• تطبيق تكنولوجيا المعلومات :
غالباً ما يقال إن تطبيق تكنولوجيا المعلومات هو مهمة معقدة ومركبة ويمكن ألا تكون هذه العملية كذلك إذ ما تم التخطيط لها بدقة وعقلانية ولذلك فإن وجود خطة منظمة ومرتبة ترتيباً منطقياً أمر ضروري، وينبغي أن تضمن الخطوات الأولى ما يلي:
1 • 1 • إجراء التغير: مع الأخذ بعين الاهتمام المزايا النسبية لتكنولوجيا المعلومات على المكتبات تطبيقها وفق خطة متعددة المراحل•

ودون شك فإن هكذا عملية قد تقود إلى تقدم بطيء وعدم استثمار كامل للنظام حتى تنتهي عملية التحويل تماماً• ولكن الانتقال المفاجئ من النظام المطبق (الحالي) إلى نظام جديد تماماً ليس فقط عملية خطيرة بل من الممكن أن تؤدي إلى مشكلات أخرى على سبيل المثال: ماذا يمكن أن يحدث في حال فشل النظام دون وجود نظام احتياطي؟ أمر طبيعي أن يحتاج الموظفون والمستفيدون إلى وقت كاف للإلمام والتأقلم مع النظام الجديد ولذلك فإن التحول المجدول (على مراحل) يمكن أن يقدم فرصة مناسبة لذلك، ويفضل الاستمرار باستخدام النظام القديم كرديف للنظام الجديد حتى يثبت النظام الجديد صلاحيته، خيار كهذا يمكن أن يكون حلاً آمناً حيث يبقى النظام القديم قائماً وبالتالي تكون عملية اختيار وتطبيق النظام الجديد أسهل من خلال مقارنة مباشرة مع القديم ومع الأخذ بعين الاهتمام وضع معظم المكتبيين فإن هذا الخيار قد لا يكون مناسباً والأكثر من ذلك فإن هذا النظام قد يكون مكلفاً وفيه مضيعة للوقت، وعرضة للأخطاء ومحبطاً ومربكاً لكل من الموظفين والقراء الذين سوف يلجون إلى المعلومات مرتين•
على أية حال، من الضروري وجود فترة اختبار حتى يكون بالإمكان اعتماد النظام الجديد وتفحص مخرجاته وينبغي أن تكون عملية التفحص هذه معقدة لأن الاعتماد على النظام سوف يتم دون أن يكون ثمة نسخة حقيقية للمقارنة معها•
لهذا الغرض ينبغي اتباع الخطوات بدقة وسوف تتم مناقشتها لاحقاً••
1 • 2 • الجدول الزمني: كما ذكر سابقاً وعلى الرغم من أن المكتبة سوف تقوم بتطبيق تكنولوجيا المعلومات على مراحل متعددة، يقترح أن يتم وضع خطة زمنية لتطبيق كل مرحلة مما يسهل عملية المراقبة، ولهذا السبب من الضروري أن يتفق كل فريق له علاقة بهذا المشروع على جدول زمني واقعي•
1 • 3 • إعداد الموقع: قبل البدء بعملية التركيب من الضروري تحضير الموقع الذي لا بد من أن يتمتع بالمواصفات الموصى بها من قبل البائع وتتضمن: إجراء الترتيب من أجل وضع الأجهزة الحاسوبية ووصل الخطوط الكهربائية، تهيئة درجة حرارة مناسبة ودرجات الرطوبة وإجراءات السلامة والأمان•••• إلخ•
وينبغي اتباع هذه المواصفات بدقة حيث أن الضمان قد يبطل إذا لم يتم التقيد بإجراءات التركيب المناسبة•
1 • 4 • التحويل : عـامة هنالك ثـلاثة خـيارات متـوافرة لتحويل ملفات المكتبة إلى ملفات مقروءة آلياً:
1 • داخلياً•
2 • عبر مزود خارجي•
3 • مزيج من الاثنين معاً•
وإذا لم يتوافر الخياران الأخيران فليس أمام المكتبات سوى الخيار الأول ويمكن تنفيذ المشروع خلال مراحل العمل الاعتيادي أو خلال فترة عمل إضافي• وبهذا يمكن المحافظة على سلامة قاعدة البيانات ولا يكون هناك أي تعارض مع السلطة القيادية أو سياسات المكتبة وعادة يتطلب الأمر خبراء في فن التحرير•
