا مجموع القوى العاملة (17) مع معايير جمعية مكتبات و الكليات ومكتبات البحوث سالفة الذكر نجد ان مجموع القوى العاملة لا تتناسب مع المعايير

جدول رقم (17 )  يبين إحصائيات عامة  فى مكتبة جامعة علوم التقانة : -

تحليل الجدول

1. يلاحظ أنه تم ادخال التسجيلات الببليوجرافية لمقتنيات المكتبة

ويري الباحث أن إستمارة التسجيلات الببليوجرافية فى مكتبة جامعة علوم التقانة نموذجية حيث توافق مارك .

واذ قارنا مجموعة مكتبة جامعة العلوم التقانة (16000) وأعضاء هيئة التدريس (270) مع المعايير السعودية نجدها لا تتناسب حيث يفترض ان تكون مجموعاتها (43200) وكذلك لا تتناسب مع المعايير الأمريكية .

من أهم الخدمات المرجعية التى تقدمها المكتبة :-

1 – الخدمة المرجعية المباشرة :

وهى القيام بالرد على أسئلة واستفسارات المستفيدين بسهولة ويسر تمكن من الحصول على المعلومة  بدقة وبسرعة فائقتين ، فتقوم بتدريب القراء على استخدام المراجع والموسوعات ، فيقوم اختصاصي المراجع بما يتوافر لديه من أدوات مرجعية فى إرشاد المستفيد الى المرجع الذى يريد طلبه .

2 – التصوير :

هو بديل عن الإعارة بالنسبة لبعض الأوعية فى مكتبة جامعة علوم التقانة التى لا يسمح بإعارتها ، وتم تخصيص مكان لتقديم خدمات التصوير للمستفيدين  بأسعار زهيدة ⁽⁾

3 – الإحاطة الجارية :

وهى إتاحة فرصة ملاحقة المستفيدين للإنتاج الفكري الحديث المتصل بمجالات اهتمامهم ، والهدف الأساسي من هذه الخدمة هو إخطار المستفيدين بأوعية المعلومات التى اقترحوا إضافتها الى رصيد  الأوعية التى تضاف حديثاً  الى المكتبة  . 

4 – البث الإنتقائى للمعلومات :

هو التوجيه الذى يكفل تعريف المستفيد بالمعلومات المتصلة باهتماماته دون غيرها ، يرتبط باستخدام الحاسوب فى اختزان واسترجاع البيانات الببليوجرافية.

5 – التكشيف : -

هو التحليل من أجل إعداد المداخل الموضوعية التى تصف محتوى أوعية المعلومات ويستخدم كمفاتيح لاسترجاع المعلومات .

6 – الاستخلاص:

هو مستخلص ما تشتمل عليه أوعية المعلومات من أفكارٍ مناسبةٍ  وأساسيةٍ  .

7 – الإعـارة  :

     لا توجد إعارة خارجية فى المكتبة ، بل هناك إعارة داخلية تتم بضوابط معينة

وتتكون الإدارة من وحدات إدارية متجانسة ، فالعلاقة بين المكتبة المركزية ومكتبات الكليات الفرعية التابعة لها علاقة تبادلية بمعنى تبادل أمناء ومساعدى وملازمى المكتبة على مكتبات الكليات بشكل دورى يوجد وصف وظيفى لكل العاملين فى المكتبة المركزية وتتبع النظام المركزي فى عملياتها الفنية والإدارية .

