إذا كنا نستطيع نقل الأفكار, والآراء بوضوح أثناء المواقف اليومية بدون الاستعداد لذلك, فلم نحتاج إلى الاستعداد لأداء الإلقاء؟ هناك سببان رئيسيان لذلك, هما:

أولاً: خلال إلقاء يستغرق مدة عشرين دقيقة, أو أكثر سنحتاج إلى نقل كمية كبيرة من المعلومات, تفوق كثيراً ما اعتدنا على نقله في جلسة يومية. فنادراً ما يحصل الحضور على فرصة أثناء الإلقاء لمقاطعة المتحدث, والاستفسار عن شرح لمعلومة ما, ولذلك علينا أن ننقل أفكارنا بأقصى درجة ممكنة من الوضوح. نريد أن نمنح الإلقاء تنظيماً يسهل متابعته, وأن نطرح الأفكار بطرق يستطيع الحضور فهمها, واستيعابها بسهولة ويسر.

ثانياً: إن لم نكن معتادين على أداء الإلقاء, فإن الموقف قد يكون مليئاً بالمفاجآت غير المحددة, التي تحدث قلقاً يصعب علينا أداء الإلقاء على النحو المطلوب, ونجد صعوبة في نطق كلماتنا, ولا نستطيع التفكير بوضوح. إن الاستعداد يساعدنا على إزالة الأمور المجهولة من الإلقاء. وفي الواقع, فإن الاستعداد للإلقاء يمنحك الثقة في الأداء بطريقة طبيعية أكثر.

دعنا ننظر إلى بعض هذه الأمور المجهولة. هنالك أربعة مكونات أساسية لأي إلقاء, والاختصار ح و/ م ر سوف يساعدك على تذكرها :

ح = الحضور,  و = الوسيلة,  م = المقدِّم,  ر= رسالتك.

يواجه المقدِّم محدود التجربة, والخبرة أموراً مجهولة في مجالات أربعة:

·        ماذا يتوقع الحضور؟

·        هل سيصغون إليّ؟

·        كيف ستكون ردود أفعالهم لما سأقوله لهم؟

·        كيف سأقف أمامهم؟

·        هل يجب عليّ استخدام الكثير من الشرائح؟

·        هل أتصرف معهم بطريقة رسمية؟

·        ماذا يحدث لو أنني نسيت ما أريد قوله لهم؟

·        هل سيفهمون ما سأتحدث عنه؟

إن الاستعداد يجيب على هذه الأسئلة, وعلى كثير غيرها مما يمكن أن يسبب المتاعب للمقدِّم قليل الخبرة, والتجربة (وحتى للمقدِّمين الذين اعتادوا على تقديم العديد من الإلقاءات). كما أن الاستعداد يساعدك على تجنب العديد من المآزق.

 بعض المآزق العامة التي تحدث في الإلقاء:

الحضور:

·        لم تفهم سبب تواجد الناس, ولم تزوّد الناس بالمعلومات التي يريدونها, أو يحتاجونها حقاً.

·        بالغت في تقدير المعرفة المتوفرة لديهم عن الموضوع, ولم يستطيعوا فهم الموضوع الذي كنت تتحدث عنه.

الوسائط:

·        قمت بإعداد الإلقاء مشدداً التدقيق على تفاصيل الموضوع, واخترت كلماتك بعناية, وقدمت الإلقاء كلمة بكلمة, فبدا الإلقاء مملاً, وتوقف الحضور عن الإصغاء إليك.

·        بدت الشرائح التي أعددتها باحترافية فائقة الروعة, ولكن حينما شرحت هذه الشرائح كان الحضور مهتمين بالشرائح أكثر من اهتمامهم بما كنت تتحدث عنه.

مقدِّم الإلقاء:

·        ركزت عينيك على ملاحظاتك المدونة بسبب قلقلك على نقل رسالتك بشكل صحيح, فشعر الحضور بأنهم مهملون من جانبك, ولم تلاحظ تشتت انتباههم عن الإلقاء.

·        لم تتوقف وقفات مؤقتة أثناء الإلقاء بسبب خوفك من إمكانية اعتقاد الناس بأنك نسيت ما أردت أن تنقله من معلومات إليهم,ولم تعط الحضور برهة من الزمن لكي يستوعبوا فكرة ما, قبل أن تبدأ في شرح الفكرة التي تليها.

الرسالة :

·        لم تكن واضحاً في عرض الرسالة التي أردت نقلها للحضور, ولم يعرف الحضور تلك الرسالة أيضاً.

·        شرحت أفكارك عن طريقة إعطاء أمثلة ممتازة, ولكنها لم تكن مناسبة للحضور, لقد فقد الحضور الاهتمام برسالتك, وفقدت رسالتك تأثيرها عليهم.

وبدراسة هذه الأمثلة ستلاحظ بأن الحضور هم دوماً بؤرة المشكلة, وذلك لأنك من خلالهم فقط تستطيع تحقيق أهداف إلقائك. فعليك عند الإعداد لأي إلقاء أن تبدأ بدراسة الحضور.