لا تحـتاج المكـتبة للتعامل مع مزود خـارجي، ولن تكون هناك أية نفقات لتهيئة وتكشيف البيانات المكـتسبة من مصادر أخـرى، وتبقى الملفـات في المكـتبة وليس ثمة حاجة لتكـرار التسجـيلات•
مما لا شك فيه أن هذا الخيار مضن ويتطلب مهارات خاصة من الموظفين ويحتاج إلى تجهيزات إضافية ولكنه الطريقة الأكثر دقة وهو أيضاً اقتصادي لأن المكتبة لا تحتاج إلى دفع مبالغ إضافية للمزود وأجور بريدية ونفقات استلام وتسليم الملفات وأكثر من ذلك ليس هناك أي خوف من ضياع بعض الملفات عند القيام بالإجراءات البريدية، إلا أنه يجب على المكتبة إيلاء عناية أكبر في المحافظة على مراقبة الجودة من خلال فحص كل تسجيلة،
ومن المقترح أن تبدأ المكتبة بما يلي:
1ـ بتحويل الوثائق غير المعالجة حالياً• ويكتفي بالفهرس البطاقي الموجود فيما يتعلق بالمقتنيات القديمة في المكتبة•
2ـ يجب على المكتبة التخلص من المواد غير الضرورية الموجودة ضمن المقتنيات القديمة مما يتيح فعالية أكبر وكلفة أقل للمشروع وتوفير مكان كاف للوثائق الجديدة•
3ـ يجـب تحويل ذلك الجزء من المقتنيات، الذي يستخدم بكثرة• وهنا يمكن لمساعدات الإعارة وإحصاءات الإعـارة أن تقـدم مساعدة كبيرة في مجال معرفة المقتنيات المستخدمـة بكـثرة•
4ـ كما نلاحظ في المكتبات وخاصة المتخصصة منها مطبوعاتها الجديدة هي الأكثر استخداماً من قبل المستفيدين، ولذلك فإن الوثائق الواقعة ضمن فترة معينة (مثل 5891 وما بعد) يجب تحويلها إلى الشكل المقروء آلياً•
5ـ أخيراً يتم تحويل باقي الوثائق• وهنا يقترح أن تفتح المكتبة رفوفاً جديدة حيث يتم ترفيف المواد القديمة المستبعدة للأغراض المرجعية والحفظية، وهذا الأسلوب نفسه مطبق في نظام مكتبة جامعة شيفلد "إنكلترا"•
تحتاج المكتبات إلى تغيير خطط التصنيف المعتمدة ولكن ينبغي أن تكون الخطة المعتمدة ملائمة لمواصفات الاشتراك في الشبكات المحلية والعالمية•
وبوضوح فإن مشروع التحويل يحتاج وقتاً أكبر وعدداً أكثر من الموظفين لذلك ينصح بأن يطلب من الموظفين المحترفين أن يعملوا وقتاً إضافياً حتى يكون هناك تعادل فيما بينهم•
1 • 5 • تقويم ما بعد التطبيق: حالما يتم الانتهاء من التطبيق في أحد الأقسام (الشعب) وبنجاح سيكون هناك دافع ورغبة في توسيعه حتى يشمل أقساماً أخرى• وقبل القيام بهذا ينصح بشدة القيام بعملية تقويم ما بعد التطبيق وذلك لمعرفة فيما إذا كان النظام قد حقق ما هو محدد في العقد المبرم مع البائع (المزود) وفيما إذا كان قد حقق الأهداف التي خطط لها مسبقاً•
وفي هذا المنحى لا بد من القيام بعملية مسح تشمل الموظفين والمستفيدين على السواء وذلك لمعرفة مدى رضاهم على النظام، والتدريب•••• إلخ، كذلك اقتراحاتهم في هذه المرحلة يجب أن تؤخذ بعين الاهتمام لتحسين النظام•
وإن عملية تقويم ما بعد التطبيق تفيد في تحديد التعديلات الممكنة التي بحاجة إلى مناقشة مع واضع البرنامج ومع المزود وهي بالتأكيد سوف تساعد في تحسين العمليات المكتبية وستتمكن المكتبة أيضاً من اتخاذ قرار التوسع إلى قسم آخر في هذه المرحلة أولاً•
2 • إدارة تكنولوجيا المعلومات
