تابع السجلات
كشف تسجيل الغياب اليومي:
1. أرسل الكشف إلى الفصول يومياً كل حصة مع أحد مستخدمي أو عمال المدرسة.
2. اطلب من المعلم تدوين أسماء الطلاب الغائبين عن الحصة والتوقيع على الكشف.
3. كلف المستخدم أو العامل المسؤول عن مرور كشف الغياب على الفصول بإعادة الكشف إلى وكيل المدرسة.
4. كلف وكيل المدرسة بالاتصال بولي أمر الطالب في عمله أو منزله لإشعاره بغياب الطالب.
5. كلف وكيل المدرسة بترحيل الغياب يوميًا إلى سجل الغياب السنوي.
6. كلف وكيل المدرسة بتحويل الطالب الذي تكرر غيابه خمسة أيام فأكثر إلى المرشد الطلابي بالمدرسة لعمل جلسة إرشادية له.
كشف تسجيل تأخر الطلاب اليومي:
1. خصص لكل فصل صفحات كافية لتدون عليها حالات تأخر الطلاب اليومية.
2. أكد على وكيل المدرسة مناقشة الطلاب المتأخرين حول أسباب تأخرهم.
3. كلف وكيل المدرسة بالاتصال بولي أمر الطالب في عمله أو منزله لإشعاره بتكرار تأخر الطالب .
4. اطلب من ولي أمر الطالب زيارة المدرسة لمن تكرر تأخر ابنه بعد إشعاره بذلك.
5. كلف وكيل المدرسة بترحيل حالات تأخر الطلاب اليومية إلى سجل الغياب والتأخر السنوي.
6. كلف وكيل المدرسة بتحويل الطالب الذي تكرر تأخره خمس مرات فأكثر إلى المرشد الطلابي بالمدرسة لعمل جلسة إرشادية له.
7. كلف المسؤول عن الغياب بتخصيص ملف يحفظ فيه وثائق الإجازات المرضية للطالب والأعذار التي يقبلها مدير المدرسة .
سجل تسليم الشهادات:
1. استلم الشهادات العامة من مدير المدرسة السابق بموجب كشف بعد مراجعتها وتدقيقها واحدة واحدة يداً بيد.
2. سلم الشهادات العامة لمن يخلفك في إدارة المدرسة بموجب كشف بعد مراجعتها وتدقيقها واحدة واحدة يداً بيد.
3. سلم سجل الشهادات لمن يخلفك في إدارة المدرسة مع بقية السجلات الأخرى.
4. لا تسلم الشهادة إلا للطالب نفسه أو ولي أمره أو بموجب وكالة شرعية وبعد التأكد من شخصية المستلم بموجب أصل بطاقة الأحوال المدينة.
5. دون رقم بطاقة الأحوال وتوقيع المستلم واسمه بخط يده.
6. دون رقم الوكالة الشرعية وتاريخها ومصدرها واحفظ الأصل أو الصورة في ملف خاص لذلك.
7. اتبع الآتي عند استخدام السجل:
أ‌. خصص صفحة جديدة لكل عام دراسي.
ب‌. رتب أسماء الطلاب هجائيًا بعد إعلان النتائج في اختبار الشهادة ووصول كشوف أسماء الناجحين بعد الدور الثاني ثم دون أسماءهم في السجل.
ت‌. استعمل الخانة الأولى للرقم المتسلسل العام للمدرسة لكل السنوات وهذا يعطي صورة لعدد خريجي المدرسة منذ افتتاحها.
ث‌. استعمل الخانة الثانية للرقم الخاص بالمدرسة لتوضيح عدد الخريجين من المدرسة لنفس العام.
ج‌. دون رقم تسجيل الشهادة بعد ورود الشهادات من إدارة التعليم حيث أن كل شهادة تحمل رقم خاص بها من الوزارة ويوجد في منتصف البرواز الأسفل للشهادة.
ح‌. استكمل بقية خانات السجل بعد وصول الشهادات.
خ‌. راجع بيانات الشهادات للمدرسة عند ورودها على ما يوجد لدى المدرسة من بيانات للتأكد من صحتها وإعادة الشهادة التي يوجد بها خطأ لتصحيحها ؛ولا تسلم للطالب وفيها أخطاء.
