مما لا شك فيه أنه إذا كانت مهاراتك في التواصل الشخصي مع الآخرين ضعيفة (ومن ضمنها الاستماع الفعال) ، فستتأثر إنتاجيتك بدرجة كبيرة، و ذلك ببساطة لأنك تفتقر إلى الأدوات التي تساعدك على التأثير و الإقناع و التفاوض، والتي هي من أهم العوامل اللازمة للنجاح في مكان العمل . إن خطوط التواصل يجب أن تكون مفتوحة بين الأفراد الذين يتعاونون مع بعضهم البعض لإتمام العمل .

وبأخذ هذا الكلام في الاعتبار ، فإنه يجب عليك أن تستمع إلى الآخر بعناية واهتمام حتى تفوق التوقعات و تتجنب سوء الفهم و المشاحنات و تنجح في أي موقف توضع فيه . و إليك بعض النقاط الموجزة التي ستساعدك على تحسين مهاراتك في التواصل مع الآخرين و تضمن لك أن تصبح مستمعا فعالا:

ابدأ بالتعرف على أسلوبك الخاص في التواصل مع الآخرين

إن مهارات التواصل الجيدة تتطلب أن تكون على قدر عال من معرفتك بذاتك، و بالتالي فانك سوف تقطع شوطا كبيرا في علاقتك بالآخرين إذا فهمت أسلوبك الخاص في التواصل مع الآخرين، مما يجعلك تترك انطباعات جيدة و دائمة عندهم . إذا تعرفت على نظرة الآخرين لك ستكون عندك القدرة على التكيف مع أساليبهم الخاصة في التعامل بسهولة، و هذا لا يعني أن عليك أن تكون كالحرباء تتغير مع كل شخصية تقابلها ، ولكن يمكنك بدلا من ذلك أن تجعل الآخر يشعر معك بالراحة عن طريق التعامل معه بما يتناسب مع شخصيته و شخصيتك . و حتى يتسنى لك فعل ذلك فإنه يجب عليك إعداد نفسك حتى تكون مستمعا فعالا .

يستطيع أي فرد التحدث حوالي 100 إلى 175 كلمة في الدقيقة الواحدة، بينما يمكنه الاستماع بشكل جيد إلى حوالي 600 إلى 800 كلمة في الدقيقة .وبما أن هناك جزء واحد من العقل منشغل بالتفكير في موضوع معين، فإنه من السهل أن ينجرف العقل إلى التفكير في أشياء أخرى أثناء الاستماع إلى شخص ما.

و العلاج لهذه المشكلة هو الاستماع الفعال الذي يجعل الاستماع مرتبطا بغاية ما، مثل الحصول على معلومات أو توجيهات و فهم الآخرين و حل المشاكل و المشاركة في اهتمامات الآخرين ومعرفة مشاعرهم و إبداء التأييد لهم..........الخ.

و إذا وجدت أنه من الصعب تنفيذ ذلك و التركيز فيما يقوله الآخرين حين تستمع لهم فحاول أن تردد الكلمات التي يقولونها في عقلك و بنفس الطريقة التي قيلت بها ، فان هذا سيجعل الرسالة التي يحاولون إيصالها لك أكثر وضوحا و سيجعلك تكبح عقلك من أن ينجرف للتفكير في أشياء أخرى .

استخدم التواصل غير اللفظي
إذا أردت أن تجعل قناة التواصل بينك وبين الآخرين مفتوحة، فعليك بالسلوكيات غير المنطوقة . فالتواصل غير المنطوق مثل تعبيرات وجهك و الإيماءات و نظرة العين وحتى جلستك، يجعل الشخص الذي تتواصل معه يعرف أنك تستمع إليه باهتمام و تحاول أن تقلل من سوء التفاهم الذي يتسبب في مضيعة الوقت.

أعط انطباعك عما تم قوله
تذكر أن ما يقوله أي شخص يمكن أن يختلف عن ما تسمعه بشكل مذهل !
إن مرشحاتنا الشخصية و افتراضاتنا و أحكامنا و معتقداتنا يمكن أن تشوه ما نسمعه . إذن فعليك أن تقوم بإعادة ما قاله لك الشخص الذي تتحاور معه باختصار حتى تتأكد من فهمك للموضوع بشكل صحيح ، قم بتكرار ما سمعته و اسأل من تتحاور معه " هل فهمتك بشكل صحيح ؟"

إذا وجدت أنك تأخذ ما يقوله الآخر على محمل عاطفي، فأخبره بذلك و أسأل عن معلومات أكثر :"من الممكن ألا أكون قد فهمتك بشكل صحيح , و لقد أخذت ما قلته على محمل شخصي , وأن ما فهمته هو أنك قلت: كذا وكذا وكذا ، هل هذا هو ما تعني بالفعل ؟"

إن إظهار انطباعك عن ما تم قوله هو أداة من أدوات التواصل اللفظي التي تظهر بوضوح أنك تستمع بفاعلية و تعزز من التواصل بينك و بين الآخرين. ومما لا شك فيه أن هذا يضمن أن نفهم مغزى الرسائل التي نتلقاها من الآخرين وان نتأكد مما سمعناه خلال الانصات لهم.