يمثل العنصر البشرى العامل الأساسى فى نجاح الإدارة فى المكتبات الجامعية اذ يتوقف نجاحها على كفاءة وقدرة العنصر  البشرى وعلى القيام بالوظائف الإدارية والفنية المناطة بهم ، والمعايير التى وضعتها جمعية مكتبات الكليات ومكتبات البحوث Association of college and research libraries (A C R L )  عام 1986 م تشير إلى أساسين يستند إليهما فى تقدير حجم القوى العاملة فى المكتبات الجامعية هما: عدد الطلاب المسجلين بالجامعة وحجم مقتنيات المكتبة ، فبالنسبة لعدد الطلاب يخصص موظف واحد لكل 500 طالب أما حجم المقتنيات فيخصص موظف لكل 100000 مجلد . ومن خلال الدراسة الميدانية فى مكتبة جامعة علوم التقانة وجد الباحث أن عدد الطلاب المسجلين فى جامعة علوم التقانة 10075 فالعدد المفترض تواجده حسب المعايير المكتبية هو موظفان ، واذا قارنا عدد الطلاب المسجلين فى جامعة علوم التقانة بمعيار جمعية مكتبات الكليات ومكتبات البحوث نجده يطابق، ولكن يرى الباحث أن عدد العاملين الموجود حالياً  فى مكتبة جامعة علوم التقانة غير كافٍ لتلبية الخدمات الفعلية كالبث الانتقائى للمعلومات والإحاطة الجارية والاستخلاص والتكشيف وغيره من الخدمات التى تقدم للمستفيدين خاصةً وأن المكتبة المركزية تقوم بكافة العمليات الفنية وخدمات القراء .

تقوم الإدارة بتدريب داخلى وخارجى للعاملين وذلك لإستثمار الموارد البشرية لخلق كوادر مؤهلة تستطيع القيام بالأعمال المناطة بها بأكمل وجه إن الميزانية هى المحرك الواضح لكل الانشطة المكتبية ، بالإضافة لأهميتها القصوى فى المكتبات الجامعية ، فهى مرآةٌ صادقةٌ تعكس مستوى كفاءة المجموعات والأداء فى مكتبةٍ معينةٍ  وهى التى تشجع الأفراد على أداء أعمالهم بكفاءة ونجاح لتحقيق أهداف المكتبة ، فميزانية المكتبة المركزية بجامعة علوم التقانة تقدر  بـ 15% من ميزانية الجامعة  ، فهى بذلك تلبى وتشبع الإحتياجات الحالية والمستقبلية ، ولكن يرى الباحث أان مركزية الميزانية لا تساعد فى حرية التصرف وتنفيذ البرامج وقضاء بعض الإحتياجات اليومية ، ويضيف الباحث لابد أن تكون ميزانية المكتبة أو جزءٍ منها تحت تصرف أمين المكتبة .

  تم تحويل المكتبة من الشكل التقليدى إلى الشكل الآلى عام 1995 م عبر البرامج الجاهزة ، ويرى الباحث أن استخدام المكتبة للبرامج الجاهزة هو الأنسب والأفضل لأن المكتبة لم تستخدم الحاسوب من قبل بالإضافة لإمكانياتها لذلك ، فتم حوسبة أوعية لمعلومات كالكتب والدوريات والملفات والتسجيلات المرئية .

وفى حالة فقد الكتاب من المكتبة يتم عمل ملاحظة فى فقرة الملاحظات الموجودة فى التسجيلة الببليوجرافية ، ويوجد نظام أمن خاص لحفظ البيانات ، ومن المشاكل التى تعوق العمل إنقطاع التيار الكهربائى من حين لآخر ولكن المكتبة لديها مولد كهربائى لحل هذه المشكلة⁽⁾فالبرنامج المستخدم فى تطبيق الحاسوب هو ComputerizeDocumentation/IntegratedSetof Information System .

(CDS/ isis )المجموعة المتكاملة لنظام المعلومات والتوثيق المحوسب وهونظام ذو بيئةٍ مفتوحةٍ ، ويمكن الحصول عليه عبر تقديم طلبٍ لجامعة الدول العربية قسم التوثيق ، فقد قامت دوراتٌ تدريبيةٌ فى السودان مثل دورة الجمعية السودانية للمكتبات والمعلومات والدراسات البيئية بجامعة الخرطوم والمنظمة العربية للتنمية  الزراعية  ⁽⁾  وسوداتل ومكتبة كلية علوم التقانة ( واستخدمت  مكتبة جامعة علوم التقانة برنامــج  (Horizon) عام 2000م وقد تم الحصول عليه بواسطة خبراء من الشركة العربية للنظم المتطورة الذين قاموا بتدريب العاملين بمكتبة جامعة  علوم التقانة على برنامـج ( Horizon) لمدة شهر ، أما بالنسبة لبرنامج cds/isis  فتم تدريب العاملين بمكتبة جامعة علوم التقانة لمدة شهر بواسطة الأستاذ كمال صالح أمين مكتبة الدراسات البيئية بجامعة الخرطوم ⁽