سجل نتائج الاختبارات:
1. ارجع إلى التعليمات المدونة في السجل واتبعها.
2. احفظ سجل نتائج الاختبارات مع قرص الحاسب الآلي بعد إعلان النتائج وتدقيق المبيضات في مكان آمن حتى لا يتعرض للفقدان .
سجل أعمال السنة:
1. أكد على المعلمين العناية بسجل أعمال السنة باعتباره الأساس لدرجات الطلاب التي تدون في سجل نتائج الاختبارات.
2. تأكد أثناء إطلاعك عليه خلال العام الدراسي من استكمال المعلمين لجميع حقوله.
3. احفظ سجلات أعمال السنة مع سجلات نتائج الاختبارات.
سجل حضور وانصراف الموظفين:
1. خصص الصفحات الأولى من السجل لتدوين أسماء جميع العاملين في المدرسة ووظائفهم وخانة للملاحظات يدون فيها تاريخ ترك أو مباشرة الموظف في المدرسة.
2. وقع على السجل مع منسوبي المدرسة ، واحرص على مصداقية تدوين وقت الحضور والانصراف.
3. اقفل الدوام مع بداية اصطفاف الطلاب وتمارين الصباح.
4. اكتب أسماء المجازين والغائبين بعذر والمنتدبين والمكملين في مدارس أخرى بحبر مغاير.
5. خصص مكانًا للسجل في إدارة المدرسة.
6. لا تترك السجل عند باب الإدارة أو في غرفة أحد الوكلاء أو الهيئة الإدارية بالمدرسة.
7. ارفع السجل بعد دخول الحصة الأولى في مكان آمن لحين وقت الانصراف من الدوام.
8. عند إخراج السجل لتوقيع الانصراف بعد آخر حصة اكتب أسماء الغائبين واكتب كلمة (غائب) في حقل التوقيع ثم حرر محضر غياب.
9. أكد على العاملين في المدرسة الحرص على تدوين الاسم ثلاثيّا دون الاكتفاء باللقب فقط أو الاسم الثنائي.
10. امنع كتابة الاسم بين أسمين (حشر اسم بين أسمين) أو التوقيع لمن حضر متأخرًا؛ وقم بمساءلة من يفعل ذلك.
11. دون أسباب تأخرك عند حضورك متأخرًا وأسباب خروجك من المدرسة أثناء الدوام.
12. اكتب اسم الموظف أو المعلم كفيف البصر ويوقع بختمه.
13. حافظ على السجل من الكشط أو استخدام الطامس أو القلم الرصاص.
14. أكد على العاملين في المدرسة أنه يجب أن يوقع كل من يحضر حسب أولويته في الحضور لمعرفة من حضر أولاً و لذلك لا يخصص جزء من الدفتر لتوقيع المستخدمين والعمال ومن في حكمهم كالتوقيع أسفل الصفحة.
15. استعمل الصفحة لأكثر من يوم إذا كان عدد العاملين قليل ،وكذلك أيام العطلة الصيفية.
16. احصر التأخر يوميّا وعند نهاية الشهر ارفعه لإدارة التعليم وأعط مركز الإشراف صورة منه بعد جمع الدقائق وتحويلها إلى ساعات.
سجل أحوال الموظفين:
1. تأكد من تدوين جميع المعلومات عن العاملين في المدرسة من مصادرها الموثقة لأن هذا السجل يعتبر مصدر جميع المعلومات التي تطلب من المدرسة سواء كانت وظيفية أم اجتماعية أم تعليمية حتى بعد انتقال الموظف من المدرسة.
2. اجعل سجل أحوال الموظفين صورة مصغرة لملف الموظف لأن ملف الموظف ينتقل معه أينما انتقل.
3. كلف كل موظف بتعبئة حقول سجله بخط يده وتحت مسئوليته ويوقع على صحة المعلومات.
4. يكلف المسؤول عن السجل بالكتابة عن من لا يستطيع الكتابة من العاملين بالمدرسة.
