إعداد: هاني عبد المريد
تتمثل عناصر عملية الاتصال فى النموذج التالي:
الخطوة الأولى حدد المشكلة
- ما هى الظروف التى أوجدت لديك تلك الحاجة الملحة إلى أن ( تتكلم ) ؟؟
- ما هى الحاجات التى ينبغى الوفاء بها ؟
- من هم المستقبلون ؟ وما عددهم ؟ هل هم متجانسون فى مصالحهم واهتماماتهم ؟ أم متنوعوا المصالح والاهتمامات ؟ هل لديهم معرفة طيبة وصحيحة بالمشكلة أم لديهم معرفة بها ولكنها ناقصة أو خاطئة أو مضللة ؟ هل هم معادون أم منصفون أم غير مدركين بالمشكلة على الإطلاق ؟ هل هم يتصرفون على نحو خاطئ أم هم لا يقومون بأى تصرف على الإطلاق ؟
- ما هى طبيعة العلاقة بين المرسل والمستقبل ؟ وما مدى قدرة المرسل على أن يطلب من المستقبلين تخصيص بعض وقتهم له ؟ إن التوصل إلى إجابات دقيقة لتلك الأسئلة المترابطة سوف يحدد إلى مدى بعيد الشكل النهائى لمجهود الاتصال ومدى كفاءته وفاعليته.
الخطوة الثانية حدد الهدف الأساسى من الاتصال
- هل هو مجرد توصيل معلومة ؟ أم تحفيز وتنبيه الفكر؟
- هل يسعى المرسل إلى إقناع المستقبل أو المستقبلين بعقيدة معينة ؟ أم أنه يحاول أن يقنع المستقبل أو المستقبلين بالتصرف على نحو ما بواسطة الأمر المباشر؟ أم بالإقناع ؟ ( إذا كان المرسل يستخدم الإقناع فإن الاتصال يصبح جزءاً من عملية البيع ) وبالتالي ما هو الفعل أو التصرف المرغوب؟
الخطوة الثالثة قم بإعداد الصيغة النهائية للرسالة
- اجمع المعلومات المتصلة بالموضوع.
- ضع الأفكار العامة للمشروع.
- قم بإعداد مسودة الرسالة.
هل هى خالية من الثغرات ؟ هل تساعد حقاً على حل المشكلة .
وهذه المسودة يجب أن تكون بنّاءة قائمة على بحث ودراسة الحقائق وظروف الموقف والاعتبارات الأساسية فى الحالة والشرح والإيضاحات المرتبطة بالموضوع ، وإذا كانت الرسالة تدعو إلى اتخاذ إجراء ما ( محاولات "بيع") فإن المسودة يجب أن توضح أسلوب الاستجابة للرسالة.
الخطوة الرابعة اجعل الرسالة ملائمة للمستقبلية
من الملاحظ أن كل مستقبل يهتم برسالة معينة بدرجات مختلفة ولأسباب مختلفة فيرجح أى رسالة ستلقى قبولاً أكبر وبالتالى ستجد طريقها للتنفيذ إذا وضع المرسل هذه الاعتبارات بين عينيه:
- من هم المستقبلون.
- ما هى طبيعة اهتماماتهم ؟
- هل هم جميعاً مهتمون بالأمر بنفس الدرجة ؟
- هل من الضرورى تغليف الرسالة بمظهر جذاب أو مقبول ؟
- إذا كانت الرسالة تتطلب استجابة من نوع ما ، فما هى أسهل وسيلة يستجب بها المستقبل ؟
وبناء على الإجابات التى تحددها لتلك الأسئلة قد يتضح أنه يوجد فى الواقع مجموعات متعددة من المستقبلين وقد يقتضى الأمر دراسة كل منهما على حده.
الخطوة الخامسة أقم العلاقة ووطدها
- انتق الوسيلة أو وسائل الاتصال الأكثر ملائمة للهدف من بين وسائل الاتصال المتاحة
- ضع الرسالة فى الصورة الأكثر ملائمة
ومن السهل على المرسل أن يستسلم لإغراءات وسائل الاتصال وسحرها باستخدام وسائل التمايل لذاتها وخاصة حينما يكون هدف الرسالة غامضاً ولكن يجب ألا يغيب عن أذهاننا ، أن وسائل الاتصال وأساليبها الفنية ما هى إلا أدوات يستعان بها لتوصيل الرسالة وبالتالى يجب ألا تستحوذ تلك الأساليب على اهتمامنا إلا بالقدر الذى يتناسب مع دورها هذا .
الخطوة السادسة قم بقياس النتائج
- هل الرسالة وصلت ، وفهمت ؟
- هل أحدثت الأثر المطلوب ؟
إن الحقيقة القائلة بأن نتائج الاتصال تستعصى على القياس الدقيق ، تؤكد ضرورة القيام بتقييم الاستجابة للاتصال تقييماً علمياً ونظامياً ، فالكثير من القرارات التى تتخذ والمعلومات التى بنيت عليها قرارات الاتصال الأولية تقوم بحكم الضرورة على الافتراضات والأحكام التقديرية ، وهكذا فإن تحليل الاستجابة للاتصالات يمكن أن يكشف عن معلومات مفيدة تساعد فى تحسين كفاءة الاتصالات التالية ولتخطيط برامج جديدة فى مجالات اتصالات أخرى. وعند تقديرنا لنتائج الاتصالات ، من الضرورى أن نفرق بين رد الفعل تجاه الرسالة أوتجاه الفعل .. فالإعجاب للكتيب أو التصفيق للمحاضرة لا يعنى بالضرورة أن الرسالة قد فهمت وأن النتائج المرغوبة قد تحققت. وبالمثل إذا كان هدف المرسل " بيع " بمعنى أن يقنع الآخرين بعقيدة أو أن يغريهم على القيام بعمل ، فإن رد الفعل السالب قد يشير إلى عدم الموافقة على الرسالة وليس الفشل فى الاتصال.
تمرين عملي
قم بترتيب خطوات عملية الاتصال الفعال:
- قم بإعداد الصيغة النهائية للرسالة
- حدد المشكلة
- قم بقياس النتائج
- حدد الهدف الأساسى من الاتصال
- اقم العلاقة ووطدها
- اجعل الرسالة ملائمة للمستقبلية
ساحة النقاش