2 • 1 • التعليم والتدريب: يحـتاج الموظفون والمستفيدون إلى التدريب والتعليم المناسـبان وهما شيء مهم لضمان اسـتعمال النظـام الجديد بالشـكل المنـاسب وبفعالية وثقـة• لذلك ينبغي على المكـتبة ضمان بـدء كل بـرامج التدريب الضرورية قـبل مرحـلة التطبيق لأن الـناس بحاجة لمعرفـة التغيرات المتوقـعة في ظـروف العمل من وصف العمل والمسؤوليات والعلاقات الجديدة بين الزملاء والقراء وإلى تفاصيل استعمال برنامج النظام يوماً بيوم•
إن فترة التدريب تقدم فرصة أكبر وأطول لتقويم النظام الجديد وعملياته، وأية ملاحظات من الموظفين يجب دراستها بعناية قبل تحضير أنظمة التشغيل، إلا أنه ينبغي أن يكون لدى الموظفين المؤهلين مستوى عال من المقدرة على فهم أنظمة الإدارة المستخدمة في مكتبتهم وفي المؤسسات الأخرى إذا كان عليهم تطبيق المستوى المناسب من التكنولوجيا في حل مشكلاتهم المعلوماتية• لهذا الغرض ينصح بأن يتدرب الموظفون المؤهلون لحضور آخر معارض تكنولوجيا المعلومات والمؤتمرات وبرامج التدريب المتقدمة التي تقام على المستويين الوطني والعالمي•
وهكذا ومن أجل تطبيق ناجح للنظام، فإن تدريب الموظفين وتحضير قوائم تدقيق مستقلة وأدلة تعليمية مرجعية أمر هام جداً ولهذه الغاية من الضروري أن يذكر في العقد: من الذي سيتدرب؟ وأين سيكون التدريب؟ وماذا سيغطي التدريب وتواريخ التدريب؟•
وبما أن المزودين يحصرون برامج تدريبهم في عدد محدد من الموظفين لذلك ينبغي أخذ الخطوات التالية بعين الاهتمام عند وضع برنامج تدريب:
1 • تحديد الأشخاص الذين سيتم تدريبهم•
2 • تحديد الفعاليات في النظام الجديد التي ستحتاج إلى منهجية خاصة في التدريب•
3 • تحضير برامج التدريب التي سوف يتم تشغيلها داخلياً•
4 • وضع خطة زمنية للبرنامج وإدارة البرنامج ومراجعة البرنامج•
على أية حال ينبغي الإشارة إلى أن برنامج التدريب الأولي وحده ليس كافياً لذلك يجب أن يكون جزءاً من عملية مستمرة• مما يساعد المكتبة لجعل موظفيها متماشين مع آخر التقنيات ولنقل مهارات التدريب إلى الموظفين الجدد• أكثر من ذلك يجب إقامة ورشات عمل إضافية عند تطوير التجهيزات والبرمجيات ولذلك يجب أن يذكر بوضوح في العقد المبرم أن التطورات والتحسينات والتدريب سوف يتم توفيرها جميعاً•
2 • 2 • المراقبة: عند الانتهاء من تطبيق النظام الجديد يجب اتخاذ تدابير لمراقبته وفحصه وتقويمه مباشرة لمعرفة فيما إذا كان يعمل على نحو مرض ويتم ذلك بشكل مستمر للتحقق من أن النظام ملائم للمكتبة، وذلك للأسباب التالية:
1 • إظهار الفائدة المحققة من إنفاق رأس المال وقياس البرهنة على أن النظام الجديد يلبي الأهداف المحددة في مرحلة التخطيط•
2 • إظهار الفائدة المحققـة من الإنفـاق الجـاري لـقياس وإثبات فعالية النظام وأدائه بشكـل مستمر•
3 • القدرة على معرفة المناحي التي لم يتم فيها تحقيق الأهداف وتشخيص السبب ووضع العلاج المناسب وذلك من خلال عملية قياس مناسبة•
4 • تحديد المناحي التي تحتاج للتطوير المستقبلي وفق الأولويات•
هنا يمكن الإشارة إلى أنه من الضروري أن يحقق النظام الجديد من الجزء المحدد لتكنولوجيا المعلومات الأهداف (الغايات) كلها مباشرة بعد انتهاء عملية تطبيقه ولكن كما تمت الإشارة سابقاً• فإن مراجعة مستمرة للنظام حتماً ستساعد المكتبة على تعديل أو توسيع النظام لتحقيق كامل الأهداف•