5. راجع سجل أحوال الموظفين عند زيارتك للمسؤول عن السجل.
سجل زيارات المشرفين التربويين:
1. قدم سجل زيارة المشرفين التربويين لكل مشرف تربوي يزور المدرسة ليدون فيه ما يريد من توصيات وتوجيهات عن زيارته.
2. أطلع المعلم على ما دونه المشرف التربوي خلال زيارته.
3. تابع تنفيذ المعلمين لتوصيات وتوجيهات المشرف التربوي .
سجل الاجتماعات المدرسية:
1. نظم سجل لاجتماعات المدرسة.
2. قسم السجل حسب أنواع الاجتماعات.
3. ضع آلية لتنفيذ ما تم الاتفاق عليه في كل اجتماع.
4. اطلب توقيع أعضاء كل اجتماع في نهاية محضره.
5. احرص على أن تكون الاجتماعات لها مردود تربوي وتعليمي على منسوبي المدرسة ويتم ذلك باختيار جدول الاجتماعات بعناية فائقة، وما كان ملحًا ويحتاج للدراسة ومعرفة رأي أعضاء الاجتماع فيه.
6. زود مشرف الإدارة المدرسية بصورة من محضر كل اجتماع وآلية تنفيذ توصياته.
سجل متابعة مدير المدرسة للمعلم وتقويمه:
1. ضمن خطتك مواعيد زيارات المعلمين .
2. لا تعدّل في عناصر سجل متابعة مدير المدرسة للمعلم وتقويمه إلا وفق تعليمات الجهات المختصة .
3. قم بزيارة المعلم في فصله مرتين في كل فصل دراسي، وكرر الزيارة متى ما دعت الحاجة لذلك. وناقشه في ملحوظاتك على أدائه .
4. استمع لرأي ووجهة نظر المعلم فيما دونت ، وبعد اقتناعه اطلب منه التوقيع على الملحوظات .
5. كلف وكيل المدرسة (وكلاء المدرسة) بزيارة المعلمين في فصولهم.
6. لا تستثن أحدًا من المعلمين من الزيارة بل يتم زيارتهم على اختلاف تخصصاتهم وخبراتهم بغرض المتابعة والتوجيه لمن هو في حاجة والاستفادة من خبرات المتميزين ونقلها لبقية أعضاء الأسرة التعليمية في المدرسة.
7. استفد من مرئيات المشرف المختص بالمادة ومراعاة توجيهاته عند زيارتك للمعلم.
8. اطلب من المشرف المختص زيارة المعلم الذي ترى أنه بحاجة لرفع مستوى أدائه.
9. أطلع المشرف التربوي على ملحوظاتك أو ملحوظات الوكيل على أداء المعلم عند زيارتكم الميدانية له وناقشته حول ذلك.
10. اعتبر هذا السجل مصدرًا أساسيًا من مصادر تقويم الأداء الوظيفي الذي يعد عن المعلم في نهاية العام الدراسي.
سجل متابعة مدير المدرسة للمعلم في تنفيذ توصيات ، وتوجيهات المشرفين التربويين:
1. فهرس السجل في أوله ليسهل الرجوع لما كتب عن أي معلم .
2. دوّن اسم المشرف وتاريخ الزيارة والمادة.
3. دوّن أهم الملحوظات التي دونها المشرف أثناء زيارته للمعلم.
4. تعرف على مدى تقيد المعلم بملحوظات المشرف التربوي أثناء زيارتك الميدانية له في الفصل .
5. اطلع على أعمال المعلم التحريرية وكذلك أعمال الطلاب التحريرية للتعرف على مدى تقيد المعلم بالتوجيهات .
6. اتبع أسلوب الحوار والإقناع ،والانطلاق من الدلائل الواضحة ،والاحترام المتبادل، وتقدير الرأي فيما يدور من نقاش مع المعلم.
7. اجعل من السجل سجلاً تراكمياً لمتابعة المعلم خلال فترة عمله في المدرسة ولمعرفة مدى تحقيق زيارات المشرفين التربويين لأهدافها ، ولمعرفة مدى نمو المعلم مهنياً.
