الفرق بإختصار بين الهيكل التنظيمي والهيكل الوظيفي في علم الإدارة هو :
*أن الهيكل التنظيمي كل يُنظم العلاقات داخل المؤسسة ككل و يحدد المسؤوليات ، بينما الهيكل الوظيفي جزء من الهيكل التنظيمي أي أنه أحد أنواع الهيكل التظيمي و فيه يتم تجميع كل تخصص وظيفي في إدارة واحدة .
ولمزيد من التوضيح فإن :
الهيكل التنظيمي Organizational structure يحدد تقسيم الأعمال بين العاملين و قنوات التنسيق الرسمية و تسلسل القيادة. فالهيكل التنظيمي يُنظم العلاقات داخل المؤسسة و يحدد المسئوليات. يوجد ثلاثة أنواع رئيسية للهياكل التنظيمية وهي :
1- الهيكل الوظيفي Functional Structure .
2 - الهيكل القطاعي Divisional Structure
3 - الهيكل المصفوفي Matrix Structure
فالهيكل الوظيفي Functional Structure : والذي هو محور حديثنا هنا يتم فيه تجميع كل تخصص وظيفي في إدارة واحدة فيكون هناك إدارة مالية واحدة و إدارة هندسية واحدة و إدارة مخازن واحدة و إدارة صيانة واحدة.
★ومن هنا نجد أن الهيكل التنظيمي في علم الإدارة هو : أحد العناصر الرئيسية لعملية التنظيم بينما الهيكل الوظيفي هو أحد أنواع الهيكل التظيمي أو فرع عنه .
***وهناك رأى أخر :
***الهيكل التنظيمي :
هو الذي يقسم العمل الي ادارات والادارات الي اقسام ....والهرم الوطيفي ومهام كل موظف في العمل وتحديد راس المال ورسم اهداف الشركة ومهامها ووضع الخطط للعمل ......اما الهيكل الوظيفي هو الذي ينفذ ما خطط له الهيكل التنفيدي .....وان كان علماء الادارة اختلفوا في تسمية الهيكل الوظيفي ....الا ان الكل اجمع علي .انة من ينفذ ما خطط له الهيكل التنظيمي وتنفيذة إلي ارض الواقع..
- ماهو الهيكل التنظيمي؟
الهيكل التنظمي هو ذاك الاطار العاام الذي تتم فيه الاتصالات التنظيمة الرسمية داخل المنظمة ويكون غالبا في شكل هرمي ينقسم الى هياكل تنظيمة الية-هياكل تنظيمية عضوية-عد الى كتاب استراتيجية الموارد البشرية للدكتورة سهيلة محمد عباس- وهناك عدة تقسيمات له منها حسب الشكل: وتكون اما هرمي مقلوب او دائري او هرمي من الاعلى الى الاسفل {عادي} وتكمن اهمية الهيكل التنظيمي في: تقسيم المهام بين المصالح-تدعيم الاتصالات الرسمية التنظيمية-تمكين الافراد من معرفة ما لهم وما عليهم
قصد بتصميم العمل هو مجموعة الإجراءات التي يتم ترتيبها وتنظيمها في الوظيفة لكي تحقق أعلى مستوى من التلائم ما بين العاملين وأعمالهم أو وظائفهم وبما يحقق التوافق والتلائم الفعال بتحسين ظروف العمل الذي يؤدي الى كفاءة الأنتاج وتقصير الزمن لتحقيق أهداف المنظمة ، ويأتي تصميم العمل من منطلق أن كل عمل أو وظيفة يحتوي على أكثر من طريقة أو أسلوب للأداء ، وتختلف هذه الطرق فيما بينها من خلال أختلاف جودته..