حدد كل من شايلر وسواسون (0991) بعض الأمثلة العملية للإدارة الفعالة للأنظمة الفاعلة ويمكن تلخيصها بما يلي:
ـ يجب أن يقاس الأداء بمقارنة الوقت الفعلي الذي يصرف مع تقدير الوقت الذي تستغرقه العملية أو من خلال مقارنة الوقت الذي تستغرقه عادة في النظام القديم، مقارنة من هذا النوع تقدم الدليل على أن النظام قد سرع الإجراءات وبذلك فقد تم تحقيق أحد الأهداف المذكورة•
ـ يجب استخدام التكاليف لتحديد فيما إذا كانت معظم أجزاء النظام تلبي التوقعات المالية كما ينبغي أن تظهر كيفية مقارنة الكلفة الحقيقية للنظام مع القيمة المقدرة من بعض العناصر التي ينبغي أخذها بعين الاهتمام نذكر كلفة الموظفين والمواد والتدريب والتمويل والصيانة والمشرفين••••• إلخ•
ـ يجب أن تقاس إنتاجية مجمل النظام أو أجزائه للحصول على فهم واضح لأداء النظام ويتم ذلك من خلال تقسيم مستوى المخرجات المنتجة باستخدام النظام على كلفة المدخلات ويجب أيضاً أن تبرهن المقارنة مع النظام القديم فيما إذا كان النظام الجديد أكثر فعالية واقتصادي أو لا•
ـ يجب أن تقاس الدقة خلال فترة محددة•
ـ يجب أن تسجل الأخطاء وزمن توقف تجهيزات النظام بعناية ودقة• وبشكل مشابه يجب أيضاً تسجيل أخطاء البرمجيات• ملفات من هذا النوع تساعد المكتبة على تزويد المزود بالدليل الموثق على أن هذا النظام قد تباطأ في مرحلة معينة•
ـ إضافة إلى تسجيل الاستعمال هنالك طريقة رئيسة أخرى ينبغي على المكتبة اتباعها لمراقبة النظام هي تقويم رضى المستفيدين ويساعد ملف حول ملاحظات المستفيدين من المكتبة للتعرف على أماكن المشكلات كما يساعد أيضاً في تحديد مستويات عامة عن قبول الخدمة•
وفي الحقيقة إن برنامج قياسٍ وتقويم فعال سوف يساعد المكتبة في تبرير طلب المزيد والمزيد من التمويل•
2 • 3 • التطوير والاستبدال: التغير هو قانون الطبيعـة• فالـذي يعد الأفضل اليوم ربما يكون في الغد مهملاً وهذا صحيح في تكنولوجيا المعلومات التي هي عـملية دائمـة التغير• مع تذكر السرعة الكبيرة والهائلة للتغيير في تكنولوجيا المعلومات يقـول Haseltine (3991) أنه من الصعب جداً هذه الأـيام اخـتيار تكـنولوجـيا المعـلومات فهي كما لو أنك تخـتار شيئاً في الظلام لأنه ما يتم شراؤه اليوم يصبح غداً قديماً ولكن هذا لا يعني بأن تنتظر المكتبة ما سيظهر في الأسواق الشهر القادم أو السنة القادمة ينبغي أن تختار المكتبة الأنظمة الأكثر ملاءمة ويكون من السهل تطويرها وتشبيكها••• إلخ• لتحقيق نظرة مستقبلية لتجنب الحاجات الطارئة لمبالغ كبيرة من رأس المال تنصح المكتبة بوضع بنود يتم تحتها تخصيص حصة معينة من الميزانية من أجل التطوير والاستبدال• ينبغي استبدال الطرفيات كل خمسة أعوام في حال الاستعمال المستمر•
ينبغي على أية حال ملاحظة عدم تطوير النظام أو استبداله رغبة في التغير فحسب، ولكن عند وجود حاجة ملحة لذلك وعند ثبوت أن نظاماً جديداً كلياً يحقق فوائد (مزايا) إضافية مرضية لذلك ينبغي الاستمرار باستخدام النظام نفسه إذا كان يلبي الحاجات ويحقق الأهداف والغايات المحددة•