سجل متابعة مدير المدرسة للأعمال التحريرية للطلاب:
1. اجعل هدفك مساعدة المعلم وتعريفه بالطريقة المثلى في متابعة أعمال الطلاب التحريرية.
2. اطلع شهرياً على ثلاثة دفاتر في كل مادة من المواد التي يدرسها المعلم.
3. اطلب من الوكيل الاطلاع على ثلاثة أخرى في كل مادة من المواد التي يدرسها المعلم.
4. خصص لكل معلم صفحة من صفحات السجل.
5. أطلع المشرف التربوي عند زيارتك على سجل متابعة الأعمال التحريرية للطلاب.
6. اجعل المعلم يطلع على ما دوّن من ملحوظات وناقشه في كيفية الإفادة منها .
سجل ملحوظات مدير المدرسة لدفاتر تحضير الدروس:
1. اطلع على دفاتر تحضير المعلمين ووزعها يوميّا حسب التخصص.
2. اقرأ بعناية ما دونه المعلم في دفتر التحضير ثم دون توصياتك وتوجيهاتك إن وجدت .
3. اطلع المعلم على ما دوّن من ملحوظات وناقشه في كيفية الإفادة منها ،و اطلب منه التوقيع بالاطلاع عليها .
سجل الأوراق الواردة:
1. ابدأ برقم جديد في سجل الوارد مع بداية كل عام هجري وفي صفحة جديدة.
2. دوّن جميع ما يرد إلى المدرسة من معاملات وتعاميم وخطابات ومذكرات ونشرات وأي صور لها من أي جهة حكومية أو غيرها.
3. تقيد بالحقول الموجودة في السجل ودوّن المعلومات المتغيرة من الأوراق الواردة.
4. دوّن اسم الملف الذي حفظت فيه الأوراق في حقل جهة الإيداع.
5. دوّن تسديد المعاملة في حقل الملاحظات.
6. ضع إشارة أمام قيد المعاملة التي تحتاج إلى رد لمعرفة هل سُدد قيدها أم لا.
سجل الأوراق الصادرة:
1. ابدأ برقم جديد في سجل الصادر مع بداية كل عام هجري وفي صفحة جديدة.
2. دوّن جميع ما يصدر من المدرسة من معاملات وتعاميم وخطابات ومذكرات ونشرات وغيرها إلى أي جهة حكومية.
3. تقيد بالحقول الموجودة في السجل ودوّن المعلومات المتغيرة من الأوراق الصادرة.
4. احفظ صورة الخطاب ومشفوعاته في ملف حفظ الأوراق الصادرة من المدرسة.
5. احفظ صورة أخرى للخطاب الصادر عن أي موظف أو مستخدم ؛ مع صور من مشفوعاته كاملة في ملف الموظف أو المستخدم .
6. اترك سطر خالٍ من التسجيل بين كل معاملة والتي قبلها كحد فاصل بينهما.
7. لا تكتفي بدفتر التوديع عن سجل الأوراق الصادرة لأنه لا يغني عنه ؛ فغرض دفتر التوديع إثبات استلام وتسليم الأوراق الصادرة عن المدرسة فقط.
سجل توديع المعاملات:
1. ابدأ برقم جديد في سجل التوديع مع بداية كل عام هجري وفي صفحة جديدة.
2. دوّن في السجل جميع المعاملات الصادرة التي ترغب في توثيق استلامها.
3. أكد على تدوين اسم المستلم بجانب توقيعه وتاريخ الاستلام.
4. لا تكتفي بهذا السجل عن سجل الصادر .
سجل المعلومات الإحصائية:
1. تقيد باليوم الذي يحدد فيه الإحصاء.
2. اشرف بنفسك على تعبئة السجل.
3. تأكد من صحة المعلومات المدونة فيه وصدقها ليحقق الهدف منه.
4. اقرأ التعليمات الموجودة في السجل والتعميم المصاحب للسجل ،والتزم بها .
سجل زيارات الأطباء:
1. قدم السجل لطبيب الوحدة الزائر للمدرسة ليكتب تقريره عن البيئة المدرسية.
