- أعد قراءة أسئلة المقابلة على المجموعة. ويتيح ذلك فرصة لكل فرد لتذكر اتجاه تركيز أعمال الرصد والتقييم.
- يقرأ الذين يدونون الملاحظات الإجابات بصوت مسموع بالنسبة لكل سؤال. وإذا كان هناك أكثر من مجموعة واحدة من الملاحظات، ينبغي قراءة كل واحدة منها.
- ناقش الإجابات وتبادل الآراء بشأن التعليقات الأخرى التي لا تكون قد دونت، لتستوضح على وجه الدقة ما كان يقوله القائمون بالمقابلة.
- ضم الإجابات في مجموعات ولخص النتائج. عرفوا، معا فئات الإجابات في المعلومات التي جمعت ولخص النتائج في عبارات موجزة. وينبغي أن يبين الملخص اتجاهات المعلومات من حيث مدى اشتراك جميع الذين أجريت معهم مقابلات أو غالبيتهم أو نصفهم أو أقلية أو عددا قليلا منهم في الإعراب عن المواقف والأفكار الواردة في الإجابات. ورغم انك لا تستطيع أن تعطي قيما محددة للأنواع المختلفة من الإجابات، فإن عليك أن تبلغ عن الاتجاهات.
- حدد أي معلومات غير واضحة وأي معلومات مفقودة. عين ما إذا كانت هناك معلومات غير واضحة أو معلومات مفقودة يتعين دراستها في أعمال الرصد والتقييم اللاحقة.
توثيق المعلومات أمر حيوي للرصد والتقييم، فهو يوفر أساسا للاتصالات، والشفافية، والتوصل إلى توافق في الآراء، واستمرار العمليات التشاورية. وتستعمل المعلومات المخزنة كمصدر لذاكرة مؤسسية يلجأ إليها الأشخاص الجدد أو عندما تدعو الحاجة إلى التحقق أو عقد مقارنة الحاضر بالماضي. وتحتاج كمية المعلومات التي تجمعها جميع المشاريع والمساعدة فيما بينها إلى نظم للمعلومات لتخزين البيانات وإتاحتها للآخرين.
وعندما تخطط لتخزين المعلومات (انظر أيضا الفرع 5-7 ) فكر في الأسئلة الأربعة التالية:
ساحة النقاش