2 • 4 • الصيانة: إن الهدف الـرئيس لأيـة مكـتبة هو خـدمة روادهـا دون أية إربـاكات في الخدمة• ومن أجل تحقيق هذا الهدف يقترح توقـيع عقد صيـانة البرمجـيات والأجـهزة التي فـيها•
يجب أن يتم التحديد بوضوح أن الأخطاء يجب أن تصحح فوراً فإذا لم يكن بالإمكان معالجة المشكلات يجب أن تكون ثمة مواد من أجل تبديل النظام• وهذا من الضروري لأن الآلات والبرمجيات معرضة للأخطاء• عادة يقدم الباعة دعم صيانة (كفالة للبضاعة) بحد أدنى قدره من 01 إلى 51 perannum من رأس المال الأولي إن هذا ليس بالمبلغ الكبير وإن اتفاقاً كهذا سوف يؤكد أن المكتبة لديها الحماية ضد الأزمات التي يمكن أن تتعرض لها وأنه بالإمكان توفير الكثير من الإجهاد العقلي•
2 • 5 • الأمان والدعـم: إن الأجهزة والبـرمجيات وفـوق كـل ذلـك بيـانات المكـتبة هـي أهم الموجـودات، لـذلك لا بـد من اتخـاذ تـدابير وقـائية لحـمايتها من الحريق والانفجار والسرقة والفساد (الخراب)•• إلخ• من أجل هذا الهدف لا بد من اتخاذ الخطوات التالية:
2 • 5 • 1 • من أجل صيانة سرية البيانات واستمرارية الخدمات فإن الولوج غير المرخص إلى أنظمة الحاسب يجب أن يمنع (يحرم) بشدة• ومن أجل هذا الهدف لا بد من تخصيص كلمة عبور إفرادية (لكل فرد)• لكل مستخدم من طاقم العمل في المكتبة••
2 • 5 • 2 • كل الأقراص المرنة والأشرطة لا بد من تخزينها تحت قفل ومفتاح في مكان آمن ولا تصله النار•
2 • 5 • 3 • أنظمة الحاسب وخاصة الحواسب الصغرية سهلة الحمل، لذلك فمن السهل لأي إنسان التقاط واحد منها والهرب به• وبالطريقة نفسها فإن البرمجيات هي كذلك سهلة السرقة• لذلك فمن الضروري حمايتها في مكان آمن•
ونقش اسم المكتبة وهويتها بشكل غير قابل للمحو• وتثبيت أجهزة منع المتطفلين وذلك لحراسة المكتبة•
2 • 5 • 4 • يجب التأمين على النظام الحاسوبي بكامله بحيث تقوم شركة التأمين بتحمل الخسائر عند وقوع أي حادث•
2 • 5 • 5 • يقترح كذلك أن يكون اثنان أو أكثر من عناصر المكتبة مسؤولين مسؤولية كاملة عن مهام الأمن والحماية ويجب كذلك التأكيد على أن الأشخاص المسؤولين يقومون بتشغيل عمليات فعالة لحماية الأنظمة حتى يكون بالإمكان إعادة البيانات التي يمكن أن تمحى عند وقوع خطأ بسرعة وسهولة•
2 • 5 • 6 • يجب حماية ملفات البيانات بطريقة دورية ومنتظمة•
ولهذا الهدف نقترح المخطط التمهيدي التالي:
بالنسبة للبرامج، تنسخ مرة وتخزن في مكان آمن وإذا كان ثمة تعديلات فلا بد من القيام بعملية نسخ جديدة•
ـ بالنسبة للملف الرئيس يتم نسخ المعلومات أسبوعياً•
ـ بالنسبة للمعاملات التجارية يتم نسخها يومياً•
إضافة إلى ذلك فإن فحصاً فعالاً ومنتظماً ومراقبة دقيقة على فيروسات الحواسب يجب أن يشكل جزءاً أساسياً من برنامج الصيانة•
2 • 6 • الأثر: من المؤكد أن تكنولوجيا المعلومات تحدث تغيراً في البنية الكلية للمكتبة• وعلى أسلوب العاملين في المكتبة، وعلى الهندسة المعمارية للمكتبة وقبل كل شيء على حاجات المعلومات وعلى أسلوب تقصي المعلومات لدى المستخدمين وتحدث تكنولوجيا المعلومات تغيرات في بيئة العمل، وفي طبيعة العمل ومكوناته، وفي استقلالية العمل وطرائق التحكم في متطلبات المهارة والمسؤولية• ومسارات المهنة ووضعها وأساليب العلاقات، ومجموعات العمل والاتصال•