2. استفد مما يُكتب فيه ،واكتب إلى إدارة التعليم بما دونه الطبيب عن البيئة المدرسية.
بطاقة عهدة المدرسة: (نموذج رقم 8)
1. سجل فيها جميع أصناف العهد الثابتة الواردة للمدرسة حسب تاريخ ورودها.
2. كلف أمين المختبر ومعلم التربية الفنية ومعلم التربية الرياضية وأمين مركز مصادر التعلم والقائد الكشفي بتسجيل ما لديهم من عهد في بطاقة عهدة (نموذج رقم 8) واحفظها لديك.
السجل المصنف للمكتبة:
1. كلف أمين مركز مصادر التعلم بتصنيف الكتب وتسجيلها في السجل حسب الموضوع.
سجل الدوريات:
1. كلف أمين مركز مصادر التعلم بتخصيص صفحة لكل مجلة أو صحيفة .
2. كلفه بأن يدون تاريخ ورود الدورية.
1. كلفه بأن يخصص الأوراق الأولى من السجل لفهرسة أسماء المجلات والصحف وأرقام الصفحات المخصصة لها حتى يمكن الرجوع إليها لتسديد الأعداد التي وردت للمكتبة.
سجل إحصاء النشاط المكتبي:
1. تابع استخدام هذا السجل لأنه مهم في قياس وتقويم الخدمة المكتبية المدرسية التي تقدمها المكتبة المدرسية خلال شهر.
2. أرسل نسخة من الإحصاء شهريًا لإدارة التعليم.
سجل الاستعارة:
1. تابع فحص هذا السجل أولاً بأول للتأكد من أن جميع الكتب التي انتهت مدة إعارتها قد ردت إلى المكتبة.
2. تأكد من إعداد فهرس بأسماء المستعيرين ورقم الصفحة التي توجد بها بيانات استعارته وذلك لسهولة البحث.
سجل المترددين:
1. تابع هذا السجل لمعرفة عدد الذين يدخلون المكتبة يومياً.
2. أكد على تخصيص صفحة أو أكثر لكل يوم.
3. أكد على أن يكتب القارئ بياناته بخط يده.
سجل المرشد الطلابي:
1. اطلع على سجل المرشد قبل بداية العام الدراسي وأثناءه لمعرفة خطة المرشد والبرنامج الزمني ونشاطات التوجيه والإرشاد.
2. اطلع على الرعاية الجماعية للطلاب المعيدين والمتأخرين دراسياً والمتفوقين ومتكرري الغياب.
3. اطلع على بحث الحالات الفردية والمؤشرات الإحصائية التي تساهم في تقويم العملية التربوية التعليمية في المدرسة.
4. اطلع على محاضر الاجتماعات الخاصة بخدمات وبرامج الإرشاد.
5. تابع توصيات الاجتماعات وقوم نتائجها ومردودها على العملية التعليمية التربوية.
6. اطلع على الرعاية الفردية للطلاب المعيدين والمتأخرين دراسيّا والمتفوقين ومتكرري الغياب والموهوبين وذوي الإعاقات والحالات الاجتماعية والصحية.
7. اطلع على متابعة رعاية الحالات الفردية.
8. اطلع على رعاية المواقف اليومية الطارئة.
9. اطلع على دراسة نتائج تقويم الطلاب .
10. كلف المرشد بحصر المواقف اليومية الطارئة الشائعة لدراستها واقتراح العلاج المناسب لها.
سجل رائد النشاط:
1. اطلع على سجل رائد النشاط قبل بداية العام الدراسي وأثناءه لمعرفة خطة النشاط والبرنامج الزمني ومجالات النشاط المدرسي وناقش المشرف حيال تنفيذها.
2. اطلع على خطة برامج حصة النشاط الأسبوعية والعمل على الاستفادة منها.
3. اطلع على خطط الجماعات (أسر المدرسة ، جماعات الفصول).
4. اطلع على محاضر الاجتماعات الخاصة بالنشاط ومدى متابعة تنفيذ قراراتها.
5. تابع توصيات اجتماعات النشاط المدرسي وقوّم نتائجها.
6. اطلع على أعمال الطلاب وناقش المشرفين حيالها .