*الهيكل التنظيمي :
يعتبر الهيكل التنظيمي لأي منظمة وسيلة أوأداة هادفة لمساعدة المنظمة علي تحقيق أهدافها بكفاءة و فاعلية , من خلال المساعدةفي تنفيذ الخطط و اتخاذ القرارات و تحديد ادوار الأفراد و تحقيق الانسجام بين مختلفالوحدات و الأنشطة , و تفادي التداخل و الازدواجية و الاختناقات و غيرها .ومن ناحية أخرىفان للهيكل التنظيمي تأثير كبير علي سلوك الأفراد و الجماعات في المنظمات , فتقسيمالعمل و التخصص يتضمن إسناد مهام وواجبات محددة للفرد , و الالتزامات المترتبة عليالفرد و توقعاته نتيجة لذلك قد توفر له الشعور بالرضا عن العمل.ويمر إنشاء الهيكل التنظيمي بمجموعة منالخطوات نعرضها بإيجاز علي النحو التالي : · تحديد أهداف و سياسات المشروع الرئيسية الحاكمة للعمل . · تحديد أوجه النشاط اللازمة لتحقيق هذهالأهداف , و بصفة عامه نجد أن الأنشطة الرئيسية لأي مشروع صناعي إنما تتمثل فيمايلي : · أنشطةإنتاجية فنيه . · أنشطة تسويقية . · أنشطة مالية . · أنشطةإدارية . · أنشطة شرائية .بعد تحديد الأنشطة يتم تجميعها في مجموعاتمتناسقة و منطقية أفقيا و راسياً لتجسد في النهاية الهيكل التنظيمي , و غالباً مايتم تجسيد و تجميع الأنشطة في شكل إدارات متخصصة علي أساس : وظيفي - سلعي - أوجغرافي - أو المراحل أو العمليات - أو العملاء - أو علي أساس مشترك . · تحديد الأعمال التي يتضمنها كل نشاط منالأنشطة المختلفة , و تنطوي هذه الخطوة علي حصر الأعمال التي يتضمنها كل نشاط بدقةو كفائه . · إلحاق الأعمال بالوظائف ( تصميم أو إنشاءالوظائف ) و يتوقف عدد الوظائف المطلوبة للقيام بالعمل علي : · حجمالعمل و درجة تعقده . · المكان الذي يتم فيه العمل . · عددالساعات المطلوبة لإنجاز العمل . · تسهيل أعمال الرقابة علي النشاط . · منعتكرار الجهود المتشابهة . · الاستفادة من الإمكانيات و التسهيلاتالمتاحة . · تجميع الوظائف في مجموعات عليرأس كل منها وظيفة إشرافية و يتوقف عدد الوظائف التي يتطلع الرئيس ( الوظيفةالإشرافية ) أن يشرف عليها علي نطاق الإشراف . · تحديد السلطات و المسئوليات لكل وظيفة , و تحديد علاقات السلطة التي تربطبين الوظائف المختلفة.ترجمه الخطوات السابقة في صورهخريطة تنظيمية أو هيكل تنظيمي يوضح الإدارات و الأقسام التي تتألف منها المنظمة . أما الهيكل الوظيفي :فيُعد الهيكل الوظيفي أساس دراسة الوظائفباعتباره العنصر الرئيسي الذي تتكون منه مجموعة الهياكل الوظيفية للتشكيلاتالإدارية المكونة للمنظمة , يركز هيكل الوظائف علي عنصرين أساسيين هما : الفرد ومحتوى الوظيفة , فالفرد يؤدي كل ما تتضمنه الوظيفة من مسئوليات و واجبات شرط أنتتوفر فيه المؤهلات اللازمة لإشغال الوظيفة .و يختلف محتوى الوظيفة باختلاف الوظيفةمنحيث النوع و المستوى , ففي الوقت الذي يشير النوع إلي طبيعة العمل الذي تحتويهالوظيفة ( زراعية , صناعية , خدمية ) يقصد بالمستوى درجة الصعوبة في الواجبات والمسئوليات التي تشتمل عليها الوظيفة مقارنة بالوظائف الأخرى , و لكل وظيفة منالوظائف درجة و فئة و مهنة و صنف تنتمي إليه.وعلي ذلك فان بناء الهيكل الوظيفي و تصميمه يمر عبر سلسلة من الخطوات و هي كالأتي : تحديد هدف المنظمة :تعد أهداف المنظمة بمثابة النهايات أوالغايات التي تسعى المنظمة للوصول إليها , و تبعاً لذلك فان الأهداف تحددها المهماتو الواجبات التي تعمل المنظمة علي تنفيذها . وضع الخطط : تعبر الخطط عنالوسائل و الأساليب التي تستخدمها المنظمة من اجل تحقيق أهدافها , إذ تتحدد منخلالها الكيفية التي تؤدي بها الأنشطة و الفعاليات بالمستوى و الكفاءةالمطلوبين.تقسيم العمل :تتم عملية تقييم العمل في المنظمة من خلالتحديد نشاطاتها من رئيسية و فرعية و ثانوية , مع تحديد كل الواجبات و المسئولياتالمرتبطة بكل نشاط . بناء الهيكل التنظيمي :يعد الهيكلالتنظيمي الوعاء الذي يتم من خلاله تنفيذ الخطط عن طريق التشكيلات الإدارية التيتتحدد وفق النشاطات ( الرئيسية و الفرعية و الثانوية ) للمنظمة .تحليل العمل : يتم بموجبه تجزئة الكل إلي مجموعة أجزاءصغيرة , و تبعاً لذلك فان كل نشاط و تشكيل إداري يتم تجزئته إلي مجموعة العناصرالتي يتكون منها بغية تحديد عدد الوظائف و اختصاصاتها و مسئولياتها .وصغ الوظائف :و هي عملية تحديد واجبات و مسئوليات وصلاحيات الوظيفة وفقاً لمسمياتها و ظروف أدائها و علاقاتها بالتنظيمية في المنظمة , فوصف الوظائف يحدد محتوى الوظيفة و متطلباتها.