سوف تحتاج أساليب العمل الجديدة إلى إعادة تنظيم مكان العمل•"مثلاً سوف يكون ثمة تقديم خدمات مكتبة ممّا يتطلب دمج أعمال عدد من الشعب مع بعضها كشعب الفهرسة والتزويد والإعارة لأن جميع هذه الشعب سوف تستخدم بصورة ضرورية الملفات والتقنيات نفسها وسوف تحتاج إلى الدخول إلى الملفات الببليوغرافية ذاتها• ومن أجل هذا الهدف سوف تعيد المكتبة تنظيم الشعب المنفصلة الموجودة وسوف تتخذ تدابير من أجل توحيد الشعب وسوف يتم كذلك تعديل مواصفات العمل مع الأخذ بعين الاهتمام حاجات كادر العمل وكذلك أهداف المكتبة وإلا سوف يؤدي ذلك إلى عدوانية وبلادة الموظفين وإلى استخدام النظام بطريقة غير مرضية"•
وكذلك سوف يقضي على العديد من المهام الروتينية وبالوقت نفسه سوف يخلق مهامّ جديدة، وسيؤثر ذلك على كادر عمل المكتبة• "مثلاً، تقديم ولوجٍ مفتوحٍ بين الرفوف المتراصة والكتب وشعب المراجع وتركيب ناسخات ورق للخدمة الذاتية في شعبة التصوير وبنك واحد أساسي للإعارة من أجل استعارة وإعادة الوثائق التي تناسب الشعب كلها"•••••• إلخ••
كـل ذلك سوف يريح أعضاء كادر العمل من عملهم (الروتيني) يمكن لتكنولوجيا المعلومات أن تؤدي إلى أن يحل محل كادر عمل المكتبة المحترف، كادر شبه محترف في بعض المجالات بينما يطـور الكـادر المحترف مهارات جديدة في خدمة المستخدمين ويمكن أن يعمل كادر العمل المحترف في فعاليات أخرى لخدمة المستخدم مثل مهارات تعليم المعلـومات•••• إلخ• هنا كذلك عـلى إدارة المكـتبة أن تـوفر مساحـة داخـل المكـتبة من أجـل فعـاليات كهذه•
إن هندسة عمارة المكتبة ذاتها سوف تتأثر وستحتاج المكتبة إلى إزالة طاولة الأمن اليدوية في المدخل الرئيس ومكانها لا بد من تركيب جهاز أمن (أوتوماتيكي) وبالطريقة نفسها فإن أجهزة حواسب من أجل OPAC في مكان خزائن الفهرس البطاقي تحتاج إلى أن يتم وضعها في مواقع إستراتيجية وليس في مناطق مكتظة (مزدحمة) مثل تلك القريبة من منطقة إعارة أو المدخل•

في الواقع سوف يتغير كل شيء وسوف يحتاج المستخدمون أن يستخدموا أدوات متعددة للولوج إلى المعلومات التي وفرها لهم النظام الجديد وسوف تتغير البيئة وكما تمت مناقشته آنفاً سوف يحتاج العاملون في المكتبة إلى التدريب•
بالنظـر إلى هذه التغيرات جميعها وإلى تـأثيرها فـإن من الضروري أن تعير المكـتبة اهتماماً خـاصاً إلى الحـاجـات والصحـة والأمان وراحـة العـاملين والمستخـدمين مـع الأخذ بعين الاهتمام الحاجات المرئية والشخصية والنفسية والبيئية لأولئك الذين سـوف يقـومون بتشغيل معدات الحاسب•

في الواقع سيكون المناخ الجديد مساعداً على التعلم لكـنه في الـوقت نفسه ذو خصوصيـة تجعله كـافياً لتشجيع المبادرات الشخصية بالإضافة إلى ذلك لا بد من تـوفير إضاءة مناسبة لمنع الـوهج ولا بـد للأثـاث أن يكـون قابلاً للتعديل والتنظيم وفوق كـل ذلك لا بد للمواصفـات أن تعمل وفق تطـابق التعـليمات وينصح كذلك أن تقوم المكـتبة باقتناء ضمانة مكتوبة من المزود فإن المعدات والبرمجيات تطابق مقاييس وقوانين وأنظمة مسائل الأمان والصحة•