سجل جماعة الفصل:
1. اطلع على أهداف وأسماء أعضاء مجلس الفصل.
2. اطلع على خطة الفصل وبرامجه خلال العام الدراسي ومدى تحقيقها لخطة النشاط المدرسي.
3. اطلع على محاضر اجتماعات جماعة الفصل ومدى متابعة تنفيذ قراراتها.
سجل جماعة / أسرة النشاط:
1. اطلع على أهداف وأسماء وأعضاء الجماعة/ الأسرة.
2. اطلع على خطة الجماعة/ الأسرة وبرامجها خلال العام الدراسي ومدى تحقيقها لخطة النشاط المدرسي.
3. اطلع على محاضر اجتماعات الجماعة أو الأسرة ومدى متابعة تنفيذ قراراتها.
سجل تسليم الطلاب ملفاتهم:
1. تكد من إعداد سجل لتسليم الطلاب ملفاتهم ، واطلع عليه دورياً.
2. تأكد من المحافظة على سجل تسليم الطلاب ملفاتهم.
3. خصص سجل لجميع الطلاب في المدرسة.
4. تكد من تدوين اسم الطالب كاملاً من واقع سجل القيد ووثائقه الدراسية.
5. سلم للطالب عند تخرجه أو انتقاله وثائقه الدراسية فقط دون الأوراق الأخرى الأخرى الخاصة بالمدرسة مثل استمارات القبول والتعهدات وأوامر القبول .. ونحوها.
6. ارجع إلى سجل القيد ودون في الصفحة الخاصة بالطالب ما يفيد باستلامه وثائقه.
سجل مخالفات الطلاب:
1. نظم سجل لمخالفات الطلاب واطلع عليه دوريّا.
2. كلف أحد الوكلاء بالمدرسة لحصر مخالفات الطلاب والتعرف على أنواعها والشائع منها.
3. كلف المرشد الطلابي بدراسة مخالفات الطلاب ومعرفة أسبابها وسبل حلها وعلاجها .
4. لا تستهن بما تدونه في هذا السجل من مخالفات الطلاب مهما صغرت لأنها قد تكون مفتاحا لعلاج سلوك غير سوي.
5. خصص لكل طالب صفحة خاصة به.
سجل زيارات أولياء الأمور أو استدعائهم:
1. كلف أحد الوكلاء بإعداد سجل لزيارات أولياء الأمور ،واطلع عليه دوريّا.
2. تأكد من استخدام السجل لتسجيل ملخص ما دار بين ولي الأمر والمسؤول في المدرسة.
3. اطلع على ما تم تدوينه في هذا السجل.
4. تابع ما توصل إليه مسؤول المدرسة مع ولي الأمر.
سجل تلخيص التعاميم الهامة:
1. وجه إلى إعداد سجل لتلخيص التعاميم الهامة ، واطلع عليه دوريّا.
2. أعط الوكلاء صورة من هذا السجل دوريّا.
سجل التعاميم الداخلية:
1. وجه إلى إعداد سجل للتعاميم الداخلية.
2. تأكد من تدوين رقم خاص لكل تعميم ، وتاريخ صدوره .
3. تأكد من تضمينه الملحوظات التي تريد إيصالها إلى العاملين في المدرسة دون أن تحتاج إلى اجتماع.
4. خصص صفحة كاملة لتوقيعات العاملين في المدرسة بالاطلاع .
سجل خروج الطالب من المدرسة للحالات الطارئة:
1. وجه إلى إعداد سجل لخروج الطالب من المدرسة للحالات الطارئة.
2. حدد المسؤول عن السجل.
3. لا تسمح للطالب بالخروج من المدرسة إلا في أضيق الحدود وبعد وجاهة العذر.
4. لا تخرج طالب المرحلة الابتدائية والمتوسطة من المدرسة إلا مع ولي أمره أو من يعوله شرعًا.
5. أكد على العاملين في المدرسة تدوين رقم بطاقة أحوال ولي أمر الطالب وأسمه وتوقيعه في السجل.
6. أكد على تسجيل وقت خروج الطالب وعودته بالساعة والدقائق .